Gestão de Processos

O que é gestão de processos?

A gestão de processos é uma abordagem para analisar e otimizar os sistemas e fluxos de trabalho de uma empresa. Também conhecida como gestão de processos de negócios (BPM), a disciplina ajuda a aumentar a produtividade nas operações diárias e a esclarecer metas e resultados.

As empresas usam a gestão de processos para simplificar diferentes aspectos de seus sistemas, dependendo se precisam de ajuda para gerenciar documentos, funcionários ou tecnologia. A BPM leva meses de planejamento e implementação para ser bem-sucedida, mas tem efeitos positivos duradouros na eficiência e rentabilidade de uma empresa.

Software de gestão de processos de negócios é projetado para ajudar as organizações a capturar e automatizar processos complexos. Para maior funcionalidade, a maioria das ferramentas de BPM oferece integrações com outros softwares, como gestão de relacionamento com o cliente (CRM). 

Software de Gestão de Processos

Software que menciona gestão de processos como recurso ou termo.

Kissflow

Pipefy

Pega Platform

Smartsheet

Asana

UiPath Agentic Automation

Tipos de gestão de processos

Embora a gestão de processos seja útil em pequenas empresas, ela se destaca em ajudar empresas de médio a grande porte a operar com agilidade. As organizações podem escolher entre três tipos de BPM para atender às suas necessidades.

1. Centricidade humana: Algumas tarefas e processos precisam de um toque humano. A BPM centrada no humano cria interfaces fáceis de usar para garantir conformidade. Permite notificações, alertas e automação para tarefas repetitivas. A colaboração entre colegas de trabalho torna-se mais fácil e flui melhor, reduzindo erros evitáveis.
2. Centricidade de integração: Às vezes conhecida como centrada em sistemas, este tipo otimiza processos tecnológicos para que possam operar com mínima interferência humana. Interfaces de programação de aplicativos (APIs) e conectores integram os CRMs existentes das organizações com outras soluções. 
3. Centricidade de documentos: Esta abordagem simplifica o processo de movimentação de contratos ou relatórios por várias etapas, partes ou departamentos. Às vezes, as ferramentas de BPM oferecem um arsenal geral de roteamento de documentos e notificação de partes. Outras vezes, elas se especializam em uma única tarefa, como aquisição ou verificação de assinaturas.

Fases da gestão de processos

O ciclo de vida da gestão de processos de negócios geralmente tem cinco fases. No entanto, cada projeto é único. Alguns podem passar por etapas extras ou mover-se para frente e para trás entre as fases. 

1. Design: Após analisar o processo existente, a empresa projeta um novo fluxo de trabalho para resolver problemas e adicionar eficiência. Se necessário, são criadas várias iterações de design para fornecer opções aos stakeholders.
2. Modelagem: Nesta etapa, uma empresa gera um modelo visual do fluxo de trabalho, levando o processo do início ao resultado desejado. A empresa analisa como os dados podem percorrer o sistema e testa com dados e cenários de amostra para garantir que o modelo funcione.
3. Execução: Aqui, o novo processo é implementado. Uma organização pode considerar começar com um pequeno grupo piloto primeiro. Os funcionários devem receber treinamento e suporte adequados nesta fase. 
4. Monitoramento: As empresas acompanham indicadores-chave de desempenho (KPIs) e feedback dos usuários para garantir o progresso.
5. Otimização: Com base no feedback e nos dados, as empresas continuam a fazer ajustes no processo. Mesmo pequenas modificações aproximam os fluxos de trabalho do desempenho máximo.

Benefícios da gestão de processos

As empresas frequentemente têm centenas ou milhares de processos em execução diariamente – desde o uso de software de integração para trazer novos funcionários até o preenchimento de pedidos e a execução de contratos pelas equipes apropriadas. Aperfeiçoar esses processos por meio da BPM pode ajudar a:

• Melhorar a qualidade do trabalho. Ao reduzir as oportunidades de erro em seus processos, uma empresa cria melhores produtos e serviços para os clientes. 
• Aumentar a eficiência. O ciclo de vida da BPM inclui etapas para monitoramento e otimização, o que significa que um processo é continuamente tornado mais eficiente. Além disso, a BPM usa automação sempre que possível para economizar tempo dos funcionários. 
• Promover visibilidade. Com o software de gestão de processos, as empresas têm acesso a análises para observar o desempenho. Gerentes e executivos podem ver onde os processos estão fluindo suavemente e onde estão encontrando resistência. 

Melhores práticas de gestão de processos

A gestão de processos de negócios pode ser um processo demorado que requer cooperação entre departamentos. No entanto, a abordagem traz muitas recompensas para as empresas quando elas se concentram nesses elementos.

• Análise dos processos atuais: Uma empresa deve entender os detalhes intrincados de seus processos existentes antes de fazer ajustes de qualquer tipo. Os gerentes podem conversar com funcionários que têm experiência pessoal com um fluxo de trabalho, observando o que funciona e o que não funciona. Alguns processos podem precisar apenas de ajustes em vez de uma revisão completa.
• Comunicação com stakeholders: Uma parte crucial da implementação da BPM envolve fazer perguntas a todos os afetados pelo processo: clientes, compradores, fornecedores e funcionários. Em seguida, a empresa pode considerar como equilibrar as preferências dos grupos-chave.
• Envolvimento dos funcionários: A BPM trata de fazer mudanças nas formas existentes de trabalho. Para tornar essas mudanças mais fáceis para os funcionários, as organizações devem incentivar uma cultura de mentalidade de crescimento. Todos os funcionários precisam ter a oportunidade de fazer perguntas em reuniões da empresa sem julgamento. 
• Pequenos passos em direção à mudança: Uma vez que os membros da equipe estejam a bordo, os gerentes devem introduzir novos fluxos de trabalho lentamente. Por exemplo, uma empresa pode começar abordando processos menores e menos complexos ou abordando questões maiores e mais complexas em etapas. Dessa forma, os funcionários têm menos probabilidade de se sentirem sobrecarregados e desistirem completamente dos novos protocolos. 
• A ferramenta certa: O software desempenha um papel importante no sucesso de um programa de BPM. Uma variedade de produtos está disponível para ajudar a resolver problemas de fluxo de trabalho centrados no humano, centrados em documentos e centrados em integração. Uma empresa deve considerar recursos, capacidades de integração e orçamento antes de decidir sobre o melhor ajuste.