En savoir plus sur Logiciel de numérisation de documents
Qu'est-ce que le logiciel de numérisation de documents ?
Les scanners physiques existent depuis des années, transformant des documents papier avec du contenu imprimé ou écrit en documents numériques. Ce matériel a longtemps accompagné les imprimantes standard en tant qu'outils nécessaires dans un environnement de bureau. Si vous aviez un formulaire important, une demande ou un contrat que vous souhaitiez sauvegarder ou partager dans son état d'origine avec différents utilisateurs, c'était la seule véritable solution. Désormais, le logiciel de numérisation de documents vous permet de traiter ces données papier en scans de haute qualité à l'aide d'un appareil photo numérique ou d'un smartphone.
Vous pouvez toujours souhaiter un scanner de documents physique pour numériser du texte de manière traditionnelle, mais pour une numérisation rapide de documents où que vous soyez, ces outils peuvent vous aider sans dépendre de dispositifs externes. Ils peuvent également remplacer complètement les scanners de fichiers, tout en offrant des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des fichiers, l'assistance au flux de travail et l'exportation dans différents formats.
Principaux avantages du logiciel de numérisation de documents
- Exploiter l'imagerie numérique à la place des scanners physiques
- Produire des documents numériques complets et de haute qualité
- Permettre aux scans d'être sauvegardés ou exportés dans divers types de fichiers
- Permettre aux utilisateurs de réaliser des scans rapides et précis de documents en lot
Pourquoi utiliser un logiciel de numérisation de documents ?
À mesure que la technologie évolue, les outils de chaque métier évoluent avec elle. Votre smartphone a remplacé le besoin de divers appareils, des téléphones fixes aux calculatrices et à toute tâche que les dernières applications ont perfectionnée. Grâce aux outils de numérisation de documents, vous n'avez plus besoin d'un scanner d'image encombrant pour obtenir de beaux scans de documents importants. Ces applications peuvent convertir proprement des photos numériques de documents papier en images « scannées » appropriées, sans nécessiter que vous soyez près de votre station d'imprimante de bureau. Vous pouvez ensuite sauvegarder ou exporter les fichiers dans le format de fichier idéal et soit les stocker pour un accès ultérieur, soit les partager avec les parties concernées. Des contrats aux codes-barres de produits, ces outils peuvent être utiles à quiconque dans votre organisation qui envoie ou reçoit des documents.
Qui utilise le logiciel de numérisation de documents ?
Même dans notre monde de plus en plus numérique, les documents papier sont une réalité quotidienne partout, des guichets de banque aux bureaux arrière des restaurants. Si votre entreprise souhaite les convertir en numérique tout en les préservant tels qu'ils étaient prévus, vous pourriez bénéficier de l'un des produits de cette catégorie. Cela dit, il y a quelques départements qui sont plus susceptibles de bénéficier de l'adoption de ces technologies, en raison du volume et de l'importance des documents papier dans leurs tâches générales.
Ressources humaines — Les départements RH sont synonymes de paperasse. En une journée moyenne, ces individus traiteront des documents allant des documents légaux (par exemple, dérogations d'employés, contrats) aux accords avec les fournisseurs. Si votre équipe RH est également impliquée dans le processus de recrutement, cela peut ajouter des matériaux tels que des CV, des lettres d'offre et des accords de nouveaux employés. Plutôt que de rester toute la journée devant le scanner physique, un programme de numérisation de documents de qualité peut rendre rapide et indolore le téléchargement de ces matériaux, leur organisation sur un disque de stockage et leur redistribution au besoin dans toute l'organisation. Cela peut réduire le stress et libérer des plages horaires significatives, tout en aidant les matériaux à arriver là où ils doivent être dans le bon format numérique.
En plus de la paperasse traditionnelle, ces outils peuvent offrir des modules pour les cartes d'identité et les passeports, ce qui peut être utile lors de l'intégration et d'autres vérifications d'employés ou de clients. Ils peuvent également offrir une assistance pour les réclamations d'assurance, les certificats ou d'autres papiers divers qui peuvent entrer en jeu.
Comptabilité — Quelle que soit la taille de votre équipe comptable, ce travail peut impliquer un nombre écrasant de fichiers papier et porter une immense responsabilité liée aux finances de l'entreprise. Une plateforme de logiciel de comptabilité fiable sera très avantageuse pour suivre les chiffres et s'assurer qu'aucun détail n'est manqué dans l'équilibrage des budgets, le calcul des bénéfices, le paiement des fournisseurs et la gestion des salaires. Avec un outil de numérisation de documents, ces individus peuvent trier des piles de factures, de reçus, de chèques signés et d'autres documents financiers, les convertissant en fichiers numériques. À partir de là, les chiffres peuvent être extraits et triés dans leurs feuilles de calcul respectives, et les versions appropriées peuvent être stockées en toute sécurité en tant qu'enregistrements et transférées à différents employés ou clients si nécessaire. Que vous soyez une startup en croissance ou une équipe d'entreprise, cela peut être un atout pour votre équipe comptable et améliorer votre efficacité et votre précision dans toutes les questions financières.
Ventes — De la conclusion d'affaires à la création d'offres gagnantes, les départements des ventes traitent des documents essentiels chaque jour. La transformation numérique a permis à ces équipes d'augmenter leurs chiffres et de conclure des affaires à un rythme plus rapide que jamais. Cela peut provoquer un goulot d'étranglement de papiers et augmenter le risque de mal classer des contrats opportuns ou d'autres informations. Avec une application de numérisation de documents, les représentants commerciaux peuvent capturer, stocker et partager des documents complétés ou ceux nécessitant une révision et une signature où qu'ils soient, que ce soit sur le terrain ou en courant sur le sol des ventes. En chargeant des lots de ces images sur le cloud en un temps record, les représentants commerciaux peuvent passer plus de temps en appels et en réunions avec les clients et moins de temps à traiter la paperasse.
Logiciels et services liés au logiciel de numérisation de documents
Logiciel de capture de documents — Les outils de capture de documents aident à l'extraction d'informations de vos divers documents, qu'ils soient numérisés à partir de papier ou téléchargés/téléchargés à partir de différentes sources. Si vous avez des factures de divers fournisseurs, ces applications peuvent extraire les données les plus pertinentes et les distribuer là où c'est nécessaire (par exemple, logiciel de feuilles de calcul, logiciel de comptabilité). La capture intelligente de documents peut fonctionner main dans la main avec le logiciel de numérisation de documents pour transformer des pages de texte en données partageables et exploitables pour les collègues et les clients ou les mettre en stockage pour des enregistrements personnels et une utilisation ultérieure. Ces outils exploitent des technologies comme la ROC zonale (reconnaissance optique de caractères) pour identifier et extraire les données des champs appropriés. La technologie ROC n'extrait pas seulement les informations mais les rend également recherchables et triables.
Logiciel de conversion de fichiers — Si vous avez des fichiers image de documents commerciaux, qu'ils proviennent de numérisations en lot ou de téléchargements individuels, ces applications vous permettent de les convertir en différents types de fichiers selon vos besoins. Vous pouvez avoir besoin de partager l'image avec des utilisateurs qui n'utilisent pas le même logiciel que vous ou de télécharger des fichiers sur des sites Web qui n'autorisent pas certaines extensions de fichiers. Vous pouvez simplement désirer plusieurs versions de vos documents papier pour une utilisation ultérieure. Ces applications permettent aux utilisateurs de convertir des fichiers avec certaines extensions de fichiers en différents types de fichiers. En plus des images numérisées de documents papier, ces outils peuvent fonctionner avec des fichiers audio, des fichiers vidéo, des photos ou d'autres types de documents. Chaque outil de cette catégorie traite un type spécifique de fichier en un type secondaire particulier, vous pouvez donc avoir besoin de plusieurs solutions pour différents résultats en fonction de vos besoins.
Logiciel de stockage et de partage de fichiers — Une fois que vous avez terminé de traiter vos documents texte, que ce soit avec des plateformes de numérisation numérique ou des dispositifs traditionnels, ces plateformes offrent un stockage sur disque ou dans le cloud afin que vous puissiez organiser, accéder et éditer les fichiers selon vos besoins. Ces solutions offrent des fonctionnalités qui permettent une gestion idéale de ces fichiers, y compris les autorisations des utilisateurs, des dossiers personnalisables et des téléchargements faciles par votre public cible—que ce soit pour collaborer avec des collègues ou partager des documents en lot avec des clients. Vous pouvez envisager un logiciel de gestion de contenu d'entreprise pour une gestion plus robuste et axée sur l'interne des documents.
Logiciel d'automatisation des formulaires mobiles — Tout comme le logiciel de numérisation de documents permet la capture et le traitement mobiles des formulaires papier, le logiciel d'automatisation des formulaires mobiles facilite la création et la distribution de formulaires à l'aide de dispositifs mobiles. Ces formulaires peuvent être utilisés pour extraire des données ou des commentaires précieux et opportuns des employés ou des clients, qui peuvent être facilement accessibles ou transférés numériquement et stockés selon les besoins. Les formulaires distribués via ces outils peuvent inclure n'importe quoi, des bons de travail aux formulaires d'inscription des clients, et peuvent traduire les informations acquises en informations opportunes à l'aide d'analyses. Ces outils, comme les plateformes de numérisation de documents, offrent des fonctionnalités qui peuvent aider votre entreprise à réduire l'utilisation de papier tout en accélérant le travail en lot.
Logiciel d'édition de PDF — Les PDF sont l'un des types de fichiers les plus courants que vous rencontrerez, en particulier en ce qui concerne les factures, les contrats, les CV et des documents similaires. Bien que les produits de numérisation de documents puissent vous aider à prendre des formulaires papier et à les télécharger rapidement en PDF de type scan, le logiciel d'édition de PDF peut transformer ces fichiers en documents modifiables afin que vous puissiez les modifier selon vos besoins pour diverses fins. Si vous numérisez une page papier mais découvrez plus tard un élément d'information manquant, ces outils vous donnent la possibilité de corriger cela sans demander une nouvelle version de la page ou refaire votre numérisation. Vous pouvez également créer de nouveaux PDF à partir de ces plateformes, protéger par mot de passe un certain document ou utiliser un PDF particulier comme modèle prérempli pour une utilisation ultérieure.
