Mehr über Hintergrundüberprüfungssoftware erfahren
Was ist Background-Check-Software?
Der Kandidat hat möglicherweise einen beeindruckenden Lebenslauf eingereicht, den Fähigkeitstest mit Bravour bestanden und die Interviewer beeindruckt, aber es gibt normalerweise einen weiteren wichtigen Schritt im Prozess, bevor ein Unternehmen ein Jobangebot unterbreitet – die Hintergrundüberprüfung. Unternehmen führen vor der endgültigen Einstellungsentscheidung Hintergrundüberprüfungen durch, um die Richtigkeit der vom Kandidaten angegebenen Informationen zu überprüfen und andere Informationen zu entdecken, die die Einstellungsentscheidung beeinflussen könnten. Background-Check-Software rationalisiert diesen Prozess, indem sie Aspekte des Prozesses automatisiert und es Unternehmen ermöglicht, Überprüfungen für mehrere Kandidaten von einem einzigen System aus zu verwalten.
Background-Check-Plattformen sind in der Regel keine eigenständigen Systeme. Diese Plattformen werden oft von Background-Check-Unternehmen entwickelt, die in der Branche als Kreditauskunfteien (CRAs) bekannt sind. Diese akkreditierten Unternehmen nutzen die Technologie, um den Prozess zu verwalten, während sie Unternehmen Dienstleistungen zur Beschäftigungsüberprüfung anbieten. Abhängig vom Anbieter können Überprüfungen eine automatisierte oder von Menschen durchgeführte Suche in öffentlichen Aufzeichnungen oder eine Mischung aus beidem umfassen. Auf diese Weise muss die Software in der Regel zusammen mit den von einem Unternehmen bereitgestellten Background-Check-Dienstleistungen betrieben werden.
Welche Arten von Background-Check-Software gibt es?
Background-Check-Softwareprodukte existieren als eigenständige Lösungen sowie als Module, die Teil einer größeren Human Capital Management (HCM)-Plattform sind.
Eigenständige Lösungen
Diese Produkte sind speziell darauf ausgerichtet, vor der Einstellung Hintergrundüberprüfungen zu verwalten. Sie integrieren sich oft mit anderer HR-Software, einschließlich Bewerber-Tracking-Systemen und Kern-HR-Software.
HCM-Plattform
Einige HCM-Plattformen verfügen über ein integriertes Background-Check-Modul, das den Austausch von Kandidatendaten für Unternehmen, die dieses HCM bereits nutzen, vereinfachen kann.
Welche Arten von Background-Screening-Produkten sind verfügbar?
Es gibt viele Arten von Überprüfungen, die Arbeitgeber mit Background-Check-Software anfordern können, aber gängige sind Überprüfungen von Strafregistern, Berichte über Kraftfahrzeuge, Beschäftigungsüberprüfungen, Bonitätsprüfungen und Drogentests.
Strafregisterüberprüfung
Strafregisterüberprüfungen sind ein gängiger Screening-Service, der während des Einstellungsprozesses angeboten wird. Diese Suchen beinhalten die Überprüfung von Bundes-, Landes- und lokalen Aufzeichnungen über frühere strafrechtliche Verurteilungen eines Kandidaten, sowohl Verbrechen als auch Vergehen, sowie aktive Strafverfahren, in denen der Kandidat genannt wird. Einige Anbieter bieten globale Strafregistersuchen als Teil ihrer Dienstleistungen an.
Führerscheinüberprüfung oder Kraftfahrzeugbericht (MVR)
Überprüfungen des Fahrtenbuchs einer Person, manchmal bekannt als Kraftfahrzeugbericht (MVR)-Screenings, finden Informationen über die Fahrhistorie einer Person. Dies umfasst den Status und die Klasse ihres Führerscheins sowie alle vergangenen Verstöße, die bis zu einer bestimmten Anzahl von Jahren zurückreichen. Diese Überprüfungen sind üblich für Rollen, in denen jemand ein Fahrzeug als Teil seiner Arbeitsaufgaben betreibt.
Beschäftigungsüberprüfung
Die Beschäftigungsüberprüfung beinhaltet die Bestätigung der Beschäftigungshistorie eines Kandidaten, einschließlich früherer Arbeitsorte, der Daten, an denen sie beschäftigt waren, und ihrer Arbeitsaufgaben. Die Überprüfung dieser Referenzen hilft Unternehmen sicherzustellen, dass sie jemanden einstellen, der über die notwendige Erfahrung für die Rolle verfügt. Viele Anbieter bieten auch Referenzüberprüfungen an.
Bildungsüberprüfung
Arbeitgeber möchten in der Regel bestätigen, dass ein Kandidat über die erforderliche Ausbildung, Qualifikationen und Schulungen verfügt, um in der Rolle erfolgreich zu sein. Background-Check-Lösungen beinhalten oft eine Option zur Überprüfung der Bildungsnachweise eines Kandidaten, wie z.B. Hochschulabschlüsse, Zertifikate, Lizenzen oder andere spezialisierte Schulungen.
Bonitätsprüfungen
Die Überprüfung der Bonität eines Kandidaten kann Unternehmen helfen, die Integrität und finanzielle Verantwortung von Kandidaten zu beurteilen, insbesondere für Kandidaten, die möglicherweise mit den Finanzen eines Unternehmens im Rahmen ihrer Arbeitsrollen zu tun haben. Einstellungsmanager sollten sich bewusst sein, dass einige Staaten Gesetze haben, die die Verwendung von Bonitätsprüfungen bei der Beschäftigung einschränken.
Drogentests
Background-Check-Unternehmen, die Drogentests in den Vereinigten Staaten anbieten, sind zertifizierte Drittanbieter-Administratoren (TPA) der Substance Abuse Program Administrators Association (SAPAA). Die nationalen Standards von SAPAA werden als Gütesiegel für die Drogenmissbrauchstest- und Programmmanagementbranche anerkannt. Einige Branchen erfordern Drogentests für alle Bewerber, um das Unfallrisiko zu verringern.
Branchenspezifische Überprüfungen
Einige Background-Check-Unternehmen könnten sich auf bestimmte Branchen spezialisieren, während andere allgemeine Screening-Berichte für eine Vielzahl von Branchen und Positionen bereitstellen. Branchen, die möglicherweise spezialisierte Screening-Bedürfnisse haben, umfassen Bauwesen, kommerzielles und Stammes-Glücksspiel, Bildung, Finanzen, Regierung, Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Fertigung, Personalvermittlung und Transport.
Was sind die häufigsten Funktionen von Background-Check-Software?
Häufige Funktionen von Background-Screening-Software umfassen administrative Dashboards, Kandidatenportale, Analyse- und Berichtstools sowie automatisierte Workflows.
Dashboards: Ein wesentlicher Bestandteil jeder Background-Check-Software ist ein Dashboard, das einen Überblick über alle aktiven Überprüfungen und Echtzeit-Statusaktualisierungen zu jedem Kandidaten bietet. Diese Dashboards ermöglichen es Administratoren, den Fortschritt jeder Vorbeschäftigungsüberprüfung zu verfolgen und eine Schätzung zu sehen, wie lange es dauern wird, bis jeder Bericht abgeschlossen ist.
Kandidatenportal: Plattformen mit kandidatenorientierten Portalen ermöglichen es Kandidaten, Informationen über sich selbst über eine Webschnittstelle einzugeben, um den Prozess zu beschleunigen. Diese Self-Service-Portale zeigen Kandidaten in der Regel auch den Status ihrer Hintergrundüberprüfung und können auch Benachrichtigungen oder Erinnerungen senden, was die allgemeine Kandidatenerfahrung verbessert.
Automatisierte Workflows: Automatisierung ist ein wachsender Bestandteil vieler Softwareprodukte geworden. Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise eine Hintergrundüberprüfung anordnet, könnte das System automatisch eine Benachrichtigung an den Kandidaten senden und ihn bitten, Dokumente auszufüllen, um den Prozess zu starten. Diese Unterlagen können dann zur Überprüfung an das zuständige Personal weitergeleitet werden. Unternehmen können auch benutzerdefinierte Workflows entwickeln, sodass abgeschlossene Hintergrundüberprüfungen an das zuständige Personal zur Genehmigung oder Entscheidung weitergeleitet werden.
ATS-Integrationen: Die meisten Vorbeschäftigungs-Screening-Plattformen integrieren sich mit mindestens einem Bewerber-Tracking-System (ATS). ATS-Integrationen erleichtern den nahtlosen Datentransfer über Kandidaten zwischen den Systemen, was den Einstellungsmanagern die Zeit spart, die es dauern würde, die Daten von einem System in ein anderes zu übertragen, und auch das Potenzial für Dateneingabefehler reduziert. Viele Plattformen bieten eine API, um Integrationen mit Drittanbieter-Softwareprodukten zu erleichtern. Die Integration dieser Systeme macht es auch einfach für Einstellungsmanager, eine neue Hintergrundüberprüfung mit wenigen Klicks zu starten.
Analyse und Berichterstattung: Zusätzlich zu Dashboards, die aktuelle Statusaktualisierungen für aktuelle Hintergrundüberprüfungen anzeigen, beinhalten viele Plattformen Analysefunktionen, die einen tiefergehenden Blick auf die Daten der Hintergrundüberprüfung ermöglichen. Diese Berichtstools können Trends in den Prozessen einer Organisation aufzeigen, wie z.B. wie lange Überprüfungen im Durchschnitt dauern oder ob sich die Abschlusszeiten je nach Standort unterscheiden – da die Gesetze von Staat zu Staat variieren – oder zu verschiedenen Jahreszeiten. Sie können auch Trends in den Entscheidungen der Einstellteams aufzeigen, sodass Unternehmen ihre Prozesse bei Bedarf anpassen können. Die Identifizierung dieser Trends kann Unternehmen helfen, Wege zu finden, den Prozess zu beschleunigen oder eine größere Anzahl von Kandidaten zu erreichen.
Compliance-Tools: Automatisierte Compliance-Checks helfen Administratoren zu bestimmen, welche Gesetze und Vorschriften für ihren Vorbeschäftigungs-Screening-Prozess gelten. Während alle Überprüfungen in den Vereinigten Staaten den Fair Credit Reporting Act (FCRA) und den Richtlinien der Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) entsprechen müssen, können andere Gesetze oder Vorschriften je nach Standort des Unternehmens variieren. Die Software kann Compliance-Vorschriften überwachen und sicherstellen, dass die richtigen Formulare, Offenlegungen und Genehmigungen generiert werden, die an die Kandidaten gesendet werden. Eine Plattform sollte mindestens FCRA-konform sein und auch den neuesten EEOC-Vorschriften entsprechen.
Was sind die Vorteile von Background-Screening-Software?
Beschleunigung der Einstellungszeit: In wettbewerbsintensiven Rekrutierungsumgebungen kann der Abschluss des Einstellungsprozesses schnell den Unterschied zwischen der Einstellung eines herausragenden neuen Mitarbeiters oder dem Verlust dieser Person an ein anderes Unternehmen ausmachen. Daher ist es wichtig, die Bearbeitungszeit für ein Kandidaten-Screening zu verkürzen, und schnellere Überprüfungen bieten Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil. Die Beschäftigungs-Background-Check-Software automatisiert den Prozess der Überprüfung der Informationen, die Kandidaten während des Talentakquisitionsprozesses bereitstellen. Viele Background-Check-Anbieter verlassen sich zunehmend auf künstliche Intelligenz, um große Datensätze nach relevanten Aufzeichnungen zu durchsuchen, um den Prozess zu beschleunigen. Dies reduziert die Zeit, die das Unternehmen für die Authentifizierung von Informationen aufwenden muss, und schafft Zeit für andere Einstellungs- und Onboarding-Prozesse.
Einhaltung der Vorschriften: Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen sind stark regulierte Prozesse, die durch lokale und bundesstaatliche Vorschriften gebunden sind, und es ist wichtig, dass Arbeitgeber die Einhaltung dieser Regeln aufrechterhalten, um rechtliche Probleme zu vermeiden. Aber die Verfolgung dieser Vorschriften und die Sicherstellung, dass sie genau befolgt werden, kann ohne Hilfe eine Herausforderung sein. Background-Screening-Lösungen bieten Unternehmen Zugang zu aktuellem Compliance-Wissen, was die Wahrscheinlichkeit von Regelverstößen und Klagen verringern kann. Die besten Background-Check-Dienste stellen sicher, dass ihre Kunden während des gesamten Prozesses konform sind. Diese Systeme können auch Aufzeichnungen führen, um die Einhaltung später bei Bedarf zu beweisen.
Erhöhung des Vertrauens in Einstellungsentscheidungen: Eine schlechte Einstellung kann ein Unternehmen Tausende von Dollar an Rekrutierungskosten, Produktivitätsverlusten, Rückgängen der Team-Moral und Anwaltskosten kosten. Eine Vorbeschäftigungs-Hintergrundüberprüfung kann dem Einstellteam helfen, Vertrauen zu haben, dass die Person, die sie einstellen, vertrauenswürdig ist und kein Risiko für das Unternehmen oder seine Mitarbeiter darstellt. Arbeitgeber verwenden Hintergrundüberprüfungen, um die Richtigkeit der Informationen zu überprüfen, die ein Kandidat während des Einstellungsprozesses präsentiert hat, einschließlich der Tatsache, dass sie die Qualifikationen haben, die erforderlich sind, um die Arbeit gut zu machen. Beschäftigungsüberprüfungen können auch Informationen über die Geschichte einer Person aufdecken, die Sicherheits- oder Haftungsrisiken am Arbeitsplatz darstellen könnte, wie z.B. ein schlechtes Fahrtenbuch oder eine Geschichte krimineller Gewalt.
Verbesserung der Kandidatenerfahrung: Viele Produkte bieten Online-Background-Check-Dienste und cloudbasierte Dashboards, sodass sowohl der Bewerber als auch der für die Überwachung des Prozesses zuständige Personalverantwortliche den Fortschritt der Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen überprüfen können. Den Kandidaten diese Informationen zu geben, verbessert die Kommunikation während des Rekrutierungsprozesses, was den Kandidaten einen positiveren Eindruck vom Unternehmen hinterlassen und Vertrauen aufbauen kann. Gute Rekrutierungserfahrungen können wiederum die Marke des Unternehmens positiv beeinflussen und zu größerem Rekrutierungserfolg führen.
Wer nutzt Background-Check-Software?
Rekrutierer: Mitglieder eines Einstellteams sind die häufigsten Nutzer von Vorbeschäftigungs-Screening-Tools. Dazu gehören interne Rekrutierer in Unternehmen sowie Rekrutierer, die für Rekrutierungsagenturen oder Personalvermittlungsfirmen arbeiten. Rekrutierer verwenden Background-Check-Plattformen, um Überprüfungen zu initiieren, den Status zu überwachen und Analyseberichte über den Prozess anzuzeigen.
Compliance-Team: Mitarbeiter, die für die Einhaltung der Vorschriften eines Unternehmens verantwortlich sind, verwenden Background-Check-Software, um sicherzustellen, dass die Beschäftigungsüberprüfungsprozesse des Unternehmens allen geltenden Vorschriften entsprechen. Dies könnte Bundes-, Landes- und lokale Gesetze sowie interne Unternehmensrichtlinien umfassen. Die Anwälte eines Unternehmens müssen möglicherweise auch auf die Aufzeichnungen der Software zugreifen, falls rechtliche Probleme auftreten.
Jobkandidaten: Viele Background-Check-Lösungen verfügen über kandidatenorientierte Portale, die es Arbeitssuchenden ermöglichen, den Status einer Überprüfung zu überwachen, die ihr potenzieller Arbeitgeber durchführt. Diese Portale enthalten oft Status-Dashboards und können auch die Fähigkeit haben, Benachrichtigungen oder Nachrichten in verschiedenen Phasen des Prozesses zu senden.
Software im Zusammenhang mit Background-Check-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Beschäftigungs-Background-Check-Software verwendet werden können, umfassen:
Bewerber-Tracking-Systeme (ATS): Die meisten Background-Screening-Plattformen integrieren sich mit mindestens einem ATS. Diese Integrationen erleichtern den nahtlosen Datentransfer, während Kandidaten durch die Einstellungs-Pipeline bewegt werden, was den Prozess beschleunigen und Fehler reduzieren kann. Es ermöglicht auch Rekrutierern, Background-Checks zu bestellen und Kandidateninformationen vom selben Bildschirm aus anzuzeigen, was die Einstellungs-Workflows verbessert.
Kern-HR-Software: Background-Check-Lösungen integrieren sich auch mit Kern-HR-Software oder HRMS & HCM-Software, die beide Mitarbeiterdokumente und -daten enthalten. Verbindungen zwischen diesen Systemen rationalisieren den Transfer und Austausch von Mitarbeiterdaten, sowohl während des Talentakquisitionsprozesses als auch nachdem der Kandidat eingestellt wurde.
Herausforderungen mit Background-Check-Software
Background-Check-Lösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen.
Compliance: Einer der größten Gründe, warum Unternehmen Beschäftigungs-Screening-Dienste nutzen, ist auch einer, der Schwierigkeiten verursachen kann – die Fähigkeit des Anbieters, Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen. Die verschiedenen Gesetze und Vorschriften, die Background-Checks regeln, müssen befolgt werden, um Geldstrafen, Klagen und andere Probleme zu vermeiden. Unternehmen, die die Überprüfung bestellen, verlassen sich jedoch in der Regel auf den Background-Check-Anbieter, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Verfahren befolgen und über die neuesten Anforderungen informiert sind. Plattformen, die keine starken Compliance-Fähigkeiten haben, könnten Arbeitgeber rechtlichen Problemen aussetzen, insbesondere im Falle von nachteiligen Maßnahmen, die sich auf eine Beschäftigungsentscheidung beziehen, die einen Kandidaten aufgrund von Informationen, die in einem Background-Check erschienen sind, negativ beeinflusst. Käufer von Background-Check-Diensten sollten sicherstellen, dass sie Softwareanbieter fragen, wie sie sicherstellen, dass ihre Plattform die neuesten Compliance-Vorschriften einbezieht.
Pünktlichkeit: Geschwindigkeit ist wichtig, wenn es um Rekrutierung geht, aber Background-Checks können manchmal ein Engpass im Prozess sein, wenn die Ergebnisse nicht rechtzeitig zurückgegeben werden. Die Zeit, die ein Background-Check benötigt, kann variieren, abhängig von der Anzahl der vom Arbeitgeber bestellten Überprüfungen und wie einfach es ist, auf die Informationen zuzugreifen. Background-Check-Unternehmen, die zu lange brauchen, um Ergebnisse zurückzugeben, könnten die Rekrutierungsbemühungen eines Unternehmens beeinträchtigen, da starke Kandidaten möglicherweise anderswo suchen. Plattformen, die unrealistische Schätzungen für den Zeitpunkt einer Überprüfung bieten, können auch Probleme im Prozess verursachen.
Genauigkeit der Informationen: Ein Hauptgrund, warum Arbeitgeber Background-Checks durchführen, ist die Bestätigung der Genauigkeit der Informationen, die der Kandidat während des Prozesses angegeben hat, daher ist die Zuverlässigkeit der in Berichten enthaltenen Informationen entscheidend. Background-Screenings, die ungenaue Informationen über einen Kandidaten aufdecken oder wichtige Details über den Hintergrund des Kandidaten nicht aufdecken, können ernsthafte Probleme sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Kandidaten verursachen. Unternehmen sollten Vertrauen haben, dass die Vorbeschäftigungs-Screening-Tools Systeme haben, um die Genauigkeit der von der Plattform produzierten Informationen zu bestätigen.
Welche Unternehmen sollten Background-Check-Software kaufen?
Nahezu jede Branche kann davon profitieren, Background-Check-Software in ihren Einstellungsprozess zu integrieren. Aber einige Branchen sind besonders auf diese Lösungen angewiesen.
Bauwesen: Die Bauindustrie nutzt Background-Check-Dienste, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten und sicherzustellen, dass ihre Arbeiter die erforderlichen Lizenzen und Fähigkeiten haben, um die Arbeit zu erledigen.
Einzelhandel und Gastgewerbe: Branchen, in denen die Fluktuationsraten höher sind, wie Einzelhandel und Gastgewerbe, erfordern, dass Arbeitgeber schnell Background-Checks durchführen können, um sicherzustellen, dass sie vollständig besetzt sind, insbesondere während der Hochsaison.
Gesundheitswesen: Für Gesundheitsberufe, insbesondere solche, die direkten Kontakt mit Patienten erfordern, müssen Arbeitgeber die Hintergründe der Mitarbeiter überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Lizenzen und Zertifizierungen haben. Background-Check-Software hilft Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften in dieser stark regulierten Branche zu überwachen.
Non-Profit-Organisationen: Freiwilligenorganisationen nutzen Background-Screenings, um festzustellen, ob es etwas in der Vergangenheit eines potenziellen Freiwilligen gibt, das ihn ungeeignet machen könnte, mit den Kunden der Organisation zu arbeiten, und sogar die Non-Profit-Organisation Klagen oder schlechter Presse aussetzen könnte.
Personalvermittlung: Da sie mit einer großen Anzahl von Kandidaten zu tun haben, verlassen sich Personalvermittlungsagenturen auf Background-Check-Tools, um Kunden effizient zu überprüfen und sie schneller in Jobs zu vermitteln.
Wie kauft man Background-Check-Software?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Background-Check-Software
Beim Sammeln von Anforderungen für Software sollten Käufer die Arten von Beschäftigungsüberprüfungen berücksichtigen, die das Unternehmen wahrscheinlich am häufigsten verwenden wird. Verschiedene Background-Check-Anbieter können verschiedene Überprüfungstypen anbieten, daher sollten Unternehmen im Voraus wissen, welche Vorbeschäftigungs-Screening-Produkte ihr idealer Anbieter haben muss. Unternehmen sollten auch überlegen, welche anderen Funktionen ihnen in einer Background-Check-Lösung wichtig sind, wie Dashboards, Benachrichtigungen und Kandidatenportale. Da es unterschiedliche Ansätze zur Durchführung von Background-Screenings gibt, sollten Käufer auch darüber nachdenken, ob sie damit einverstanden sind, dass Computer und Algorithmen den Großteil der Suche durchführen, oder ob sie es vorziehen würden, dass Menschen mehr von dieser Arbeit erledigen.
Vergleich von Background-Check-Softwareprodukten
Erstellen Sie eine Longlist
Eine erste Liste potenzieller Background-Screening-Dienste sollte alle Produkte enthalten, die die grundlegenden Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Zu diesem Zeitpunkt sollten Käufer darauf abzielen, ein Gefühl für die Funktionen potenzieller Lösungen und die Arten von Dienstleistungen, die sie bieten können, zu bekommen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nachdem eine Longlist erstellt wurde, ist es an der Zeit, jedes Produkt genauer zu betrachten, um festzustellen, ob es die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt und es verdient, auf die Shortlist gesetzt zu werden. Dies sollte die Bewertung zusätzlicher Funktionen jedes Produkts über die als wesentlich identifizierten hinaus umfassen, um festzustellen, ob diese zusätzliche Funktionalität dem Rekrutierungsprozess des Unternehmens zusätzliche Vorteile bringen würde.
Führen Sie Demos durch
Wenn das Unternehmen bereit ist, Demos durchzuführen, sollten Käufer ein Gefühl für die Funktionen haben, die Produkte auf der Shortlist bieten, und bereit sein, zu bewerten, wie effektiv diese Funktionen die Bedürfnisse der Organisation erfüllen. Verkäufer sollten Käufer durch den gesamten Prozess der Background-Check-Durchführung führen. Käufer sollten die Benutzeroberfläche der Plattform und die Zugänglichkeit und Verständlichkeit der Informationen auf Musterberichten berücksichtigen. Demos sind auch eine gute Gelegenheit, Fragen zu stellen, wie lange Überprüfungen im Durchschnitt dauern, wie das Unternehmen die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherstellt und wie gut die Software in die bestehenden Systeme des Käufers integriert ist.
Auswahl von Background-Check-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam sollte alle Interessengruppen umfassen, die das Produkt möglicherweise verwenden, einschließlich des Rekrutierungsteams eines Unternehmens und aller anderen relevanten HR-Mitarbeiter.
Verhandlung
Nachdem ein bevorzugtes Produkt eingegrenzt wurde, ist es an der Zeit, ein Preispaket zu verhandeln. Käufer müssen das Preismodell der Software berücksichtigen, einschließlich ob die Software mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr verbunden ist und wie viel verschiedene Arten von Überprüfungen kosten. Käufer können manchmal Rabatte aushandeln, wenn sie ein Paket kaufen, das eine größere Anzahl von Überprüfungen enthält. Die Preise können auch je nach Gründlichkeit jeder Suche und der Dauer der Durchführung variieren.
Endgültige Entscheidung
HR-Leiter werden wahrscheinlich die endgültige Entscheidung darüber treffen, welche Plattform verwendet werden soll, da ein Background-Check-Anbieter eine Schlüsselrolle beim Schutz des Rufs des Unternehmens und der Reduzierung seines rechtlichen Risikos spielen wird.
Was kostet Background-Check-Software?
Die Kosten für eine Hintergrundüberprüfung variieren in der Regel je nach Anzahl der verschiedenen Überprüfungen, die sie umfasst, und welche Überprüfungen durchgeführt werden. Eine grundlegende Überprüfung könnte so wenig wie 10 $ pro Bericht kosten, während kompliziertere Überprüfungen, die das Durchsuchen von Gerichtsakten, Sexualstraftäterdatenbanken, Kreditberichten und anderen Datenquellen umfassen, 100 $ oder mehr pro Bericht kosten könnten.
Return on Investment (ROI)
Käufer sollten überlegen, ob ihr Background-Check-Anbieter ihnen Vertrauen in ihre Einstellungsentscheidungen gibt und gleichzeitig effiziente Dienstleistungen zu einem wettbewerbsfähigen Preis bietet. Die Analyse, ob die Einstellungszeit des Unternehmens nach der Implementierung der Software verbessert wurde, kann ein wichtiger Weg sein, um den ROI des Systems zu bewerten.
Implementierung von Background-Check-Software
Wie wird Background-Check-Software implementiert?
Viele moderne Background-Check-Systeme sind cloudbasiert, sodass die Implementierung oft das Einrichten von Benutzerkonten und das Einloggen der Benutzer in ein Portal über einen Webbrowser umfasst.
Wer ist für die Implementierung von Background-Check-Software verantwortlich?
Rekrutierer und andere HR-Mitarbeiter sind die wahrscheinlichsten Nutzer von Background-Check-Software und werden wahrscheinlich diejenigen sein, die die Implementierung leiten, mit Unterstützung von IT-Mitarbeitern.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Background-Check-Software aus?
Der Background-Check-Anbieter wird wahrscheinlich während der Implementierung Benutzerkonten erstellen und sicherstellen, dass sich jeder Benutzer in das System einloggen kann. Schulungen sollten angeboten werden, um Käufer durch die Fähigkeiten der Software und allgemeine Workflows zu führen. Unternehmen müssen auch mit dem Background-Check-Anbieter zusammenarbeiten, um ihr bestehendes Bewerber-Tracking-System oder ihre Kern-HR-Software in die neue Plattform zu integrieren.
Wann sollte man Background-Check-Software implementieren?
Beschäftigungs-Background-Check-Software kann jederzeit implementiert werden. Für Unternehmen in Branchen, die große saisonale Schwankungen im Einstellungsvolumen erleben, wäre es ratsam, das System lange vor ihrer Hochsaison zu implementieren, um sicherzustellen, dass die Einstellteams gut geschult sind, bevor sie eine große Anzahl von Kandidaten bearbeiten müssen.
Trends in der Background-Check-Software
Künstliche Intelligenz
So wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen andere HR-Softwaremärkte beeinflussen, ist KI Teil einer wachsenden Anzahl von Background-Screening-Lösungen geworden. Unternehmen nutzen KI, um bei der Suche in riesigen Datensätzen, wie nationalen Strafregisterdatenbanken, nach Informationen zu helfen, die für ein Kandidaten-Screening relevant sein könnten. KI kann die Zeit, die benötigt wird, um diese großen Datensätze zu durchsuchen, erheblich reduzieren und die mit der Einstellung verbundenen Kosten senken. Einige Kandidaten, deren öffentliche Aufzeichnungen mit KI-gestützten Background-Check-Tools überprüft wurden, haben jedoch darüber geklagt, dass die Systeme Fehler machen, wie z.B. sie fälschlicherweise mit einer anderen Person mit einer kriminellen Vergangenheit in Verbindung zu bringen.
