Características del software de gestión de tareas
Dentro del software de gestión de tareas hay una variedad de herramientas de gestión de tareas que te permitirán optimizar la eficiencia de tareas y proyectos. Algunas aplicaciones de gestión de tareas se centrarán en ciertas características sobre otras, así que asegúrate de evaluar las necesidades de tu empresa antes de decidirte por una solución de gestión de tareas.
Creación y Asignación de Tareas — Las características de creación y asignación de tareas permiten a los usuarios crear listas de tareas para usuarios individuales con detalles y fechas de vencimiento. Esta es la función principal del software de gestión de tareas, ya que ayuda a las empresas a cumplir con los plazos, establecer listas de tareas pendientes y establecer niveles de prioridad en ciertas tareas.
Notificaciones por Correo Electrónico — Debido a que el software de gestión de tareas puede llenarse de una avalancha de tareas, los empleados a veces pueden pasar por alto ciertas tareas que pueden estar enterradas debajo de otras tareas. Con esto en mente, el software de gestión de tareas incluye características de notificación por correo electrónico que te recuerdan al comienzo de cada día qué tareas tienen alta prioridad y deben completarse al final del día.
Planificación Colaborativa de Proyectos — El software de gestión de tareas permite a múltiples usuarios colaborar en la planificación y ejecución de un proyecto. Esta característica incluye una sección de comentarios donde los usuarios pueden compartir sus ideas y mejorar la comunicación en ciertos proyectos. Los usuarios también pueden acceder a una función de carga, donde se pueden subir medios, asociarlos con proyectos o tareas, discutirlos y anotarlos.
Establecimiento de Líneas Base/Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) — El software de gestión de tareas permite a los usuarios establecer y rastrear indicadores clave de rendimiento dentro del software. Esta característica permite a los usuarios rastrear indicadores clave de rendimiento o evaluaciones de línea base a lo largo del ciclo de vida de un proyecto o a través de múltiples proyectos. Los indicadores clave de rendimiento aseguran que las tareas que se están asignando están contribuyendo al éxito general de la empresa.
Tableros Kanban — El software de gestión de tareas ayuda a los usuarios a mapear la totalidad de un proyecto con una herramienta de gestión de proyectos llamada tablero kanban. Un tablero kanban mapea proyectos con hitos, fechas de vencimiento, entregables e interdependencias. Esto proporciona a los usuarios una mejor visualización de cómo están avanzando a lo largo de un proyecto, lo que asegura que completen el proyecto.
Gestión de Portafolios — El software de gestión de tareas a menudo incluye características que ayudan con la coordinación y el presupuesto del portafolio. La coordinación del portafolio permite a los usuarios organizar, priorizar, calificar y puntuar proyectos para comprender mejor el progreso y las iniciativas de su negocio. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los objetivos y métricas que están tratando de lograr. La presupuestación del portafolio permite a los usuarios asignar presupuestos entre departamentos y proyectos y permitir a los usuarios controlar porciones para sus proyectos.
Gestión de Recursos — Las características de gestión de recursos ayudan con la gestión general del tiempo y los activos utilizados para ciertas tareas. La característica permite a los usuarios mantener una base de datos de recursos que contiene detalles de empleo, habilidades y disponibilidad. Esto proporciona una mejor visualización de qué miembros del equipo pueden ser desplegados para completar ciertas tareas. Los usuarios también pueden monitorear la capacidad de carga de trabajo y rastrear las cargas de trabajo de los recursos para dedicar las horas-hombre de su fuerza laboral de manera más efectiva. La gestión de recursos también incluye una característica de seguimiento del tiempo donde los usuarios pueden asociar el esfuerzo con las tareas, incluyendo el tiempo planificado versus el tiempo real asignado, y determinar tarifas horarias globales o específicas para el trabajo por contrato o el valor de las horas-hombre internas.
Acceso Móvil — El acceso móvil ofrece una aplicación móvil o un sitio web optimizado para móviles para gestionar proyectos y tareas sobre la marcha. Esto ayuda a los empleados a realizar un seguimiento de sus tareas, incluso mientras viajan sin una computadora o se desplazan a la oficina. Poder ver tus tareas sobre la marcha es una excelente manera de ser consciente de la cantidad de trabajo que debes completar dentro de un proyecto.
Tendencias relacionadas con el software de gestión de tareas
Gestión Ágil de Tareas — En los últimos años, muchas empresas han optado por establecer una serie de objetivos a corto plazo en lugar de unos pocos grandes objetivos a largo plazo. Los gestores de tareas asignarán una variedad de tareas para ser completadas en períodos de dos semanas, que se etiquetan como sprints. Este método de gestión de tareas se llama gestión ágil de tareas, y permite una rápida ejecución de proyectos. El objetivo final de la gestión ágil de tareas es aumentar la producción, ya que los trabajadores tienen más probabilidades de mantenerse enfocados en ciertas tareas durante un período de dos semanas en lugar de durante meses.
IA y Gestión de Tareas — Una tendencia importante en la gestión de tareas es la integración de la inteligencia artificial. La inteligencia artificial puede calcular cronogramas dependiendo de la tarea que ingreses. También puede ayudar a determinar las eficiencias y deficiencias de ciertos trabajadores en ciertas tareas, lo que puede ayudar a evaluar qué trabajadores están quedando atrás.
Problemas potenciales con el software de gestión de tareas
Micromanagement — Los gestores de tareas pueden asignar objetivos que lleven a los trabajadores a enfocarse demasiado en ciertas áreas. Esto puede llevar a los equipos a olvidar otros objetivos y no poder cambiar prioridades en medio de una tarea.
No establecer objetivos efectivos — La función principal de un gestor de tareas es asignar tareas. Dicho esto, pueden sentir la presión de asignar tareas solo por hacerlo. Esto puede llevar a que los gestores de tareas no establezcan objetivos que contribuyan directamente a los indicadores clave de rendimiento y al éxito general de la empresa. La mejor manera de aliviar este problema es que los gestores de tareas se reúnan rutinariamente con posiciones de gestión que entiendan qué tareas son las más importantes de completar.
Software y servicios relacionados con el software de gestión de tareas
Software de Gestión de Proyectos — El software de gestión de proyectos ayuda a empleados, administradores y equipos a gestionar objetivos de equipo y proyectos a largo plazo. El software de gestión de tareas se relaciona con el software de gestión de proyectos, en que simplemente describe los esfuerzos individuales, desglosa componentes dentro de un proyecto, determina fechas de vencimiento y permite la autogestión. Combinar estas dos soluciones de software juntas hace que el espacio de trabajo sea más eficiente en todos los equipos de una empresa.
Software de Seguimiento del Tiempo — El software de seguimiento del tiempo (software de gestión del tiempo) permite a los trabajadores rastrear de manera pasiva o manual el tiempo dedicado a proyectos, tareas y otros entregables. El software de seguimiento del tiempo aumenta la productividad en los empleados, porque permite la rendición de cuentas, ayuda a descubrir qué actividades o eventos desperdician tiempo y mantiene todos los datos de tiempo en un solo lugar. Tiene sentido integrar el software de seguimiento del tiempo en el software de gestión de tareas para que los empleados puedan visualizar todos los datos relacionados con su tarea en una ubicación central.
Software de Gestión de Procesos de Negocio — El software de gestión de procesos de negocio (BPM) ayuda a definir, automatizar e informar sobre procesos que están destinados a ayudar a optimizar la capacidad de una empresa para cumplir con los objetivos de la empresa. Esto complementa el software de gestión de tareas al definir claramente los procesos que abarcan los objetivos generales de una empresa. Esto ayuda a las empresas con la gestión del flujo de trabajo y a hacer que los procesos de negocio sean más eficientes.
