Scopri di più su Software di Documentazione Clinica
Che cos'è il software di documentazione clinica?
Il software di documentazione clinica si riferisce a soluzioni che i fornitori di assistenza sanitaria e il loro personale utilizzano per creare registri digitali che dettagliano trattamenti medici, test o sperimentazioni. Questa documentazione integra i registri longitudinali dei pazienti, tipicamente archiviati nei sistemi EHR/EMR, che centralizzano tutte le informazioni sanitarie di un paziente. Il software di documentazione clinica cattura qualsiasi incontro con il paziente al punto di cura e può essere accompagnato da una varietà di file di imaging e test per fornire un contesto aggiuntivo.
La maggior parte del software di documentazione clinica può registrare elettronicamente le informazioni in tempo reale utilizzando funzionalità di dettatura, oltre a poter integrare strumenti di scansione documenti per caricare registri cartacei. Dal pre-appuntamento al post-appuntamento, questo software gestisce moduli di accettazione e questionari, materiali di identificazione del paziente, documenti assicurativi, richieste e fatturazione, informazioni di dimissione e guida educativa. I clinici si affidano a esso per creare flussi di lavoro che semplificano la documentazione al punto di cura. Le sue funzionalità di conformità garantiscono che tutta la documentazione sia priva di errori.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di documentazione clinica?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software di documentazione clinica che aiutano i team sanitari a mantenere registri medici conformi e migliorare i flussi di lavoro di gestione dei documenti:
Modelli: I modelli semplificano il processo di documentazione per i professionisti sanitari, rendendo più facile completare note SOAP, ordini di prescrizione o piani di trattamento. I fornitori possono compilare i moduli necessari durante l'assistenza al paziente grazie alla funzionalità point-and-click del software. Ciò significa che i flussi di lavoro clinici rimangono ininterrotti quando è necessario ordinare laboratori, immagini o farmaci.
Caricamento di immagini: Attraverso la connessione ad altri sistemi e hardware, il software di documentazione clinica supporta il caricamento di immagini da fax, scanner, email e altre fonti elettroniche. Questo aiuta il personale dell'ufficio a catturare informazioni di accettazione del paziente e assicurative, e consente a più fornitori di collaborare più efficacemente sull'assistenza al paziente garantendo che tutti abbiano accesso a una documentazione completa.
Flussi di lavoro clinici: Il software di documentazione clinica supporta flussi di lavoro automatizzati per compiti relativi a fatturazione, collaborazione nell'assistenza e conformità. Questo riduce il tempo trascorso a ordinare laboratori, test e prescrizioni, e promuove una cattura accurata dei codici. La maggior parte dei prodotti può avvisare gli utenti quando la documentazione è incompleta o inaccurata, riducendo le richieste di assistenza sanitaria respinte e garantendo che il personale di codifica sia conforme agli standard attuali. L'accesso alle informazioni può anche essere limitato a seconda del ruolo dell'utente.
Dettatura di note: La funzionalità voce-testo consente ai clinici di dettare note in tempo reale o convertire audio registrato in note. Questo risparmia tempo durante gli esami medici di routine e promuove interazioni più significative con i pazienti, mantenendo comunque registri medici completi.
Gestione dei documenti: Sul lato amministrativo dell'assistenza sanitaria, il software di documentazione clinica aiuta il personale dell'ufficio a mantenere registri organizzati per un semplice recupero e scopi di audit. La codifica e l'etichettatura corretta delle informazioni mediche supportano i processi di fatturazione e richieste, e rendono più facile localizzare le informazioni sui pazienti. Gli uffici possono anche sfruttare questo strumento per digitalizzare i loro registri e allontanarsi dai sistemi di archiviazione documenti basati su carta.
Quali sono i vantaggi del software di documentazione clinica?
Riduzione del carico di lavoro amministrativo: Il software di documentazione clinica riduce drasticamente il tempo trascorso sulla documentazione, consentendo ai clinici di dedicare più tempo a fornire cure di qualità ai pazienti. Modelli, flussi di lavoro di codifica e archiviazione, e interoperabilità multi-sistema aiutano il personale sanitario a mantenere i registri dei pazienti aggiornati, massimizzare il rimborso dalle richieste e collaborare più efficacemente sull'assistenza.
Automazione per flussi di lavoro decisionali: Una corretta documentazione clinica supporta processi basati su evidenze, come richieste di assistenza sanitaria e rinvii di pazienti. Questo software può automatizzare il processo decisionale esaminando particolari codici medici o documentazione specifica del paziente.
Tracce di audit: Digitalizzando i registri cartacei e promuovendo una documentazione completa, il software di documentazione clinica aiuta le organizzazioni sanitarie a rimanere conformi a importanti standard normativi come HIPAA e ICD-10. I dipartimenti di fatturazione in particolare dipendono da una documentazione accurata per prendere decisioni. Questo software crea un quadro olistico dei percorsi dei pazienti e accelera i processi di revisione per approvare prescrizioni, imaging e test, e qualsiasi revisione della documentazione esistente.
Miglioramento degli esiti dei pazienti: A livello sia individuale che globale, il software di documentazione clinica integra i registri dei pazienti e fornisce la base per i registri di salute pubblica.
Chi utilizza il software di documentazione clinica?
Medici e clinici: Medici e clinici utilizzano il software di documentazione clinica per catturare informazioni sui pazienti durante gli appuntamenti medici, che poi popolano il loro registro del paziente. Questa documentazione aiuta a generare sommari post-cura, rinvii ad altri fornitori e ordini per prescrizioni, laboratori e imaging.
Personale di fatturazione e codifica: La gestione del ciclo dei ricavi è un processo importante nei sistemi sanitari. Il personale di fatturazione e codifica si affida a una documentazione clinica accurata catturata da questo software per presentare e valutare le richieste.
Specialisti della documentazione clinica: Sempre più spesso, le organizzazioni sanitarie impiegano specialisti dedicati al miglioramento della documentazione clinica (CDI) per supervisionare i processi di documentazione. Questi specialisti utilizzano il software di documentazione clinica per verificare l'accuratezza e segnalare eventuali errori che influenzano la conformità, le metriche di rimborso o la sicurezza del paziente.
Quali sono le alternative al software di documentazione clinica?
Le alternative al software di documentazione clinica possono sostituire questo tipo di software, parzialmente o completamente:
Software di trascrizione medica: A seconda delle esigenze di un'organizzazione sanitaria, il software di trascrizione medica può essere più appropriato se un fornitore sta semplicemente cercando di ridurre il tempo per prendere appunti durante gli appuntamenti con i pazienti. Il software di trascrizione medica già integra i flussi di lavoro di documentazione clinica, rendendo facile convertire l'audio in note che popolano il registro di un paziente.
Software correlato al software di documentazione clinica
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di documentazione clinica includono:
Software EHR: Il software di documentazione clinica cattura le informazioni sui pazienti e le archivia nel registro sanitario elettronico. Questo può includere la storia medica, i risultati dei test, le diagnosi e i piani di trattamento. I clinici possono aggiornare rapidamente il registro di un paziente con note catturate al punto di cura. Un buon software di documentazione clinica riduce drasticamente il tempo trascorso sulla documentazione e garantisce che i dati dei pazienti siano catturati in modo tempestivo e accurato, e poi popolati nell'EHR.
Software di gestione delle pratiche mediche: Il software di documentazione clinica può interfacciarsi con il software di gestione delle pratiche mediche per fornire un contesto aggiuntivo alle informazioni sui pazienti, ai documenti organizzativi e alla fatturazione.
Software di gestione delle richieste sanitarie: Il software di gestione delle richieste sanitarie svolge una funzione simile al software di documentazione clinica: digitalizzare la documentazione e accelerare i flussi di lavoro. Questo software riduce gli errori nella fatturazione e nella codifica, e aumenta i ricavi catturati dalle richieste.
Sfide con il software di documentazione clinica
Le soluzioni di documentazione clinica possono presentare le proprie sfide.
Automazione basata su evidenze: Sebbene il software di documentazione clinica fornisca un'automazione utile, i flussi di lavoro basati su evidenze possono subire conseguenze di conseguenza. L'assistenza ai pazienti è piena di sfumature, e affidarsi al software per approvare o negare richieste o assistenza collaborativa può portare a peggiori risultati sanitari. Gli specialisti CDI possono aiutare a contestualizzare le informazioni sui pazienti e individuare eventuali errori nella documentazione che contribuiscono negativamente a questo processo.
Adozione del software: Per le pratiche abituate a un sistema di gestione dei documenti basato su carta, le soluzioni di documentazione clinica possono presentare una forte curva di apprendimento. Il personale deve decidere un processo di gestione delle informazioni e poi adattare l'uso del software di conseguenza. La gestione delle informazioni sui pazienti può soffrire se i clinici non utilizzano il software durante gli appuntamenti. Allo stesso modo, il personale di fatturazione e codifica potrebbe non beneficiare immediatamente dell'automazione fornita da questo software se non è adeguatamente formato, e il rimborso delle richieste potrebbe ancora essere influenzato.
Come acquistare il software di documentazione clinica
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di documentazione clinica
Che un'organizzazione stia iniziando a esplorare il software di documentazione clinica o stia cercando una soluzione più appropriata per le loro esigenze, G2.com può aiutare a informare gli acquirenti sul mercato e assisterli nella selezione del miglior prodotto software per la loro attività.
Gli acquirenti dovrebbero considerare cosa funziona e cosa non funziona con il loro sistema attuale e utilizzare tali informazioni come punto di partenza. Alcune domande che potrebbero porsi sono:
- Quali sono i punti dolenti nel sistema di gestione dei documenti esistente?
- Abbiamo bisogno di una soluzione basata su cloud?
- La dettatura vocale è una funzionalità richiesta?
- Qual è il principale vantaggio che cerchiamo dal software di documentazione clinica?
Comprendere le debolezze nel loro sistema attuale elimina qualsiasi potenziale nuovo prodotto che non allevierà tali preoccupazioni. Oltre a ciò, l'integrazione richiesta con specifici sistemi EHR può squalificare alcuni prodotti. Gli acquirenti dovrebbero anche comprendere il livello di supporto che ogni fornitore offre quando si migra i dati dai sistemi esistenti in un nuovo prodotto.
Confronta i prodotti di software di documentazione clinica
Crea una lista lunga
Creare una lista preliminare di prodotti che soddisfano le esigenze generali dell'acquirente è il primo passo per trovare la soluzione software perfetta. Il passo successivo è restringere la lista selezionando funzionalità specifiche che sono indispensabili per l'acquirente. I clinici potrebbero avere una lista diversa di potenziali prodotti rispetto al personale di fatturazione e codifica a causa delle diverse esigenze di integrazioni o funzionalità specifiche. G2.com fornisce informazioni sui migliori software di documentazione clinica, consentendo agli acquirenti di filtrare le opzioni e le recensioni degli utenti per aiutare a perfezionare la lista dei prodotti a una selezione più rilevante.
Crea una lista corta
Creare una lista corta di prodotti software è un passo importante nel processo di acquisto. Sebbene possa essere scoraggiante filtrare tra vari prodotti, gli utenti possono ottenere aiuto utilizzando la funzione di confronto di G2. Questa funzione visualizza i prodotti prospettici fianco a fianco in modo che l'acquirente possa determinare facilmente quale software soddisfa i requisiti giusti.
Conduci dimostrazioni
Una volta che l'acquirente ha raffinato la sua lista di prodotti, dovrebbe condurre una dimostrazione per sperimentare un prodotto e le sue funzionalità in azione. L'acquirente deve prepararsi prima della dimostrazione per assicurarsi di ottenere il massimo da essa.
Alcune domande da tenere a mente possono includere:
- Il prodotto attiva avvisi per documentazione incompleta o inaccurata?
- Gli utenti possono collaborare sui documenti?
- Il software supporta l'archiviazione dei documenti?
- Quali tipi di flussi di lavoro possiamo stabilire per i processi di revisione e approvazione?
Inoltre, gli acquirenti dovrebbero informarsi su costi, integrazioni, supporto del fornitore e qualsiasi altra preoccupazione che hanno riguardo al prodotto. Una preparazione adeguata rende più facile per gli acquirenti confrontare i prodotti dopo aver completato le dimostrazioni.
Selezione del software di documentazione clinica
Scegli un team di selezione
Poiché il software di documentazione clinica è utilizzato per scopi diversi riguardo alla gestione delle informazioni sui pazienti, il team di selezione dovrebbe rappresentare gli interessi dei dipartimenti clinici, amministrativi e finanziari. Ad esempio, i clinici hanno una soglia diversa rispetto al personale di fatturazione per ciò che costituisce un buon prodotto di documentazione clinica.
Negoziazione
Una volta che il team di selezione ha ristretto le sue scelte di software, è il momento di discutere le opzioni di personalizzazione, i prezzi e il tipo di supporto di cui hanno bisogno dal fornitore. È sempre importante affrontare le opzioni di prezzo, anche quando sono elencate sul sito web di un fornitore. Molti fornitori di software offrono sconti e opzioni di prezzo personalizzate in base a ciò che l'acquirente sta cercando di acquistare.
Decisione finale
Proprio prima dell'acquisto finale, il team dovrebbe informarsi su una prova e determinare i passaggi successivi se il prodotto non si adatta infine alle loro esigenze. Questi passaggi danno agli acquirenti più sicurezza e fiducia quando decidono. Gli acquirenti devono anche comprendere il livello di supporto post-acquisto che il loro fornitore selezionato fornirà e se il supporto per l'implementazione o la formazione risolverà eventuali problemi.
