Más Información Sobre Software de gestión de ideas
¿Qué es el Software de Gestión de Ideas?
El software de gestión de ideas, también llamado software de gestión de la innovación, estructura el proceso de recopilación de ideas sobre productos y luego organiza y gestiona esas ideas para su mejora o desarrollo. Se puede solicitar retroalimentación de empleados, partes interesadas, clientes o múltiples grupos con el objetivo de mejorar un producto o hacer una lluvia de ideas.
El software de gestión de ideas es un paso adelante respecto al tradicional buzón de sugerencias de la oficina. Permite a empresas de todos los tamaños innovar y crecer continuamente al liderar deliberadamente el proceso de ideación. El software de gestión de ideas facilita la transparencia total de una empresa, ya que cualquiera que tenga acceso a la base de datos puede seguir las ideas desde su concepción hasta su implementación. Las ideas se recopilan de todas las áreas de la organización, más allá de departamentos especializados como I+D, gestión de productos y marketing. Estos productos pueden integrarse con software de gestión de retroalimentación empresarial para permitir a los usuarios gestionar recomendaciones tanto internas como externas.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Ideas?
El software de gestión de la innovación puede variar ampliamente en cuanto a la estructura que proporciona al proceso de generación y recopilación de ideas. Algunos productos proporcionan un andamiaje rígido para cada paso del proceso de innovación. Otros ofrecen métodos y herramientas más abiertos para que los usuarios desarrollen ideas de manera más orgánica. A continuación se presentan algunos ejemplos de características comúnmente encontradas en el software de gestión de ideas a lo largo del espectro.
Clasificación: La mayoría del software de gestión de ideas permite a los usuarios votar por las ideas que más les gustan, ya sea dentro de una campaña de ideas dada o de las presentadas en un buzón de sugerencias. Esto luego clasifica las ideas, permitiendo que las más fuertes o populares suban a la cima para su consideración.
Comentarios: Algunas soluciones ofrecen capacidad de comentarios, lo que permite a los usuarios proporcionar retroalimentación sobre las ideas en tiempo real. Los comentarios pueden llevar a discusiones más profundas sobre las ideas, refinándolas y puliéndolas hasta convertirlas en opciones viables.
Campañas de ideas: Las campañas de ideas son a menudo una característica básica en las herramientas de gestión de ideas. Los usuarios pueden crear una campaña dedicada para reunir ideas para un objetivo o desafío particular, y otros pueden responder con sus ideas dentro de una campaña dada. Esto consolida las ideas para un tema dado en un espacio centralizado donde pueden ser evaluadas y comparadas entre sí.
Buzón de sugerencias: Mientras que algunas herramientas de gestión de ideas son esencialmente buzones de sugerencias dedicados, algunas ofrecerán un buzón de sugerencias como una característica adicional. Estos buzones de sugerencias pueden ser internos, externos o ambos.
Gamificación: Las características de gamificación a veces se utilizan en el software de gestión de ideas para aumentar el compromiso de los empleados e incentivar a los empleados a involucrarse en el proceso de lluvia de ideas.
Plantillas: Algunos productos ofrecerán una variedad de plantillas, a veces personalizables, para ayudar a lanzar una sesión de lluvia de ideas o de pizarra. Las plantillas pueden ayudar a proporcionar estructura al proceso de gestión de ideas, lo cual es particularmente útil para grandes empresas.
Planificación de proyectos: Algunos productos permitirán a los usuarios desarrollar planes de proyectos y tareas de manera nativa dentro del software basado en ideas generadas. Otro software proporcionará la misma funcionalidad integrándose con un software de gestión de proyectos externo.
Encuestas: Las encuestas son un gran método para tomar el pulso de una organización, y muchas soluciones de gestión de la innovación emplean una función de encuesta para que los usuarios puedan evaluar rápidamente cómo se sienten sus empleados sobre los cambios recientes.
Foros: Las discusiones en foros pueden servir como un excelente espacio para la discusión y deliberación de ideas. Algunas herramientas de gestión de ideas proporcionan características similares a un foro en línea donde las ideas pueden ser discutidas más a fondo internamente.
Mapeo mental: Las herramientas de mapeo mental permiten a individuos o grupos diagramar su proceso de pensamiento, permitiéndoles seguir y visualizar sus sesiones de lluvia de ideas desde el principio hasta el final.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Ideas?
El software de gestión de la innovación puede beneficiar a casi cualquier empresa con empleados o partes interesadas externas. Al permitir que más individuos contribuyan a una sesión de ideación, una empresa puede obtener ideas y recomendaciones para mejorar procesos, resolver problemas empresariales y mejorar el rendimiento de la empresa. A continuación se presentan algunos de los beneficios clave del software de gestión de ideas:
Promover la eficiencia y la transparencia: El software de gestión de ideas permite a los usuarios seguir el progreso de una idea desde su concepción hasta su forma final. Este software ayuda a gestionar ideas y evitar que la información se pierda entre el desorden. También puede ayudar a reducir la duplicación de ideas ya sugeridas.
Priorizar la innovación: El software de gestión de la innovación ayuda a una organización a lograr sus objetivos estratégicos al identificar nuevos productos y servicios, descubrir nuevos mercados para productos existentes y actuar sobre la retroalimentación del consumidor. En general, estos beneficios ayudarán a una organización a lograr una ventaja competitiva.
Empoderar a las partes interesadas: El software de gestión de la innovación proporciona a las organizaciones la capacidad de empoderar tanto a sus clientes como a sus empleados. Al priorizar la comunicación interna y externa, las organizaciones pueden promover la aplicación de la "sabiduría de la multitud" en las operaciones empresariales. Además, al fomentar la innovación y la transparencia dentro de una organización, los empleados están empoderados para mejorar proactivamente sus procesos de trabajo. Las organizaciones también pueden utilizar el software de gestión de ideas para validar y recompensar el compromiso, la creatividad y la inspiración de los empleados para cultivar ideas innovadoras.
Reducir costos: El software de gestión de ideas puede utilizarse para reducir costos al encontrar formas de eliminar el desperdicio o mejorar procesos existentes. Además, utilizar las perspectivas de las partes interesadas es una excelente manera de evitar los costos de la subcontratación.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Ideas?
Desde una startup hasta una gran corporación, el atractivo del software de gestión de la innovación es que puede implementarse en cualquier tipo o tamaño de negocio. Ya sea un producto orientado externamente o internamente, rígido o libre, las empresas se benefician de tener un espacio donde los internos puedan hacer recomendaciones. Los empleados y las partes interesadas externas, como clientes o inversores, tendrán una perspectiva única sobre los productos y servicios a los que contribuyen o compran, y las empresas harían bien en aprovechar sus aportes para mejorar sus ofertas.
Empleados: Hay una ventaja en considerar las perspectivas de los empleados cuando se trata de la toma de decisiones. Los empleados aportan conocimientos, habilidades y experiencia, todo lo cual es invaluable para una empresa. Permitir que los empleados participen en procesos de lluvia de ideas y toma de decisiones puede ahorrar tiempo y dinero a una empresa. Al aprovechar la información interna, una empresa puede reducir la subcontratación previamente necesaria para ayudar con preocupaciones empresariales. Además, invitar a los empleados a participar en procesos de toma de decisiones colaborativas puede llevar a sentimientos de empoderamiento, moral elevada y una mayor satisfacción general de los empleados.
Partes interesadas externas: Ya sea un cliente o un inversor, están afectados por las decisiones de una empresa. Permitir que las partes interesadas externas proporcionen retroalimentación e ideas directamente es una excelente manera de obtener una perspectiva externa y asegurar que las partes interesadas se sientan valoradas. Las perspectivas externas pueden arrojar luz sobre preocupaciones pasadas por alto y ofrecer un enfoque novedoso para resolver problemas.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Ideas
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de ideas incluyen:
Software de gestión del conocimiento: El software de gestión del conocimiento y los sistemas de gestión de ideas tienen cierta superposición en funcionalidad, ya que ambos facilitan la recopilación y organización de información de fuentes internas y externas. Sin embargo, las herramientas de gestión de la innovación manejan la retroalimentación para reforzar la transparencia y la innovación de la empresa, mientras que la gestión del conocimiento ofrece una base de conocimiento para que los equipos consulten y recuperen documentación sobre información de la empresa o respuestas a preguntas comunes.
Software de gestión de toma de notas: El software de gestión de toma de notas a menudo ofrece algunas de las mismas características que se encuentran en las soluciones de gestión de ideas. Algunas herramientas de toma de notas proporcionarán funcionalidad de mapeo mental o flujos de trabajo más estructurados para anotar ideas. Sin embargo, las herramientas de gestión de toma de notas son más libres en su oferta y están mucho menos estructuradas. Además, el software de toma de notas generalmente no puede soportar el mismo número de colaboradores que el software de gestión de ideas.
Desafíos con el Software de Gestión de Ideas
El software puede venir con su propio conjunto de desafíos. A continuación se presentan algunos ejemplos de problemas que un comprador puede enfrentar al utilizar el software de gestión de ideas:
Identificar ideas relevantes: Con una gran afluencia de presentaciones, siempre es posible que se pase por alto alguna información relevante y útil. Algunos productos de software de gestión de ideas pueden no permitir al usuario limitar el número de presentaciones o pueden no proporcionar características de filtrado y búsqueda. Si esto es una preocupación potencial, es importante buscar productos que ofrezcan funcionalidad de búsqueda avanzada.
Evaluar la retroalimentación: Cuando se utiliza el software de gestión de ideas para recopilar retroalimentación, algunos sistemas pueden tener una función de clasificación de ideas para organizar comentarios según su popularidad. La popularidad podría calcularse por el nivel de compromiso que la idea del usuario obtiene entre los colaboradores y su participación histórica. Típicamente, cuanto mayor sea su compromiso y participación, más popular puede ser su presentación. Esto puede representar erróneamente el valor o la relevancia de la retroalimentación. La mejor manera de evitar esto es elegir un producto que cuente con un sistema de votación o clasificación intuitivo.
Personalización: Algunas plataformas de gestión de ideas no ofrecen amplias opciones de personalización. Esto puede dificultar que los usuarios adapten la herramienta para que se ajuste a su industria, simplifiquen las sesiones de ideación o personalicen la configuración de privacidad.
Integración: La capacidad de integración limitada con otras plataformas de software ha sido un punto de dolor para algunos compradores de software de gestión de la innovación. Los compradores que buscan incorporar este tipo de software en sus sistemas existentes deben explorar a fondo la funcionalidad de integración de un producto antes de comprarlo.
Cómo Comprar Software de Gestión de Ideas
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Ideas
Independientemente de en qué etapa del proceso de compra se encuentre una empresa, G2.com puede ayudar a informar a los compradores sobre el mercado y ayudarlos a seleccionar el mejor software para sus necesidades.
El primer paso para decidir qué tipo de software de gestión de la innovación considerar es evaluar las necesidades del negocio en su conjunto. ¿La organización ya utiliza este tipo de software? Si es así, ¿qué funciona y qué no? ¿Es esta la primera vez que la organización utilizará software de gestión de ideas? Si ese es el caso, los compradores deberán determinar cómo planean implementar este software y qué características necesitará la organización. Algunos puntos a considerar se dan a continuación:
Generación de ideas externa vs. interna: ¿La organización planea usar esta herramienta internamente, externamente o ambos?
Tamaño de la empresa: Los compradores deberán asegurarse de que los productos que están considerando se adapten al tamaño y las necesidades de la organización. Al comprar software, es importante asegurarse de que el producto tenga la escalabilidad adecuada para adaptarse a las necesidades cambiantes.
Comparar Productos de Software de Gestión de Ideas
Crear una lista larga
El primer paso para encontrar el software perfecto es crear una lista preliminar de productos que se ajusten a las necesidades generales del comprador. El siguiente paso es reducir la lista seleccionando características específicas que sean imprescindibles o requisitos para el comprador. G2.com proporciona información sobre el mejor software de gestión de ideas, permitiendo a los compradores filtrar opciones así como reseñas de usuarios para ayudar a reducir la lista de productos a una selección más relevante.
Crear una lista corta
Crear una lista corta de productos de software es un paso importante en el proceso de compra. Aunque puede ser desalentador filtrar entre varios productos, los usuarios pueden obtener ayuda utilizando la función "Comparar" de G2. Esta función tomará los productos de elección y los mostrará lado a lado para que el comprador pueda determinar fácilmente qué software marca las casillas importantes en la lista.
Realizar demostraciones
Una vez que el comprador ha reducido la lista de productos, el siguiente paso es realizar una demostración. Las demostraciones permiten a los compradores ver un producto y sus características con más detalle. Para asegurarse de que un comprador obtenga el máximo provecho de una demostración, es importante ir preparado. Los compradores deben tener un escenario de negocio listo que pruebe completamente cada producto en consideración. Además, los compradores deben preguntar sobre el costo, el soporte del proveedor y cualquier preocupación que tengan sobre el producto. Una preparación adecuada facilitará al comprador comparar productos después de que se hayan completado las demostraciones.
Selección de Software de Gestión de Ideas
Elegir un equipo de selección
El software de gestión de ideas puede ser utilizado por empleados, gerentes y partes interesadas externas. Por lo tanto, es importante elegir un equipo de selección que pueda evaluar un producto desde cada punto de vista. Un buen punto de partida sería seleccionar de tres a cinco miembros del equipo con diferentes roles para participar en este proceso. Cuanto más variado sea un equipo de selección, mejor podrá una empresa evaluar qué tan bien un producto satisfará sus necesidades.
Negociación
Una vez que el equipo de selección ha reducido sus opciones de software, es hora de discutir las opciones de personalización, precios y el tipo de soporte necesario del proveedor. Siempre es importante abordar las opciones de precios, incluso cuando están listadas en el sitio web de un proveedor. Muchos proveedores de software ofrecerán descuentos y opciones de precios personalizados según lo que el comprador esté buscando comprar.
Decisión final
Una vez que un comprador ha tomado la decisión final sobre un producto y está listo para avanzar con una compra, se recomienda realizar una demostración final, preguntar sobre una prueba y determinar cuáles son los siguientes pasos si el producto no se ajusta finalmente a sus necesidades. Estos pasos pueden proporcionar al comprador una sensación adicional de seguridad y confianza al tomar una decisión final.
Tendencias del Software de Gestión de Ideas
Fuerza laboral remota
El software de colaboración digital ha estado aumentando en popularidad durante el último año debido a la pandemia de COVID-19. Con muchos equipos trabajando de forma remota, las empresas están buscando formas de innovar y mejorar su espacio de trabajo remoto. Utilizar software de gestión de ideas es una excelente manera para que una empresa impulse el compromiso de los empleados, mejore la visibilidad y asegure que los empleados se sientan conectados y valorados mientras trabajan virtualmente.
Expectativas del consumidor
Como se mencionó anteriormente, el software de gestión de ideas es una excelente herramienta para mantener el compromiso y la satisfacción de los empleados. Además, es un recurso útil para que una empresa se mantenga conectada con su base de clientes. Desde el inicio de la pandemia, los consumidores se han vuelto más conscientes de sus decisiones de compra. Por ejemplo, muchos consumidores ahora están interesados en cómo una empresa está manejando las medidas de seguridad y tratando a sus empleados durante el COVID-19.
Aparte de la ética, los consumidores han cambiado sus hábitos de compra para priorizar la salud y seguridad de ellos mismos y sus familias. Las empresas pueden utilizar el software de gestión de ideas para obtener ideas de sus clientes y asegurarse de que están cumpliendo con sus expectativas. Además, obtener ideas y sugerencias de los clientes puede ayudar a una empresa con su estrategia de mejora continua y fomentar una cultura de innovación.
