Flexible Workspace Management Software ist eine Plattform, die Unternehmen dabei hilft, den Zugang zu verschiedenen flexiblen Arbeitsbereichen wie Coworking-Bereichen, Besprechungsräumen, privaten Büros und Veranstaltungsorten effizient zu buchen, zu verwalten und zu optimieren.
Organisationen nutzen diese anpassungsfähigen Lösungen, um hybride und Remote-Arbeitsumgebungen zu unterstützen. Diese Software hilft Unternehmen, die Mitarbeiterbindung zu verbessern und eine kollaborative Arbeitskultur zu fördern, indem sie Echtzeiteinblicke darüber bietet, wo Teammitglieder arbeiten, und es ihnen ermöglicht, andere einzuladen, sich anzuschließen.
Diese On-Demand-Workspace-Management-Lösungen adressieren Herausforderungen wie die Nutzung von Arbeitsbereichen und das Kostenmanagement, indem sie Daten und Analysen bereitstellen, um Buchungsprozesse über mehrere Standorte hinweg zu optimieren. Sie helfen auch dabei, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Produktivität der Zusammenarbeit bei der Nutzung dieser Arbeitsbereiche zu messen.
Darüber hinaus umfasst das flexible Workspace-Management Funktionen wie Geofencing-Berechtigungen und Budgetkontrollen, um den Standortzugang und die Ausgabenlimits für Arbeitsbereichskosten zu beschränken. Aus einer Einkaufsperspektive bietet diese Software nutzungsabhängige Preisgestaltung und unterstützt mehrere Währungen mit anpassbaren Rechnungen. Die meisten Plattformen erheben auch eine SaaS-Gebühr, wobei einige eine optionale Pooling- oder einen Vorauszahlungskauf von Credits für die Nutzung erfordern.
Diese Produkte werden typischerweise von Teams für Arbeitsplatzbetrieb, Immobilien- oder Facility-Teams, Büroleitern, HR-Teams und Mitarbeitern verwendet. Sie sind besonders vorteilhaft in Organisationen mit Remote- oder Hybrid-Arbeitskräften, da sie die Zusammenarbeit und die betriebliche Effizienz verbessern.
Flexible Workspace Management Software unterscheidet sich von der Bereitstellung von Coworking Spaces. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Coworking Spaces die physischen Annehmlichkeiten eines Bürobereichs besitzen oder betreiben, die von Unternehmen als private Büros gemietet oder von Einzelpersonen über Mitgliedschaftspässe genutzt werden können. Sie erheben typischerweise eine feste monatliche Gebühr unabhängig von der Nutzung. Flexible Workspace Management Software hingegen hilft Unternehmen, die flexiblen Arbeitsbereiche zu buchen, zu verwalten und zu optimieren, die für die Nutzung durch ihre Mitarbeiter vertraglich vereinbart sind. Sie bieten auch Zugang zu einem Marktplatz von Räumen, die auf Abruf genutzt werden können, ohne traditionelle Mitgliedschaften oder Mietverträge direkt mit dem Raum zu erwerben.
Flexible Workspace Management überschneidet sich mit vielen bestehenden Softwarekategorien auf G2. Diese Software integriert sich typischerweise mit bestehenden Tools wie HR-Systemen, Kalenderanwendungen und Kommunikationsplattformen, um ein kohärentes Erlebnis für das Management von Arbeitsplatzlogistik zu schaffen. Verwandte Software umfasst Hybrid Enablement Software, da sie hilft, Mitarbeiter zu verwalten, die im Büro oder remote arbeiten.
Space Management Software und Integrated Workplace Management Systems (IWMS) helfen Büro- und Facility-Managern bei der Verwaltung von Gebäudeflächen und der Verfolgung von Nutzung und Analysen.
Um in die Kategorie Flexible Workspace Management aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Zugang zu einem Inventar von Arbeitsbereichen, einschließlich Coworking-Bereichen, Besprechungsräumen und Veranstaltungsräumen, bieten Budgetlimits und Genehmigungs-Workflows für Arbeitsbereichskosten ermöglichen Geofencing-Kontrollen haben, um den Zugang zu Arbeitsbereichen auf genehmigte Räume zu beschränken Werkzeuge zur Verfolgung der Nutzung von Arbeitsbereichen und der Mitarbeiterbindung bereitstellen Mit HR-Systemen, Kalenderanwendungen oder internen Kommunikationsplattformen integrieren
