De Aplicativos a Sobremesas: Melhores Práticas de Gestão de Restaurantes

No competitivo campo culinário, a gestão eficaz de restaurantes pode significar a diferença entre outro prato do dia e a última chamada.

Um restaurante tem muitas partes móveis e pessoas – desde a limpeza até a cozinha, passando pelo atendimento ao cliente e a administração. A gestão precisa das operações do restaurante é fundamental para manter todos os aspectos funcionando sem problemas para garantir o objetivo final de todo restaurante: a satisfação do cliente.

Considerando a quantidade de trabalho, escolher um software de gestão de restaurantes confiável software de gestão de restaurantes irá simplificar o processo de gestão de restaurantes e reduzir a carga de trabalho da equipe.

Por que a gestão de restaurantes é importante?

O negócio de restaurantes é altamente competitivo. Em 2020, havia 186.290 restaurantes de serviço rápido e 134.310 restaurantes de serviço completo em uma única localização nos Estados Unidos.

Uma excelente gestão de restaurantes permite que as empresas mantenham os suprimentos estocados, façam a folha de pagamento em dia, escalem os funcionários de forma adequada e façam marketing de uma maneira que recompense os clientes fiéis e traga novos para a mesa. Todas essas tarefas são realizadas enquanto se planeja o sucesso a longo prazo.

Qualquer problema nas operações do restaurante pode impedir o negócio de deixar os clientes felizes. É exatamente por isso que a gestão de restaurantes pode ser a diferença entre sucesso e fracasso.

Noções básicas de gestão de restaurantes

Existem certas práticas recomendadas que todo gerente de restaurante deve seguir. Estas incluem manter relações saudáveis entre a equipe, controlar o estoque, praticar uma comunicação aberta com o proprietário e manter os custos baixos.

Contratação e treinamento

Um dos principais fatores para uma gestão de restaurantes bem-sucedida é contratar e treinar a equipe certa. O proprietário e o gerente do restaurante devem trabalhar juntos para criar critérios eficazes para contratação, que podem incluir experiência, personalidade e disponibilidade.

Uma vez que a equipe é contratada, o treinamento deve começar imediatamente. A gestão de um restaurante deve desenvolver procedimentos operacionais padrão para cada função de trabalho, e proprietários, gerentes, bartenders principais e chefs principais devem estar preparados para treinar novos contratados.

Uma gestão eficaz de restaurantes garantirá que cada membro da equipe tenha as ferramentas e o conhecimento para desempenhar bem suas funções, muitas vezes com pouca supervisão.

Práticas adequadas de contratação ajudam a garantir que os funcionários atendam os clientes da melhor forma possível e também ajudam a mitigar conflitos entre a equipe. Mas haverá momentos em que as pessoas não se darão bem. A gestão de restaurantes significa ter protocolos em vigor para resolver rapidamente e de forma justa os conflitos.

As taxas de rotatividade em restaurantes são altas – cerca de 75% dos funcionários provavelmente deixarão um negócio de restaurante antes de completar um ano. Uma gestão de restaurantes inteligente significa reconhecer a importância da equipe e implementar estratégias como refeições gratuitas, bebidas com desconto e remuneração justa para evitar a rotatividade de funcionários.

Gestão de estoque de restaurantes

Desenvolver relações sólidas com fornecedores, fazer regularmente o inventário dos suprimentos do restaurante e incentivar a equipe a ser consciente dos bens são os principais objetivos da gestão de estoque de restaurantes.

A lista de estoque de um restaurante pode ser assustadora: alimentos, bebidas, bebidas alcoólicas, eletrodomésticos de cozinha e suprimentos, utensílios de mesa, produtos de papel e itens diversos como lâmpadas e sacos de lixo.

É difícil manter o controle de todos os suprimentos necessários, mas uma gestão eficiente de restaurantes garante que o restaurante permaneça abastecido a um preço razoável e evite erros que possam levar a deficiências. Felizmente, existem muitas plataformas de software de gestão de estoque de restaurantes disponíveis.

Essas plataformas ajudam os proprietários e gerentes de restaurantes a encontrar áreas onde alimentos ou outros suprimentos são desperdiçados. Eles podem planejar juntos maneiras de evitar o desperdício no futuro.

O proprietário e o gerente do restaurante também pesquisarão fornecedores para encontrar aqueles que oferecem o melhor preço sem comprometer a qualidade. Eles usam seu software de gestão de estoque para manter o controle dos pedidos e pagamentos – uma gestão de restaurantes experiente não deixa contas por pagar.

Custos e despesas modernas de restaurantes

Os proprietários de restaurantes estão sempre procurando cortar custos. A margem de lucro média de um restaurante nos Estados Unidos é de 3% a 6%, então planejar um orçamento apertado é um aspecto inestimável da gestão de restaurantes.

Custos de mão de obra

Os custos de mão de obra incluem salários para funcionários em tempo integral, bem como funcionários por hora. Dependendo das operações do restaurante, os custos de mão de obra também podem envolver benefícios, horas extras ou folgas remuneradas. Calcular os custos de mão de obra é simples: divida o total de salários pelas vendas totais. Vinte e cinco por cento a 35% é uma boa meta para a maioria dos restaurantes.

Tudo na lista de estoque de um restaurante, além de aluguel, utilidades, mão de obra, despesas com tecnologia, manutenção e mais, faz parte do orçamento do negócio. É imperativo que a gestão de restaurantes trabalhe para manter os custos baixos e os lucros altos. Software de orçamento e previsão pode se mostrar uma ferramenta inestimável.

Precificação de alimentos e bebidas para restaurantes

Existem algumas maneiras de a gestão moderna de restaurantes determinar os preços do menu. Um método é mostrado abaixo.

Uma porcentagem saudável de custo de alimentos está entre 28% a 32%. Por exemplo, se uma equipe de gestão de restaurantes decidir que eles vão mirar em 30% e o custo bruto do alimento for $2 para um sanduíche de queijo grelhado, inserir na fórmula é assim: $2,00 / 30% = $6,67. Um sanduíche de queijo grelhado nesse restaurante custará $6,67.

Calcular o preço por prato também pode ajudar a gerenciar pedidos de alimentos e desperdício de alimentos. Na equação acima, se o gerente do restaurante ou o chef principal encomendou $200 em estoque, eles poderão vender esse item 100 vezes. Quando esse estoque acabar e se eles usarem seu sistema de ponto de venda (POS) apenas para descobrir que venderam esse item 75 vezes, isso pode ser um sinal de deterioração, desperdício ou, infelizmente, roubo.

Alguns lugares usam métodos mais tradicionais, em vez de cálculos exatos. Exemplos incluem basear preços em restaurantes vizinhos, seguir os passos dos estabelecimentos mais populares ou confiar na intuição que vem com a experiência na indústria de restaurantes.

Conhecer a personalidade do proprietário faz parte de uma gestão de restaurantes útil, e usar esse conhecimento facilitará a tomada de decisões sobre preços.

Criação de menu

O menu é um aspecto essencial da gestão de restaurantes. A criação do menu é determinada pelo chef, itens sazonais e especiais, e a popularidade de cada prato.

O melhor software de ponto de venda (POS) de restaurante que a equipe de atendimento ao cliente usa deve ter informações sobre tendências de vendas de alimentos e bebidas. Este aspecto da gestão de restaurantes permite que o proprietário ou chef faça alterações no menu com base nessas informações.

Relação com o chef

A criação do menu dependerá da personalidade do chef e da relação entre o chef e o restaurante. Alguns chefs são muito preciosos com seus pratos. É aqui que a gestão de personalidade entra em jogo.

O proprietário ou gerente do restaurante terá que equilibrar a tomada de decisões econômicas para o restaurante com a manutenção de uma relação positiva com a equipe da cozinha.

Alguns chefs ou restaurantes gostam de manter um menu permanente. O software de gestão de restaurantes pode ajudar a decidir se alguns itens devem ser aposentados para permitir que novos pratos ganhem destaque.

Menus sazonais de restaurantes

Como mencionado acima, alguns lugares não mudaram seu menu desde o dia em que abriram, mas tornou-se bastante popular mudar os menus com base na estação. Os restaurantes utilizarão o talento do chef para impulsionar as mudanças e incentivar a equipe de atendimento ao cliente a ouvir os pedidos dos hóspedes por pratos sazonais.

Alguns restaurantes mudam ainda mais frequentemente com base no que o chef compra no mercado de agricultores, por exemplo. Mas uma gestão de restaurantes inteligente significa garantir que essas mudanças divertidas e criativas ainda resultem em vendas adequadas.

Marketing e publicidade de restaurantes

A gestão de restaurantes precisa ter um plano de publicidade. Conteúdo de mídia social barato ou gratuito ajuda a divulgar a palavra para muitos restaurantes, mas as estratégias de marketing também podem incluir técnicas tradicionais.

Dicas de mídia social

A gestão de restaurantes precisa contabilizar cada dólar, e como o marketing em mídias sociais é gratuito ou barato, muitos restaurantes se envolvem com clientes e potenciais clientes como parte de seus métodos de publicidade.

Uma campanha social pode anunciar especiais ou eventos e até ajudar o restaurante a estabelecer uma marca ou personalidade. A mídia social faz parte da gestão da reputação do restaurante, então todas as postagens e interações com os clientes online devem permanecer amigáveis e educadas.

Usando o bairro

Uma gestão de restaurantes inteligente reconhece que o negócio faz parte de um bairro e aproveitará isso.

Por exemplo, se o restaurante estiver próximo a uma escola, muitos proprietários oferecerão descontos para professores para atraí-los após o trabalho. Parte da visão de publicidade da gestão deve incluir como o estabelecimento se encaixa em seu bairro.

Eventos especiais ou semanais

Muitos proprietários e gerentes de restaurantes criam eventos regulares para atrair pessoas e talvez encontrar mais clientes regulares. Noites de trivia, microfone aberto e noites de cinema são todos eventos divertidos e populares.

Eventos mais refinados podem incluir degustações de vinhos, voos de bebidas alcoólicas ou noites de educação culinária. A gestão conhecerá bem a marca do restaurante para projetar os eventos e especiais certos para aumentar as vendas.

Gerenciando a manutenção do prédio do restaurante

A importância do planejamento de manutenção do prédio não pode ser subestimada. Limpeza, extermínio, encanamento, aquecimento, ventilação e ar condicionado (HVAC) precisam funcionar sem problemas. Parte da gestão de restaurantes é fazer um plano para que cada nível de funcionário entenda seu papel na manutenção diária ou em emergências.

Limpeza

A gestão de restaurantes garante que o treinamento da equipe inclua instruções detalhadas para limpar "à medida que avança", bem como procedimentos de fechamento. Alguns restaurantes podem contratar trabalhadores de manutenção para limpeza profunda regularmente.

Extermínio

O proprietário ou gerente do restaurante deve agendar visitas regulares e preventivas de extermínio. Cada membro da equipe do restaurante é responsável por relatar avistamentos de hóspedes indesejados.

Encanamento

O encanamento é outra parte do planejamento de manutenção que requer cuidados preventivos. Treinar a equipe para manter os ralos livres de sólidos é essencial. O proprietário ou gerente informará a equipe sobre o protocolo para necessidades de encanamento de emergência, como entupimentos ou vazamentos.

HVAC

A gestão de restaurantes deve descobrir como controlar o clima do restaurante sem gastar muito. HVAC é caro, mas é absolutamente necessário porque um restaurante não pode satisfazer os clientes quando está muito quente ou muito frio.

Se uma equipe de restaurante estiver instalando um sistema HVAC pela primeira vez ou reformando um sistema antigo, eles podem pesquisar o melhor software de HVAC, que pode ajudar com estimativas de custo de trabalho e soluções de design.

Responsabilidades de um gerente de restaurante

Os gerentes de restaurantes raramente podem dizer: "Isso não é meu trabalho". Eles servem como intermediários entre proprietários e funcionários. Eles são a face do restaurante. Gerenciar um restaurante significa estar pronto para assumir qualquer posição a qualquer momento. Além disso, há o trabalho nos bastidores, como inventário, pedidos e orçamento, que eles precisam manter em funcionamento.

Abaixo está uma lista não exaustiva das funções de um gerente de restaurante:

• Contratação, treinamento e escalonamento de funcionários
• Resolução de conflitos entre funcionários
• Retenção de funcionários
• Colaboração com proprietários
• Gestão de inventário
• Pedidos de inventário
• Gerenciamento de fluxo de caixa
• Orçamento
• Manutenção do prédio
• Marketing
• Folha de pagamento

Um gerente de restaurante competente sabe como aplicar o protocolo de gestão de restaurantes para cada item desta lista. Eles também têm a confiança, criatividade e flexibilidade para lidar com os muitos desafios inesperados que surgem.

Desafios da gestão de restaurantes

Os desafios que acompanham a gestão de restaurantes poderiam facilmente ser o tema de outro artigo longo. No entanto, aqui estão alguns dos obstáculos mais comuns que os restaurantes enfrentam.

Treinamento e motivação da equipe

Como mencionado anteriormente, uma alta taxa de rotatividade ou funcionários inexperientes podem prejudicar a capacidade de um restaurante de fornecer a melhor experiência ao cliente. Treinar a equipe e mantê-la feliz permite que eles façam os clientes felizes, o que ajuda o restaurante a alcançar seu resultado desejado.

Competição

O negócio de restaurantes é altamente competitivo. Boa comida e bom serviço são apenas o começo do plano de gestão de restaurantes para se destacar da multidão. Conhecimento da área, familiaridade com tendências de restaurantes e a capacidade de construir uma marca nas mídias sociais são todos necessários para ser um vencedor entre os concorrentes.

Imprevisibilidade

Embora os sistemas POS possam ajudar os proprietários e gerentes a rastrear o tráfego, a imprevisibilidade da receita sempre será um desafio. Um sistema de gestão de restaurantes que incentiva a frugalidade da equipe, orçamentos de forma consciente e planeja para períodos de baixa permitirá que as operações continuem funcionando.

Dicas de gestão de restaurantes

A gama de funções de um gerente de restaurante pode ser avassaladora para gerentes novos e experientes. Felizmente, existem certas práticas recomendadas que todo gerente de restaurante deve seguir.

Gestão de relacionamento

Os gerentes de restaurantes servem como intermediários para qualquer pessoa com qualquer coisa a ver com o restaurante. Portanto, eles desenvolvem a confiança para se comunicar com qualquer pessoa, seja dando boas ou más notícias. Evitar conflitos nunca ajuda; ser direto e gentil muitas vezes ajuda.

Educação em restaurantes

Todos vão aos gerentes de restaurantes para tudo, então eles devem estar profundamente familiarizados com todos os aspectos do restaurante – desde a manutenção até o serviço de alimentos e sistemas POS. Se houver algo que um gerente não entenda, ele deve ter a humildade de perguntar a alguém que entenda.

Existem muitas maneiras de aprender a gerenciar um restaurante, desde cursos gratuitos de gestão de restaurantes online até cursos de graduação em gestão de restaurantes de quatro anos.

A maioria das escolas de educação em restaurantes ensina operações diárias, tarefas administrativas como folha de pagamento e escalonamento, gestão de equipe e mais. Alguns programas oferecem estágios ou aprendizado prático em restaurantes para que os alunos possam entender como é administrar um restaurante.

Definição de limites

Gerentes de restaurantes habilidosos garantem a felicidade da equipe, e eles têm que aprender a estender essa felicidade a si mesmos. Definir limites, pedir ajuda e delegar tarefas permitirá a longevidade da carreira de um gerente de restaurante.

Traços de personalidade de um gerente de restaurante

Existem gerentes de restaurantes de todos os tipos. Alguns delegam o máximo possível para que a equipe do restaurante assuma a responsabilidade e trabalhe para se gerenciar no dia a dia. Alguns preferem ter as mãos em tudo.

Todos os gerentes de restaurantes precisam ser capazes de aceitar críticas e manter a calma. Um estado de espírito calmo virá mais facilmente ao se manter organizado. Um senso de humor ajuda quando o serviço de jantar sai do curso. Os melhores gerentes de restaurantes praticam não levar nada para o lado pessoal.

Procedimentos operacionais padrão para gestão de restaurantes

Procedimentos operacionais padrão (SOPs) são instruções detalhadas para cada tarefa que precisa ser feita para manter o restaurante funcionando sem problemas. Deve haver um conjunto de SOPs para cada nível de emprego: equipe de recepção, garçons, bartenders, equipe de cozinha e administrativa.

Fazer procedimentos operacionais padrão tem muitos benefícios para a gestão de restaurantes. Seria quase impossível treinar adequadamente a equipe sem um SOP. O treinamento é mais rápido e sempre há um guia para consultar se algo desconhecido ocorrer durante o serviço de jantar. O SOP do restaurante tira a pressão da gestão porque a equipe terá as mesmas respostas que o gerente tem.

O número de tarefas incluídas no SOP de um restaurante é alto, mas software de procedimentos operacionais padrão existe para ajudar a gestão a construir ou revisar SOPs eficientes e completos.

Software de gestão de restaurantes

O software de gestão de restaurantes pode ajudá-lo a executar operações sem problemas para que você se mantenha organizado e atualizado com as necessidades do seu negócio. Aproveitar este software pode lhe dar mais controle sobre como seu restaurante funciona. Também lhe dará o espaço mental necessário para se divertir com os aspectos mais criativos da gestão.

Para ser incluído nesta categoria, o produto de software deve:

• Escalonar a equipe
• Monitorar necessidades de inventário
• Processar folha de pagamento
• Orçamento
• Atuar como um sistema de ponto de venda
• Rastrear finanças
• Relatar e analisar dados relevantes
• Gerenciar programas de fidelidade de clientes
• Prepará-lo para a temporada de impostos
• Gerenciar criação de menu
• Processar pagamentos com cartão de crédito e débito
• Lidar com pedidos de entrega e retirada
• Ajudar a inserir o plano de piso do restaurante

*Abaixo estão as 5 principais soluções de software de gestão de restaurantes do Relatório Grid® da G2 da Primavera de 2022. Algumas avaliações podem ser editadas para maior clareza.

1. Toast

Toast faz tudo quando se trata de tecnologia de restaurantes. Toast auxilia restaurantes com cartões-presente, programas de fidelidade, pedidos online e mais, tudo em um sistema móvel baseado em nuvem.

O que os usuários gostam:

“As análises de back-end são inestimáveis. As integrações foram impecáveis em sua implementação. A tecnologia permite a capacidade de se adaptar rapidamente a um momento desafiador para a indústria.”

– Avaliação do Toast, Wyatt S.

O que os usuários não gostam:

“O pedido online não replica totalmente o menu do POS. Não conseguimos lidar com itens de menu duplicados no mesmo pedido do cliente. Isso é um grande problema, pois torna uma parte chave do meu menu online inviável para o cliente.”

2. Posist Restaurant POS

Posist Restaurant POS é uma empresa de negócios para negócios que ajuda empresas a fazer a transição de sistemas analógicos para digitais para seus restaurantes. Usado por mais de 10.000 restaurantes em todo o mundo, o Posist permite que os operadores cresçam seus negócios de forma eficaz e satisfaçam mais hóspedes todos os dias.

O que os usuários gostam:

“Apreciamos tudo o que o atendimento ao cliente fez nos últimos dias desde que nos associamos ao Posist. As horas intermináveis que você passou nos educando e nos dando soluções e suporte no local, e o profissionalismo que você demonstrou motivaram imensamente toda a equipe de gestão.”

– Avaliação do Posist Restaurant POS, Abhishek D.

O que os usuários não gostam:

“Algumas das opções do Posist são muito complicadas e levam muito tempo para entender.”

3. Lightspeed Restaurant

Lightspeed Restaurant ajuda restaurantes a simplificar suas operações, resultando em uma melhor experiência do cliente. Os proprietários de restaurantes podem interpretar dados relacionados aos negócios mais facilmente usando o Lightspeed Restaurant.

O que os usuários gostam:

“O Lightspeed é um dos sistemas de POS de restaurante mais profundos que existem. Tem muitos recursos que outros sistemas não têm, e há muito espaço para crescer. O melhor de tudo, o suporte deles é incrível. Eles são muito proativos sobre o sucesso do cliente e abertos a sugestões de novos recursos – eles até entrarão em contato para avisar que implementaram suas ideias! Sempre melhorando, sempre dinâmico, nunca estático.”

– Avaliação do Lightspeed, Astrid Y.

O que os usuários não gostam:

"Há alguns bugs de vez em quando, mas na maioria das vezes, o suporte é realmente rápido para corrigi-los.”

4. Restaurant365

Restaurant365 é uma plataforma SaaS que trabalha com POS, folha de pagamento e fornecedores para dar aos proprietários de restaurantes as ferramentas de que precisam para crescer seus negócios rapidamente usando insights significativos sobre o funcionamento interno do estabelecimento.

O que os usuários gostam:

“Tendo servido como CFO para empresas de restaurantes de várias unidades por 40 anos, finalmente conheci um produto que faz tudo o que preciso. Controle de inventário, custo de menu, gestão de inventário, finanças completas, salvando cópias digitalizadas, produtividade, assistência de escalonamento, interface de saída do Excel. Além disso, o help desk deles é incrível!"

O que os usuários não gostam:

“Gostaríamos que houvesse uma trilha de auditoria mais detalhada para certas transações para que possamos rastrear edições e orientar nossa equipe quando erros são cometidos. Atualmente, só podemos ver a última pessoa que modificou, o que nem sempre é útil.”

5. Foodics

Foodics é dedicado a elevar restaurantes de todos os tamanhos para que os proprietários de negócios possam operar suas operações sem problemas. Foodics é um sistema de POS e gestão de restaurantes que facilita para os restaurantes atingirem seu resultado final.

O que os usuários gostam:

“É um software excelente e completo. Absolutamente tudo em um sistema, permite que você gerencie todos os aspectos do seu restaurante. Tem um ótimo aplicativo que ajuda em todos os sentidos – muito fácil e muito prático.”

– Avaliação do Foodics, Fernando O.

O que os usuários não gostam:

“As chances de desenvolver e aprimorar recursos com base no feedback dos clientes são próximas de zero.”

- Avaliação do Foodics, Ali A.

A gestão de restaurantes coloca tudo "em ordem"

A gestão de restaurantes envolve inúmeras e muitas vezes difíceis tarefas operacionais, mas sem uma estratégia eficaz de gestão, os restaurantes se colocam em desvantagem em uma indústria já implacável.

Ao manter o controle dos fundamentos da gestão de restaurantes, como equipe, estoque, criação de menu, orçamento, manutenção do prédio e marketing, os proprietários de restaurantes podem alcançar sucesso e longevidade a longo prazo. Uma gestão eficaz de restaurantes mantém o objetivo essencial da satisfação do cliente bem ao alcance.

Quer mais informações sobre publicidade e restaurantes? Dê uma olhada em algumas tendências de marketing de restaurantes atuais.