Mejor Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
El software de gestión de portafolio de aplicaciones permite a los usuarios administrativos unificar aplicaciones locales y SaaS para eliminar sistemas redundantes y mejorar la organización y la eficiencia. Estas herramientas proporcionan una consola para mapear el panorama de aplicaciones de una organización. El software ayuda a los usuarios a estandarizar tecnologías, racionalizar casos de uso y alinear acuerdos de nivel de servicio. Se integran con datos de las aplicaciones en uso para ayudar a los gerentes de TI a identificar el valor de una aplicación, reducir la superposición tecnológica y mitigar riesgos. Las herramientas presentan el panorama en un modelo de flujo de trabajo o mapeo, lo que permite a los usuarios agrupar tecnologías por uso o departamento y visualizar todo el conjunto de software y servicios de su empresa.
Existe una fuerte relación entre las soluciones de gestión de portafolio de aplicaciones y el software de arquitectura empresarial. La diferencia radica en el hecho de que las herramientas de gestión de portafolio de aplicaciones están orientadas a alinear las tecnologías en uso, mientras que las herramientas de arquitectura empresarial están inclinadas hacia la planificación de proyectos y la gestión de la ejecución tecnológica, políticas y organización.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Portafolio de Aplicaciones, un producto debe:
Mapear visualmente las aplicaciones en uso Rastrear el uso de aplicaciones para cada equipo Clasificar las aplicaciones según su valor para los objetivos empresariales Identificar redundancias, superposiciones e ineficiencias organizativasDestacado Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones de un vistazo
G2 se enorgullece de mostrar reseñas imparciales sobre la satisfacción de user en nuestras calificaciones e informes. No permitimos colocaciones pagadas en ninguna de nuestras calificaciones, clasificaciones o informes. Conozca nuestras metodologías de puntuación.
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Más Información Sobre Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
¿Qué es el Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones?
El software de gestión de portafolio de aplicaciones permite a las empresas ver qué tipos de aplicaciones de software están en su arquitectura empresarial para reducir la redundancia y el costo. Las empresas utilizan una colección de software para optimizar sus capacidades comerciales, como mejorar la eficiencia operativa, ganar mercados clave o agilizar costos. La gestión de portafolio de aplicaciones es la práctica de identificar, monitorear y gestionar el ciclo de vida de las aplicaciones para lograr objetivos comerciales y maximizar el retorno de la inversión (ROI) para el presupuesto de TI.
El término gestión de portafolio de aplicaciones, también conocido como gestión de portafolio de TI, es muy similar a la gestión de portafolio de inversiones. Las empresas financieras gestionan activamente su portafolio de inversiones para reducir el riesgo de grandes pérdidas financieras. De manera similar, las empresas necesitan gestionar activamente su portafolio de aplicaciones comerciales para evitar sobrecostos de software y desperdicio de recursos. Es importante construir y mantener un portafolio tecnológico que ahorre costos y que contribuya activamente a los objetivos comerciales. A medida que la demanda de software continúa aumentando, el software de gestión de portafolio de aplicaciones ayuda a las empresas a eliminar software infrautilizado y priorizar aplicaciones críticas para la misión.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones?
Las siguientes son algunas características principales dentro de la gestión de portafolio de TI que pueden ayudar a los usuarios a gestionar su inventario de software:
Descubrimiento de software: Las soluciones de gestión de portafolio de aplicaciones necesitan descubrir automáticamente cada software en todos los dispositivos y la nube. Esto incluye software local y aplicaciones SaaS. La entrada manual de software es ineficiente y no refleja datos en tiempo real.
Categorización de software: Aunque el usuario puede categorizar el software manualmente, las herramientas de gestión de portafolio de aplicaciones deben etiquetar automáticamente el software en diferentes categorías. Esto permite a las empresas identificar redundancias y brechas para cada tipo de software.
Mapeo de software: No hay mejor manera de entender las pilas de TI que mapear todo el software y conectarlo a proyectos y equipos. La visualización permite a los gerentes de TI ver qué software se utiliza, quién lo está utilizando y con qué propósito.
Utilización de software: Los gerentes de TI necesitan entender cómo se está utilizando cada software y por cuánto tiempo se está utilizando. El software infrautilizado podría estar desactualizado o no se proporciona suficiente capacitación para usar el software. El software sobreutilizado puede arriesgar problemas de cumplimiento de licencias. Estos problemas no pueden gestionarse sin datos de utilización.
Benchmark de software: El software avanzado de gestión de portafolio de aplicaciones recopila datos de comparación y envía encuestas a los usuarios para clasificar todo el software según la satisfacción del usuario, el rendimiento y la contribución a los objetivos comerciales. Esto permite a los gerentes de TI ver qué software es importante y cuál no lo es.
Análisis financiero: Algunas soluciones tienen capacidades de gestión de activos de software que contabilizan el costo total de propiedad (TCO). Esta es la suma de todos los costos directos e indirectos incurridos por ese software y es una parte crítica del cálculo del ROI. Las empresas pueden identificar el costo real del software analizando el costo inicial (software, hardware, migración, capacitación, implementación, licencia, personalización), los costos operativos (mantenimiento, actualizaciones, depreciación, tiempo de inactividad, soporte, seguridad) y el costo de retiro (exportación de datos, archivo de datos, licencias inactivas). Una transformación digital exitosa debe tener gestión de riesgos para prevenir sobrecostos.
Identificación de oportunidades: Después de recopilar y analizar todos los datos, el software de gestión de portafolio tecnológico proporcionará informes con áreas donde las empresas pueden ahorrar dinero, reinvertir en software existente o comprar nuevo software que llene la brecha de capacidad. El objetivo final es alinear la pila de software con los objetivos comerciales, no solo obtener reembolsos y recortar el software infrautilizado.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones?
Aumentar la visibilidad: Los tomadores de decisiones tienen acceso inmediato a datos en tiempo real sobre el panorama de TI desde una única fuente de verdad. La mayoría de las soluciones también tienen informes y diagramas preconstruidos en un panel central para mostrar el estado actual de todo el software. Esto no solo acelera el proceso de toma de decisiones, sino que permite una comunicación clara.
Reducir el riesgo: Las soluciones de gestión de portafolio de TI reducen los riesgos de transformación al entender cuándo, dónde, cómo y por qué hacer cambios en el portafolio de software. Los informes de mapeo visual y dependencia permiten cambios consistentes y transparentes.
Reducir los costos de TI: Una práctica bien establecida de gestión de portafolio de aplicaciones alineará el gasto de TI con la estrategia empresarial, mantendrá las capacidades requeridas y descubrirá nuevas demandas. Al evitar invertir en sistemas y software redundantes, los gerentes de TI liberan recursos que pueden usarse para adquirir nuevas capacidades.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones?
Gerentes de TI: El equipo que más utiliza la solución de gestión de portafolio de aplicaciones sería el equipo de TI, ya que gestionan el inventario de software. Sabrán qué software comprar, retirar y reinvertir. Además, pueden usar los informes de gestión de portafolio de TI para comunicar mejor el estado del inventario de software con otros interesados.
Equipo de compras: El equipo de compras utiliza el software de gestión de portafolio de aplicaciones para la negociación de compras de software. Por ejemplo, al entender qué software está infrautilizado, el equipo de compras puede negociar para el reembolso o un precio más bajo.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con las herramientas de gestión de portafolio tecnológico incluyen:
Software de gestión de activos de software (SAM): Este tipo de software documenta y gestiona las licencias de software locales utilizadas por una empresa. Las empresas utilizan el software SAM para complementar la gestión de portafolio de aplicaciones para la gestión de contratos y licencias.
Software de gestión de operaciones SaaS: El software de gestión de operaciones SaaS gestiona productos SaaS para proporcionar a las empresas un mayor control y visibilidad sobre sus portafolios SaaS.
Desafíos con el Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Gestión a largo plazo: La gestión de portafolio de TI no es una racionalización de aplicaciones de una sola vez que se centra en el costo y los problemas técnicos a corto plazo. Limpiar el panorama de software solo una vez y luego olvidarlo resultará en que los mismos problemas reaparezcan en el futuro. Las empresas necesitan adoptar un enfoque de ciclo de vida. Es necesario un monitoreo regular del uso técnico y comercial de las aplicaciones y evaluar opciones futuras para alinear el portafolio con los objetivos comerciales.
Entender las dependencias: Las aplicaciones no deben juzgarse como independientes, sino como un paisaje. Los gerentes de TI necesitan considerar las dependencias entre las aplicaciones y los negocios que apoyan. El análisis de dependencias mostrará la complejidad, los riesgos y el valor comercial del paisaje de aplicaciones. Reemplazar o retirar una aplicación de forma aislada resulta en consecuencias no deseadas que impactan a otros equipos y aplicaciones.
Determinar métricas objetivas: No hay una estrategia o métrica que pueda reflejar con precisión el valor de cada aplicación. Pero, por otro lado, preguntar a los usuarios cuán valiosa es cada aplicación es extremadamente sesgado. En su lugar, los gerentes de TI necesitan estudiar casos de uso que identifiquen las cadenas de valor y los flujos de trabajo de la aplicación. Esto muestra cómo las aplicaciones apoyan las funcionalidades comerciales y técnicas para productos y clientes. Luego, el equipo de TI puede evaluar la aplicación con métricas adecuadas que sean relevantes para estas funcionalidades y también puede descubrir nuevos usos potenciales.
Cómo Comprar Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Comprar una solución de gestión de portafolio de aplicaciones puede ser complicado según la infraestructura existente y la compatibilidad del software. Muchas veces, al comprar soluciones de gestión de portafolio de aplicaciones, las empresas han encontrado problemas de sobrecostos de software, por lo que el deseo de hacer una compra rápida mientras hay interés y presión corporativa puede ser fuerte. Sin embargo, la compra de software empresarial requiere dedicación y tiempo. Si a la empresa no le gusta el software después de la compra, cambiar a otro software es costoso y lleva tiempo.
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Las empresas deben tener un buen entendimiento de por qué necesitan soluciones de gestión de portafolio de TI. Además de razones simples como obtener visibilidad en el panorama de aplicaciones, generalmente hay razones más profundas por las que la empresa necesita esta capacidad.
Una solución de gestión de portafolio de aplicaciones dedicada al equipo de finanzas podría ser muy diferente a la dedicada al equipo de compras, y su suposición sobre por qué necesitan esta capacidad también podría estar equivocada. El equipo de finanzas puede pensar que una herramienta de gestión de portafolio de aplicaciones ayudaría significativamente con su desordenado proceso de presupuestación para nuevo software, pero el software puede hacer mucho más que eso, por lo que el valor y el presupuesto de la aplicación deberían ser más altos que antes. La mejor manera de ver una imagen clara de la situación es trabajar con todos los interesados para casos de uso para responder quién quiere hacer qué, y por qué es eso importante para el negocio.
Con casos de uso, los compradores pueden formular requisitos de características deseadas y clasificarlos objetivamente. Los compradores deben hacer una lista clasificada de las características de gestión de portafolio de aplicaciones que aborden más directamente los problemas que están tratando de resolver, y luego referenciar eso en el RFP. Priorizar el conjunto de características deseadas puede ayudar a reducir el grupo potencial de herramientas de gestión de portafolio tecnológico, permitiendo a los equipos aplicar más consideraciones para el presupuesto, la facilidad de integración con otros sistemas, los requisitos de seguridad y más. Este enfoque holístico empodera a los compradores para avanzar con una lista de verificación enfocada, que puede usarse junto con las puntuaciones de G2 para seleccionar el mejor producto de gestión de portafolio de aplicaciones para el negocio.
Comparar Productos de Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Crear una lista larga
Los compradores deben comenzar con un gran grupo de proveedores de software de gestión de portafolio de aplicaciones e informar las características imprescindibles deseadas y el presupuesto, para que puedan responder si son una buena opción o no desde el principio. El objetivo es tener al menos de 5 a 10 proveedores que cumplan con los criterios generales.
Crear una lista corta
Ahora es el momento de cruzar los resultados de las evaluaciones iniciales de proveedores con las reseñas de G2 de otros compradores, la combinación de las cuales ayudará a centrarse en una lista corta de tres a cinco productos. A partir de ahí, los compradores pueden comparar precios y características para determinar la mejor opción.
Realizar demostraciones
Las demostraciones son la parte más importante del proceso de RFP porque el comprador debe asegurarse de que su software sea compatible con la solución de gestión de portafolio de aplicaciones del proveedor. Las empresas deben informar a los proveedores desde el principio que necesitan ver los datos en su sistema y entender cómo funcionará eso. A veces, los proveedores pueden tomar los datos del comprador y trabajar rápidamente en segundo plano y luego regresar con resultados para que el comprador explore. Esta es una mini implementación, por lo que no todos los problemas y capacidades se abordan en este tipo de demostración. Por lo tanto, los compradores deben asegurarse de discutir las limitaciones con los interesados clave. Luego, el comprador debe tener los datos seleccionados listos para entregar al proveedor. Dar a los proveedores datos en bruto consume tiempo y es arriesgado, por lo que no se recomienda.
Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan; por ejemplo, uno podría pedir que se le guíe a través de un análisis de dependencias de aplicaciones construyendo un mapa del paisaje de aplicaciones para determinar el valor de todo el paisaje.
Selección de Software de Gestión de Portafolio de Aplicaciones
Elegir un equipo de selección
Independientemente del tamaño de una empresa, es importante involucrar a las personas más relevantes al comenzar el proceso de selección de software de gestión de portafolio de aplicaciones. Las empresas más grandes pueden incluir a miembros individuales del equipo para llenar roles como gerente de proyecto, tomador de decisiones, propietario del sistema y profesionales de TI y desarrolladores que trabajarán más de cerca con el software. Las empresas más pequeñas con menos empleados podrían superponer roles.
Negociación
Es muy probable que el comprador elija software de gestión de portafolio tecnológico basado en SaaS. En este caso, los compradores deben determinar qué tipo de relación podrían tener el comprador y el proveedor. Los proveedores de SaaS estarán instalando, configurando, actualizando e interactuando con el comprador a largo plazo, mientras que con los proveedores de software local, es más probable que sea una interacción única. El comprador necesita determinar el nivel de conocimiento del dominio del servicio al cliente del proveedor de SaaS, la calidad del soporte y la adecuación a los interesados. También hay funcionalidades específicas y paquetes que el comprador podría no necesitar. Todo esto se puede negociar.
Decisión final
Después de esta etapa, es importante realizar una prueba si es posible con el equipo de interesados. Si la herramienta de gestión de portafolio de aplicaciones es bien recibida y bien utilizada, el comprador puede tomar eso como una señal de que su selección es la correcta. Si no, puede ser necesario reevaluar las opciones.
Antes de la compra final, el comprador también debe saber qué sucede si el contrato termina antes de tiempo. Las soluciones de gestión de portafolio de aplicaciones están evolucionando muy rápido, por lo que los jugadores están cambiando cada año con nuevas funcionalidades. La opción perfecta puede ser el caso hoy, pero no para los próximos tres a cinco años. Dado que el comprador llevará datos valiosos al proveedor, el comprador necesita saber cómo se manejarán los datos si el contrato termina antes de tiempo. ¿Qué proceso y formato se utilizarán para extraer los datos? ¿Qué reglas deben seguir ambas partes? ¿Cuáles son los costos y las penalizaciones? Es mejor tener claridad sobre estos temas en las etapas iniciales del proceso de compra que cuando las cosas no salen como se planean.
