Funktionen der Software für Zulassungs- und Einschreibungsmanagement
Zulassungssoftware enthält typischerweise ein vielfältiges Funktionsset, das unter anderem die folgenden Funktionen umfassen kann.
Lead-Nurturing – Ein wesentlicher Aspekt von Zulassungs- und Einschreibungsmanagement-Software ist das Lead-Nurturing, das den Aufbau starker Beziehungen zu Einzelpersonen während des Bewerbungsprozesses umfasst. Lead-Nurturing ermöglicht es dem Zulassungspersonal, Nachrichten in jedem Schritt des Prozesses zu personalisieren, vom potenziellen Bewerber bis zum eingeschriebenen Studenten. Diese Personalisierung manifestiert sich in der personalisierten E-Mail-Kommunikation, die innerhalb der Software verfügbar ist, und dem granularen Niveau der Kommunikation zwischen Zulassungspersonal und Bewerbern, das bis hin zu SMS-Nachrichten direkt an die Telefone der Studenten reichen kann.
Veranstaltungs- und Interviewplanung – Zulassungssoftware enthält oft Interviewplanungsfunktionen, die das Zulassungspersonal nutzt, um Interviews und Campusbesuche mit den entsprechenden Mitarbeitern zu planen. Diese Funktion hält Zulassungsfachleute innerhalb eines einzigen Tools und fördert mehr Engagement mit potenziellen Studenten. Einige Lösungen in dieser Kategorie bieten neben der Interviewplanung auch Veranstaltungsplanungs-Tools an. Diese Funktion kann von Mitarbeitern genutzt werden, um Einladungen zu versenden, Mitarbeiter zu organisieren und Campusveranstaltungen zu planen, die typischerweise auf die Rekrutierung potenzieller Studenten ausgerichtet sind.
Terminplanung – Zulassungs- und Einschreibungsmanagement-Software enthält oft Terminplanungsfunktionen, einschließlich eines interaktiven Kalenders für Eltern und Studenten, um Termine mit Schulmitarbeitern zu vereinbaren. Diese Kalender enthalten häufig automatisierte E-Mail-Erinnerungen, die dazu beitragen, die Anzahl verpasster Termine zu reduzieren.
Bewerbertrichter – Eine nützliche Funktion für Zulassungsmitarbeiter, die einen detaillierten Überblick über alle Bewerber im Prozess suchen, zeigt der Bewerbertrichter genau, wie viele Personen sich in jeder Phase des Zulassungstrichters befinden. Die Mitarbeiter können sich dann darauf konzentrieren, jeden Studenten im Prozess voranzubringen.
Annahme oder Ablehnung von Bewerbungen – Zulassungsmitarbeiter können Entscheidungen über einzelne Bewerber direkt über die Anwendung treffen und diese Entscheidungen erteilen. Diese Funktion ermöglicht es Zulassungsbeamten, die Anzahl der verschiedenen Programme, die sie verwenden, zu konsolidieren und sicherzustellen, dass die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit veröffentlicht werden.
Zahlungsgateway für Gebühren – Zulassungs- und Einschreibungssoftware enthält oft ein Zahlungsgateway, damit Zulassungsabteilungen Antragsgebühren direkt über die Software akzeptieren können, wodurch die Notwendigkeit einer Integration mit einer separaten Zahlungsgateway-Software entfällt.
Bewerberbewertung – Mit der Bewerberbewertungsfunktionalität haben Administratoren die Möglichkeit, Bewerberdokumente direkt in der Lösung zu bewerten. Administratoren können benutzerdefinierte Bewertungsrahmen erstellen, umfangreiche Notizen zu jedem Dokument schreiben und letztendlich eine Bewertung für jeden Bewerber im System vergeben.
Registrierungsmanagement – Die meisten Lösungen in dieser Kategorie enthalten Registrierungsmanagement-Funktionen, damit Zulassungsbeamte den Prozess für angenommene Studenten abschließen können, die sich entscheiden, sich an der Schule einzuschreiben. Diese Funktion schließt den gesamten Trichter ab, da eine Person in diesem Stadium von einem potenziellen Studenten zu einem eingeschriebenen, gebührenzahlenden Studenten in einer einzigen Anwendung geworden ist. Die Registrierungsfunktionen können Vertragserstellung und -unterzeichnung, Anzahlung und Online-Registrierungsformulare umfassen.
Berichterstattung – Zulassungsmanagement-Software kann Berichterstattungsfunktionen enthalten, die es Ihnen ermöglichen, Ergebnisse im Jahresvergleich zu vergleichen, Einschreibungsziele zu setzen und die Leistung basierend auf voreingestellten Zielen zu messen.
Mobile Anwendung – Die Anzahl der mobilen Website-Besuche nimmt rapide zu, da mobile Geräte leistungsfähiger werden und häufiger für wichtige Aufgaben genutzt werden. Um den Besucher zu unterstützen, der die Software auf seinem mobilen Gerät nutzen möchte, erstellen einige Anbieter von Zulassungsmanagement-Software mobile Versionen ihrer Anwendungen. Diese sind voll funktionsfähige Versionen der jeweiligen Lösungen, die vollständig auf mobilen Geräten verfügbar sind.
Integrationen und Datenmigration – Jede Zulassungslösung wird in dieser Funktionskategorie leicht unterschiedliche Tools enthalten. Abhängig vom Lösungstyp können diese Massenimport von Dateien, Datenmigrationsfähigkeit, Integrationen mit anderen Systemen und API-Integrationen mit ausgewählten Partnersystemen umfassen.
Messaging – Zulassungsmanagementlösungen enthalten typischerweise Messaging-Funktionen, die Zulassungsbeamte mit Eltern und Studenten verbinden. Diese Nachrichten können per E-Mail oder SMS gesendet werden und können als Massen- oder personalisierte Einzelkommunikation gesendet werden.
Empfehlungsportal – Empfehlungsschreiben sind ein Knackpunkt im Bewerbungsprozess für viele Studenten. Bestimmte Zulassungslösungen enthalten ein Portal, über das Lehrer Empfehlungsschreiben direkt einreichen können.
Formularerstellung – Die meisten Zulassungssoftware bietet Benutzern Online-Formularerstellungsfunktionen, die sie nutzen können, um zulassungsbezogene Formulare speziell für ihre Bildungseinrichtung zu erstellen. Diese Formulare, die gespeichert und immer wieder verwendet werden können, sparen Büros Zeit und Geld.
Trends im Zusammenhang mit Software für Zulassungs- und Einschreibungsmanagement
Es gibt einige Trends in der Kategorie der Zulassungsmanagement-Software, die in den letzten Jahren aufgetaucht sind und die Produktentwicklung und Nutzung in der Bildungsbranche weiterhin beeinflussen werden. Die Nutzung von Big Data und Analysen, Echtzeitüberwachung und die verstärkte Nutzung mobiler Anwendungen sind drei, die einen Blick wert sind.
Big Data — Riesige Datensätze, die von Zulassungsbüros zusammengestellt werden, bleiben oft ungenutzt oder werden zumindest nicht so kreativ genutzt, wie sie könnten. Zulassungsfachleute haben alle möglichen spezifischen Ziele, von der Gesamteinschreibung bis zur Vielfalt. Mehr Zulassungsmanagementanwendungen erstellen Tools, die denen in unserer Big Data Analytics Software Kategorie ähneln, die Zulassungsbeamte nutzen können, um diese Ziele zu erreichen und die strukturierten Big Data zu nutzen, um sie zu erreichen.
Echtzeitüberwachung Zulassungssoftware enthält eine Vielzahl von Funktionen und eine entsprechend große Menge an Daten. Diese Daten sind in einem unstrukturierten Format schwer zu sortieren, was dem Zulassungsprozess schadet, da er sich ständig ändert, wenn Studenten aus dem Prozess ausscheiden, sich für andere Schulen entscheiden, Dokumente nicht rechtzeitig einreichen und mehr. Echtzeitüberwachungstools, die ähnliche Funktionen wie die in unserer Stream Analytics Software Kategorie bieten, ermöglichen es Schulen, alles im Blick zu behalten und die Echtzeit-Updates zu nutzen, um auf Anfragen zu reagieren und die Bemühungen der Zulassungsbeamten auf die Bereiche zu lenken, die Aufmerksamkeit erfordern.
Mobilität — Der Wechsel zu mobilen Geräten ist in allen Branchen spürbar, und der Bildungsbereich bildet da keine Ausnahme. Zulassungsmanagementlösungen entwickeln und starten mobile Versionen ihrer Anwendungen, um die Benutzererfahrung auf mobilen Geräten zu verbessern und den gesamten Prozess sowohl für Studenten als auch für Eltern zu erleichtern.
