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Per implementare e monitorare regolamenti, standard e politiche, le aziende necessitano di un unico repository di dati per le informazioni sulla conformità e di un sistema integrato per definire flussi di lavoro e audit a livello aziendale.
Vantaggi chiave delle piattaforme GRC
Le aziende possono scegliere tra l'utilizzo di sistemi separati per vari tipi di rischio e conformità o l'adozione di piattaforme GRC per centralizzare la gestione della conformità.
Conformità a leggi, standard e politiche interne — A seconda del loro settore e tipo di attività, le aziende potrebbero dover rispettare tutti i tipi di leggi e standard di settore. Inoltre, le aziende possono definire le proprie regole che vengono implementate e applicate internamente o attraverso le loro reti di partner. Per gestire tutte le informazioni su regolamenti, standard e politiche, nonché le procedure per garantire la conformità, le aziende necessitano di un unico repository di dati e di un sistema integrato.
Mitigazione del rischio — Per affrontare i rischi, le aziende devono sapere quali sfide potrebbero affrontare e come affrontarle. Identificare i rischi e il loro potenziale impatto sull'azienda aiuta le imprese a prepararsi in anticipo ed evitare interruzioni importanti.
Protezione del marchio — La conformità non riguarda solo il rispetto delle normative. Le violazioni della conformità, come le violazioni dei dati, influiscono anche sulla reputazione dell'azienda. I clienti e i partner evitano di acquistare da o lavorare con aziende che violano ripetutamente la legge o non rispettano gli standard di settore.
Tutti i dipendenti beneficiano direttamente o indirettamente dell'uso delle piattaforme GRC. Sebbene questo tipo di software sia utilizzato principalmente internamente, i partner possono anche utilizzarlo per accedere alle informazioni sulla conformità e inviare i risultati degli audit.
Responsabili della conformità — I responsabili e i manager della conformità sono responsabili della definizione e dell'implementazione di processi e flussi di lavoro che garantiscono la conformità a qualsiasi regolamento relativo alle operazioni dell'azienda. Monitorano anche l'applicazione e identificano le opportunità di miglioramento per prevenire la non conformità e mitigare il rischio.
Manager di dipartimento — Ogni dipartimento deve rispettare diverse normative e i manager devono essere consapevoli di quali leggi e standard si applicano al loro team.
Dirigenti — I dirigenti utilizzano le piattaforme GRC per definire politiche interne, trovare informazioni normative relative al loro dipartimento e monitorare l'applicazione di leggi e politiche.
Suite GRC — Le suite GRC sono composte da più prodotti software utilizzati in varie combinazioni. Ognuno di essi di solito si specializza in una o alcune delle principali funzionalità GRC, come la gestione delle politiche, la gestione dei cambiamenti normativi, l'apprendimento della conformità o la gestione del rischio. Le aziende che utilizzano suite GRC possono scegliere di implementare tutti o solo alcuni dei componenti sopra menzionati, con l'opzione di scalare verso l'alto (aggiungere nuovi componenti) o verso il basso (rimuovere componenti). Il principale vantaggio delle suite GRC è che forniscono una migliore integrazione tra i componenti della suite e sono sviluppate e supportate dallo stesso fornitore.
Software GRC best-of-breed — Questo tipo di software fornisce più moduli per GRC che vengono forniti come parte di un unico prodotto e non possono essere venduti e utilizzati separatamente. Il software GRC best-of-breed è altamente vantaggioso per le aziende di medie dimensioni che non necessitano di funzionalità avanzate per gestire rischio e conformità.
Le piattaforme GRC includono la maggior parte o tutte le funzionalità descritte di seguito, sia come moduli di un unico sistema integrato sia come prodotti separati che fanno parte di una suite.
Gestione dei cambiamenti normativi — Le informazioni normative cambiano costantemente e le aziende devono garantire di conformarsi ai cambiamenti più recenti. Le piattaforme GRC raccolgono dati di conformità da più fonti e forniscono agli utenti gli ultimi aggiornamenti che possono influenzare il loro lavoro.
Gestione delle politiche — Le aziende utilizzano politiche interne per definire e implementare le proprie regole che non sono coperte da leggi e regolamenti. Alcuni esempi sono le politiche sui social media e le procedure per affrontare comportamenti inappropriati sul posto di lavoro.
Gestione del rischio — La non conformità è solo uno dei molti rischi che le aziende devono affrontare. Altri rischi importanti sono le interruzioni aziendali causate da eventi imprevisti come fenomeni naturali, pandemie o recessioni economiche. Sebbene i rischi non possano essere completamente evitati, le aziende dovrebbero prepararsi definendo piani di contingenza e procedure per reagire rapidamente.
Gestione degli audit — Le aziende devono rivedere le procedure e i flussi di lavoro che hanno messo in atto per garantire la conformità. Gli audit vengono generalmente eseguiti regolarmente (mensilmente o annualmente) per monitorare come le politiche interne e i regolamenti vengono applicati in tutta l'azienda. Inoltre, gli audit vengono condotti quando l'azienda è influenzata da situazioni eccezionali come fusioni e acquisizioni o cambiamenti importanti del mercato.
Reportistica su rischio e conformità — La reportistica e l'analisi sono fondamentali per monitorare la conformità e identificare i rischi. In alcuni casi, come le industrie altamente regolamentate, i dashboard che forniscono informazioni in tempo reale sono essenziali per aiutare le aziende a reagire rapidamente. I dati sulla conformità aiutano anche le aziende a identificare opportunità di miglioramento dei flussi di lavoro e delle procedure.
Gestione del rischio di terze parti e fornitori — Le aziende che lavorano con fornitori e appaltatori devono proteggersi da qualsiasi attività rischiosa o illegale svolta dai loro partner. Alcuni esempi sono le violazioni della privacy o il riciclaggio di denaro che potrebbero non influenzare direttamente l'azienda ma danneggiare il suo marchio.
Altre caratteristiche delle piattaforme GRC: Gestione delle crisi, Apprendimento, Piani di recupero, Certificazioni normative, Metodologia del rischio
Globalizzazione — Man mano che le aziende diventano più globali, affrontano nuove sfide, la più importante delle quali è rimanere aggiornate con le normative di più località geografiche. Le informazioni sulla conformità cambiano costantemente e le aziende devono garantire di avere i dettagli più recenti per potersi adattare rapidamente. Lavorare con partner e appaltatori è anche una sfida dal punto di vista della conformità. Sebbene le aziende terze come i fornitori e i fornitori siano responsabili della non conformità, le aziende con cui lavorano possono essere influenzate. Ad esempio, un rivenditore di software che espone i dati dei clienti danneggerà il marchio del fornitore di software.
Specializzazione — Poiché la conformità diventa sempre più difficile da gestire, alcuni fornitori scelgono di concentrarsi esclusivamente su uno o pochi tipi di regolamenti. Ad esempio, molti fornitori si concentrano sulla conformità IT e sulla sicurezza, il che è vantaggioso per le aziende che affrontano questo tipo di rischio. Lo svantaggio della specializzazione è che gli acquirenti con esigenze complesse potrebbero dover acquistare e utilizzare prodotti software separati da diversi fornitori. Ci sono anche soluzioni puntuali che coprono solo conformità molto specifiche, come il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) o l'antiriciclaggio.
Complessità — Poiché i fornitori cercano di coprire più tipi di conformità, acquisiscono e sviluppano nuovi strumenti che non sono sempre completamente integrati con la loro offerta principale. Anche quando tutte le funzionalità sono fornite sulla stessa piattaforma, la moltitudine di moduli e le loro caratteristiche rendono le piattaforme GRC difficili da usare.
Prezzo — Il software complicato è anche costoso da acquistare e mantenere. Le suite GRC sono costose quando le aziende utilizzano la maggior parte o tutti i loro componenti. Sebbene il software GRC best-of-breed sia più conveniente, le aziende che lo adottano spendono troppo perché sono obbligate ad acquistare l'intero software piuttosto che investire solo nelle funzionalità di cui hanno bisogno. Inoltre, poiché le piattaforme GRC non sono sempre fornite nel cloud, le aziende potrebbero dover investire in infrastrutture IT e personale per ospitare e mantenere il software.
Poiché il software GRC è utile a qualsiasi dipartimento di un'azienda, deve integrarsi con altri software aziendali. Alcune delle integrazioni più comuni sono elencate di seguito.
Gestione ambientale, della qualità e della sicurezza — Alcuni fornitori offrono suite che combinano GRC e EQHS, ma queste sono l'eccezione alla regola. Tutte le altre piattaforme GRC di solito si integrano con software di gestione della qualità (QMS) e software di salute e sicurezza ambientale (EHS) per semplificare la conformità in settori come il retail e la produzione.
Sicurezza e privacy dei dati — Sebbene le piattaforme GRC includano di solito moduli o funzionalità per la gestione del rischio IT, i requisiti avanzati per la sicurezza e la privacy non sono sempre coperti. È quindi importante integrare le piattaforme GRC con software per la sicurezza delle applicazioni e delle reti, nonché per la gestione della privacy dei dati.
Software di formazione eLearning — Il software GRC include spesso materiali di formazione per scopi di conformità, ma non sempre fornisce funzionalità per creare nuovi contenuti di apprendimento. Pertanto, la maggior parte delle piattaforme GRC si integra con LMS e software di creazione di corsi.
Software di responsabilità sociale d'impresa (CSR) — Sebbene la CSR possa essere definita e implementata separatamente dalla conformità e dalle politiche interne, è spesso parte della strategia GRC di un'azienda. Poiché la CSR è auto-regolata piuttosto che imposta dalla legge, le aziende che la adottano devono definire politiche interne per implementarla.
Basato su recensioni esperte di G2, queste sono alcune delle migliori piattaforme di gestione del rischio aziendale per le startup:
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