Il software di gestione del flusso di lavoro aiuta le aziende a definire e gestire le attività aziendali e le sequenze di compiti. Questo tipo di software viene utilizzato per migliorare la produttività dei dipendenti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse. Può anche aumentare la collaborazione tra team e dipartimenti. Il software di gestione del flusso di lavoro è utilizzato principalmente dai manager per definire i flussi aziendali inter e intra-dipartimentali.
Il software di gestione del flusso di lavoro è una versione leggera del software di gestione dei processi aziendali ed è più vantaggioso per le PMI con un livello di complessità operativa da basso a medio. Il software di gestione del flusso di lavoro si differenzia dal software di gestione dei progetti in quanto non gestisce progetti o compiti separati. Inoltre, il software di gestione del flusso di lavoro, a differenza del software di gestione dei progetti, consente l'automazione dei processi attraverso integrazioni con altri strumenti software, come il software CRM.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione del Flusso di Lavoro, un prodotto deve:
Consentire la creazione di regole logiche e la gestione delle regole
Fornire funzionalità di drag-and-drop per creare flussi di lavoro
Fornire agli utenti la possibilità di automatizzare compiti esterni al software di gestione del flusso di lavoro
Gestire le dipendenze tra compiti e flussi di lavoro
Allertare e notificare utenti o manager in base a regole predefinite
Consentire agli utenti di creare moduli
