Mehr über Software zur Dienstplanung für medizinisches Personal erfahren
Was ist Software zur Planung von medizinischem Personal?
Wenn Krankenhäuser, Tierkliniken und Gesundheitseinrichtungen Planungssoftware (zusammen mit anderen Workflow- und Workforce-Management-Lösungen) einführen, unternehmen sie bewusste Schritte, um einen Überblick über die Personalstärke zu gewinnen, Arbeitskosten zu senken und Reibungsverluste bei der Erstellung von Dienstplänen zu minimieren. Die Planung war historisch gesehen eine manuelle Aufgabe, eine intensive, zeitaufwändige Tätigkeit, die schwer aktuell zu halten ist und bei der kurzfristige Änderungen schwer zu berücksichtigen sind. Einige Gründe, warum die medizinische Planung so komplex ist, sind die 24/7-Verfügbarkeit von Krankenhäusern, ungeplante persönliche Notfälle, kurzfristige Patientennotfälle und Anforderungen an die Zertifizierung des Personals.
Der bedeutendste Vorteil, den Software zur Planung von medizinischem Personal sowohl Managern als auch Gesundheitsfachleuten bietet, ist die Automatisierung. Automatisierung vereinfacht Aufgaben wie die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und die Überwachung von Überstunden und Abwesenheiten erheblich. Darüber hinaus wirkt sich die Automatisierung eines so wichtigen Aspekts der Arbeit positiv auf das Glück und die Zufriedenheit der medizinischen Fachkräfte aus. Sowohl Manager als auch Mitarbeiter vermeiden den mühsamen Prozess der Schichtzuweisung, reduzieren unerwünschte Überstunden und Nichterscheinen und erhalten einen 360-Grad-Überblick über die Dienstpläne und Konflikte ihrer Kollegen.
Wichtige Vorteile der Software zur Planung von medizinischem Personal
- Optimierung und Automatisierung von Personalpraktiken
- Verbesserte Kommunikation mit und Benachrichtigung der Mitarbeiter
- Verbesserung sowohl des Mitarbeiterengagements als auch der Moral
- Reduzierung der Arbeitskosten
- Einhaltung von Arbeitsgesetzen und medizinischen Zertifizierungen
Unterschiede zwischen der Planung von medizinischem Personal und der Terminplanung von Patienten
Die Planung von medizinischem Personal sorgt für effiziente Personalstärken in einem Krankenhaus oder einer medizinischen Praxis. Einige Softwarelösungen zur Planung von medizinischem Personal bieten sogar ein integriertes Zeiterfassungsmodul, das die Überwachung und Nachverfolgung des Personals erleichtert, ohne dass sie sich manuell ein- und ausstempeln müssen. Einige Lösungen zur Planung von medizinischem Personal ermöglichen Selbstbedienung, sodass Mitarbeiter ihre Schichten selbst planen und tauschen können. Es gibt zwei Endziele bei der Planung von medizinischem Personal: die Entlastung der Administratoren und Manager von planungsbezogenen Aufgaben und die Verbesserung der Work-Life-Balance von Gesundheitsfachleuten.
Die Terminplanung von Patienten hingegen ermöglicht es den Patienten, ihre Termine in ihrer eigenen Zeit über den für sie am besten geeigneten Kanal zu vereinbaren. Anstatt in der Warteschleife zu hängen, um telefonisch einen physischen Untersuchungstermin zu vereinbaren, ermöglicht die Terminplanungssoftware den Patienten, einfach online auf das Portal der Praxis zu gehen und das gewünschte Datum, die Uhrzeit und den Arzt auszuwählen. Die Terminplanungssoftware wird auch als "medizinische Planung" bezeichnet. Die medizinische Planungssoftware kann Anbieter und Patienten basierend auf relevanten Diagnose- und Behandlungstypen zusammenbringen und sogar medizinisches Fachpersonal für Notfälle entsenden.
Warum Software zur Planung von medizinischem Personal verwenden?
Selbstplanung — Die Selbstplanung verringert das Eingreifen des Managers und ermöglicht es dem Personal, bei der Erstellung von Dienstplänen mitzuwirken, die für sie funktionieren. Darüber hinaus erleichtert die Selbstbedienungssoftware zur Planung von medizinischem Personal den Schichttausch, da Manager nicht mehr der Mittelsmann sein müssen, der kurzfristige Schichtänderungen über erschöpfende, manuelle Kommunikation koordiniert. Durch die Verringerung der willkürlichen Zuweisung von Schichten unterstützen Praxen transparente und faire Planungspraktiken. Die Selbstplanung führt auch zu einer Reduzierung von Nichterscheinen und Überstunden, da die Mitarbeiter eher Dienstpläne erhalten, die ihren Bedürfnissen und Vorlieben entsprechen, sowie aktualisierte, Echtzeit-Benachrichtigungen über ihre Schichten erhalten.
Einsparungen bei Arbeitskosten — Lösungen zur Planung von medizinischem Personal verkürzen die Zeit, die für die Erstellung und Pflege von Dienstplänen benötigt wird, erheblich und minimieren die Mitarbeiterfluktuation. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, dass ihre Planungspräferenzen berücksichtigt werden und dass sie nicht übermäßig belastet werden, erleben weniger Burnout. Weniger Burnout bedeutet weniger Fluktuation, was weniger Ausgaben für Rekrutierung, Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter bedeutet. Darüber hinaus können Manager aktiv unnötige Überstunden und Ausgaben mit einer genauen Planung sowohl des Personals als auch der Ressourcen eindämmen.
Verbesserte Versorgung — Ein zusätzlicher Vorteil einer effizienten Planung von medizinischem Personal ist die verbesserte Versorgung der Patienten und eine Steigerung der Patientenzufriedenheit. Wenn der richtige Arzt eingeplant ist, reduzieren Krankenhäuser und Kliniken die Wartezeiten der Patienten, können schneller auf Rückrufe und Nachverfolgungen reagieren und können Patientendaten genau erfassen, um den Umsatzzyklus zu verwalten.
Anpassung — Nicht alle Gesundheitseinrichtungen arbeiten gleich. Während große Krankenhäuser einen großen Pool an medizinischem Personal verwalten, müssen Pflegeheime die Dienstpläne sowohl des internen Personals als auch der auf Abruf bereitstehenden Fachkräfte jonglieren, die in die Einrichtung entsandt werden. Intelligente, automatisierte Software zur Planung von medizinischem Personal adressiert diese Herausforderungen, indem sie die Notwendigkeit erkennt, Personal basierend auf spezifischen Fähigkeiten, Zertifizierungen, Arbeitsplänen und anderen Präferenzen zuzuweisen.
Wer nutzt Software zur Planung von medizinischem Personal?
HR und Manager — Manager und HR-Profis verbringen unzählige Stunden damit, Dienstpläne zu erstellen und sie mit dem vorhandenen Personal und einer Vielzahl von Faktoren, einschließlich Fachgebieten, Gehaltsstufen und Verfügbarkeit, abzugleichen. Das Management ist die Anlaufstelle für alle medizinischen Fachkräfte, die Änderungen im Dienstplan und Urlaub beantragen, sodass sie stark von einer Lösung profitieren, die alle Zuweisungen automatisiert. Darüber hinaus kann das HR-Team Org-Daten nutzen, um Rotationen zu optimieren, Roster-Informationen genau zu pflegen und die Gehaltsabrechnung zu verbessern.
Krankenschwestern, Kliniker und Ärzte — Jeder medizinische Fachmann, der dem Modell X Stunden an/Y Stunden aus folgen muss, ist stark auf aktuelle und genaue Dienstpläne angewiesen. Echtzeit- und mobile Planung eliminiert Planungsfehler, Probleme und Missverständnisse. Effektive Software zur Planung von medizinischem Personal führt zu Transparenz, Verantwortlichkeit und einem tatsächlichen Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben.
Empfangsmitarbeiter und Telefonisten — Sowohl Empfangsmitarbeiter als auch Telefonisten profitieren von einer genauen, cloudbasierten Planung von medizinischem Personal. In Dispositionsszenarien eliminiert das Wissen, welches Personal und Notfallpersonal tatsächlich im Dienst ist, Fehler in der Disposition. Innerhalb einer Gesundheitseinrichtung können Empfangsmitarbeiter Anrufe besser weiterleiten und Personal benachrichtigen, wenn sie wissen, dass der von ihnen referenzierte Dienstplan der aktuellste ist.
Funktionen der Software zur Planung von medizinischem Personal
Mitarbeiterdatenbank — Die Software zur Planung von medizinischem Personal bietet eine zentrale Datenbank mit Mitarbeiterinformationen. Diese Datenbank, ob sie von der Software angeboten wird oder die Software eine nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden Datenbank bietet, ist wichtig, da sie genaue Anbieterinformationen aufzeichnet, speichert und pflegt. Um effektiv zu sein, berücksichtigt die Software zur Planung von medizinischem Personal automatisch Faktoren wie Qualifikationen, Dienstalter, Kompetenzen, Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstufen bei der Festlegung von Planungsrichtlinien.
Mitarbeiterüberwachung — Alle Softwarelösungen zur Planung von medizinischem Personal können die Aktivitäten der Mitarbeiter in irgendeiner Weise überwachen. Selbst die grundlegendste Planungssoftware kann die freien Tage, bezahlten Urlaubstage und Überstunden der Mitarbeiter verfolgen und speichern. Fortgeschrittenere Planungssoftware kann diese Metriken analysieren, um dem HR-Bereich Kontext zu geben, Personalinformationen intelligent abzugleichen und Patienten- oder Anbietertendenzen zu identifizieren.
Anpassung — Eine flexible, anpassbare Planungssoftware kann am besten mit den Komplexitäten umgehen, die zur Optimierung der Belegschaft berücksichtigt werden müssen. Es geht nicht nur darum, ob eine Planungssoftware skalierbar ist, sondern ob das Tool alle planungsrelevanten Präferenzen, Rotationen und kurzfristigen Updates aushalten kann. Die Schichten von Gesundheitsfachleuten sind nicht statisch; sie ändern sich ständig in jedem Schichtzeitraum.
Managerberechtigungen — Während die Software zur Planung von medizinischem Personal tatsächlich die Aufsicht der Manager auf individueller Basis reduziert, stattet die Software Manager mit einem zusätzlichen Paar Augen aus. Einige Planungssoftware erfordert die Festlegung von Managerberechtigungen, die den Mitarbeitern die Freiheit der Wahl und Präferenzen in ihren Dienstplänen geben, aber die Aufsicht über Genehmigungsprozesse beibehalten.
Analytik — Software zur Planung von medizinischem Personal, die in der Lage ist, gesammelte Daten von Ärzten und Anbietern zu analysieren, stattet das Management und die Administratoren mit Prognosedaten aus. Analytik ermöglicht auch die Optimierung der Ressourcenzuweisung für notwendige Termine, Operationen und andere klinische Dienstleistungen.
Mobiler Zugriff — Gesundheitsfachleute sind von Natur aus mobil. Sie sind ständig auf den Beinen, sei es bei der Arbeit oder außerhalb der Arbeit. Eine Planungssoftware, die nur über einen Desktop-Computer oder ein internes Loggingsystem zugänglich ist, wird ihrem Effizienzthema nicht gerecht. Mobile Funktionalität ist daher ein wichtiges Merkmal, das das Personal weiterhin befähigen und benachrichtigen kann. Lösungen, die einfach auf persönlichen Laptops und mobilen Geräten zugänglich sind (und verschlüsselt bleiben), ermöglichen es Gesundheitsfachleuten, Anfragen zu stellen, Benachrichtigungen und Erinnerungen zu erhalten und miteinander zu kommunizieren.
Trends im Zusammenhang mit Software zur Planung von medizinischem Personal
Prädiktive Analytik — Software zur Planung von medizinischem Personal konzentriert sich bereits auf die Automatisierung von Aufgaben und das Sammeln von Daten. Gehen Sie einen Schritt weiter, und die Software wird prädiktive Analytik nutzen, um die Patientennachfrage und den Personalbedarf vorherzusagen. Lösungen für das Management der Gesundheitsarbeitskräfte aller Art können von der Datenanalyse, dem Datenmodellieren und der Algorithmenbildung der prädiktiven Analytik profitieren. Prädiktive Analytik kann die Personalplanung optimieren, indem sie historische Personaldaten genau analysiert und präzise Planungs- und Schichtmanagementfunktionen sicherstellt.
Integration mit Patientenakten — Jede Gesundheitslösung profitiert von der Speicherung, Verwaltung und Nutzung von Daten. Derzeit erfordern die meisten Lösungen zur Planung von medizinischem Personal und EHR-Software eine Integration mit einem medizinischen Praxismanagement, bevor sie Daten zwischen diesen beiden Systemen austauschen können. Eine wachsende Anzahl von Planungsprodukten interagiert direkt mit EHRs, dank der Meaningful Use-Regelungen, was dazu führt, dass Lösungen zur Planung von medizinischem Personal auf erfasste Patientendaten zurückgreifen, um Patienten-Termine mit Anbietern bestmöglich zu koordinieren. Darüber hinaus führen Integrationen mit EHRs dazu, dass Patienten schneller Zugang zu Pflegeanbietern erhalten.
Potenzielle Probleme mit Software zur Planung von medizinischem Personal
Prädiktive Analytik — Prädiktive Analytik erfordert gute Daten, um am effektivsten zu sein. Das bedeutet, dass die Daten, die in eine Lösung zur Planung von medizinischem Personal eingespeist werden, die von prädiktiver Analytik-Technologie angetrieben wird, aktuell sein müssen, was eine aktive Beteiligung der Endbenutzer an der Lösung erfordert. Gesundheitsfachleute müssen voll und ganz auf eine Lösung setzen, damit die Praxis von ihren Prognose- und Analysevorteilen profitieren kann.
Variabilität — Zusätzlich zu den gleichen Problemen, die eine effektive prädiktive Analytik-Technologie erfordert, gibt es zu viel Variabilität, die die Effektivität der Software zur Planung von medizinischem Personal negativ beeinflussen kann. Während Planungssoftware Aufgaben automatisiert und menschliche Fehler reduziert, beseitigt sie diese nicht vollständig. Gesundheitsfachleute haben immer noch (und erwarten es möglicherweise) ein Mitspracherecht bei der Erstellung ihrer Dienstpläne, was eine Kommunikation hin und her erfordert. Darüber hinaus möchte jeder, dass seine Anfragen und Präferenzen berücksichtigt werden, aber diese Präferenzen können planungsbedingte Kopfschmerzen verursachen. Eine Software kann misskommunizierte Informationen nicht entwirren. Das Beste, was sie tun kann, ist, Warnungen zu senden und jeden Schichttausch zu erleichtern oder auf kollidierende Dienstpläne hinzuweisen.
Unintuitive Anwendungen — Trotz der Tatsache, dass Planungssoftware mobilefreundliche Anwendungen bietet, sind ihre Schnittstellen möglicherweise nicht immer für den medizinischen Fachmann optimiert, der an die optimierte Benutzererfahrung anderer Verbraucheranwendungen gewöhnt ist. Wenn Anwendungen und Lösungen schwer zu bedienen sind oder ein Ringen erfordern, neigen Endbenutzer dazu, sie nicht so oft zu nutzen, wie sie sollten. Dieses Problem wird verstärkt, wenn Anbieter von Planungssoftware vergessen, die Benutzererfahrung zu priorisieren und sich nur auf die Nützlichkeit der Lösung konzentrieren. Dies kann zu Problemen führen, wenn eine Krankenschwester vergisst, ihren Dienstplan einzurichten oder dringend benötigten Urlaub zu beantragen, weil sie von der Benutzeroberfläche/Benutzererfahrung frustriert ist.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Software zur Planung von medizinischem Personal
Medizinische Planung — Medizinische Planungssoftware ist der patientenorientierte Teil der Planung von medizinischem Personal. Mit medizinischer Planungssoftware können Gesundheitseinrichtungen jeder Größe Patientenbesuche besser verwalten, Patienten benachrichtigen und medizinisches Personal zuweisen. Einige Lösungen zur medizinischen Planung bieten Funktionen zur Personalplanung, aber die Mehrheit integriert sich miteinander oder mit der umfassenden Software für das Management medizinischer Praxen, um Personalinformationen zu nutzen.
Klinische Kommunikation und Zusammenarbeit — Software für klinische Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert die effiziente und sichere Kommunikation zwischen medizinischen Fachleuten. Ein Vorteil der Software für klinische Kommunikation und Zusammenarbeit ist die Koordination der Aktivitäten des medizinischen Personals, die sich nahtlos mit der Software zur Planung von medizinischem Personal verbindet, insbesondere wenn das Personal miteinander koordiniert, um Schichten zu tauschen.
Telemedizin — Telemedizin-Software nutzt sichere Videokonferenzen und andere Telekommunikationsmaßnahmen. Virtuelle klinische Besuche reduzieren nicht-notfallmäßige Besuche, erfordern jedoch auch eine ordnungsgemäße Besetzung während der Nebenzeiten, damit Patienten keine minderwertige klinische Beratung und Betreuung zu ungewöhnlichen Zeiten der Nacht erhalten.
