¿Qué es una evaluación de necesidades?
Una evaluación de necesidades es un enfoque sistemático para determinar y evaluar las brechas entre las condiciones actuales del negocio y las condiciones deseadas del negocio.
Una necesidad puede reflejar el deseo de una empresa de mejorar el rendimiento actual o superar una deficiencia en el rendimiento existente. Las empresas necesitan analizar cuidadosamente sus condiciones actuales y medir las discrepancias con las condiciones deseadas para identificar sus necesidades específicas.
Las evaluaciones de necesidades son parte del proceso de planificación en una organización. Mejoran y refinan los procesos asociados con proyectos como capacitación, soporte y ventas para lograr los resultados deseados. Las empresas pueden usar software de gestión de proyectos para realizar evaluaciones de necesidades sin problemas mientras planifican u optimizan múltiples proyectos.
El proceso de evaluación de necesidades ayuda a las empresas al permitirles:
- Obtener claridad sobre los problemas y proponer posibles soluciones o intervenciones
- Asignar recursos finitos para implementar una solución potencial
- Acumular datos enfocados en los resultados asociados con soluciones potenciales y seleccionar el mejor proceso para abordar las necesidades del negocio
Tipos de evaluaciones de necesidades
Según el alcance de la investigación, la evaluación de necesidades se divide en dos categorías:
- Evaluación de necesidades extensiva: El alcance de la investigación es amplio y cubre una gran población. Por ejemplo, análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA).
- Evaluación de necesidades intensiva: El alcance de la investigación es estrecho pero implica un análisis detallado y profundo de uno o más casos.
Una vez que una organización identifica sus necesidades con una evaluación de necesidades extensiva, se realiza la evaluación de necesidades intensiva para clasificar las necesidades identificadas. Ayuda a las organizaciones a decidir la prioridad de abordar las necesidades.
Existen tres tipos de evaluación de necesidades organizacionales:
- Evaluación de necesidades estratégicas se centra en las necesidades externas de una organización y asegura la alineación de los objetivos de la evaluación de necesidades con los objetivos organizacionales.
- Evaluación de necesidades tácticas se concentra en la evaluación del rendimiento organizacional y las contribuciones y alinea los objetivos corporativos con proyectos y programas.
- Evaluación de necesidades operativas centra la atención en los objetivos de rendimiento individual o de equipo y guía planes de aprendizaje pragmáticos.
Beneficios de una evaluación de necesidades
La evaluación de necesidades ofrece múltiples ventajas a las organizaciones:
- Ayuda a las empresas a evaluar el rendimiento actual y tomar medidas deseadas para mejorar el rendimiento futuro
- Permite a las organizaciones acumular información de rendimiento en un solo lugar y tomar decisiones informadas
- Permite a las empresas identificar necesidades que deben ser abordadas con prioridad
- Facilita la creación de un plan de desarrollo hacia un mejor rendimiento basado en los resultados de la evaluación de necesidades
- Construye credibilidad con los interesados ya que el plan de desarrollo se basa en datos concretos asociados con la condición actual del negocio
Etapas de una evaluación de necesidades
Las empresas necesitan pasar por tres etapas de evaluación de necesidades para identificar sus necesidades, priorizarlas y reconocer soluciones potenciales para lograr los resultados deseados.
1. Iniciación
La etapa de iniciación de la evaluación de necesidades incluye los siguientes procesos:
- Validar la presencia de un problema e identificar la audiencia
- Identificar las condiciones actuales y articular los resultados deseados
- Establecer un equipo de planificación para establecer metas para lograr los resultados deseados
- Buscar información asociada con el proceso de alcanzar los resultados deseados
2. Recolección y análisis de datos
La recolección y análisis de datos es la segunda etapa en el proceso de evaluación de necesidades. Involucra los siguientes pasos:
- Establecer métodos de recolección de datos, determinar el esquema de muestreo y probar herramientas de recolección de datos
- Realizar un análisis PEST (político, económico, social y tecnológico) para examinar los factores externos desde un punto de vista amplio que ayude a identificar los obstáculos en el entorno de la organización
- Realizar un análisis FODA para recopilar datos asociados con fortalezas y debilidades (internas a una empresa) y amenazas y oportunidades (externas a la empresa)
- Revisar los resultados de PEST para obtener una visión general del panorama general y revisar los resultados de FODA para identificar áreas de éxito y preocupaciones.
- Analizar los datos recopilados
- Realizar una evaluación de necesidades intensiva, si es necesario, para establecer una prioridad en abordar las necesidades identificadas
3. Informe
La etapa de informe de la evaluación de necesidades incluye los siguientes procesos:
- Identificar necesidades basadas en un análisis detallado de datos
- Acumular todos los conocimientos en un solo lugar y documentar las necesidades de la organización
- Resumir los hallazgos sobre la evaluación de necesidades
- Hacer recomendaciones sobre la estrategia de ejecución para lograr el resultado deseado, fuerzas impulsoras que deben fortalecerse, fuerzas restrictivas que deben limitarse y otros parámetros relacionados para alcanzar el estado deseado
Mejores prácticas para la evaluación de necesidades
Las mejores prácticas al realizar una evaluación de necesidades son las siguientes:
- Usar múltiples fuentes de recolección de datos: Obtener una comprensión completa de la circunstancia recopilando datos a través de diversas fuentes. Ayuda a identificar a alguien o algo que podría ser la causa raíz del problema.
- Ser consistente con las preguntas: Una ligera reestructuración de las preguntas puede llevar a una variedad de interpretaciones. Es esencial hacer las mismas preguntas a todos los interesados.
- Seleccionar la mejor herramienta de recolección de datos: Considerar el entorno, la industria, el cronograma, las personas y otros factores relevantes para identificar las mejores herramientas de recolección de datos. Si la herramienta no está en línea con la metodología de recolección de datos de la empresa, sería un desafío adquirir los datos esenciales para el proceso de evaluación de necesidades.
- Proporcionar claridad sobre el estado ideal: Las organizaciones deben proporcionar una visión clara y precisa del estado ideal. Ayuda a identificar la brecha entre el estado actual y el ideal, permitiendo a las empresas cerrar la brecha al satisfacer las necesidades relevantes identificadas a través de una evaluación de necesidades.
Evaluación de necesidades vs. análisis de necesidades
Evaluación de necesidades es un enfoque para identificar brechas en el estado actual y el estado deseado en una organización. Las empresas realizan una evaluación de necesidades para mejorar su rendimiento actual o superar una deficiencia en su rendimiento existente. El proceso implica evaluar necesidades y priorizarlas en función de varios factores como la misión, visión y objetivos de la organización.
Análisis de necesidades es un proceso de análisis de las brechas descubiertas durante la evaluación de necesidades para obtener una comprensión sólida de todos los atributos asociados con ella.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
