En savoir plus sur Logiciel de comptabilité pour la construction
Qu'est-ce que le logiciel de comptabilité pour la construction ?
Les entreprises de construction de toutes tailles communiquent et travaillent constamment avec des entrepreneurs, des sous-traitants et des équipes sur le terrain, ce qui complique inévitablement les responsabilités de la paie et de la comptabilité. Par conséquent, la comptabilité est l'un des domaines les plus importants dans la construction. Le modèle commercial unique des entreprises de construction—chaque projet est essentiellement sa propre entreprise, avec ses propres revenus, dépenses, paie et éléments mobiles—nécessite un logiciel de comptabilité conçu spécifiquement pour l'industrie de la construction. Ce qui distingue le logiciel de comptabilité pour la construction des logiciels de comptabilité généralisés est une fonctionnalité intégrée de calcul des coûts par projet. Le calcul des coûts par projet qui s'intègre au grand livre général permet le suivi précis, l'utilisation et le réapprovisionnement des ressources de construction.
Le logiciel de comptabilité pour la construction rend compte de la rentabilité de chaque projet et peut même indiquer des facteurs significatifs contribuant à la rentabilité d'un projet. Avec le logiciel de comptabilité pour la construction, les chefs de projet et les entrepreneurs peuvent suivre les données financières des projets et attribuer des données à des projets spécifiques. En fin de compte, le logiciel de comptabilité pour la construction améliore la performance des projets, encourage la visibilité et la transparence des ressources utilisées, et synchronise les informations sur les projets entre tous les acteurs.
Principaux avantages du logiciel de comptabilité pour la construction
- Optimise les tâches comptables ainsi que les tâches opérationnelles basées sur les finances tout au long du cycle de vie du projet de construction
- Connecte les informations et les systèmes via une source de vérité centralisée, réunissant les équipes sur le terrain avec les équipes administratives et comptables
- Fournit un aperçu de la santé financière des projets de construction individuels ou de l'ensemble du portefeuille de projets d'une entreprise de construction
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité pour la construction ?
Le logiciel de comptabilité pour la construction permet aux entreprises de construction et aux entrepreneurs de fonctionner efficacement. Un logiciel de comptabilité pour la construction efficace permet aux entreprises et aux firmes de construction de suivre les aspects financiers des projets de construction. Par exemple, si un projet a déjà atteint la moitié de son budget mais n'a pas terminé la moitié du chantier, alors les comptables et les chefs de projet peuvent mieux aborder les inefficacités et les lacunes avec le logiciel de comptabilité pour la construction. Le logiciel de comptabilité pour la construction rationalise les capacités de reporting et de suivi financiers, intègre pleinement les finances avec la documentation des projets de construction, et fournit des détails financiers historiques qui aideront à identifier, analyser et résoudre les irrégularités. De plus, le logiciel de comptabilité pour la construction facilite le partage des informations financières des projets, pour mieux tenir les parties prenantes informées de l'avancement et de la santé des projets.
Fournit une image complète des finances et des opérations — Met à jour les informations sur les coûts des projets en temps réel, permettant la communication avec le terrain, garantissant que les coûts des projets ne s'écartent pas trop des estimations initiales, et générant des rapports de coûts qui peuvent être utilisés pour la planification de projets futurs. Le logiciel de comptabilité pour la construction enregistre et suit toutes les actions sur un projet de construction qui génèrent, coûtent ou contribuent à l'argent.
Permet une plus grande productivité et un meilleur partage de l'information — Le logiciel de comptabilité pour la construction n'a pas besoin de s'intégrer au logiciel de gestion de projet de construction pour faciliter le flux d'informations. À lui seul, le logiciel de comptabilité pour la construction permet une traçabilité claire des données à des fins d'audit et de gestion de projet. Le logiciel de comptabilité pour la construction offre des processus d'approbation faciles à utiliser, ce qui contribue à réduire les erreurs, à améliorer l'efficacité et à fournir des rapports de coûts précis.
Augmente la confiance potentielle des clients — Avec le logiciel de comptabilité pour la construction, les utilisateurs peuvent resserrer la façon dont ils suivent et enregistrent les composants financiers et opérationnels d'un projet de construction. Cela valide la capacité d'une entreprise à mener à bien un projet de manière opportune et rentable. De plus, le logiciel de comptabilité pour la construction facilite simultanément l'effort manuel pour maintenir les finances d'une entreprise en ordre et aide à impressionner les clients avec des instances de tenue de livres exceptionnelles.
Qui utilise le logiciel de comptabilité pour la construction ?
L'équipe financière ou administrative des entreprises de construction, les entrepreneurs indépendants, les promoteurs fonciers et immobiliers, et les propriétaires ou opérateurs immobiliers commerciaux peuvent utiliser et bénéficier du logiciel de comptabilité pour la construction. Le logiciel de comptabilité pour la construction basé sur le cloud est accessible partout, que ce soit au bureau, sur le chantier ou en déplacement avec des clients. Le logiciel de comptabilité pour la construction facilite la connectivité transparente entre les employés, les membres de l'équipe et les parties prenantes concernées, améliorant la communication et le flux des opérations.
Types de logiciels de comptabilité pour la construction
Les types de projets sur lesquels les entreprises de construction et les entrepreneurs travaillent ainsi que les métiers spécialisés qui sont contractés sur les projets déterminent quelles solutions de comptabilité pour la construction peuvent répondre à ces besoins. La taille des entreprises de construction joue également un rôle dans le type de logiciel de comptabilité pour la construction recherché par les entreprises. Alors que de plus en plus de systèmes de comptabilité pour la construction (en plus d'autres types de logiciels de construction) migrent vers le cloud—pour mieux s'adapter aux réalités de mobilité et de site d'un professionnel de la construction—certaines solutions sont encore proposées comme solutions sur site. Une autre chose à noter : des entreprises de services existent pour rationaliser les processus de formation, de conseil, de mise en œuvre et d'intégration du déploiement du logiciel de comptabilité pour la construction. L'industrie de la construction est une industrie héritée et bien que des solutions automatisées basées sur le cloud aient émergé pour aider à moderniser les entreprises de construction, il n'est pas facile pour ces entreprises de pivoter. Des prestataires de services ont émergé pour combler cet écart, fournissant aux professionnels des ressources humaines qui allègent le fardeau du déploiement et de l'intégration de nouveaux systèmes.
Fonctionnalités du logiciel de comptabilité pour la construction
Les entrepreneurs, les chefs de projet de construction et les comptables de construction utilisent le logiciel de comptabilité pour la construction pour suivre les données financières de chaque projet qu'ils gèrent. Le logiciel de comptabilité pour la construction fournit aux entreprises de construction une solution de gestion financière spécifique à l'industrie qui gère efficacement le calcul des coûts par projet en plus des fonctionnalités de grand livre général et de paie. Les fonctionnalités suivantes sont des modules comptables de base que l'on peut trouver dans toute solution de comptabilité pour la construction :
Paie de construction — La paie est un composant nécessaire pour gérer efficacement les entrepreneurs et les travailleurs de la construction. Le logiciel de comptabilité pour la construction garantit que la paie d'une entreprise est conforme aux réglementations établies par les agences fédérales et étatiques, la conformité des minorités à l'égalité des chances (EEO), multi-états et multi-localités, les avantages automatisés, et les syndicats.
Facturation et approvisionnement pour la construction — La facturation est un autre élément important que les entreprises de construction doivent enregistrer et suivre avec précision. La fonctionnalité de facturation de construction d'une solution de comptabilité pour la construction doit être capable de générer et de suivre les factures pour le temps et les matériaux, fournir une visibilité complète sur la tenue des livres, suivre à la fois les coûts estimés et réels des projets, et générer des formulaires de facturation standardisés de l'American Institute of Architects (AIA). Certaines solutions de comptabilité pour la construction intègrent également une fonctionnalité de gestion des équipements, qui permet de suivre tous les actifs physiques ou équipements empruntés pour se conformer aux réglementations de l'IRS.
Grand livre général — Un logiciel de comptabilité pour la construction efficace fournit un moyen facile de générer et de gérer les grands livres généraux ainsi que tous les rapports financiers pertinents qui peuvent aider à prendre des décisions commerciales éclairées.
Comptabilité de projet — La comptabilité de projet permet aux chefs de projet et aux comptables de construction de suivre les revenus et les coûts alloués à un projet de construction. Des rapports de projet peuvent être générés pour aider les entreprises à comprendre si un projet est sur la bonne voie ou non. Ces rapports de projet peuvent inclure tout, de la surfacturation ou sous-facturation, des coûts estimés par rapport aux coûts réels et du suivi de la production, et de l'analyse des flux de trésorerie.
Intégration ou compatibilité avec d'autres systèmes de construction — Bien que le logiciel de comptabilité pour la construction puisse exister et fonctionner seul, cela dépend de la taille d'une entreprise de construction ou des types de projets que l'entreprise contracte. Un logiciel conçu pour s'intégrer à d'autres solutions de construction aide à rationaliser tous les flux de travail et à réduire les lacunes dans la communication ou les transferts.
Prévision — Le logiciel de comptabilité pour la construction qui enregistre et stocke efficacement les données et les résultats financiers crée un enregistrement historique des coûts et des tendances des projets. Cet enregistrement historique peut être utilisé pour mieux prévoir et prédire des projets similaires à l'avenir. Cela aide les entreprises de construction à maintenir et à assurer la rentabilité des projets futurs.
Tendances liées au logiciel de comptabilité pour la construction
Le logiciel de comptabilité pour la construction est juste un système de plus qui aide les entreprises de construction à assurer la rentabilité, à faciliter la confiance des parties prenantes, à mieux surveiller les coûts et les finances, et à rester compétitives alors que les entreprises de construction se disputent contre d'autres lors de l'étape de préqualification. Le logiciel de comptabilité pour la construction est également spécifique à l'industrie, ce qui rassure les entreprises de construction et les comptables qu'ils n'auront pas besoin de consacrer autant de temps à des fonctions importantes comme la conformité et le suivi des audits.
Beaucoup des tendances qui impactent le marché du logiciel de comptabilité pour la construction tournent autour des types de projets qui attirent l'attention des entreprises de construction ; plus d'attention est accordée à la façon dont les systèmes de construction en général peuvent mieux s'aligner et communiquer entre eux. Par exemple, la construction d'infrastructures et d'autoroutes d'État sont des projets impactés par le financement et l'impact politique ; le besoin d'innovation au sein des solutions de comptabilité pour la construction pour compenser une aubaine d'offre de travailleurs ou le calcul de matériaux de construction uniques sont bien moins importants que des projets tels que la construction solaire et énergétique.
L'ensemble de l'industrie de la construction réalise la nécessité de tirer parti des technologies avancées (comme la modélisation de l'information du bâtiment et les solutions basées sur le cloud) ce qui a augmenté le développement de la technologie GPS ou des drones pour améliorer les opérations de bureau, de chantier et spécifiques aux projets. Les fournisseurs de logiciels de comptabilité pour la construction reconnaissent l'impact positif qui vient avec la fourniture d'une intégration rationalisée avec d'autres types de logiciels de construction. Tout progrès et développement réalisé sur le front du logiciel de comptabilité pour la construction ne signifiera pas grand-chose si ce logiciel ne peut pas partager des informations sur les coûts ou les projets avec, par exemple, une solution de gestion de projet de construction ou de planification des ressources d'entreprise (ERP) de construction.
Problèmes potentiels avec le logiciel de comptabilité pour la construction
Taille de l'entreprise — Les besoins et les exigences d'une petite entreprise de construction ne sont pas les mêmes que ceux d'une grande entreprise de construction. Certaines solutions de comptabilité pour la construction conviennent mieux à une petite entreprise qui entreprend des projets moins technologiques ; il en va de même pour les solutions qui conviennent mieux aux grandes entreprises qui entreprennent des projets comme des entrepôts et des centres de distribution pour des géants de la technologie. Les acheteurs doivent être capables de déterminer quel logiciel de comptabilité facilitera le travail de leur équipe comptable (ou personne).
Soutien du fournisseur — Le soutien du fournisseur est crucial pour garantir que les solutions de comptabilité pour la construction déployées justifient l'investissement de l'entreprise. Indépendamment des avantages immédiats et à court terme qu'un système de comptabilité pour la construction peut apporter à une entreprise de construction, si un soutien du fournisseur soutenu (pour le soutien à long terme et le soutien initial à la formation et à l'intégration) n'est pas fourni, alors les entreprises de construction se retrouveront avec un système coûteux et sophistiqué qui peut être tout aussi ardu et inefficace que leurs anciens systèmes hérités.
Communication et collaboration — Si la base de données qu'un logiciel de comptabilité pour la construction fournit ou contribue n'est pas centralisée, alors le nombre et les types de rapports générés ne servent à rien. Si le logiciel de comptabilité pour la construction ne s'intègre pas facilement avec d'autres systèmes de construction existants, alors le logiciel ne peut pas être aussi efficace que prévu. Les acheteurs doivent poser des questions sur les intégrations et les niveaux d'accès des utilisateurs lors de la recherche d'un logiciel de comptabilité pour la construction approprié pour tirer le meilleur parti de leur investissement.
Logiciels et services liés au logiciel de comptabilité pour la construction
Le logiciel de comptabilité pour la construction est utilisé tout au long du cycle de vie d'un projet de construction. Il tient les entreprises et les entrepreneurs responsables des coûts sur un chantier et avec les parties prenantes. Le logiciel peut être utilisé en tandem avec d'autres solutions spécifiques à la construction :
Gestion de projet de construction — Le logiciel de gestion de projet de construction permet aux chefs de projet, aux parties prenantes et aux entrepreneurs de rester sur la même longueur d'onde à mesure qu'un projet progresse. Le logiciel de gestion de projet de construction rationalise la collaboration et la communication, permet le reporting en temps réel et la documentation de l'activité sur le chantier, et facilite la diffusion et le suivi des affectations et des tâches. Lorsque le logiciel de gestion de projet de construction est utilisé aux côtés du logiciel de comptabilité pour la construction, les deux solutions permettent aux entreprises de construction de réduire les inefficacités, de s'assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet, et de créer un enregistrement historique de toutes les activités.
Estimation de la construction — Le logiciel d'estimation de la construction est utilisé davantage dans la phase de pré-construction d'un projet de construction. Les chefs de projet dépendent du logiciel d'estimation de la construction pour élaborer et livrer des estimations de coûts et d'offres avant le début d'un projet de construction. Ils se tourneront ensuite vers ces estimations générées tout au long de la durée d'un projet pour déterminer où les coûts sont sur ou sous-dépensés à mesure que l'activité sur le chantier commence.
Gestion des coûts de projet — Le logiciel de gestion des coûts de projet suit et rend compte de la rentabilité des grands projets comme les bâtiments commerciaux, les usines, les entrepôts et les portefeuilles de bâtiments. Les chefs de projet utilisent le logiciel de gestion des coûts de projet pour s'assurer que leurs dépenses ne dépassent pas leurs budgets et que leur projet reste rentable. Les comptables de construction peuvent utiliser le logiciel de gestion des coûts de projet pour surveiller les coûts individuels et globaux des projets de construction au sein du portefeuille de leur entreprise ainsi que pour suivre les ressources humaines et physiques utilisées pendant les projets.
Gestion des offres — Le logiciel de gestion des offres permet la création et le partage d'offres, de demandes de propositions (RFP) et de demandes de soumissions (RTT), qui sont cruciales pour l'embauche et la gestion des entrepreneurs et des ressources physiques. Les comptables de construction et les chefs de projet peuvent consulter les rapports générés concernant les offres pour les entrepreneurs et les ressources, pour mieux identifier et comprendre les tendances des coûts ainsi que pour connecter les estimations de dépenses avec les dépenses réelles.
