Cómo la tecnología de viajes puede garantizar viajes de negocios seguros

Asegurar la seguridad de los empleados en los viajes de negocios es primordial.

Con las restricciones de viaje y las preocupaciones de salud en mente, las empresas han adoptado varias estrategias para continuar las operaciones mientras priorizan la seguridad de los empleados.

Muchas empresas han comenzado a utilizar tecnología de viajes y han adoptado software de gestión de viajes para obtener una guía integral sobre salud y seguridad en los viajes, prometiendo una experiencia de viaje más fluida.

En este artículo, aprende cómo las empresas de diversos sectores pueden aprovechar la tecnología de viajes para optimizar sus operaciones. Obtén información sobre los desafíos que pueden enfrentar y descubre soluciones efectivas para superar estos obstáculos.

Impacto de la tecnología en los viajes

El impacto de la tecnología en los viajes ha sido transformador, simplificando y mejorando cada aspecto del viaje. Desde la planificación rápida y sin esfuerzo de viajes hasta las reservas instantáneas, la tecnología ha agilizado el proceso, ahorrando tiempo y esfuerzo tanto para los viajeros como para las agencias de viajes.

La accesibilidad de la información de viaje a través de dispositivos móviles ha empoderado a los viajeros para mantenerse organizados y bien informados, asegurando una experiencia fluida y sin estrés.

Además, la tecnología ha trascendido las barreras del idioma, permitiendo una comunicación e interacción efectiva en diversos lugares. Con la ayuda de herramientas de traducción y aplicaciones de idiomas, los viajeros pueden navegar por entornos extranjeros con confianza y relacionarse de manera más significativa con las comunidades locales.

Además, la integración de la realidad aumentada (AR) ha revolucionado la exploración de destinos, ofreciendo experiencias interactivas e inmersivas que enriquecen las aventuras de viaje. Esta amalgama de tecnología con los viajes no solo ha hecho los viajes más convenientes, sino que también ha fomentado experiencias personalizadas e inolvidables para cada viajero.

A medida que la tecnología continúa avanzando, el futuro de los viajes promete soluciones aún más innovadoras, despertando la anticipación por las infinitas posibilidades que se avecinan.

¿Cómo se utiliza la tecnología en los viajes?

El desarrollo de la tecnología de viajes ha llevado a cambios significativos en cómo exploramos el mundo. Desde las primeras etapas de los sistemas básicos de reservas hasta las sofisticadas plataformas impulsadas por IA de hoy, la tecnología ha evolucionado continuamente.

Echemos un vistazo a su trayectoria y aplicaciones actuales en la industria de viajes.

Recopilación de datos en tiempo real

Recopilar datos en tiempo real de aerolíneas y hoteles sobre sus últimas políticas de seguridad y llevarlos a una aplicación de escritorio o móvil puede ayudar a los viajeros a tomar decisiones mejor informadas. Un viajero podrá ver fácilmente si la aerolínea que planea usar para un próximo viaje de negocios está reservando asientos del medio o no, o tomando otras precauciones de salud y seguridad en respuesta a eventos regionales o mundiales.

Los datos en tiempo real también se pueden utilizar para proporcionar una tarjeta de puntuación de seguridad para un vecindario en particular, para que los viajeros y los gerentes de viajes sepan si hay un brote de virus o disturbios políticos o sociales en un área determinada, así como la tasa de criminalidad.

Además, los datos de empleados en tiempo real se pueden utilizar para mantener seguros a los grupos demográficos vulnerables, como una mujer que llega a un destino extranjero después de la medianoche. También puede recomendar ciertos medios de transporte y calidad de hotel según los datos demográficos.

La privacidad personal ciertamente juega un papel en esto. Google y Apple ya están trabajando arduamente para encontrar formas de poder notificar a una persona que puede estar cerca de alguien que fue potencialmente expuesto a una enfermedad. De esta manera, podrías evitar a esa persona y situación de una manera privada que proteja la privacidad de la otra persona.

Este tipo de tecnología puede establecer un estándar para el futuro si o cuando surjan otras enfermedades altamente contagiosas.

Herramientas de inteligencia artificial (IA)

La inteligencia artificial y sus subgrupos, el aprendizaje automático y la analítica predictiva, pueden trabajar juntos para predecir resultados probables de varios escenarios. Combinan datos en tiempo real e históricos de diferentes fuentes para reconocer patrones.

De esta manera, pueden diferenciar lo 'normal' de lo 'anormal'. Esa información luego se puede utilizar para alertar a los gerentes de viajes sobre actividades inusuales para que los gerentes, a su vez, puedan ayudar de manera segura a retirar a sus viajeros de esas situaciones.

Realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR)

La AR y la VR han vuelto a captar la atención recientemente. ¿Podrían la realidad virtual y la realidad aumentada también ejercer influencia dentro de la industria del turismo en los próximos años? ¡Sí!

La realidad virtual permite a las personas embarcarse en viajes a nuevos destinos desde la comodidad de sus propios hogares. Los recorridos virtuales ofrecerán a las personas un vistazo de lugares exóticos antes de su visita real, mejorando su experiencia de planificación de viajes.

Además, plataformas de viajes líderes como Booking.com tienen el potencial de utilizar realidad aumentada e introducir vistas previas virtuales de habitaciones de hotel, permitiéndoles alinearse mejor con las expectativas del cliente.

Chatbots de IA

Un número creciente de agencias de viajes en línea y hoteles están utilizando cada vez más soluciones impulsadas por IA, como chatbots, para automatizar reservas y ofrecer un servicio al cliente personalizado.

Estos sistemas automatizados no solo aseguran asistencia al cliente las 24 horas, sino que también facilitan las reservas, proporcionan respuestas inmediatas a preguntas frecuentes, procesan transacciones y participan en diálogos inteligentes y similares a los humanos.

Sirven efectivamente como un compañero de viaje indispensable. Armados con tales conocimientos integrales, las agencias de viajes en línea (OTAs) y los hoteles pueden presentar o enviar ofertas pertinentes a su clientela de manera efectiva.

Automatización de procesos

Las personas están listas para aceptar cosas que son más automatizadas, como viajes automáticamente arreglados cuando surgen problemas y boletos intercambiados automáticamente sin intervención humana.

A medida que la tecnología continúa avanzando, los gerentes de viajes eventualmente podrán presionar un botón para traer automáticamente a todos los viajeros inseguros de la empresa a casa o a un lugar seguro mientras se adhieren a las políticas de la empresa.

De manera similar, cuando los viajeros individuales se sientan inseguros, podrán presionar un botón para ser dirigidos a un lugar más seguro, de manera eficiente y sin la fricción de tener que esperar en el teléfono en espera. El sistema de gestión de viajes generará automáticamente un itinerario para llevar al viajero a casa dentro de la política.

Interfaces sin contacto

Otro desarrollo en la industria de viajes es el viaje sin contacto. Por ejemplo, los automóviles conectados a través del Internet de las Cosas (IoT) se pueden abrir electrónicamente con un teléfono inteligente, no se necesita llave.

En la misma línea, podrás usar tu teléfono inteligente para abrir la puerta de tu habitación de hotel sin siquiera girar el pomo. Muchos hoteles ya utilizan tecnología de comunicación de campo cercano (NFC) para este propósito.

Todo lo que tienes que hacer como viajero es entrar al hotel. La tecnología del hotel te geolocaliza, te reconoce y confirma que tu tarjeta de crédito está registrada. Luego, la tecnología envía una actualización a la aplicación móvil con tu número de habitación. Vas a tu habitación, sostienes el teléfono cerca de la puerta y la puerta se abre.

Es probable que la tecnología de interfaces sin contacto se extienda a la emisión de boletos de vuelo, verificación de identificación, registros, compras, pedidos de comida y más.

Desafíos en la implementación de herramientas de reserva en línea (OBT)

En un intento por mantener a los viajeros seguros y en cumplimiento con las políticas de la empresa especificando lo que está o no permitido (y rastreando a los viajeros a lo largo de su viaje), las empresas emplean herramientas de reserva en línea (OBT) aprobadas.

La mayoría de las OBT están conectadas a un sistema de distribución global (GDS), que agrega y distribuye contenido de proveedores de servicios de la industria de viajes, como aerolíneas, hoteles, compañías de alquiler de autos y ferrocarriles.

La OBT luego sirve este contenido a los viajeros para que puedan buscar, reservar y gestionar todos los aspectos de su viaje a la vez. Además, algunas OBT pueden conectarse con fuentes de contenido, como proveedores de calificaciones de seguridad y riesgo, para ofrecer contenido específico que de otro modo no estaría disponible, permitiendo aún más opciones para los viajeros.

Se espera que los empleados reserven sus viajes de negocios a través de la OBT aprobada por la empresa porque hacerlo asegura que los gerentes de viajes puedan rastrear y comunicarse con sus empleados. Sin embargo, el cumplimiento ha sido un problema de larga data cuando se trata de viajes de negocios.

Muchos viajeros no utilizan la OBT porque piensan que pueden obtener un mejor precio en otro lugar, no les gusta la experiencia del usuario de la herramienta, creen que carece de funcionalidad en la aplicación nativa (móvil) o les preocupa recibir sus puntos de lealtad.

Si los viajeros no están utilizando las herramientas proporcionadas para ellos, que están diseñadas para proteger tanto a los viajeros de negocios como a los gerentes de viajes, es más difícil mantener a los viajeros seguros.

Fuente: Informe de Herramientas y Tecnologías de Reserva 

A esto se suma el hecho de que el software de viajes corporativos más utilizado está diseñado en gran medida en función de las necesidades de informes de gastos, y tienes un sistema que está listo, incluso pasado de fecha, para la transformación. Los guerreros de la carretera, esos viajeros de negocios que pasan gran parte del año viajando por negocios, realmente deberían estar involucrados en el proceso de creación de software, ya que pueden decir mejor que nadie qué les sería útil.

¿Por qué no podría la experiencia de reserva de viajes ser más como la experiencia del consumidor al comprar otros artículos en línea? Si, por ejemplo, compras algo en Amazon y quieres devolverlo, puedes hacerlo con solo tocar un botón.

En la industria de viajes corporativos, sin embargo, si deseas cambiar un vuelo o una reserva de hotel, lo más probable es que necesites llamar a la aerolínea o al hotel y esperar en espera hasta una hora antes de poder hablar con alguien para manejar esa solicitud. También es posible que te cobren una tarifa de cambio.

Este proceso engorroso está inhibiendo el uso de plataformas de reserva aprobadas con capacidades de gestión de itinerarios, lo que hace mucho más difícil para las empresas proporcionar el deber de cuidado a sus viajeros. No debería ser así.

En un esfuerzo por fomentar el cumplimiento de las políticas corporativas y garantizar la seguridad de los viajeros, las empresas de soluciones de viajes están intensificando con nuevas ofertas tecnológicas:

• Algunas empresas proporcionan intercambio automático de boletos de vuelo, comparable al proceso de devolución sin problemas de Amazon.
• Las empresas que comercializan soluciones de comunicación permiten a los gerentes de viajes localizar a los empleados en movimiento rápidamente, comunicarse con ellos de manera efectiva y desplegar un equipo de respuesta rápidamente, si es necesario.
• Las organizaciones que ofrecen una solución de continuidad de viajes de negocios con un panel de control integral que permite a los gerentes de viajes tener visibilidad instantánea de la ubicación de los viajeros de negocios de la empresa.

Esto permite a los gerentes de viajes comunicarse con y/o redirigir a los viajeros según sea necesario para mantenerlos a salvo de desastres naturales y otros fenómenos. Estos son solo algunos ejemplos. Otras tecnologías también están evolucionando.

Importancia de centrarse en la experiencia del empleado sobre los informes de gastos

Antes de que estos avances tecnológicos realmente despeguen y ayuden a hacer que los viajeros estén más seguros, se debe abordar la discrepancia entre la experiencia tecnológica en la vida cotidiana y la que encuentran los viajeros de negocios.

No es ningún secreto que la tecnología ha eliminado la fricción de la experiencia de compra del consumidor. Con solo tocar un botón (y pasar una tarjeta de crédito) se puede iniciar el envío de un paquete a una dirección personal.

A diferencia de esa práctica simple y directa, sin embargo, el sector de viajes depende de personas en el medio, por así decirlo, para facilitar todos los detalles de una reserva de viaje, desde un vuelo hasta un coche de alquiler e incluso una habitación de hotel.

Los viajeros de negocios de hoy quieren esa misma experiencia eficiente y sin fricciones en los viajes que han llegado a esperar en sus vidas personales. Entonces, ¿cómo podemos mejorar la forma en que se lleva a cabo el viaje de negocios para crear esa experiencia sin fricciones y garantizar la seguridad del viajero al mismo tiempo? Debe comenzar con los proveedores de soluciones de viajes.

“Nosotros, como proveedores, necesitamos pensar en una visión centrada en el viajero, no en una visión centrada en el informe de gastos o en una visión centrada en las finanzas o en una visión centrada en el no guerrero de la carretera”, dice Rizzo, un guerrero de la carretera de 35 años.

A medida que la tecnología continúa avanzando y mejorando, los viajeros naturalmente adoptarán aquellas que sean más simples de usar, es decir, las que proporcionen la menor cantidad de fricción.

Las empresas están evaluando cuándo podrán permitirse poner a las personas en la carretera nuevamente, mientras que FCM Travel Solutions encontró que el 88% de los viajeros de negocios considerarán seguro volver a viajar si sus empresas creen que es seguro.

Los gerentes de viajes también deben hacer algunos cambios. Aquellos involucrados en las decisiones sobre qué software comprar y usar deberán ampliar su visión para asegurarse de que la solución también satisfaga las necesidades de los viajeros y no solo las necesidades del negocio.

La transformación crea mejora

La historia demuestra que eso también es cierto. La tragedia del 11 de septiembre llevó al desarrollo de una infraestructura para escáneres de detectores de metales. El brote de síndrome respiratorio agudo severo (SARS) de 2003 impulsó la implementación de escáneres térmicos en Asia.

“Desafortunadamente, el COVID ha tenido un efecto devastadoramente negativo en el mundo, pero ha forzado mucho pensamiento nuevo sobre los viajes”, dice Rizzo. De hecho, los eventos recientes han llevado a formas aún mejores de mantener seguros a los viajeros de negocios y proporcionar una experiencia de viaje intuitiva.

También ha creado una oportunidad para que los proveedores de soluciones de viajes y las empresas de gestión de viajes consideren cómo debería ser la plataforma de viajes de negocios óptima y cómo puede hacer que los guerreros de la carretera sean más eficientes y seguros.

Será un proceso lento a medida que las empresas lo aborden con cautela. Sin embargo, a medida que los avances tecnológicos ocurren exponencialmente, no pasará mucho tiempo antes de que tengamos aún más soluciones tecnológicas para nuestros problemas de salud y seguridad más apremiantes.

Mejora tu experiencia de viaje de negocios con el software de gestión de gastos líder equipado con capacidades avanzadas de gestión de itinerarios.