Mehr über E-Signatur-Software erfahren
Überblick über E-Signatur-Software
E-Signatur-Software ermöglicht es Benutzern, Dokumente virtuell zu empfangen, zu unterschreiben und zu versenden, wodurch die Notwendigkeit der physischen Verteilung entfällt. Das Versenden eines Vertrags oder eines anderen Dokuments, das elektronische Unterschriften erfordert, wird noch bequemer, wenn man sicherstellen kann, dass diese Dokumente sicher geteilt und gespeichert werden.
Abgesehen von der papierlosen Arbeitsumgebung, die E-Signatur-Software schafft, erleichtert das Tool auch die Last des Wartens darauf, dass der Empfänger den Vertrag unterschreibt und sendet, ohne zu bestätigen, ob das Dokument empfangen oder gesendet wurde.
Laut der Electronic Signature & Records Association kann es ein Ton, Symbol oder Prozess sein. E-Signaturen können auf einem Computer, Tablet oder Mobilgerät erfasst werden. Sie überprüfen und validieren die Absichten des Unterzeichners und bieten gleichzeitig Aufbewahrung von Aufzeichnungen.
Da das Signieren und Verfolgen von Dokumenten unterwegs bequem oder vielleicht notwendig sein kann, fügen E-Signatur-Anbieter ihren Produkten weiterhin mehr Funktionalität durch native iOS-, Windows-, Android-Apps oder mobile Browser hinzu.
E-Signatur-Software bietet Benutzern eine effiziente Alternative zu den traditionellen Methoden der Vorbereitung, des Versendens, des Unterschreibens und der Verifizierung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen. Sie bietet ein verbessertes Kundenerlebnis, verbesserte Workflow-Effizienzen und eine effektive Methode, um rechtlichen Anforderungen standzuhalten.
Dennoch halten sich die meisten Produkte aufgrund der Sensibilität der mit einer elektronischen Signaturlösung ausgetauschten und unterzeichneten Dokumente an strenge Industriestandards für Authentizität, Sicherheit und Verschlüsselung.
Einige E-Signatur-Lösungen sind mit Lösungen ausgestattet (oder erleichtern die Integration), die E-Notar-Funktionalität bieten. Während beide Lösungen die Datenintegrität sensibler Dokumente unterstützen, geht die elektronische Notarisierung über die Verschlüsselung und Sicherung elektronischer Signaturen hinaus. Beide Lösungen unterstützen das Teilen und Speichern von Dokumenten, aber die Dokumentenerstellung ermöglicht es Benutzern zusätzlich, komplexe Dokumenttypen zu erstellen, einschließlich textbasierter und grafischer.
Darüber hinaus bieten viele E-Signatur-Produkte eine sofort einsatzbereite Integration mit beliebten CRM- oder Dokumentenmanagement-Tools. Die Integration eines E-Signatur-Produkts mit der CRM-Software des Benutzers oder Content-Management-System kann den Vertragsunterzeichnungsprozess effizienter und einfacher zu verwalten machen.
Wer nutzt E-Signatur-Software?
Angesichts der breiten Anwendbarkeit, die E-Signaturen Unternehmen bieten, nutzen eine Vielzahl von Interessengruppen diese Software. Nachfolgend einige Beispiele:
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Vertriebsteams: E-Signatur-Software unterstützt Vertriebsteams beim schnellen Versenden von Verkaufsvereinbarungen, Bestellungen oder Verträgen an Anbieter und erhöht die Effizienz des Unterzeichnungsprozesses. Vertriebsprofis sind täglich damit beauftragt, mit potenziellen Kunden zu kommunizieren und sensible Verkaufsvertragsdokumente zu teilen.
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HR-Teams: E-Signatur-Software ermöglicht es Personalverantwortlichen, effizient mit potenziellen Mitarbeitern zu interagieren, indem sie Arbeitsangebote und andere HR-Dokumente direkt mit dem Interessenten teilen, überprüfen und empfangen. HR-Profis können mit E-Signatur-Plattformen problemlos Dokumentationen an potenzielle Mitarbeiter senden und verfolgen, wo sich potenzielle Mitarbeiter im Unterzeichnungsprozess befinden.
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Rechtsteams: Juristen senden und empfangen ständig juristische Dokumente. E-Signatur-Software ermöglicht es Rechtsteams, effektiv auf die Vielzahl von Dokumenten zuzugreifen, die sie regelmäßig benötigen, um Maßnahmen zu ergreifen und sie entsprechend anzupassen.
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Immobilienverwaltungsprofis: Immobilien- und Immobilienverwaltungsprofis sind damit beauftragt, täglich verschiedene Arten von Dokumenten zu versenden, zu überprüfen und zu empfangen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Diese Software ermöglicht es Immobilienverwaltern, Mietverträge und andere branchenspezifische Dokumente schnell an aktuelle oder zukünftige Mieter zu senden und den Fortschritt des Mieters beim Unterzeichnen von Dokumenten zu verfolgen.
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Beschaffungs- und Lieferkettenteams: Zu ihren Aufgaben gehört es, dass Lieferkettenprofis ständig Dokumente wie Verträge, Lizenzen und Kaufvereinbarungen überprüfen und unterzeichnen müssen. E-Signatur-Lösungen ermöglichen es Lieferkettenprofis, ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren und alle Dokumentenunterzeichnungsaktivitäten an einem Ort zu konsolidieren.
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Versicherungsprofis: Versicherungsprofis sind ständig damit beauftragt, Kunden Anträge, Versicherungsansprüche und Verlängerungen sowie andere Dokumente bereitzustellen, die in physischer Form unbequem zu liefern und zu empfangen sein können. E-Signatur-Software ermöglicht es Versicherungsmitarbeitern, ihren Kunden schnell digitale Kopien bereitzustellen, um den Dokumentenunterzeichnungsprozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass die Kunden angemessen geschützt sind.
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Finanzdienstleistungen: Im Finanzdienstleistungssektor müssen Mitarbeiter regelmäßig Vereinbarungen oder Finanzdokumente überprüfen. Diese Tools ermöglichen es Finanzmitarbeitern, Dokumente in einer Remote-Umgebung, einschließlich auf einem Mobilgerät, einfach zu überprüfen und zu unterzeichnen, was ihnen hilft, den Prozess für komplexe Finanzgeschäfte zu optimieren. Finanzdienstleistungsprofis müssen sich an verschiedene Branchenvorschriften halten, und E-Signatur-Software sorgt nahtlos für Compliance, was den Mitarbeitern Zeit und Ressourcen spart.
Welche Arten von E-Signatur-Software gibt es?
Es gibt drei Haupttypen von E-Signatur-Software. Diese sind:
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Einfache elektronische Signaturen (SES): SESs sind die einfachste Art von E-Signatur. Sie umfassen ein gescanntes Bild einer handschriftlichen Unterschrift, ein Kontrollkästchen oder einen getippten Namen am Ende eines elektronischen Dokuments. Sie gelten oft als weniger sicher im Vergleich zu den anderen Typen, da sie keine starke Authentifizierung oder Verifizierung der Identität des Unterzeichners bieten. SESs sind rechtlich nicht bindend, da sie wenig bis keinen Schutz gegen Betrug bieten. Sie können jedoch in verschiedenen Szenarien mit niedriger Sicherheit verwendet werden.
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Erweiterte elektronische Signaturen (AES): AESs sind sicherer als einfache E-Signaturen und verfügen über zusätzliche Funktionen, um die Authentifizierung und Integrität des unterzeichneten elektronischen Dokuments zu verbessern. Sie verwenden kryptografische Techniken, die helfen, die Identität des Unterzeichners zu sichern, und können digitale Zertifikate, Biometrie oder andere fortschrittliche Authentifizierungsmethoden verwenden. Viele Länder erkennen sie als rechtlich bindend an.
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Qualifizierte elektronische Signaturen (QES): QESs sind die höchste Stufe der E-Signatur in Bezug auf Sicherheit und rechtlichen Status. Sie erfüllen die regulatorischen Anforderungen und Standards, die von Behörden in verschiedenen Gerichtsbarkeiten festgelegt wurden. QESs beinhalten typischerweise strenge Authentifizierungsverfahren und können sogar die Verwendung sicherer Signaturerstellungsgeräte (SSCDs) wie USB-Token oder Smartcards erfordern. Sie werden weithin als gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften anerkannt und werden für Transaktionen verwendet, die ein hohes Maß an Vertrauen und Sicherheit erfordern.
Welche E-Signatur-App ist am besten für juristische Dokumente geeignet?
Compliance- und Sicherheitsfunktionen sind wichtig, wenn es darum geht, die beste E-Signatur-App für juristische Dokumente zu finden. Hier sind einige Optionen für Sie:
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Secure Signing - Hervorragend in Bezug auf Sicherheit und Authentifizierungsfunktionen
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Adobe Acrobat Sign - Bekannt für seine hohe Compliance mit rechtlichen Standards und umfangreiche Funktionspalette.
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PandaDoc - Bekannt für seine starken Sicherheitsmaßnahmen und Benutzerfreundlichkeit.
Vorteile von E-Signatur-Software
E-Signatur-Software kann ihre eigenen Vorteile haben, wie unten erwähnt.
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Steigerung der Workflow-Effizienz: E-Signatur-Lösungen ermöglichen es Benutzern, Dokumente digital mit dem Unterzeichner zu erstellen und zu teilen, sodass sich die Belegschaft auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren kann. E-Signatur-Tools ermöglichen es Benutzern, bereits erstellte Vorlagen zu nutzen, Dokumente virtuell über cloudbasierte Lösungen zu versenden und Benachrichtigungen zu erhalten, wenn Dokumente gesehen, unterschrieben und zurückgesendet wurden, was Zeit und manuelle Anstrengungen spart.
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Verbesserung des Kundenerlebnisses: Anstatt ständig physische Briefkästen zu überprüfen, sich mit dem Unterzeichner zu treffen und den Erhalt der Vereinbarung sicherzustellen, ermöglichen diese Automatisierungslösungen dem Unterzeichner, das Dokument virtuell zu empfangen, zu überprüfen und zu unterschreiben, was allen beteiligten Parteien ein besseres Benutzererlebnis bietet.
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Bereitstellung von Prüfpfaden und Compliance: E-Signatur-Tools bieten Unternehmen eine einfache Methode zur Verfolgung der Bewegung ihrer Dokumente und zur Erkennung von Änderungen oder Bearbeitungen an Dokumenten und Vereinbarungen. Diese Tools bieten einen Prüfpfad, bei dem Unternehmen sehen können, wer das Dokument unterschrieben hat, wann es unterschrieben wurde, wo es unterschrieben wurde und mit wem es geteilt wurde.
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Steigerung der Kosteneffizienz: E-Signatur-Lösungen eliminieren den Papierweg von Verträgen, was den Bedarf an Druck und physischer Aktenlagerung reduziert. Dies verringert die Umweltauswirkungen von Unternehmen und ermöglicht es Unternehmen, bei Büro- und Verwaltungskosten wie Papier, Druckern, Faxgeräten und Stiften zu sparen.
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Steigerung der Produktivität: Ein weiterer wichtiger Vorteil von elektronischer Signatur-Software ist die Steigerung der Produktivität, indem weniger Zeit für das Unterschreiben, Versenden und Bearbeiten von Verträgen oder Vereinbarungen in Person aufgewendet wird. Zusätzlich zur reduzierten Zeit, die für das Unterschreiben und Bearbeiten von Dokumenten benötigt wird, helfen E-Signatur-Plattformen Unternehmen, Verwaltungskosten zu senken und Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf wichtige Geschäftsprioritäten zu konzentrieren, anstatt Verträge zu versenden und zu empfangen.
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Ermöglicht einfache Skalierbarkeit: E-Signatur-Software ermöglicht es Unternehmen, die Software-Nutzung einfach auf zusätzliche Benutzer, Teams oder das gesamte Unternehmen zu skalieren, da sie einfach zu bedienen ist. Da das elektronische Unterschreiben von Dokumenten im Vergleich zu tiefergehender Software relativ einfach zu schulen ist, können Unternehmen ihre Software-Nutzung skalieren, um die Produktivität in anderen Geschäftsbereichen zu steigern.
Was sind die Funktionen von E-Signatur-Software?
Die folgenden sind einige Kernfunktionen innerhalb von E-Signatur-Plattformen, die Benutzern helfen können, das Beste aus ihnen herauszuholen:
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Dokumentenunterzeichnung: Das Tool ermöglicht es dem Unterzeichner, Dokumente einfach und intuitiv virtuell zu unterschreiben. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, sich auf höher priorisierte Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Dokumente zu erhalten, zu überprüfen, zu unterschreiben und zu versenden. E-Signatur-Lösungen sind benutzerfreundlich und beschleunigen den Unterzeichnungsprozess.
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Fortschrittsverfolgung: Diese Technologie ermöglicht es interessierten Parteien, Dokumente zu verfolgen und in Echtzeit zu erkennen, ob das Dokument empfangen, geöffnet und unterschrieben wurde. Diese Funktion bietet Unternehmen eine größere Sichtbarkeit in die Aktivitäten des Unterzeichners und ermöglicht es ihnen, genauer zu verstehen, wann Vereinbarungen unterschrieben und geliefert werden.
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Regulatorische Compliance: Unterschriften halten sich oft an strenge Vorschriften, Berechtigungen und rechtliche Standards. E-Signatur-Software ermöglicht es Unterzeichnern, sich auf Arbeitsaufgaben zu konzentrieren, anstatt sich um die regulatorische Compliance einer Vereinbarung zu sorgen, da diese Tools typischerweise regulatorische Compliance in die Software eingebettet haben.
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Dokumentenerstellung und Vorlagen: Vereinbarungen und Dokumente haben oft nuancierte Unterschiede und variieren je nach Anwendungsfall. E-Signatur-Lösungen ermöglichen es Benutzern jedoch, vorgefertigte Vorlagen zu verwenden oder Vorlagen zu erstellen, um Vereinbarungen schnell für den einzelnen Unterzeichner anzupassen.
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Mobile Zugänglichkeit: Benutzer können Dokumente oder mobile Apps einfach senden, überprüfen und unterschreiben. Dies ermöglicht es Benutzern, Vereinbarungen unabhängig zu überprüfen und zu unterschreiben, anstatt physisch vor den interessierten Parteien oder an einem Computer anwesend zu sein.
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Massen-Digitalsignaturen: Benutzer können Dokumente und Vereinbarungen senden, die gleichzeitig Tausende von Unterzeichnern erfordern. E-Signatur-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, Dokumente in großen Mengen an verschiedene Parteien zu senden, was die Effizienz des Unterzeichnungsprozesses erhöht und die Dokumentenmanagementprozesse verbessert. Diese Funktion spart Unternehmen unzählige Stunden beim Versenden, Empfangen und Verfolgen des Status von Dokumenten.
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Dokumentenrepository: Eine weitere wichtige Funktion von E-Signatur-Tools ist die Aufbewahrung aller Dokumente oder Vereinbarungen und deren Speicherung innerhalb der Lösung oder auf einer Drittanbieterplattform. Unternehmen können ihre Dokumentenmanagementfähigkeiten verbessern, indem sie eine Lösung haben, die alle Dokumente sicher speichert und für zukünftige Anwendungsfälle wie Vertragsverhandlungen, Verlängerungen oder rechtliche Angelegenheiten zugänglich ist.
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Signaturerstellung: Eine Kernfunktion von E-Signatur-Software ist die Erstellung und Anpassung von Signaturblöcken und Initialen, die Unterzeichner verwenden können. Die Signaturerstellung kann auf allen erforderlichen elektronischen Dokumenttypen oder Formularen erfolgen und kann für den Benutzer individualisiert werden. Dies ermöglicht es Unternehmen, Dokumente elektronisch zu unterschreiben und eine authentische Signatur zu jedem Zeitpunkt im Dokumentenworkflow zu erstellen.
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Individuelle Markenanpassung: Viele E-Signatur-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, individuelle Markenanpassungen in den verschiedenen Arten von Dokumenten zu implementieren, die geteilt, unterschrieben und gespeichert werden. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, ihre Marke in Dokumenten oder Vereinbarungen zu nutzen und ein konsistentes Markenmarketing in ihren Dokumenten zu haben.
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Dateifreigabe: Neben dem Unterschreiben von Dokumenten ermöglichen E-Signatur-Tools Unternehmen, Dateien schnell in Echtzeit mit mehreren Parteien zu teilen. Dies ermöglicht es Unternehmen, effizient jede Art von Dokument an interessierte Parteien zu teilen und zu senden, ohne sich physisch zu bewegen.
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API-Integrationen: E-Signatur-Software kann auch API-Integrationen nutzen, um Benutzern zu ermöglichen, Dokumente, Formulare oder Vorlagen zu erstellen und zu aktualisieren und sie in andere Geschäftsprozesse oder Workflows zu integrieren, indem sie ein All-in-One-E-Signatur-System nutzen. API-Integrationen bieten Unternehmen eine effektive Möglichkeit, den Dokumentenunterzeichnungsprozess nahtlos in jeden anderen Kernaspekt ihres Geschäfts zu integrieren.
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Erinnerungen und Abläufe: Eine weitere Funktion, die innerhalb von E-Signatur-Lösungen angeboten wird, ist die Möglichkeit, Unterzeichner an Dokumente oder Vereinbarungen zu erinnern, die auf eine Unterschrift warten, und sie über Ablaufdaten für digitale Dokumente zu benachrichtigen. Benutzer können über verschiedene Medien benachrichtigt werden, einschließlich SMS und E-Mail. Diese Funktion hilft, den Dokumentenunterzeichnungsprozess voranzutreiben, die Bearbeitungszeit zu verkürzen und sicherzustellen, dass interessierte Parteien keine Vertragsverlängerungen oder Angebotsfristen verpassen.
Preise für E-Signatur-Software
E-Signatur-Software wird oft in Stufen angeboten, wobei Optionen auf niedrigerer Stufe eine begrenzte Anzahl von Benutzern und in einigen Fällen begrenzte Dokumente und eingeschränkten Zugriff auf alle in dem Tool enthaltenen Funktionen bieten.
Die Stufen sind typischerweise so strukturiert, dass die niedrigste Stufe eine Einzelbenutzerlizenz und die Möglichkeit bietet, ein bestimmtes Volumen an Dokumenten zu unterschreiben und hochzuladen. Mit zunehmenden Stufen werden Unternehmen in der Regel zusätzliche Lizenzen und Funktionen angeboten, wie z. B. zusätzliche Vorlagen, Integrationsoptionen oder individuelle Markenanpassung.
Die laufenden Kosten sind die Abonnementkosten für die Nutzung der E-Signatur-Software. Diese Tools laufen normalerweise auf einem Abonnementmodell, was bedeutet, dass Benutzer eine monatliche oder jährliche Gebühr zahlen. Darüber hinaus berechnen einige Anbieter zusätzliche nutzungsabhängige Funktionen, wie z. B. API-Dokumentenfunktionen (pro Dokument berechnet) oder Massen-Dokumentenunterzeichnungen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen bei der Implementierung von E-Signatur-Software die von Anbietern angebotenen kostenlosen Testversionen nutzen, um auf die von jeder E-Signatur-Softwarelösung bereitgestellten Funktionen zuzugreifen, bevor sie eine Kaufentscheidung treffen.
Die Preise für E-Signatur-Software variieren je nach Anzahl der Benutzer und gewünschten Funktionen. Einige Anbieter bieten jedoch einen kostenlosen Plan mit eingeschränkter Funktionalität an, während andere einen Basisplan anbieten, der so niedrig wie 10 $ pro Monat pro Benutzer berechnet werden kann.
Mit zunehmender Funktionalität und Anzahl der Benutzer in den gestuften Plänen steigen auch die Preise, wobei die Pläne auf 80 bis 140 $ pro Monat steigen können, mit der Möglichkeit, je nach den Bedürfnissen eines Unternehmens oder der Anzahl der Benutzer weiter zu steigen. Unternehmen sollten die Anzahl der Benutzer berücksichtigen, die die E-Signatur-Lösung nutzen möchten, da dies eine gute Verhandlungsstrategie bei der Diskussion von Preisplänen sein kann.
Wie wählt man die beste E-Signatur-Software aus
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für E-Signatur-Software
Die Anforderungserhebung für eine E-Signatur-Lösung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ein Produkt nutzt, das seinen Bedürfnissen entspricht. Dazu müssen Unternehmen die Software basierend auf ihren kritischen Bedürfnissen bewerten, wie unten angegeben.
Vergleich von E-Signatur-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Longlists werden erstellt, indem Softwareoptionen eliminiert werden, die keine kritische Funktionalität bieten. Um eine Longlist für einen E-Signatur-Anbieter zu erstellen, sollte ein Käufer die wesentlichen Funktionalitäten betrachten und bestimmen, welche Produkte die erforderliche Funktionalität bieten. Häufige Funktionalitäten, die von E-Signatur-Software bereitgestellt werden, umfassen Dokumentenerstellung und Vorlagen, die Fähigkeit zur Integration mit bestehender Software, mobile Zugänglichkeit, Skalierbarkeit, Anpassung und Berichterstattung.
Eine typische Longlist sollte nicht mehr als 10 Produkte enthalten, es sei denn, es gibt viele ähnliche Optionen. In diesem Fall können Käufer zusätzliche Details wie die geografische Präsenz oder Branchenvorschriften und -standards verwenden, um Anbieter zu eliminieren.
Erstellen Sie eine Shortlist
Aus der Longlist der Anbieter ist es hilfreich, die Liste einzugrenzen und eine kürzere Liste von Anwärtern zu erstellen, vorzugsweise nicht mehr als drei bis fünf. Mit dieser Liste in der Hand können Unternehmen eine Matrix erstellen, um die Funktionen und Preise der verschiedenen Lösungen zu vergleichen.
Führen Sie Demos durch.
Um sicherzustellen, dass der Vergleich gründlich ist, sollte der Benutzer jede Lösung auf der Shortlist mit demselben Anwendungsfall und Datensätzen testen oder, wo möglich, eine kostenlose Testversion nutzen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, gleichwertig zu bewerten und zu sehen, wie sich jeder Anbieter im Vergleich zur Konkurrenz schlägt.
Auswahl der E-Signatur-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
E-Signatur-Software kann in einer Organisation weit verbreitet sein, von der Personalabteilung bis zu Vertriebs-, Marketing- und Rechtsteams. Es ist wichtig, die Eingaben eines Mitglieds jeder Mitarbeitergruppe zu berücksichtigen, die die Software nutzen möchte, da jede Gruppe unterschiedliche Bedürfnisse und Anwendungen für die Software haben kann.
Das Auswahlteam für das E-Signatur-Tool sollte ein leitendes Mitglied aus jeder Abteilung umfassen, die die Software nutzen wird, wie ein leitendes Vertriebsmitglied, ein Rechtsvertreter, ein HR-Mitarbeiter und ein IT-Experte, um die Softwarekompatibilität sicherzustellen. Dieses Auswahlteam wird sicherstellen, dass alle Anwendungsfälle und potenziellen Anwendungen der Software bewertet werden können und die Compliance einer potenziellen E-Signatur-Lösung gewährleistet ist.
Verhandlung
Bei der Verhandlung eines Softwarevertrags ist es entscheidend, das Risiko in Bezug auf Leistung oder Sicherheit zu minimieren und die Geschäftsbedürfnisse in Bezug auf diese Software genau zu bewerten. Da die meisten Lösungen basierend auf der Anzahl der Lizenzen bepreist werden, mit der Möglichkeit zusätzlicher Gebühren basierend auf gewünschten Funktionen, müssen Unternehmen die Anzahl der Lizenzen schätzen, die sie benötigen könnten. Wenn das Unternehmen über Cashflow verfügt, kann es sich lohnen, nach einem Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung anstelle einer monatlichen Gebühr zu fragen.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Unterstützung bei der Implementierung oder Integration der E-Signatur-Software mit einem anderen System benötigen. Schließlich sollten Unternehmen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden, um besser mit langfristigen Verträgen zu verhandeln.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten versuchen, Bedürfnisse zu priorisieren und das Tool auszuwählen, das die meisten, wenn nicht alle ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen sollten daran denken, dass es wahrscheinlich keine perfekte Software gibt, aber es gibt wahrscheinlich eine, die am besten den Bedürfnissen ihres Unternehmens entspricht.
Trends bei E-Signatur-Software
Erhöhter Fokus auf Sicherheit und Compliance
Um die Akzeptanz der E-Signatur-Technologie zu fördern, bemühen sich viele Anbieter, die Sicherheitsstandards der Branche zu erfüllen oder zu übertreffen, wie den Digital Signature Algorithm (DSA), einen Federal Information Processing Standard für digitale Signaturen, der 1993 angenommen wurde. Maßnahmen wie diese stellen sicher, dass Richtlinien für die sichere Übertragung und Signatur von Verträgen unter Verwendung moderner Verschlüsselungstechnologien eingehalten werden.
Unternehmen, die E-Signatur-Software verwenden, unterliegen einer Vielzahl von Compliance-Anforderungen. Gemäß dem E-SIGN Act müssen Finanzinstitute elektronische Aufzeichnungen von Dokumenten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. HR-Abteilungen müssen auch sicherstellen, dass ihre Verwendung elektronischer Signaturen für die Mitarbeiter-Onboarding mit dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996 konform ist.
Die meisten E-Signatur-Produkte bieten detaillierte Informationen über ihre Sicherheitsstandards und -technologie. Wenn Sicherheitsfunktionen das Hauptanliegen bei der Auswahl einer E-Signatur-Lösung sind, sollte der Käufer ein Produkt auswählen, das erweiterte Dokumentenverschlüsselungsfähigkeiten und sichere Zugangs- und Authentifizierungsfunktionen bietet.
Künstliche Intelligenz und Integration von Apps
Viele Anbieter von E-Signatur-Software haben begonnen, innovative Technologien wie künstliche Intelligenz zu nutzen, um Analysen des Dokumentenunterzeichnungsprozesses bereitzustellen. Da Unternehmen weiterhin Daten über das Dokumentenunterzeichnungserlebnis sammeln, können sie beginnen, die Erfahrungen ihrer Kunden zu analysieren und zu untersuchen, welche Bereiche des Dokuments am meisten geprüft oder am längsten überprüft werden.
Die Nutzung dieser Technologie wird weiter durch die unzähligen Anwendungen belegt, die mit E-Signatur-Lösungen integriert werden können, was den Prozess weiter optimiert und das Management zentralisiert. Die Integration von E-Signatur-Software mit anderen Geschäftsanwendungen kann zu verbesserten Kundeninformationen führen, da Unternehmen analysieren können, welche Geschäfte am schnellsten unterzeichnet wurden, und dies mit der Erfahrung des Kunden im Verkaufsprozess abgleichen können.
Erweiterte Authentifizierung
Da die Welt zunehmend besorgt über Sicherheit und die Möglichkeit von Verstößen ist, untersucht die E-Signatur-Software auch Methoden, um den Prozess weiter zu sichern und unauthetische Signaturen zu verhindern. Anbieter haben begonnen, biometrische elektronische Signaturen zu erforschen und zu nutzen, um zu verhindern, dass ein Benutzer die Signatur einer anderen Person fälscht.
Eine Form der biometrischen E-Signatur ist handschriftlich, was bedeutet, dass ein Benutzer seine Signatur manuell auf einem Touchscreen oder mit einem Stiftgerät zeichnet. Eine andere Form, die immer beliebter wird, ist fingerabdruckbasiert, bei der ein Leser einen Fingerabdruckleser verwendet, um die Identität zu bestätigen und die Dokumente zu unterschreiben. Leider haben diese biometrischen Authentifizierungsfaktoren immer noch Schwächen, wie die Verfügbarkeit von Touchscreens oder Fingerabdruck-Scannern, wenn der Unterzeichnungsprozess stattfindet.
Darüber hinaus verwendet das am leichtesten zugängliche Fingerabdruckgerät, der Fingerabdruckleser eines Smartphones, einen 2D-Druckscan, der relativ einfach zu fälschen ist, was Bedenken hinsichtlich wiederverwendbarer Signaturen mit dieser Technologie aufwirft. Anspruchsvollere Fingerabdrucklesegeräte verwenden einen 3D-Scanprozess. Diese sind jedoch weniger wahrscheinlich während des Unterzeichnungsprozesses verfügbar, da sie weniger häufig verwendet werden. Dennoch, da die Technologie weiterhin Fortschritte macht und die Bedrohung durch Sicherheitsverletzungen bestehen bleibt, könnten Anbieter von E-Signatur-Software fortschrittliche Authentifizierungspraktiken erforschen, um die Sicherheit zu verbessern und die Unterzeichnung digitaler Dokumente zu verifizieren.
Überarbeitet und bearbeitet von Jigmee Bhutia
