Event-Management-Plattformen integrieren viele Werkzeuge, um den Eventplanungsprozess zu optimieren, und bieten Funktionen, die mehrere Aspekte des Eventmanagements in einem einzigen Produkt abdecken. Event-Management-Plattformen können zur Verwaltung von Veranstaltungen jeder Größe verwendet werden, werden jedoch häufiger für große, komplexe Veranstaltungen wie Konferenzen, Festivals, Messen und Treffen von Berufsorganisationen eingesetzt. Produkte in dieser Kategorie verwalten alle Aspekte einer Veranstaltung von Anfang bis Ende. Dies umfasst, ist aber nicht beschränkt auf die Erstellung einer Veranstaltungswebsite, das Sammeln von Anmeldungen und den Verkauf von Tickets, die Verwaltung der Gästeliste, den Aufbau einer Agenda, die Online-Promotion der Veranstaltung, die Einbindung der Teilnehmer und die Berichterstattung über wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für eine Veranstaltung. Diese Plattformen bieten oft Funktionen wie integriertes E-Mail-Marketing, anpassbare Veranstaltungsseiten und veranstaltungsbezogene Umfragen, die helfen können, den Prozess der Organisation einer Veranstaltung zu optimieren und zu verbessern.
Event-Management-Plattformen bieten typischerweise eine Kombination aus Event-Registrierungs- & Ticketing-Software, Event-Planungs-Software und Event-Marketing-Software. Heute werden die meisten Event-Management-Plattformen in der Cloud bereitgestellt, was es Veranstaltern und Teilnehmern ermöglicht, einfach auf Veranstaltungsinformationen online zuzugreifen. Infolgedessen können einige Plattformen auch Werkzeuge wie mobile Event-Apps, Audience-Response-Software oder Event-Networking- und Matchmaking-Software bereitstellen.
Traditionell sind Event-Management-Plattformen darauf ausgelegt, Live- und Präsenzveranstaltungen zu verwalten. Je nach Anbieter können die Vor-Ort-Funktionen Technologien für die Vor-Ort-Registrierung, das Drucken von Ausweisen, den Event-Check-in, die Sitzungsverfolgung und Lead-Retrieval-Apps umfassen. Einige Event-Management-Plattformen bieten auch Funktionen von virtuellen Event-Plattformen, die es Veranstaltern ermöglichen, Veranstaltungen in virtuelle oder hybride Formate anzupassen.
Um sich für die Aufnahme in die Kategorie Event-Management-Plattform zu qualifizieren, muss ein Produkt:
Die Erstellung einer gebrandeten, veranstaltungsspezifischen Landingpage oder Veranstaltungswebsite ermöglichen
Anpassbare Formulare für die Teilnehmerregistrierung bereitstellen und es den Nutzern ermöglichen, Teilnehmerlisten zu verwalten
Mit Zahlungsabwicklungstools integrieren oder diese beinhalten
Event-Marketing-Funktionen bieten, wie E-Mail-Marketing, Social-Media-Marketing oder andere Mittel zur Veranstaltungsförderung
Funktionen für die Planung und Verwaltung von Vor-Ort-Veranstaltungen beinhalten, wie Vor-Ort-Check-in, Ausweisdruck, Lead-Retrieval und Grundrisse
Über eingebaute Analysen oder Dashboards über Veranstaltungsmetriken wie Teilnahme, Engagement und ROI berichten
