Migliori Strumenti di creazione della documentazione (HAT)

Gli strumenti di creazione di aiuto (HAT) sono programmi progettati per assistere i redattori tecnici nella progettazione, pubblicazione e manutenzione della documentazione di aiuto software. Il testo risultante viene utilizzato in guide esplicative, FAQ, manuali e file di aiuto. Sono mirati a ridurre il tempo e lo sforzo necessari nella creazione di materiali di assistenza per dipendenti e utenti finali. Molti strumenti di creazione di aiuto (HAT) forniscono anche le funzionalità di software di base di conoscenza, che consente ai redattori tecnici di mantenere e aggiornare una base di conoscenza centrale contenente tutto il testo di aiuto software che hanno creato sul loro prodotto. Questa base di conoscenza, che spesso è una pagina web o un documento accessibile agli utenti, può essere aggiornata non appena i redattori tecnici aggiungono nuovo testo o immagini. Nonostante siano utilizzati da redattori tecnici specializzati, gli HAT sono spesso considerati strumenti di sviluppo poiché consentono ai team di sviluppo di creare e mantenere la documentazione di aiuto per i loro prodotti software esistenti e per eventuali nuove funzionalità che potrebbero essere aggiunte.

I redattori tecnici utilizzano strumenti di creazione di aiuto per creare documenti di aiuto software e risorse di aiuto online dall'inizio alla fine. Con questi programmi, possono scrivere, modificare ed esportare documenti da condividere con editori, amministratori e altri colleghi. A seconda dello strumento di documentazione utilizzato, i creatori possono persino progettare immagini o semplicemente utilizzare una funzione di cattura dello schermo per integrare il loro testo di aiuto software e arricchire l'esperienza utente. Quando la documentazione è pronta per l'uso, lo strumento di creazione di aiuto consente ai redattori di pubblicare la documentazione digitalmente. In alcuni casi, gli HAT consentono anche ai team di gestire altri aspetti delle esperienze di auto-aiuto dei loro clienti. Ad esempio, alcuni strumenti consentono ai team di prodotto di creare e incorporare widget in vari punti del percorso utente, guidando l'utente verso una base di conoscenza di aiuto software se necessario.

La maggior parte degli HAT consente ai redattori tecnici di centralizzare la loro documentazione di aiuto software in un unico database, che può quindi essere esportato in vari formati come HTML, file di aiuto CHM, XML, PDF e altro. Il software di creazione di aiuto consente anche ai redattori tecnici di utilizzare e aggiornare la documentazione del programma software preesistente supportando vari tipi di file per l'importazione. Questo fornisce anche flessibilità per i redattori che preferiscono utilizzare uno strumento di scrittura separato al di fuori dell'HAT, poiché possono semplicemente importare il testo sorgente quando è completo e utilizzare l'HAT per progettare, pubblicare e mantenere il prodotto finito.

In definitiva, gli HAT aiutano le aziende a produrre, aggiungere e gestire una singola fonte di verità per le esigenze di aiuto software dei loro utenti. Semplificando il processo di scrittura e fornendo funzionalità utili come la collaborazione sui contenuti e l'importazione di file, gli HAT aiutano i team a produrre documentazione tecnica, contenuti per FAQ, manuali di aiuto e altro ancora.

Cosa significa HAT?

HAT sta per Help Authoring Tool. Tuttavia, gli HAT possono estendersi oltre la creazione di documentazione per consentire ai team di gestire vari aspetti delle esperienze di auto-aiuto dei loro clienti con il programma software. 

Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno degli strumenti di creazione di aiuto (HAT) che possono aiutare gli utenti a creare e mantenere la documentazione di aiuto software:

Modifica del testo: Nella loro forma più basilare, gli HAT forniscono funzionalità di modifica del testo per creare documentazione di aiuto software. Questi editor includeranno spesso diverse funzionalità per rendere il processo di creazione di aiuto più efficiente, come modelli, suggerimenti automatici di stile e grammatica e altro ancora. In molti casi, l'interfaccia utente di un HAT agirà come un elaboratore di testi completo.

Modifica del codice: Molti HAT includono una vista del codice che consente agli sviluppatori web front-end di manipolare le pagine web della documentazione di aiuto. Questo tipo di modifica include solitamente capacità di modifica del codice HTML, CSS e JS in modo che i redattori tecnici possano creare documentazione software che vive in un formato basato sul web anziché in un documento di testo. Alcune soluzioni includono anche funzionalità per l'aiuto HTML e suggerimenti, consentendo ai team di costruire pagine web più facilmente.

Modifica WYSIWYG: Molti HAT forniscono editor WYSIWYG (quello che vedi è quello che ottieni), in modo che i redattori tecnici senza esperienza nello sviluppo front-end possano creare e gestire pagine web di documentazione software tramite un'interfaccia utente visiva intuitiva. Questi tipi di editor possono anche essere utili per aggiungere rapidamente immagini utili alla documentazione di aiuto di un prodotto.

Importazione di file: Gli HAT consentono ai redattori tecnici di importare testo sorgente o codice sorgente da vari formati di file, come documenti Microsoft Word, file CHM, file HTML e altro. Il testo e le immagini da questi file sorgente possono quindi essere manipolati e gestiti all'interno dell'HAT per produrre il risultato desiderato per la pubblicazione.

Gestione dei contenuti: Mentre gli HAT sono utilizzati esplicitamente per creare e gestire la documentazione di aiuto software, condividono tipicamente caratteristiche simili con sistemi di gestione dei contenuti (CMS). Come gli strumenti CMS, gli HAT consentono agli utenti di gestire, archiviare e tracciare progetti di contenuti dalla creazione alla pubblicazione. La differenza chiave è che ogni progetto di contenuto è specificamente correlato a guide esplicative software, FAQ, manuali e file di aiuto.

Modelli e librerie: La maggior parte degli HAT fornisce modelli che offrono formattazione di base e layout visivi per i redattori tecnici su cui lavorare. Questi modelli forniscono layout suggeriti per vari formati di aiuto software. Insieme a questi modelli, molti HAT offrono librerie multimediali da cui gli autori possono attingere immagini, grafica in movimento e altro.

Collaborazione sui contenuti: Il software di creazione di aiuto consente a più redattori tecnici di lavorare sugli stessi guide e documenti contemporaneamente. Questo semplifica la comunicazione sui progetti e consente una produttività efficiente in un ambiente remoto. Le capacità di collaborazione sui contenuti degli HAT includono sistemi di controllo delle versioni; il che significa che i team possono tenere traccia delle modifiche storiche e tornare a versioni precedenti della loro documentazione quando necessario.

I vantaggi comuni degli strumenti di creazione di aiuto (HAT) includono:

Scalabilità: I fornitori di software devono integrare i loro prodotti con molta documentazione per guidare i loro utenti. Dai semplici manuali utente alla documentazione tecnica complessa per le API, la gestione della conoscenza degli utenti deve essere costantemente considerata e supportata mentre un'azienda aggiunge alle sue linee di prodotti e funzionalità. Gli HAT rendono questo processo scalabile e gestibile sia importando la documentazione esistente sia fornendo strumenti standardizzati per aggiungere a quella documentazione. 

Efficienza: La maggior parte degli HAT centralizza tutta la documentazione tecnica di un'azienda, il contenuto di aiuto online, ecc., in un'unica fonte. Archiviando tutti i file sorgente di aiuto software in un database centrale, gli HAT facilitano un riutilizzo più efficiente dei contenuti. I redattori tecnici possono gestire, modificare e aggiungere alla loro documentazione esistente una volta, quindi utilizzare l'HAT per scegliere dove, quando e come quella documentazione viene presentata. In alcuni casi, i team possono persino impostare standard di pubblicazione condizionali in modo che diverse documentazioni di aiuto vengano mostrate a diversi utenti. Questo impedisce ai team di perdere tempo con compiti ripetitivi, consentendo loro di concentrarsi su nuova documentazione piuttosto che gestire manualmente i contenuti esistenti. 

Miglior supporto clienti: Gli HAT migliorano principalmente la capacità di un'azienda di fornire documentazione utile ai suoi clienti. Curando documentazione user-friendly con elementi chiari come un indice, aiuti visivi e altro, le aziende danno potere ai loro utenti di auto-aiutarsi piuttosto che fare affidamento sui canali di supporto clienti. Avere sistemi di auto-aiuto completi in atto fa risparmiare tempo alle aziende e riduce i costi legati al supporto dei loro clienti.