Sfide con il Software di Gestione dei Ricavi
Le soluzioni di gestione dei ricavi possono presentare le proprie sfide.
Transazioni di vendita complesse: La complessità e il volume delle transazioni di vendita possono aggiungere le proprie sfide. I contratti più semplici possono diventare impegnativi se ci sono centinaia di contratti da gestire, mentre le transazioni di e-commerce possono facilmente essere migliaia ogni giorno. Un sistema di gestione dei ricavi deve essere in grado di tenere il passo con grandi volumi di contratti e transazioni.
Dati incoerenti: Tracciare e gestire i ricavi richiede una varietà di input. Esempi di questi input includono eccedenze di fatturazione, prezzi, commissioni di supporto clienti, sconti, incentivi e addebiti per l'uso. Per fornire al sistema dati accurati, è necessaria molta coordinazione e comunicazione interdipartimentale per supportare accuratamente il processo di gestione dei ricavi.
Come Acquistare il Software di Gestione dei Ricavi
Raccolta dei Requisiti (RFI/RFP) per il Software di Gestione dei Ricavi
Quando si seleziona un software di gestione dei ricavi, è essenziale prima esaminare come opera l'azienda e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software di gestione dei ricavi, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali di piccole e medie imprese. Alcune cose da considerare includono la capacità di automatizzare calcoli complessi dei ricavi, gestire diversi tipi di contratti di prodotto e monitorare i ricavi per cliente, contratto o progetto.
Confrontare i Prodotti di Software di Gestione dei Ricavi
Creare una lista lunga
A seconda del settore, l'acquirente potrebbe voler prima creare una lista lunga di prodotti software progettati per aiutare le aziende nel particolare settore. Ad esempio, ci sono piattaforme specificamente costruite per aziende nel retail, produttori, ristoranti, hotel, ecc.
Creare una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software sulla lista lunga, l'acquirente può ridurre questa lista in base al budget. Il software di gestione dei ricavi è disponibile per adattarsi a tutti i budget, e alcune applicazioni generali possono essere scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere a mente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è solitamente relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, devono essere pronti a pagare un premio.
Condurre dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono sulla loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati attraverso eventuali funzionalità per il riconoscimento e l'allocazione dei ricavi, la previsione dei costi e dei ricavi del progetto e l'analisi delle prestazioni di offerte speciali, pacchetti e incentivi.
Selezione del Software di Gestione dei Ricavi
Scegliere un team di selezione
I contabili o i manager di dipartimenti come vendite, marketing e operazioni che utilizzeranno questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Ogni azienda è diversa, e i contabili, o altri utenti frequenti, sono probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata sulla scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda. Il contabile potrebbe anche essere in grado di aiutare l'azienda a installare e configurare il software scelto.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere il ROI, gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è fondamentale per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurandosi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra. Se l'azienda ha il flusso di cassa, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un uso illimitato se l'acquirente paga in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se hanno bisogno di aiuto per implementare il software o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi siano rimossi se possono gestirlo da soli o se un terzo può farlo a un costo inferiore.
Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma ce n'è uno che è il migliore per la loro attività. Se possibile, gli acquirenti dovrebbero cercare di condurre un programma pilota con un campione più piccolo di utenti per valutare quanto bene il software è ricevuto. Se la piattaforma ottiene voti alti, possono acquistare con più fiducia. Se lo strumento risulta inefficiente o non performante come previsto, potrebbe essere il momento di testare un altro software.
