Le candidat peut avoir soumis un CV impressionnant, réussi le test de compétences et ébloui les intervieweurs, mais il y a généralement une autre étape importante dans le processus avant qu'une entreprise n'étende une offre d'emploi : la vérification des antécédents. Les entreprises effectuent des vérifications des antécédents avant l'embauche avant de prendre une décision finale d'embauche pour vérifier l'exactitude des informations qu'un candidat a présentées et découvrir d'autres informations qui pourraient influencer une décision d'embauche. Le logiciel de vérification des antécédents simplifie ce processus en automatisant certains aspects du processus et en permettant aux entreprises de gérer les vérifications pour plusieurs candidats à partir d'un seul système.
Les plateformes de vérification des antécédents ne sont généralement pas des systèmes autonomes. Ces plateformes sont souvent développées par des entreprises de vérification des antécédents, connues dans l'industrie sous le nom d'agences de crédit (CRAs). Ces entreprises accréditées utilisent la technologie pour gérer le processus tout en fournissant aux entreprises des services de dépistage de l'emploi. Selon le fournisseur, les dépistages peuvent impliquer une recherche de dossiers publics qui est automatisée, ou effectuée par des humains, ou un mélange des deux. De cette manière, l'utilisation du logiciel doit généralement fonctionner avec les services de vérification des antécédents fournis par une entreprise.
Quels types de logiciels de vérification des antécédents existent ?
Les produits de logiciels de vérification des antécédents existent en tant que solutions autonomes ainsi que des modules qui font partie d'une plateforme de gestion du capital humain (HCM) plus large.
Solutions autonomes
Ces produits sont spécifiquement consacrés à la gestion des vérifications des antécédents avant l'embauche. Ils s'intègrent souvent à d'autres logiciels RH, y compris les systèmes de suivi des candidats et les logiciels RH de base.
Plateforme HCM
Certaines plateformes HCM sont dotées d'un module de vérification des antécédents intégré, ce qui peut simplifier le partage des données des candidats pour les entreprises qui utilisent déjà ce HCM.
Quels types de produits de dépistage des antécédents sont disponibles ?
Il existe de nombreux types de vérifications que les employeurs peuvent demander à l'aide de logiciels de vérification des antécédents, mais les plus courantes incluent les vérifications des casiers judiciaires, les rapports sur les véhicules à moteur, la vérification de l'emploi, les vérifications de crédit et les tests de dépistage de drogues.
Vérification des antécédents criminels
Les vérifications des casiers judiciaires sont un service de dépistage courant fourni pendant le processus d'embauche. Ces recherches impliquent l'examen des dossiers fédéraux, étatiques et locaux pour les condamnations criminelles passées d'un candidat, tant pour les crimes que pour les délits, ainsi que les affaires criminelles actives dans lesquelles le candidat est nommé. Certains fournisseurs incluent des recherches de casiers judiciaires mondiaux dans le cadre de leurs services.
Vérification des antécédents de conduite ou rapport sur les véhicules à moteur (MVR)
Les examens du dossier de conduite d'une personne, parfois appelés dépistages du dossier de véhicule à moteur (MVR), localisent des informations sur l'historique de conduite d'une personne. Cela inclut le statut et la classe de leur permis de conduire et toute violation passée, remontant à un certain nombre d'années. Ces vérifications sont courantes pour les rôles dans lesquels quelqu'un conduit un véhicule dans le cadre de ses responsabilités professionnelles.
Vérification de l'emploi
La vérification de l'emploi implique de confirmer l'historique d'emploi d'un candidat, y compris les lieux d'emploi passés, les dates auxquelles ils ont été employés et leurs responsabilités professionnelles. Vérifier ces références aide les entreprises à s'assurer qu'elles embauchent quelqu'un avec l'expérience nécessaire pour le rôle. De nombreux fournisseurs offrent également la vérification des références.
Vérification de l'éducation
Les employeurs souhaitent généralement confirmer qu'un candidat possède l'éducation, les qualifications et la formation requises pour réussir dans le rôle. Les solutions de vérification des antécédents incluent souvent une option pour vérifier les références éducatives d'un candidat, telles que les diplômes universitaires, les certificats, les licences ou d'autres formations spécialisées.
Vérifications de crédit
Vérifier l'historique de crédit d'un candidat peut aider les entreprises à évaluer l'intégrité et la responsabilité financière des candidats, en particulier pour les candidats qui peuvent gérer les finances d'une entreprise dans le cadre de leurs rôles professionnels. Les responsables du recrutement doivent être conscients que certains États ont des lois restreignant l'utilisation des vérifications de crédit dans l'emploi.
Dépistage de drogues
Les entreprises de vérification des antécédents qui fournissent des tests de dépistage de drogues aux États-Unis sont des administrateurs tiers certifiés (TPA) de l'Association des administrateurs de programmes de lutte contre l'abus de substances (SAPAA). Les normes nationales de SAPAA sont reconnues comme le sceau d'excellence pour l'industrie des tests de dépistage de substances et de la gestion de programmes. Certaines industries exigent des tests de dépistage de drogues pour tous les candidats afin de réduire le risque d'accidents.
Vérifications spécifiques à l'industrie
Certaines entreprises de vérification des antécédents peuvent se spécialiser dans certaines industries, tandis que d'autres fournissent des rapports de dépistage généraux pour une variété d'industries et de postes. Les industries qui pourraient avoir des besoins de dépistage spécialisés incluent la construction, les jeux commerciaux et tribaux, l'éducation, la finance, le gouvernement, les soins de santé, l'hôtellerie, la fabrication, le recrutement et le transport.
Comment acheter un logiciel de vérification des antécédents
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de vérification des antécédents
Lors de la collecte des exigences pour le logiciel, les acheteurs doivent considérer les types de dépistages d'emploi que l'entreprise est susceptible d'utiliser le plus souvent. Différents fournisseurs de vérification des antécédents peuvent offrir divers types de dépistages, donc les entreprises doivent savoir à l'avance quels produits de dépistage avant l'embauche leur fournisseur idéal doit avoir. Les entreprises doivent également considérer quelles autres fonctionnalités sont importantes pour elles dans une solution de vérification des antécédents, telles que les tableaux de bord, les notifications et les portails pour les candidats. Étant donné qu'il existe différentes approches pour effectuer des dépistages des antécédents, les acheteurs doivent également réfléchir à s'ils sont à l'aise avec les ordinateurs et les algorithmes effectuant une grande partie de la recherche, ou s'ils préfèrent que des humains fassent plus de ce travail.
Comparer les produits de logiciels de vérification des antécédents
Créer une liste longue
Une liste initiale de services de dépistage des antécédents potentiels devrait inclure tous les produits qui répondent aux exigences de base de l'entreprise. À ce stade, les acheteurs devraient viser à avoir une idée des fonctionnalités des solutions potentielles et des types de services qu'elles peuvent fournir.
Créer une liste courte
Après avoir créé une liste longue, il est temps d'examiner chaque produit en détail pour déterminer s'il répondra aux besoins de l'entreprise et mérite d'être mis sur leur liste courte. Cela devrait inclure l'évaluation des fonctionnalités supplémentaires de chaque produit au-delà de celles identifiées comme essentielles pour déterminer si cette fonctionnalité supplémentaire apporterait des avantages supplémentaires au processus de recrutement de l'entreprise.
Effectuer des démonstrations
Au moment où l'entreprise est prête à effectuer des démonstrations, les acheteurs devraient avoir une idée des fonctionnalités que les produits de la liste courte offrent et être prêts à évaluer l'efficacité avec laquelle ces fonctionnalités répondent aux besoins de l'organisation. Les vendeurs devraient guider les acheteurs à travers la façon dont l'entreprise effectue la vérification des antécédents du début à la fin. Les acheteurs devraient considérer l'interface utilisateur de la plateforme et si les informations sur les rapports d'échantillons sont faciles d'accès et à comprendre. Les démonstrations sont également un bon moment pour poser des questions sur la durée moyenne des dépistages, comment l'entreprise maintient la conformité avec les lois et réglementations, et comment le logiciel s'intègre aux systèmes existants de l'acheteur.
Sélection du logiciel de vérification des antécédents
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection devrait inclure tous les intervenants qui pourraient utiliser le produit, y compris l'équipe de recrutement de l'entreprise et tout autre personnel RH pertinent.
Négociation
Après avoir ciblé un produit préféré, il est temps de négocier un forfait de tarification. Les acheteurs doivent considérer le modèle de tarification du logiciel, y compris si le logiciel est accompagné d'une redevance mensuelle ou annuelle et combien coûtent les différents types de dépistages. Les acheteurs peuvent parfois négocier des réductions s'ils achètent un forfait contenant un plus grand nombre de dépistages. La tarification peut également varier en fonction de la profondeur de chaque recherche et de la durée nécessaire pour la compléter.
Décision finale
Les responsables RH sont susceptibles de prendre la décision finale sur la plateforme à utiliser, car un fournisseur de vérification des antécédents jouera un rôle clé dans la protection de la réputation de l'entreprise et la réduction de son risque juridique.