En savoir plus sur Logiciel de suivi des actifs
Qu'est-ce que le logiciel de suivi des actifs ?
Le logiciel de suivi des actifs gère les emplacements physiques et la disponibilité des actifs fixes et des équipements. Les entreprises à forte intensité d'actifs utilisent des solutions de suivi des actifs pour optimiser les flux de travail pour l'allocation des actifs, améliorer la gestion des stocks et surveiller l'état de leurs actifs. Ce logiciel aide les organisations à localiser et remplacer les actifs physiques perdus ou manquants et ceux qui ne peuvent plus être utilisés ou n'ont plus de valeur.
Quels types de logiciels de suivi des actifs existent ?
Les outils de suivi des actifs sont très similaires, et il existe très peu de variations de ce type de logiciel, les plus importantes étant :
Autonome ou add-ons
Le logiciel de suivi des actifs est fourni en tant que produit autonome ou dans le cadre d'un logiciel de GMAO ou de gestion des actifs d'entreprise (EAM). Lorsqu'il est livré séparément, le logiciel de suivi des actifs est intégré à d'autres logiciels de gestion des actifs.
Agnostique de l'industrie ou axé sur un secteur vertical
Bien que la plupart des outils de suivi des actifs offrent des fonctionnalités similaires, certains d'entre eux se concentrent sur des industries spécifiques telles que la fabrication ou le pétrole et le gaz.
Quelles sont les fonctionnalités communes du logiciel de suivi des actifs ?
Crée des registres d'actifs (ou listes d'actifs) : Les registres d'actifs (ou listes d'actifs) sont des listes complètes des ressources physiques d'une entreprise ou d'une entité. Le logiciel de suivi des actifs aide à lister et suivre la date d'achat des actifs, à calculer leur valeur et à identifier leurs emplacements physiques à tout moment.
Gère les catégories d'actifs : Lorsqu'un actif est acheté, vendu ou n'a plus de valeur, il doit être correctement enregistré sur le bilan et les états de flux de trésorerie d'une organisation. C'est pourquoi le logiciel de suivi des actifs doit avoir la capacité de classer et gérer différentes catégories d'actifs, telles que fixes, courants et non courants. Selon le type d'actif qu'une entreprise possède, il peut être enregistré comme une entrée de trésorerie, une sortie ou entièrement radié du bilan s'il n'a plus de valeur monétaire.
Suit divers types d'actifs à travers plusieurs emplacements physiques : Le logiciel de suivi des actifs peut suivre le mouvement physique des actifs en les étiquetant avec plusieurs technologies. Ces technologies d'étiquetage incluent généralement des étiquettes RFID, des codes QR et des codes-barres. Lorsqu'une étiquette d'actif est scannée, son emplacement et l'utilisateur qui l'a vérifiée sont mis à jour et stockés dans le logiciel, ce qui montre exactement où chaque actif se trouve et a été. Cette fonctionnalité aide la direction à examiner les mouvements d'actifs précédents pour la planification future et l'amélioration continue.
Inclut la technologie du système d'information géographique (SIG) pour suivre les actifs : Le SIG collecte et analyse de nombreux types de données pour créer des visualisations à l'aide de cartes. Ces cartes contiennent des emplacements, des itinéraires, des caractéristiques géographiques et d'autres informations spatiales que les gestionnaires d'actifs peuvent utiliser pour une analyse approfondie des données afin de découvrir des modèles, résoudre des problèmes et prendre des décisions plus intelligentes.
Quels sont les avantages du logiciel de suivi des actifs ?
Le logiciel de suivi des actifs offre de nombreux avantages à ses utilisateurs au sein d'une organisation avec des actifs fixes, numériques ou informatiques étant stockés et transférés entre des emplacements physiques. Certains des avantages les plus importants sont ci-dessous.
Registres d'actifs précis : Ce logiciel aide à maintenir une liste détaillée des actifs de l'entreprise, qui inclut des informations pertinentes sur les actifs, telles que le propriétaire, l'emplacement, l'état actuel et le statut de la garantie. Ce registre permet à l'entreprise de connaître en permanence la valeur actuelle, le prix, le statut et la dépréciation de chaque actif, pour n'en nommer que quelques-uns.
Réduction des coûts : Le logiciel de suivi des actifs réduit les coûts en mettant en œuvre une maintenance proactive sur les actifs qui nécessiteraient autrement des montants de capital plus importants s'ils échouaient à l'avenir. Ce logiciel peut également surveiller l'état et l'emplacement des actifs pour aider à prévenir le vol par les employés et comptabiliser automatiquement les actifs fantômes et les retirer du grand livre général (GL). Cet avantage aide à éviter le surpaiement des taxes et le remplacement inutile des actifs.
Amélioration de la gestion des stocks : Le logiciel de suivi des actifs aide à compter automatiquement les stocks et à automatiser l'achat de plus de marchandises lorsqu'un niveau de stock bas est déclenché. Cela aide à réduire les comptages manuels des stocks, qui sont chronophages, coûteux et ouvrent la porte à des erreurs de comptage potentielles ou à des informations inexactes dues à des erreurs humaines.
Visibilité accrue : Le logiciel de suivi des actifs donne aux gestionnaires et aux travailleurs la visibilité nécessaire pour augmenter la productivité et l'efficacité et réduire à la fois la perte de biens et le temps de recherche à mesure que les articles passent par toutes les étapes des opérations quotidiennes. Il aide également à localiser, gérer et suivre les actifs, les personnes et les équipements dans le monde entier. Cette visibilité rationalise et automatise les flux de travail et les processus qui réduisent les temps d'arrêt, les déchets tout en améliorant la productivité.
Amélioration de la précision des données : Les données collectées et analysées grâce au logiciel de suivi des actifs peuvent aider les gestionnaires à prendre des décisions éclairées et à identifier les opportunités et les inefficacités dans les processus. Ce logiciel aide à cela en collectant et en analysant des données en temps réel tout en les gardant contenues et accessibles via un référentiel central unique.
Qui utilise le logiciel de suivi des actifs ?
Tous les employés qui utilisent ou gèrent des actifs et des équipements peuvent bénéficier de l'utilisation de ce type de logiciel, mais le suivi des actifs est essentiel pour les rôles suivants :
Gestionnaires d'actifs : Ce type de logiciel est utilisé par les techniciens de maintenance et les superviseurs pour le suivi des actifs. Cela inclut l'emplacement physique des équipements et des outils, leur valeur, leur statut et les informations de garantie. Le travail de maintenance repose sur les registres d'actifs et le positionnement SIG fourni par les solutions de suivi des actifs. Un suivi précis améliore la gestion de la maintenance et réduit les temps d'arrêt.
Techniciens de terrain : Les employés responsables des activités de service sur le terrain peuvent utiliser le suivi des actifs pour gérer la disponibilité des actifs et leurs emplacements physiques. Dans certains cas, comme les services de gestion des installations, les techniciens de service sur le terrain ne peuvent pas effectuer de maintenance sans outils et équipements, ce qui rend le suivi des actifs essentiel pour leur travail.
Gestionnaires des opérations : Les gestionnaires de production et d'entrepôt utilisent le suivi des actifs pour rationaliser les opérations en fonction de la disponibilité de chaque équipement. Par exemple, les chariots élévateurs sont utilisés pour décharger les camions et déplacer des articles lourds entre les emplacements d'un entrepôt. Étant donné que les entreprises de logistique disposent d'un nombre limité de chariots élévateurs, les gestionnaires d'entrepôt doivent optimiser leur performance en planifiant et en surveillant leur utilisation.
Comptables: Les comptables peuvent également utiliser le logiciel de suivi des actifs pour la dépréciation des actifs ou les changements de valeur des actifs au cours de leur cycle de vie. Les actifs et leur maintenance sont un élément critique du coût total des produits et services.
Quelles sont les alternatives au logiciel de suivi des actifs ?
Les alternatives au logiciel de suivi des actifs peuvent remplacer ce type de logiciel, soit partiellement, soit entièrement :
GMAO: La GMAO est une bonne alternative lorsque les acheteurs ont besoin de fonctionnalités pour la gestion du cycle de vie des actifs, pas seulement pour le suivi des actifs. Utiliser la GMAO uniquement pour le suivi des actifs n'est pas recommandé. La seule exception est lorsqu'une entreprise utilise la GMAO dans plusieurs emplacements, et que certains d'entre eux n'utilisent le système que pour le suivi des actifs.
Logiciel de gestion des actifs informatiques: Les départements informatiques peuvent théoriquement utiliser le logiciel de suivi des actifs mais bénéficieraient davantage de l'adoption de solutions de gestion des actifs informatiques conçues pour leurs besoins spécifiques. Outre le suivi, les actifs informatiques tels que le matériel et les logiciels nécessitent des mises à jour régulières et des politiques et procédures liées à la confidentialité et à la sécurité.
Logiciel de suivi des outils: Le logiciel de suivi des outils est une version allégée du suivi des actifs, qui aide les entreprises à suivre les petits équipements et outils plutôt que les actifs fixes. Par exemple, une entreprise de nettoyage doit suivre des outils comme des aspirateurs, des nettoyeurs haute pression ou des machines de nettoyage de sol.
Logiciel de suivi de flotte: Bien que les véhicules soient des actifs fixes, les suivre est un défi car ils sont toujours en mouvement. Le SIG est donc essentiel pour surveiller les véhicules ainsi que les conducteurs en temps réel. De plus, les entreprises doivent suivre le kilométrage des véhicules pour déterminer leur performance et planifier la maintenance préventive.
Logiciels liés au logiciel de suivi des actifs
Les solutions connexes qui peuvent être utilisées avec le logiciel de suivi des actifs incluent :
Logiciel de contrôle des stocks: Outre les actifs et les équipements, les entreprises doivent également gérer l'inventaire des pièces de rechange et des accessoires nécessaires à la maintenance et aux réparations. La gestion des stocks est cruciale lorsque les entreprises ont plusieurs emplacements avec un volume élevé de stocks.
Logiciel de gestion d'atelier: Ce type de logiciel se concentre sur les besoins des petits fabricants avec des opérations de base telles que l'assemblage et le kitting. L'équipement utilisé par ces entreprises n'est pas assez complexe pour justifier un investissement dans un logiciel de GMAO, ce qui rend le suivi des actifs le choix optimal.
Logiciel de calibration: Les employés utilisent le logiciel de calibration pour s'assurer que les équipements et outils fonctionnent dans les paramètres standard définis par le fabricant des actifs. La calibration nécessite des outils de mesure qui peuvent également être gérés à l'aide du logiciel de suivi des actifs.
Logiciel de gestion des services sur le terrain: Les entreprises qui utilisent des actifs pour les opérations sur le terrain doivent intégrer leur logiciel de suivi des actifs avec la gestion des services sur le terrain. Cela permet aux répartiteurs de planifier le travail en fonction de la disponibilité de leurs actifs et techniciens.
Défis avec le logiciel de suivi des actifs
Les solutions de logiciel de suivi des actifs peuvent présenter leur propre ensemble de défis, les plus importants étant :
Portée étroite du logiciel : Bien que le logiciel de suivi des actifs soit la meilleure option pour les PME, certaines entreprises dépassent ce type de logiciel et doivent le remplacer par des systèmes de gestion des actifs plus avancés tels que les solutions de GMAO ou EAM.
Intégration : Le suivi des actifs doit s'intégrer à plusieurs types de logiciels, de l'ERP et de la comptabilité au contrôle des stocks et à la gestion des services sur le terrain. Les solutions cloud ou SaaS sont plus faciles à intégrer via des API, mais les outils ERP et de suivi des actifs peuvent encore être utilisés sur site, rendant l'intégration difficile.
Quelles entreprises devraient acheter un logiciel de suivi des actifs ?
Toute entreprise qui utilise des équipements et des outils peut utiliser ce type de logiciel, mais il est principalement bénéfique pour les entreprises à forte intensité d'actifs, telles que :
Fabricants : Les entreprises de fabrication utilisent des actifs pour la production et doivent savoir quels actifs sont utilisés où et comment. La planification des opérations de production dépend beaucoup de la disponibilité de l'équipement nécessaire pour fabriquer des biens.
Détaillants : Les détaillants et les distributeurs dépendent d'équipements tels que les chariots élévateurs pour s'assurer que les magasins sont approvisionnés efficacement. Il est également essentiel que les détaillants surveillent l'utilisation des actifs à travers plusieurs emplacements tels que les magasins et les entrepôts.
Fournisseurs de services de réparation : Les entreprises de services professionnels qui se concentrent sur la maintenance et les réparations doivent suivre les outils et équipements utilisés pour effectuer le travail. Dans certains cas, elles peuvent également surveiller les actifs de leurs clients.
Quel est le coût du logiciel de suivi des actifs ?
Les coûts directs comprennent les licences logicielles, la mise en œuvre, la personnalisation, le support et les services. Les coûts indirects se réfèrent à l'impact financier de la migration vers un nouveau système et aux dépenses associées au logiciel. Par exemple, les acheteurs peuvent avoir besoin d'acheter des appareils mobiles robustes ou des lecteurs de codes-barres pour optimiser l'utilisation de leur logiciel de suivi des actifs.
Retour sur investissement (ROI)
Un ROI positif est atteint lorsque les avantages dépassent les coûts du système. Pour calculer le ROI, les acheteurs doivent estimer la valeur numérique des avantages, puis la comparer au coût total. Par exemple, si les techniciens passent moins de temps à chercher des équipements, le bénéfice réalisé peut être estimé en multipliant le temps économisé en heures et le salaire moyen par heure.
Mise en œuvre du logiciel de suivi des actifs
Comment le logiciel de suivi des actifs est-il mis en œuvre ?
Selon la complexité du système, le suivi des actifs peut être mis en œuvre par les équipes internes des acheteurs ou par la collaboration avec le fournisseur et ses partenaires. Les entreprises moyennes et grandes avec plusieurs emplacements bénéficient de l'utilisation d'une approche par étapes pour la mise en œuvre. Cela signifie que chaque site est mis en œuvre selon un calendrier prédéterminé, pas en même temps.
Qui est responsable de la mise en œuvre du logiciel de suivi des actifs ?
L'équipe de mise en œuvre doit toujours inclure les gestionnaires d'actifs de l'acheteur et les chefs de projet du fournisseur. Les gestionnaires informatiques et d'autres cadres peuvent également être impliqués, ainsi que des consultants externes ayant une expérience de la mise en œuvre.
À quoi ressemble le processus de mise en œuvre pour le logiciel de suivi des actifs ?
L'équipe de mise en œuvre travaille en étroite collaboration avec le fournisseur pour planifier le déploiement. Le plan inclut des étapes telles que la migration des données, les tests logiciels, la formation et la date de mise en service. Toutes les données d'actifs des systèmes précédents ou des sources de données sont consolidées et nettoyées avant d'être importées dans le nouveau système.
Quand devriez-vous mettre en œuvre le logiciel de suivi des actifs ?
Bien qu'il n'y ait pas de moment idéal pour mettre en œuvre le suivi des actifs, il est recommandé que les acheteurs évitent les périodes de pointe lorsque les actifs sont utilisés à pleine capacité. L'entreprise ne peut pas se permettre de perturber ses opérations. Le moment de la mise en œuvre du suivi des actifs dépend également d'autres projets de déploiement de logiciels. Par exemple, une entreprise déployant un système de GMAO ou EAM dans plusieurs emplacements et un outil de suivi des actifs séparé dans un autre site devrait synchroniser la mise en œuvre à travers toutes les unités commerciales.
Tendances du logiciel de suivi des actifs
Consolidation du marché
De nombreux produits de logiciel de suivi des actifs évoluent soit en solutions de GMAO, soit sont acquis par des fournisseurs de GMAO.
Comment acheter un logiciel de suivi des actifs
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de suivi des actifs
Les exigences doivent se concentrer sur la fonctionnalité de suivi des actifs, pas sur des fonctionnalités plus larges pour la gestion et la maintenance des actifs. Les fonctionnalités spécifiques à l'industrie sont également importantes, telles que les applications mobiles pour le service sur le terrain ou l'intégration avec les systèmes ERP pour la fabrication.
Comparer les produits de logiciel de suivi des actifs
Créer une liste longue
Une liste longue inclut les logiciels qui fournissent des fonctionnalités de base pour le suivi des actifs, telles que la gestion des stocks, les ordres de travail, le balayage de codes-barres, et les registres d'actifs et l'historique de maintenance.
Créer une liste courte
La liste courte peut être créée en éliminant des produits de la liste longue en fonction de divers critères. Par exemple, le suivi SIG n'est pas toujours inclus, et les techniciens de terrain ont besoin d'applications mobiles qui peuvent être utilisées en ligne et hors ligne. Les acheteurs peuvent également utiliser des références et des avis d'utilisateurs pour éliminer des produits de la liste longue.
Réaliser des démonstrations
Une démonstration doit se concentrer sur la fonctionnalité critique pour l'acheteur, pas sur les fonctionnalités génériques fournies par la plupart des solutions de suivi des actifs. Idéalement, les acheteurs devraient voir comment le système gère des opérations similaires aux leurs. Suivre des actifs dans un seul emplacement peut être très différent de la surveillance d'équipements utilisés sur le terrain.
D'autres facteurs à considérer sont la facilité d'utilisation du système, sa compatibilité avec le matériel tel que les lecteurs de codes-barres, ou la capacité à générer des rapports personnalisés.
Sélection du logiciel de suivi des actifs
Choisir une équipe de sélection
L'équipe de sélection inclut les gestionnaires d'actifs et les membres de l'équipe de maintenance qui utiliseront le logiciel. Selon l'industrie de l'acheteur, d'autres gestionnaires peuvent être impliqués, tels que les gestionnaires de production dans la fabrication ou les gestionnaires de projet dans les services professionnels.
Négociation
Bien que le prix et les incitations comme les remises puissent être essentiels dans la négociation, la fonctionnalité doit primer sur le coût. Un logiciel qui ne couvre pas les principales exigences de l'acheteur peut être abordable, mais l'entreprise peut avoir besoin d'investir dans une technologie supplémentaire. Par exemple, si la solution ne fournit pas de suivi SIG, l'acheteur devra acheter un logiciel séparé pour le SIG.
Décision finale
Les gestionnaires d'actifs doivent prendre la décision finale en sélectionnant le logiciel qui offre les meilleures fonctionnalités pour l'entreprise.