Gestión de Procesos

¿Qué es la gestión de procesos?

La gestión de procesos es un enfoque para analizar y optimizar los sistemas y flujos de trabajo de una empresa. También conocida como gestión de procesos de negocio (BPM), esta disciplina ayuda a aumentar la productividad en las operaciones diarias y a clarificar objetivos y resultados.

Las empresas utilizan la gestión de procesos para agilizar diferentes aspectos de sus sistemas, dependiendo de si necesitan ayuda para gestionar documentos, empleados o tecnología. La BPM requiere meses de planificación e implementación para hacerse bien, pero tiene efectos positivos duraderos en la eficiencia y rentabilidad de una empresa.

El software de gestión de procesos de negocio está diseñado para ayudar a las organizaciones a capturar y automatizar procesos complejos. Para una mayor funcionalidad, la mayoría de las herramientas de BPM ofrecen integraciones con otros software, como gestión de relaciones con clientes (CRM).

Software de Gestión de Procesos

Software que menciona a gestión de procesos como una característica o término.

Kissflow

Pipefy

Pega Platform

Smartsheet

Asana

UiPath Agentic Automation

Tipos de gestión de procesos

Si bien la gestión de procesos es útil en pequeñas empresas, destaca en ayudar a las empresas medianas y grandes a operar con agilidad. Las organizaciones pueden elegir entre tres tipos de BPM para satisfacer sus necesidades.

1. Céntrico en el humano: Algunas tareas y procesos necesitan un toque humano. La BPM centrada en el humano crea interfaces fáciles de usar para asegurar el cumplimiento. Permite notificaciones, alertas y automatización para tareas repetitivas. La colaboración entre compañeros de trabajo se vuelve más fácil y fluida, reduciendo errores evitables.
2. Céntrico en la integración: A veces conocido como centrado en sistemas, este tipo optimiza los procesos tecnológicos para que puedan funcionar con mínima interferencia humana. Las interfaces de programación de aplicaciones (APIs) y conectores integran los CRM existentes de las organizaciones con otras soluciones.
3. Céntrico en documentos: Este enfoque simplifica el proceso de mover contratos o informes a través de múltiples etapas, partes o departamentos. A veces, las herramientas de BPM ofrecen un arsenal general de documentos de enrutamiento y notificación de partes. Otras veces, se especializan en una sola tarea, como la adquisición o verificación de firmas.

Etapas de la gestión de procesos

El ciclo de vida de la gestión de procesos de negocio generalmente tiene cinco fases. Sin embargo, cada proyecto es único. Algunos pueden experimentar etapas adicionales o moverse de ida y vuelta entre fases.

1. Diseño: Después de analizar el proceso existente, la empresa diseña un nuevo flujo de trabajo para resolver problemas y añadir eficiencia. Si es necesario, se crean múltiples iteraciones de diseño para ofrecer opciones a las partes interesadas.
2. Modelado: En este paso, una empresa genera un modelo visual del flujo de trabajo, llevando el proceso desde el inicio hasta el resultado deseado. La empresa observa cómo los datos podrían fluir a través del sistema y prueba con datos y escenarios de muestra para asegurar que el modelo funcione.
3. Ejecución: Aquí, se implementa el nuevo proceso. Una organización podría considerar comenzar con un pequeño grupo piloto primero. Los empleados deben recibir amplia capacitación y apoyo en esta fase.
4. Monitoreo: Las empresas rastrean indicadores clave de rendimiento (KPIs) y retroalimentación de usuarios para asegurar el progreso.
5. Optimización: Basándose en la retroalimentación y los datos, las empresas continúan haciendo ajustes al proceso. Incluso las modificaciones leves acercan los flujos de trabajo a un rendimiento óptimo.

Beneficios de la gestión de procesos

Las empresas a menudo tienen cientos o miles de procesos funcionando diariamente, desde usar software de incorporación para integrar nuevos empleados hasta completar pedidos o pasar contratos por los equipos apropiados. Ajustar estos procesos a través de BPM puede ayudar a:

• Mejorar la calidad del trabajo. Al reducir las oportunidades de error en sus procesos, una empresa crea mejores productos y servicios para los clientes.
• Aumentar la eficiencia. El ciclo de vida de BPM incluye etapas para monitorear y optimizar, lo que significa que un proceso se hace continuamente más eficiente. Además, BPM utiliza la automatización siempre que sea posible para ahorrar tiempo a los empleados.
• Promover la visibilidad. Con el software de gestión de procesos, las empresas tienen acceso a análisis para observar el rendimiento. Los gerentes y ejecutivos pueden ver dónde los procesos fluyen sin problemas y dónde encuentran resistencia.

Mejores prácticas de gestión de procesos

La gestión de procesos de negocio puede ser un proceso que consume tiempo y requiere cooperación entre departamentos. Sin embargo, el enfoque ofrece muchas recompensas para las empresas cuando se concentran en estos elementos.

• Análisis de los procesos actuales: Una empresa debe entender los detalles intrincados de sus procesos existentes antes de hacer ajustes de cualquier tipo. Los gerentes pueden hablar con empleados que tienen experiencia personal con un flujo de trabajo, anotando lo que funciona y lo que no. Algunos procesos pueden necesitar solo ajustes en lugar de una revisión completa.
• Comunicación con las partes interesadas: Una parte crucial de la implementación de BPM implica hacer preguntas a todos los afectados por el proceso: clientes, compradores, proveedores y empleados. Luego, la empresa puede considerar cómo equilibrar las preferencias de los grupos clave.
• Participación de los empleados: BPM trata de hacer cambios en las formas existentes de trabajar. Para facilitar estos cambios a los empleados, las organizaciones deben fomentar una cultura de mentalidad de crecimiento. Todos los empleados necesitan la oportunidad de hacer preguntas en las reuniones de la empresa sin juicio.
• Pequeños pasos hacia el cambio: Una vez que los miembros del personal están a bordo, los gerentes deben introducir nuevos flujos de trabajo lentamente. Por ejemplo, una empresa podría comenzar abordando procesos más pequeños y menos complejos o abordando problemas más grandes y complejos en etapas. De esta manera, los empleados tienen menos probabilidades de sentirse abrumados y abandonar los nuevos protocolos por completo.
• La herramienta adecuada: El software juega un papel importante en el éxito de un programa de BPM. Hay una variedad de productos disponibles para ayudar a resolver problemas de flujo de trabajo centrados en el humano, centrados en documentos y centrados en la integración. Una empresa debe considerar características, capacidades de integración y presupuesto antes de decidir cuál es el mejor ajuste.