Más Información Sobre Software de Gestión de Ofertas
¿Qué es el Software de Gestión de Ofertas?
El software de gestión de ofertas ayuda a los profesionales de la construcción a navegar por el proceso de licitación en la construcción. Estas soluciones facilitan la creación de solicitudes de propuestas (RFPs) y agilizan el proceso mediante el cual los contratistas generales y los gerentes de proyectos de construcción buscan y evalúan a posibles contratistas.
El software de gestión de ofertas maneja todos los aspectos del proceso de licitación de subcontratistas. Los contratistas pueden cargar propuestas y detalles del proyecto, compartir documentos, invitar a partes específicas a licitar en un contrato, gestionar datos relacionados con una red de subcontratistas, ver ofertas competidoras lado a lado, rastrear la adherencia a estándares de cumplimiento relevantes y producir informes sobre proyectos o subcontratistas específicos. Los subcontratistas pueden cargar sus ofertas, compartir documentos, responder preguntas y comunicarse con los contratistas que han presentado una RFP determinada. La gestión de ofertas es una parte vital del proceso de preconstrucción, y el software de gestión de ofertas de construcción ayuda a agilizar esa parte. Estas herramientas se utilizan típicamente en la construcción comercial. Los proyectos comerciales necesitan un gran número de subcontratistas, incluidos contratistas especializados, por lo que el proceso de gestión de ofertas suele ser complejo.
Por ejemplo, un contratista general asegura un contrato de proyecto comercial enorme. El contratista usaría una solución de gestión de ofertas para solicitar ofertas de subcontratistas que buscan involucrarse en el proyecto. Los subcontratistas producirían una oferta, delinearían el precio y proporcionarían documentos relevantes, prueba de cumplimiento y otra información requerida. El contratista luego usaría el sistema de gestión de ofertas para comparar ofertas y seleccionar la más adecuada para el proyecto.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Ofertas?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de ofertas que pueden ayudar a los usuarios a agilizar el proceso de licitación para sus proyectos:
Gestión de documentos: Con esta característica, los usuarios pueden almacenar datos y documentos de licitadores y contratistas a lo largo del ciclo de vida del proyecto y posteriormente.
Seguimiento de cumplimiento: Esta característica ayuda a rastrear el cumplimiento de los subcontratistas con los estándares de cumplimiento relevantes. Esta característica es clave para evaluar adecuadamente a los posibles subcontratistas durante el proceso de licitación y garantizar que solo las empresas calificadas permanezcan en la carrera para asegurar la oferta.
Integraciones: Esta característica permite que el software se integre con otras piezas de software. Típicamente, las soluciones de gestión de ofertas se integran con software de gestión de proyectos de construcción o soluciones ERP de construcción. Cuanto más completo sea el conjunto de integraciones que ofrece una herramienta de gestión de ofertas, más interoperable será la herramienta.
Invitaciones a licitar: Esto ayuda a producir invitaciones a licitar para proyectos de construcción utilizando información específica del proyecto y permite a los subcontratistas proporcionar información específica de la oferta. Las invitaciones a licitar son centrales en las soluciones de gestión de ofertas y ayudan a los contratistas a agilizar el proceso de elaboración de propuestas y solicitud de ofertas.
Precalificación: Esto proporciona funcionalidad dedicada para ayudar a precalificar y etiquetar a subcontratistas calificados como elegibles para licitar en proyectos.
Comparaciones de ofertas: El software contiene tableros de ofertas o paneles en los que se comparan las ofertas. Estos paneles agilizan el proceso de comparar ofertas específicas cara a cara.
Informes de proyectos: Esta característica ayuda a producir informes, a menudo personalizables, con datos e información específicos del proyecto.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): Este software proporciona escaneo de documentos con capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR puede ayudar a agilizar el proceso de carga de documentos y aumentar la velocidad con la que los subcontratistas pueden proporcionar la información requerida a los contratistas con los que intentan trabajar.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Ofertas?
El software de gestión de ofertas proporciona a los contratistas y gerentes de construcción una serie de beneficios durante el proceso de licitación:
Agilizar el proceso de licitación: Las soluciones de gestión de ofertas ayudan a los contratistas generales a agilizar el proceso de licitación a lo largo del ciclo de vida de la oferta y la transición a la parte de entrega del proceso de gestión de la construcción. Los contratistas generales se benefician de las características dedicadas que ayudan a acelerar la tasa a la que los subcontratistas pueden ser calificados como elegibles para un proyecto determinado.
Consolidar documentos: Las herramientas de gestión de ofertas consolidan todos los documentos relacionados con la oferta en una sola solución. Esta consolidación puede ahorrar tiempo buscando documentos en múltiples herramientas y mejorar el flujo de trabajo del proceso de oferta de una empresa.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Ofertas?
Algunas personas relacionadas con la construcción utilizan el software de gestión de ofertas:
Contratistas generales: Los contratistas generales contratados para un proyecto de construcción utilizan software de gestión de ofertas de construcción para elaborar RFPs, gestionar documentos del proyecto, gestionar licitadores, seleccionar subcontratistas para proyectos particulares y la solicitud de ofertas. Estas soluciones automatizan grandes porciones del proceso de licitación, facilitando el trabajo tanto para los licitadores como para los contratistas generales. Los contratistas generales pueden gestionar cualquier adenda añadida a las RFPs a medida que los detalles del proyecto cambian. Estas adendas pueden involucrar fechas del proyecto, precios, cambios en el alcance del trabajo y más. Las soluciones de gestión de ofertas ayudan a los contratistas generales a mantener la rentabilidad y asegurar que tengan una visión completa de todos los documentos relacionados con el proyecto, incluidos los financieros, a lo largo del mismo.
Subcontratistas: Los subcontratistas utilizan el software de gestión de ofertas para producir y presentar ofertas de construcción. Las empresas que buscan asegurar partes de trabajo para un proyecto particular elaboran paquetes de ofertas para ese proyecto y los presentan al contratista general, quien elige a su subcontratista preferido. El software de gestión de ofertas envía notificaciones relacionadas con las ofertas de los subcontratistas a lo largo del proceso de gestión de ofertas y les permite rastrearlo mientras se evalúa.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Ofertas
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de ofertas incluyen:
Software de gestión de proyectos de construcción: El software de gestión de ofertas se integra con soluciones de gestión de proyectos de construcción. Las herramientas de gestión de proyectos de construcción también pueden contener funcionalidades de gestión de ofertas, particularmente aquellas soluciones de gestión de proyectos que proporcionan características tanto de preconstrucción como durante la construcción.
Software ERP de construcción: Las soluciones de gestión de ofertas típicamente se integran con soluciones ERP de construcción para ayudar a proporcionar herramientas de gestión de construcción completas.
Desafíos con el Software de Gestión de Ofertas
Las soluciones de software de gestión de ofertas pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Adopción y colaboración: Para que una solución de gestión de ofertas sea efectiva, el administrador, típicamente el contratista general, debe especificar roles y expectativas. La adopción del producto es siempre clave para el éxito de cualquier pieza de software, por lo que es importante asegurar que haya un plan de implementación y educación integral en su lugar para impulsar una alta y exitosa adopción.
Interoperabilidad: El proceso de gestión de ofertas es integral para el proceso de preconstrucción, particularmente para proyectos comerciales a gran escala. Para facilitar transferencias más eficientes desde la solución de gestión de ofertas a la herramienta de gestión de proyectos de preconstrucción o construcción que utiliza el gerente de construcción, las integraciones nativas con soluciones ya en el conjunto tecnológico de la empresa son importantes.
Cómo Comprar Software de Gestión de Ofertas
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Ofertas
Los compradores potenciales deben entender cuántos proyectos tendrán en los próximos años y cuán grandes serán esos proyectos. También deben conocer su conjunto tecnológico y entender las soluciones con las que debe integrarse una herramienta de gestión de ofertas. Durante la fase de recolección de requisitos, todos los interesados relevantes deben estar involucrados y discutirse los posibles puntos de dolor para cada persona en el comité de compra.
Los compradores potenciales deben elaborar dos listas de características, una que consista en características principales y la otra de características deseables. Los requisitos deben consistir en última instancia en características necesarias, consideraciones de seguridad, requisitos de cumplimiento, volumen potencial y el número de usuarios proyectados.
Comparar Productos de Software de Gestión de Ofertas
Crear una lista larga
La lista larga de gestión de ofertas debe incluir soluciones que cumplan con la lista de requisitos de características principales. Los compradores potenciales deben considerar soluciones puntuales y aquellas herramientas más completas que puedan satisfacer múltiples necesidades.
Crear una lista corta
La lista corta debe considerar el precio, el retorno de la inversión (ROI) y la disponibilidad de las características deseables. Las preocupaciones de seguridad y la interoperabilidad ya deben estar consideradas, y la lista corta debe comprender soluciones viables que compitan en la fortaleza de sus características y el precio del producto.
Realizar demostraciones
Durante el proceso de demostración, un comprador potencial debe elaborar una lista de preguntas diseñadas para profundizar en casos de uso específicos que probablemente ocurran durante su uso del producto. Los compradores también deben solicitar una demostración utilizando escenarios comunes a su negocio.
Selección de Software de Gestión de Ofertas
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe incluir finanzas, seguridad y otros usuarios relevantes, así como propietarios del presupuesto. El tamaño del equipo de selección dependerá del tamaño de la compra y del número de personas involucradas, pero el equipo debe ser lo más pequeño posible para agilizar el proceso.
Decisión final
La decisión probablemente se basará en el consenso a nivel del comité. Si la empresa de contratistas generales es más pequeña, la decisión final puede recaer en una sola persona, pero la decisión debe estar enraizada en la realidad laboral del proceso de licitación.
