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Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?
Types de logiciels de comptabilité
Caractéristiques clés des meilleurs logiciels de comptabilité
Quels sont les avantages des systèmes de logiciels de comptabilité ?
Qui utilise les programmes de comptabilité ?
ERP vs. logiciel de comptabilité
Combien coûte un logiciel de comptabilité ?
Logiciels liés aux logiciels de comptabilité et outils
Défis avec les logiciels de comptabilité d'entreprise
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de comptabilité ?
Comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité
Tendances des logiciels de comptabilité

En savoir plus sur Logiciel de comptabilité

Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel de comptabilité aide les particuliers et les entreprises à gérer leurs transactions financières, leurs enregistrements et leurs processus. Dans les grandes entreprises, le logiciel de comptabilité est également utilisé pour rationaliser les opérations RH et de paie, les opérations juridiques, la génération de factures, le grand livre et la rédaction.

L'avènement des logiciels de comptabilité a réduit l'utilisation des feuilles de calcul Excel et des livres de caisse pour stocker les données financières. Le logiciel s'intègre également aux logiciels de gestion des ressources humaines, de paie, de budget et de prévision, de rapprochement bancaire, d'automatisation des comptes fournisseurs et de facturation pour aider l'utilisateur à mieux comprendre ses revenus produits.

Avec un logiciel de comptabilité, les utilisateurs peuvent également générer des bulletins de salaire, des formulaires fiscaux, des états de flux de trésorerie, des états de résultat et des reçus pour régulariser les services aux parties prenantes, les services aux fournisseurs et les accords de partenariat.

Les grandes industries commerciales et non commerciales ont adopté les logiciels de comptabilité pour gérer leurs dépenses d'entreprise et tout conserver sur papier. Cela empêche les activités "sous la table" en affichant des rappels de paiement, des approbations et des reçus en attente sur le tableau de bord principal. Il prend également en charge les transactions transfrontalières, les échanges de devises, le contrôle des tarifs et les dépenses de la chaîne d'approvisionnement pour aider les entreprises à automatiser les bons de commande, les coûts d'inventaire et de matières premières, et les opérations d'entrepôt.

Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?

Les entreprises utilisent principalement des logiciels de comptabilité car les propriétaires d'entreprise et les capitalistes ne peuvent pas se permettre de laxisme dans les opérations financières d'une entreprise. Les propriétaires d'entreprise doivent être informés du solde de trésorerie, des bénéfices non distribués, des dépenses implicites et explicites, des dettes et des remises.

Le logiciel de comptabilité crée des écritures de journal de ce qui entre dans un compte (crédit) et de ce qui sort d'un compte (débit) pour gérer les actifs et les passifs. Le logiciel effectue des opérations mathématiques et statistiques pour établir des prévisions concernant les meilleurs domaines d'investissement futur. Il aide également à calculer les jours d'inventaire en cours (DIO), les jours de ventes en cours (DSO), le chiffre d'affaires, le coût des marchandises vendues (COGS) et le fonds de roulement d'exploitation pour stabiliser le revenu net.

Alors que les entreprises se concentrent sur la signature de plus de bons de commande et le transport de marchandises, le logiciel de comptabilité répertorie leurs reçus d'approvisionnement, les coûts de débarquement, le coût moyen et les salaires des employés pour les personnes responsables de la production. En calculant ces montants, les utilisateurs peuvent trier leurs paiements, enregistrer les taxes et s'efforcer de bâtir une entreprise rentable.

Le logiciel de comptabilité automatise les écritures de jambes des enregistrements, peu importe pour qui elles sont. Cela peut être pour un consommateur, un fournisseur, un partenaire, une partie prenante ou une dépense implicite de l'entreprise. Le logiciel supervise également la gestion des actifs financiers pour donner une vue claire des actifs actuels, fixes et dépréciés.

Types de logiciels de comptabilité

Il existe différents systèmes de comptabilité à choisir en fonction de la taille de l'entreprise et du cycle de gestion des enregistrements financiers.

Logiciel de comptabilité de bureau : Le logiciel général installé sur les ordinateurs centraux au sein d'une organisation pour stocker, modifier, ajouter et supprimer des enregistrements de trésorerie. Des exemples incluent Quickbooks Desktop Pro, Sage 50 et Tally. Il peut être utilisé par des cadres comptables et financiers de niveau junior pour entrer des enregistrements de comptabilité, créer des journaux de trésorerie et gérer de bonnes factures.
Logiciel de comptabilité basé sur le cloud : La plupart des nouveaux outils de comptabilité sont nés dans le cloud ; leurs modèles de tarification sont généralement basés sur le nombre d'utilisateurs. Les solutions basées sur le cloud sont faciles à mettre en œuvre, ne nécessitent pas d'investissements matériels et permettent aux utilisateurs de payer au fil du temps en fonction de l'utilisation. Souvent, les outils cloud ont du mal à fournir une fonctionnalité hors ligne robuste qui permet aux utilisateurs de compléter des actions et d'accéder aux comptes tout en étant déconnectés d'Internet. Le cloud est généralement une meilleure option pour la comptabilité des petites entreprises en raison de son coût inférieur.
Système de planification des ressources d'entreprise (ERP) : Avec un système ERP, vous pouvez intégrer le logiciel de comptabilité avec des logiciels fonctionnels tels que la gestion des ressources humaines, la paie, les ventes, la conformité à la TVA et le suivi du temps pour mieux gérer vos flux de travail et afficher les enregistrements instantanément. Le logiciel centralise les données à travers différents secteurs et améliore l'expérience utilisateur. Des exemples incluent SAP ERP, Dynamics 365 et Oracle Netsuite.
Logiciel de comptabilité pour petites entreprises : Pour une entreprise de petite taille avec un nombre modeste d'employés, investir dans un logiciel de comptabilité pour petites entreprises réduit le traitement manuel de la paie, automatise les transactions en espèces et gère les dépenses d'entreprise à travers les départements. Des exemples incluent Keka, Zoho Books et Wave.
Logiciel de comptabilité open-source : Le logiciel de comptabilité open-source est une version gratuite et compatible avec les serveurs qui peut être installée via n'importe quelle place de marché d'applications comme le Play Store ou l'App Store. Il a un processus d'installation gratuit et peut gérer des processus de comptabilité et de finance de base tels que la facturation, l'analyse financière et la création de rapports, et la saisie de données.
Logiciel de comptabilité freemium : Le logiciel de comptabilité freemium offre une version standard de la plateforme gratuitement mais facture des modules complémentaires. Les entreprises peuvent accéder à la version de base qui peut être utilisée pour des calculs et des déclarations standard mais doivent payer des coûts supplémentaires pour des fonctionnalités avancées.
Logiciel de comptabilité spécifique à l'industrie : Les systèmes de comptabilité peuvent différer en fonction de la nature de l'industrie à laquelle ils s'adressent. Les codes fiscaux, les réglementations et les meilleures pratiques varient d'une industrie à l'autre. Les acheteurs doivent déterminer si un produit qui répond aux normes de leur industrie est la meilleure solution ou s'il est suffisamment polyvalent pour être personnalisé selon leurs besoins.
Logiciel de facturation en ligne : Ce logiciel génère des reçus pour les commandes, aide à gérer les paiements des fournisseurs et des clients, et permet aux utilisateurs de modéliser leurs factures avec des modèles prédéfinis. Quelques exemples incluent Hiveage et Invoicely.
Logiciel de comptabilité pour travailleurs indépendants : Un travailleur indépendant, un entrepreneur ou un vendeur qui doit gérer les finances, les inventaires et les investissements futurs peut opter pour un logiciel de comptabilité pour travailleurs indépendants qui aide à prédire de nouvelles stratégies commerciales. Des exemples incluent QuickBooks Self-employed ou FreshBooks.
Logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif : Le logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif est destiné aux organisations à but non lucratif et aux ONG qui investissent dans des projets critiques et suivent les principes comptables généralement acceptés (GAAP) ou les principes de comptabilité par fonds tout en analysant les finances.
Applications de comptabilité mobile : Ces logiciels de comptabilité offrent une interface utilisateur adaptée aux mobiles qui vous aide à générer des factures, suivre les dépenses, obtenir des approbations ou configurer vos comptes en déplacement. Des exemples incluent ZohoBooks et Xero Mobile.

Caractéristiques clés des meilleurs logiciels de comptabilité

En plus d'enregistrer les transactions financières, les logiciels de comptabilité facilitent la vie des employés, des investisseurs et des parties prenantes grâce aux fonctionnalités suivantes.

Génération d'états de résultat et de bilan : Le logiciel évalue le coût des marchandises, les actifs, le chiffre d'affaires, les bénéfices avant impôts, les comptes fournisseurs, les comptes clients et le revenu net pour chaque mois. Ces données aident à établir des états de résultat et des bilans pour la commodité des propriétaires et des investisseurs.
Estimation des marges : Ce logiciel aide à analyser les liquidités investies dans la recherche et le développement (R&D) des opérations et calcule les marges bénéficiaires variables, brutes et nettes. L'évaluation des marges avec un logiciel de comptabilité augmente la portée du succès de l'investissement.
Amortissement et dépréciation des actifs : La valeur des actifs (qu'ils soient fixes ou courants) doit être explicitement mentionnée dans l'état de résultat. La valeur de l'actif se déprécie avec le temps, et un certain retour sur investissement doit être atteint grâce au chiffre d'affaires. Le système comptable calcule la valeur dépréciée des actifs et soustrait la valeur du revenu net. Il aide également à l'amortissement des actifs et aide les utilisateurs à étaler leurs paiements de prêt pour l'achat d'actifs au fil du temps.
Inventaire et ventes en cours : Avec un logiciel de comptabilité, les utilisateurs peuvent gérer leurs nomenclatures (BOM), le roulement des stocks et les ventes en cours (comptes clients). Il informe les utilisateurs de leurs paiements en attente, des dépenses de fabrication et des niveaux d'inventaire dans leur module de suivi des dépenses.
Bénéfices non distribués et dividendes : Alors que les investisseurs diluent le capital ou cherchent des prêts pour développer l'entreprise, le logiciel de comptabilité calcule combien de bénéfices ont été retenus pour un mois particulier. Les bénéfices non distribués sont soit des dividendes que les propriétaires et les investisseurs peuvent se distribuer entre eux, soit réinvestis dans l'entreprise.
Profit et perte : Le logiciel de comptabilité numérise les comptes clients et évalue combien de profit ou de perte une entreprise a réalisé au cours d'un trimestre financier particulier. Les fonctionnalités intégrées de reporting et d'analyse décrivent les bénéfices et les pertes réalisés et l'analyse des causes possibles de faibles revenus.
Calcul des bénéfices avant intérêts, impôts et dépréciation (EBIT) : Le logiciel de comptabilité dispose de ratios et de métriques préconstruits pour évaluer l'EBIT. L'EBIT est la mesure de la stabilité financière d'une entreprise. Sa valeur est calculée après soustraction des intérêts dus, du coût de dépréciation et des impôts du chiffre d'affaires réalisé.
Échange de devises et tarifs : Avec un logiciel de comptabilité, les utilisateurs peuvent rationaliser les paiements internationaux. Il prend en charge la conversion multi-devises, les taux de tarifs et la parité pour garantir des pratiques commerciales équitables. La solution est conçue pour les transferts bancaires internationaux, les transactions blanches et les remboursements instantanés.
Capacités d'intégration : Les logiciels de comptabilité s'intègrent souvent aux logiciels bancaires ou aux flux bancaires pour l'importation et l'exportation automatisées des enregistrements de transactions. L'intégration montre que les finances sont mises à jour, les entrées et sorties de trésorerie sont précises, et les bilans et états de résultat ne contiennent pas de valeurs aberrantes.
Personnalisation et évolutivité : Vous pouvez personnaliser les rapports comptables et financiers en fonction de vos cas d'utilisation et de vos besoins commerciaux. Il fournit des modèles personnalisables pour créer des états de résultat, des états de flux de trésorerie ou des feuilles de grand livre avec l'en-tête de l'entreprise et le thème de la marque.
Financement par actions : Le logiciel de comptabilité gère les émissions d'actions, les comptes d'actionnaires individuels et les investissements en capital. La solution fournit des informations approfondies sur le chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR), le chiffre d'affaires net récurrent (NRR), le score net de promoteur (NPS) et d'autres métriques financières pour aider les parties prenantes à rester informées des derniers processus basés sur les revenus.
Calcul des ratios : Le système calcule également des ratios tels que la VAN, la marge brute, la marge d'exploitation, etc., en fonction des données saisies. Ces points de données contribuent à l'analyse de la santé financière d'une entreprise.
Piste d'audit et relations avec les investisseurs : La solution ne se contente pas de sortir papier après papier, mais conserve également un référentiel pour tous les documents juridiques et financiers utilisés par une partie prenante de l'entreprise. Elle s'intègre également aux logiciels de relations avec les investisseurs pour gérer les actions et les obligations.
Internationalisation : L'internationalisation permet aux utilisateurs de visualiser et de réaliser des transactions commerciales avec le même contenu dans plusieurs langues et devises. Parfois, les réglementations locales ou fédérales peuvent exiger des formats spécifiques et des informations détaillées à inclure sur les factures et autres documents financiers.
Multi-entité ou consolidation : Cette fonctionnalité permet des architectures multi-grand livre et multi-locataire, des consolidations automatisées, des transactions inter-entités et des éliminations.
Rapprochements bancaires : Les transactions sont importées des systèmes sources, et les fonctionnalités de correspondance automatisée rapprochent la plupart des transactions. Cela inclut des règles de correspondance et de regroupement flexibles et définies par l'utilisateur pour aider à réduire le temps nécessaire pour produire des rapprochements précis.

Quels sont les avantages des systèmes de logiciels de comptabilité ?

Différents avantages des logiciels de comptabilité peuvent être utilisés pour produire une vue précise et en temps réel des finances de l'entreprise. Il contient également des fonctionnalités telles que la facturation automatique, qui permet de gagner du temps en automatisant les tâches comptables fastidieuses, et des fonctionnalités ou des modules complémentaires plus avancés tels que la paie, l'inventaire d'expédition et la gestion de projet qui peuvent rationaliser d'autres aspects d'une entreprise.

Voici les avantages des logiciels de comptabilité :

Précision des données : Le logiciel augmente la précision des données en éliminant le risque d'erreur humaine. Le logiciel est alimenté par des bibliothèques mathématiques et statistiques robustes et des packages logiciels pour invoquer toute fonction de programme pour calculer des nombres et des métriques.
Efficacité temporelle : L'automatisation des feuilles de calcul financières permet de gagner du temps et permet aux comptables et aux teneurs de livres financiers de se concentrer sur la construction d'initiatives stratégiques.
Informations financières en temps réel : Les utilisateurs peuvent modifier le contenu d'un rapport financier, et les modifications seront reflétées en un rien de temps. Le logiciel met à jour les métriques financières, les valeurs et les pourcentages en temps réel.
Rapports financiers : Le logiciel génère des factures, des rapports, des états financiers et des résumés financiers personnalisables afin que l'utilisateur puisse analyser sa santé financière de manière judicieuse pour prendre des décisions d'investissement critiques.
Conformité et sensibilisation à l'audit : Le logiciel de comptabilité maintient la conformité gouvernementale. Il maintient l'intégrité fiscale et montre des transactions blanches précises pour éliminer les écarts dans les chiffres.
Collaboration interfonctionnelle : Le logiciel améliore la collaboration en aidant les utilisateurs à partager des fichiers avec des équipes internes ou externes. Il crée également des rapports et des métriques personnalisés auxquels tout cadre autorisé peut accéder ou modifier.
Évolutivité et adaptabilité : Le logiciel de comptabilité s'adapte à l'évolution de la main-d'œuvre, des investissements et de l'expansion des entreprises. Il peut gérer de grands volumes de données financières et simplifier la complexité financière.

Qui utilise les programmes de comptabilité ?

Les logiciels de comptabilité sont utilisés par les comptables, les contrôleurs, les directeurs financiers (CFO) et d'autres membres des départements comptables.

Le département comptable varie en fonction de la taille de l'entreprise et de la complexité de ses opérations. Il peut inclure une personne responsable de tout ou de nombreux employés en charge d'opérations financières spécifiques telles que les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion de la trésorerie ou la gestion des dépenses.

Comptables : Les comptables utilisent des logiciels de comptabilité pour les rapports financiers, tels que les prévisions, les rapports de profits et pertes, les bilans et les états de flux de trésorerie.
Cabinets comptables : Les cabinets comptables gèrent les finances de leurs clients. Les comptables externes peuvent utiliser leur propre logiciel pour aider les clients, ou ils peuvent avoir besoin d'utiliser le logiciel du client.
Contrôleurs : Les contrôleurs utilisent ce logiciel pour superviser les activités comptables et s'assurer que les grands livres reflètent avec précision l'argent entrant et sortant de l'entreprise.
CFO et managers : Les cadres utilisent des logiciels de comptabilité pour s'assurer que des contrôles sont intégrés dans la manière dont leur système compile les données et évalue la situation financière de l'entreprise. Les cadres ont généralement besoin d'accéder aux rapports financiers et aux tableaux de bord et gèrent rarement les transactions ou d'autres activités comptables.
Fondateurs de startups et travailleurs indépendants : Des individus comme ceux-ci utilisent des logiciels de comptabilité pour enregistrer leurs investissements, calculer le retour sur investissement et gérer les informations liées aux salaires.
Agences gouvernementales : Les agences gouvernementales doivent gérer les fonds publics, réduire les problèmes de passager clandestin et prévoir les dépenses fiscales. Elles utilisent des logiciels de comptabilité pour surveiller les opérations basées sur la trésorerie.
Commerçants et entreprises de commerce électronique : Les détaillants en ligne ou hors ligne et les marques de commerce électronique enregistrent chaque transaction client, le coût des dépenses d'inventaire et des marchandises, et le chiffre d'affaires avec un logiciel de comptabilité. Les états de résultat mensuels, trimestriels et annuels imprimés avec un logiciel de comptabilité aident à analyser leurs comptes et les niveaux de réapprovisionnement en trésorerie.
Organisations à but non lucratif : Les organisations à but non lucratif utilisent des logiciels de comptabilité pour gérer les subventions, les dons et les opérations de fiducie caritative pour s'assurer que l'argent est dépensé judicieusement.
Établissements d'enseignement : Les établissements d'enseignement utilisent des logiciels spécifiques comme SAP ou Tally pour enseigner aux étudiants les bases de la comptabilité et de la finance.

ERP vs. logiciel de comptabilité

Les systèmes ERP sont des piles logicielles spécifiques à un département qui gèrent les processus et les flux de travail à travers les unités départementales. Ce logiciel est utilisé pour rationaliser les ventes et le marketing, la gestion de la relation client, le juridique et la fiscalité, les ressources humaines et la paie, l'intégration des employés, et les processus commerciaux existants et autres. Il englobe des applications répondant à chaque secteur vertical de l'entreprise. Le logiciel de comptabilité fait partie de l'infrastructure ERP globale et partage des données avec d'autres logiciels sous le même parapluie.

Le logiciel de comptabilité est une solution dédiée qui automatise la tenue de livres, la paie et les opérations comptables d'une entreprise. La solution suit les dépenses, génère des rapports financiers et organise les revenus dans des états de résultat ou des bilans. Il est idéal pour les petites et moyennes entreprises qui souhaitent établir des enregistrements et des factures pour les paiements et évaluer leur maintenance financière.

Combien coûte un logiciel de comptabilité ?

Le coût d'un logiciel de comptabilité dépend de la taille de votre entreprise et du type d'industrie. Pour les petites entreprises, un logiciel de comptabilité simple, intuitif et de base est un bon choix. Cet outil offre des fonctionnalités telles que le traitement de la paie, les pistes d'audit, les virements bancaires et les rapports financiers.

La fourchette de prix varie des plans gratuits (ou niveaux gratuits) jusqu'à 50 $ par mois pour des logiciels de comptabilité plus complets et complexes. Les entreprises de taille moyenne à grande nécessitent généralement plus de fonctionnalités telles que la conversion multi-devises, le support multi-utilisateurs, le support d'entité, le forex et les tarifs, le suivi du temps et des inventaires, la comptabilité mondiale, les ressources humaines de base et les analyses détaillées.

La plupart des logiciels de comptabilité de niveau moyen à entreprise offrent des essais gratuits. Cependant, il est préférable de contacter directement le fournisseur de logiciels pour obtenir un devis personnalisé. La fourchette de prix peut varier de 50 $ à 300 $ et plus.

Ce logiciel peut être acheté en fonction de l'un des plans qu'ils proposent. Généralement, les options d'abonnement incluent gratuit ou freemium, abonnement mensuel, abonnement annuel, paiement à l'utilisation et tarification par niveaux.

Logiciels liés aux logiciels de comptabilité et outils

Les logiciels et services connexes comblent les lacunes dans les fonctionnalités des logiciels de comptabilité et aident à atteindre une efficacité supplémentaire dans un environnement commercial. Voici une liste de logiciels que les équipes comptables et financières peuvent utiliser avec les logiciels de comptabilité.

Logiciel de budgétisation et de prévision : Ce logiciel est alimenté par des capacités de modélisation prédictive et de régression pour évaluer les besoins financiers futurs de l'entreprise. Il est utilisé pour analyser la demande globale de produits et attribuer les bonnes ressources commerciales pour cette demande.
Logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs : Le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs est utilisé par les comptables et les gestionnaires financiers pour automatiser les comptes fournisseurs, réduire le travail manuel et traiter les factures. Il vérifie les passifs de l'entreprise et crée des factures de comptes fournisseurs pour éliminer les frais de paiement.
Logiciel de comptes clients : Le logiciel de comptes clients stocke, personnalise et met à jour les paiements et factures des clients dans le système comptable. La solution peut envoyer des rappels de paiement aux clients ou aux fournisseurs et enregistrer le règlement dans le système avec le DSO (jours de ventes en attente). Le DSO est une métrique qui indique à l'utilisateur le nombre moyen de jours nécessaires pour collecter un paiement client.
Logiciel de gestion des risques financiers : Cette solution protège les données financières contre les violations de données, les vulnérabilités ou l'accès non autorisé des utilisateurs. Elle offre également d'autres fonctionnalités telles que le contrôle du crédit, le contrôle des risques et les simulations de scénarios pour offrir les meilleures offres d'investissement aux parties prenantes au sein d'une entreprise.
Logiciel de gestion des flux de trésorerie : Ce logiciel répertorie les entrées et sorties de trésorerie au sein d'une entreprise sur une période financière. Il calcule si le flux de trésorerie d'un mois particulier était négatif ou positif. Il analyse les flux de trésorerie futurs en fonction des transactions passées et des données historiques.
Logiciel d'analyse financière : Le logiciel d'analyse financière travaille sur des ensembles de données d'investissement et corrèle des métriques pertinentes pour construire des portefeuilles d'investissement robustes. Il génère des rapports financiers avancés et identifie les meilleures opportunités d'investissement pour améliorer la rentabilité d'un service.
Logiciel de gestion de la performance d'entreprise : Les entreprises utilisent le logiciel CPM pour mettre en œuvre des stratégies et des initiatives commerciales et obtenir des informations sur les effectifs, la productivité, les objectifs et les cibles de départements spécifiques au sein d'une entreprise. Il est souvent intégré aux systèmes ERP, aux logiciels de gestion de la relation client, aux logiciels de chaîne d'approvisionnement et de logistique, et aux logiciels de gouvernance, de risque et de conformité pour surveiller les indicateurs clés de performance (KPI) d'une entreprise et l'efficacité avec laquelle ils ont été atteints jusqu'à présent.

Défis avec les logiciels de comptabilité d'entreprise

Les propriétaires d'entreprise et les cadres à la recherche d'outils de comptabilité doivent être conscients de certains des défis et des limitations possibles de ce type de logiciel :

Internationalisation : Tous les services de comptabilité ne peuvent pas gérer les opérations en dehors d'un pays. Si une entreprise effectue des transactions dans d'autres devises ou langues, elle devra restreindre sa recherche à des systèmes qui ont été internationalisés efficacement.
Conformité : Il existe de nombreuses normes comptables et réglementations financières ; tous les systèmes comptables ne les couvrent pas. Les états financiers et rapports de base à des fins de conformité sont généralement inclus, mais les acheteurs doivent s'assurer que les fonctionnalités de conformité financière spécifiques à l'industrie sont couvertes.
Consolidation : Lorsque les systèmes comptables sont utilisés dans plusieurs emplacements, toutes les informations financières doivent être consolidées pour être traitées au niveau de l'entreprise. Ce n'est pas un problème lorsque tous les utilisateurs utilisent une seule solution comptable. Cependant, cela devient un défi lorsque des solutions distinctes ou différentes versions du même logiciel sont utilisées.
Accès aux données sensibles : Les systèmes comptables stockent des données financières personnelles et professionnelles telles que les comptes bancaires et les informations de carte de crédit, ainsi que d'autres informations confidentielles, y compris les numéros de sécurité sociale. Il est donc essentiel de s'assurer qu'un nombre limité d'utilisateurs peut accéder à ce type d'informations et qu'elles sont protégées contre les menaces externes telles que les virus ou les attaques de piratage. Un défi important que les fournisseurs doivent relever est la tendance du "bring-your-own-device", ce qui signifie que les utilisateurs accèdent aux applications comptables sur leurs appareils mobiles personnels, qui ne sont pas toujours sécurisés ou protégés contre les virus.
Intégrations : Une grande partie des informations gérées dans les logiciels de comptabilité est partagée avec et peut être exploitée par des systèmes ERP plus vastes ; souvent, ces systèmes peuvent offrir leurs modules comptables. S'assurer que les informations comptables s'intègrent bien aux systèmes actuels ou élargir la recherche à des systèmes plus complexes qui gèrent les ressources de l'entreprise peut être la clé pour choisir le bon logiciel.

Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de comptabilité ?

Les logiciels de comptabilité existent sous toutes les formes et tailles. Ils sont conçus pour les petites entreprises, les entreprises de taille moyenne et les organisations à but non lucratif.

Petites entreprises : Les logiciels de comptabilité sont généralement plus conviviaux et offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que la facturation et la paie. Les petites entreprises peuvent trouver une visibilité financière accrue et enregistrer plus facilement les rapprochements bancaires si elles passent des feuilles de calcul aux logiciels de comptabilité.
Entreprises : Les grandes organisations qui font souvent des affaires à l'international peuvent bénéficier des logiciels de comptabilité car elles doivent gérer la conformité réglementaire et fiscale avec des exigences variables. Les logiciels de comptabilité pour entreprises sont souvent intégrés aux logiciels ERP et aident à automatiser et à consolider de nombreuses tâches financières d'une entreprise de taille entreprise, y compris la facturation, la budgétisation et la prévision, et les rapports.
Organisations à but non lucratif : Le logiciel de comptabilité pour les organisations à but non lucratif, également appelé comptabilité par fonds, aide les entreprises à but non lucratif à gérer les transactions exonérées d'impôt, les subventions et les rapports. En plus des outils comptables standard, ce type de logiciel aide également les organisations à but non lucratif à accepter et enregistrer les dons, à gérer les fiducies et à maintenir la conformité.
Cabinets comptables : Les entreprises fournissant des services comptables devraient également acheter des logiciels de comptabilité. Les logiciels pour les cabinets comptables aident les professionnels de la comptabilité à augmenter leur productivité et à améliorer leurs relations avec les clients. Ces produits logiciels peuvent être mis en œuvre et utilisés dans toute l'entreprise, mais sont les plus bénéfiques pour les comptables indépendants.

Comment choisir le meilleur logiciel de comptabilité

Choisir un logiciel de comptabilité est délicat car cela nécessite des connaissances sur le processus de tenue de livres en espèces, la maintenance des grands livres, la génération de factures et les opérations d'investissement.

Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels de comptabilité

Lors de la sélection d'un logiciel de comptabilité, il est important de d'abord examiner comment l'entreprise fonctionne, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe diverses options pour les produits de logiciels de comptabilité, y compris ceux conçus pour les besoins commerciaux des petites et moyennes entreprises.

Comparer les produits de logiciels de comptabilité

Selon l'industrie, l'acheteur pourrait vouloir créer une longue liste de logiciels conçus pour aider les entreprises dans l'industrie particulière. Par exemple, il existe des plateformes spécifiquement conçues pour les entreprises de vente au détail, les fabricants, les restaurants, etc., ainsi que pour de nombreux autres types d'organisations commerciales.

Un autre facteur à prendre en compte lors de la création de cette liste est la convivialité du logiciel en matière de tenue de livres et de rapprochement. Même si les logiciels de comptabilité peuvent faciliter certaines tâches, ils nécessitent toujours une certaine compréhension financière. Souvent, les logiciels de comptabilité conçus pour les petites entreprises sont plus conviviaux mais ont moins de fonctionnalités que les logiciels d'entreprise.

Créer une liste restreinte

Après avoir examiné et recherché les logiciels de la longue liste, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget. Les logiciels de comptabilité sont disponibles pour tous les budgets, et certaines applications comptables générales peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.

Cependant, les acheteurs doivent se rappeler que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. Cela est dû au fait que la base d'utilisateurs pour les logiciels spécialisés est généralement relativement petite. Si l'entreprise souhaite quelque chose de spécifique à son industrie ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un prix premium.

Réaliser des démonstrations

En règle générale, les entreprises devraient faire des démonstrations de tous les produits de leur liste restreinte. Lors des démonstrations, les acheteurs devraient poser des questions spécifiques sur les fonctionnalités qui les intéressent le plus. Par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers toutes les fonctionnalités de tenue de livres, comment générer des rapports ou comment importer des données financières d'autres systèmes.

Sélection du logiciel de comptabilité

Les comptables utilisant ce logiciel doivent être impliqués dans le processus de sélection. Le comptable peut préférer une application compatible avec celles qu'il utilise actuellement. Chaque entreprise est différente, et le comptable est le mieux placé pour offrir un avis éclairé sur le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise. Le comptable peut même être en mesure d'aider l'entreprise à installer et à configurer le logiciel de son choix.

Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne sont pas obligés de rester avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car, quel que soit le logiciel choisi, ce sera un engagement important en termes de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement, les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.

Négociation

Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité ou simplement pour s'assurer que les deux parties s'accordent sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre.

Si l'entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. Alternativement, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu d'un prix de forfait mensuel ou trimestriel.

Les acheteurs doivent également déterminer s'ils ont besoin d'aide pour mettre en œuvre ou intégrer le logiciel de comptabilité avec un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura des services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander à ce que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes ou si un tiers peut le faire à un prix inférieur.

Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs, ce qui entraîne parfois des prix plus favorables.

Décision finale

La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent prioriser leurs besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais qu'il en existe un qui est le meilleur pour leur entreprise.

Les acheteurs doivent mener un programme pilote avec un échantillon plus petit d'utilisateurs pour évaluer comment le logiciel est reçu. Si la plateforme obtient de bonnes notes, ils peuvent acheter avec plus de confiance. Si l'outil est inefficace ou ne fonctionne pas comme prévu, il pourrait être temps de tester un autre logiciel.

Tendances des logiciels de comptabilité

Avec l'essor de l'informatique en nuage et de l'IA, les systèmes de comptabilité sont devenus plus avancés et capables de gérer des complexités financières. Les tendances suivantes sont observées et adoptées dans le secteur des logiciels :

Solutions basées sur le cloud : L'adoption croissante des logiciels de comptabilité basés sur le cloud a déplacé les données comptables des serveurs privés virtuels vers des conteneurs cloud. Les utilisateurs peuvent modifier, modifier et récupérer en toute sécurité des éléments de données à partir de serveurs cloud hybrides à une fraction du coût du stockage de données traditionnel.
Intégration de l'intelligence artificielle (IA) : L'intégration de l'IA peut augmenter la crédibilité des prévisions financières, améliorer la prise de décision et construire de meilleures stratégies d'investissement pour l'entreprise.
Technologie blockchain : C'est une autre tendance récemment développée qui permet aux entreprises d'acheter et d'échanger des jetons non fongibles (NFT). Les NFT sont des actifs qui peuvent être analysés et évalués à l'aide du système comptable.
Applications de comptabilité mobile : Non seulement une application de comptabilité mobile fournit un accès aux flux bancaires et aux données en déplacement, mais elle suit également automatiquement les changements, offre de la flexibilité et améliore l'expérience utilisateur avec des graphiques réactifs.
Sécurité des données et conformité : L'accent accru sur la sécurité des données a rendu les systèmes de comptabilité conformes aux risques et auto-gouvernants. Ce système maintient l'intégrité des données et garde les données sensibles confidentielles.

Écrit et recherché par Nathan Calabrese

Revu et édité par Jigmee Bhutia

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