Melhor Software de Automação de Formulários Móveis
O software de automação de formulários móveis digitaliza a captura de dados ao automatizar o processo de criação e gerenciamento de formulários digitais. Este tipo de software permite a criação de uma variedade de formulários, muitas vezes usando um construtor de formulários de arrastar e soltar, como listas de verificação, contratos, pesquisas, ordens de serviço, registros internos da empresa e documentos voltados para o cliente. Este software pode simplificar fluxos de trabalho usados por praticamente qualquer equipe em uma organização, no entanto, é mais frequentemente usado por equipes de campo para fins de pesquisas de campo, inspeções de locais, pesquisas de manutenção e mais. As soluções de automação de formulários móveis permitem que as organizações coletem dados importantes de forma precisa e eficiente, que podem ser integrados a bancos de dados e fluxos de trabalho existentes para garantir que as operações diárias funcionem sem problemas. Junto com os benefícios de economia de custo e tempo dos formulários digitais, este software também fornece análises úteis dos dados recuperados, oferecendo às organizações insights que podem ser incorporados em painéis.
O software de automação de formulários móveis é frequentemente oferecido como aplicativos independentes, no entanto, também pode ser oferecido como parte de soluções mais abrangentes, como software de gerenciamento de serviços de campo, software de saúde e segurança ambiental e software de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Para se qualificar para inclusão na categoria de Automação de Formulários Móveis, um produto deve:
Permitir a criação e distribuição de formulários digitais usando um editor de formulários e modelos personalizáveis Armazenar formulários em um repositório centralizado e pesquisável Oferecer capacidades de integração com bancos de dados e aplicativos existentes Configurar regras e permissões para atribuir direitos de acesso de criação, edição e aprovação a diferentes usuáriosDestaque Software de Automação de Formulários Móveis Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Automação de Formulários Móveis
O que é Software de Automação de Formulários Móveis?
O software de automação de formulários móveis auxilia trabalhadores de campo e seus gerentes na criação de documentos, formulários e dados transferíveis que podem ser acessados remotamente ou de outra forma. Independentemente da localização de um local de trabalho, este software ajuda na coleta de dados em tempo real e auxilia organizações com funcionários em campo a otimizar sua coleta de dados. Frequentemente, permite que o usuário se conecte offline, possibilitando que equipes remotas criem atualizações mais frequentes e precisas dos dados. O software de automação de formulários móveis então cria análises a partir dos dados, que são usados para criar painéis e preencher e enviar formulários, como inspeções, auditorias e relatórios diretamente de um dispositivo móvel. Este tipo de software permite que as empresas melhorem a tomada de decisões, reduzam custos, acessem dados importantes em tempo real e otimizem fluxos de trabalho. Esses fluxos de trabalho notificam os usuários sobre mudanças e ajudam as equipes a se manterem atualizadas sobre tarefas, ordens de serviço e outras atribuições. Quando integrado ao sistema de TI de uma empresa, documentos em papel podem ser rapidamente e facilmente convertidos em formulários digitais, tanto online quanto offline, e armazenados com segurança na nuvem da empresa ou em armazenamento local.
Principais Benefícios do Software de Automação de Formulários Móveis
- Digitaliza formulários e documentos para eliminar registros em papel
- Captura dados de funcionários em campo eletronicamente
- Permite o compartilhamento de formulários digitalizados com clientes e funcionários
- Automatiza tarefas, notificações de prazos e outros alertas
- Coleta e analisa dados com vários painéis e relatórios
Por que Usar Software de Automação de Formulários Móveis?
A principal função do software de automação de formulários móveis é criar e transferir documentos remotamente, tanto online quanto offline. No entanto, há várias outras razões pelas quais as organizações decidem investir neste software, algumas das quais estão listadas abaixo:
Produtividade melhorada – O software de automação de formulários móveis ajuda a automatizar os processos de coleta, relatório e armazenamento de informações, permitindo que o funcionário preencha e complete esses formulários virtualmente em qualquer lugar. Isso, por sua vez, reduz a multitarefa, permitindo que os funcionários trabalhem em tarefas mais complexas enquanto deixam as tarefas rotineiras para o software de automação de formulários móveis.
Colaboração em equipe – Este software envia ordens de serviço para toda a equipe enquanto coleta informações dos funcionários envolvidos no projeto. Ele rapidamente e facilmente reúne as informações necessárias e as armazena com segurança, permitindo que os trabalhadores encontrem rapidamente os arquivos que estão procurando.
Redução de tempo na coleta de dados – Os formulários móveis permitem que as equipes coletem dados relevantes da maneira mais rápida possível e, como resultado, os dados são acessados rapidamente e de forma mais eficiente.
Quem Usa Software de Automação de Formulários Móveis?
Qualquer empresa ou organização com funcionários que trabalham em campo ou gerenciam propriedades ou projetos remotos pode usar software de automação de formulários móveis. Dentro dessas organizações, tanto o funcionário quanto o empregador podem aproveitar os benefícios deste software.
Empresas de transporte – Empresas de transporte usam principalmente software de automação de formulários móveis para inspeções de veículos. O software ajuda a coletar e proteger rapidamente dados para criar formulários para agências de regulamentação de transporte, como o Departamento de Transporte dos Estados Unidos (DOT) ou a Administração Federal de Aviação (FAA). Os formulários móveis também podem ser usados por gerentes para revisar o trabalho dos funcionários em tempo real e garantir que eles estejam seguindo as instruções durante as inspeções.
Gerentes de projetos de construção – Gerentes de projetos de construção usam este software para automatizar a documentação envolvida em todos os processos de construção. Esses documentos incluem folhas de ponto, contratos, relatórios de inspeção e qualquer outro acompanhamento de empreiteiros. Os formulários móveis ajudam os gerentes a otimizar e controlar o fluxo de trabalho de toda a documentação.
Empresas de gestão de instalações — Qualquer empresa que tenha várias propriedades reportando ao escritório principal pode usar este software para coletar dados. O software de automação de formulários móveis armazena inúmeros relatórios em um local centralizado, dando aos funcionários fácil acesso aos dados. Alguns desses relatórios podem incluir contratos imobiliários, relatórios de inspeção, ordens de serviço ou estimativas de custo.
Empresas de serviços públicos — Empresas de serviços públicos, como gás, energia e água ou esgoto, se beneficiam deste software através da automação de seus inúmeros relatórios de conformidade regulatória, ordens de serviço, levantamentos de terras, fotos e vídeos. Os formulários móveis ajudam a otimizar a coleta e o compartilhamento desses dados em todo o campo.
Tipos de Software de Automação de Formulários Móveis
Existem vários formulários móveis que são suportados pelo software de automação de formulários móveis. Eles variam com base em fatores como o escopo de funcionalidade, preço e simplicidade. Alguns dos tipos mais populares estão listados abaixo:
Formulário web — Este é o tipo mais simples de formulário porque há apenas alguns campos para preencher. Sua principal vantagem é a simplicidade, mas pode faltar outras funcionalidades, como relatórios, gerenciamento de fluxo de trabalho e notificações. Na maioria das organizações, são apenas formulários de texto com vários campos.
PDF — O PDF é provavelmente o formulário móvel mais popular porque é o mais compatível, e os formulários se parecem com o formulário original usado no fluxo de trabalho. A principal vantagem do formulário é que ele se parece com um documento de marca com o logotipo da empresa, esquema de cores e tamanho de fonte. Se cálculos específicos, menus suspensos ou configurações de segurança forem necessários dentro do formulário, o software pode precisar ser personalizado e esses recursos precisam ser implementados nele, o que nem sempre é fácil ou barato. As empresas podem precisar de recursos e tempo adicionais para adaptar o formulário aos seus requisitos específicos.
Documentos Word e planilhas — Esses formulários também são populares porque são criados usando documentos amplamente compatíveis. Esses formulários podem ser facilmente criados e editados, mas às vezes carecem de funcionalidade, como design de formulário e armazenamento centralizado, além de terem potenciais problemas de segurança.
Recursos do Software de Automação de Formulários Móveis
Entre as muitas vantagens e recursos do software de automação de formulários móveis, os seguintes são alguns recursos comuns tipicamente encontrados neste tipo de software:
Aplicativo móvel — Os funcionários frequentemente precisam usar este software em seus dispositivos móveis, incluindo smartphones e tablets. Uma interface móvel é essencial para realizar o trabalho em movimento e em caso de necessidade.
Alertas — Emails de notificação ou alertas do sistema são enviados assim que uma etapa do fluxo de trabalho está pronta para o próximo funcionário, permitindo que o usuário complete a tarefa mais rapidamente.
Gerenciamento de tarefas — Para que os funcionários sejam automaticamente notificados sobre alertas, escalonamentos e quaisquer acompanhamentos, os fluxos de trabalho podem ser otimizados e criados rapidamente.
Relatórios & Painéis de Análise — Relatórios e painéis personalizados podem ser criados e distribuídos para listas de contatos definidas usando dados populados e filtrados pelo software. Esses conjuntos de dados podem então ser analisados mais detalhadamente.
Integrações — O software se integra perfeitamente com outras plataformas, como planilhas, sistemas CRM ou ferramentas de marketing para enviar e receber dados.
Funcionalidade offline — O software de automação de formulários móveis funciona offline, captura dados e preenche automaticamente formulários mesmo quando um dispositivo não tem conexão com a internet. Uma vez que a conexão com a internet é restaurada, o software começa automaticamente a atualizar os formulários.
Fluxos de trabalho — Uma vez que os formulários e tarefas são atualizados e concluídos, eles são entregues ao próximo funcionário para entrada ou a um gerente para resolução de problemas ou aprovação, seguindo as regras específicas de fluxo de trabalho da empresa.
Outros Recursos do Software de Automação de Formulários Móveis: Capacidades de Construtor de API, Capacidades de Instruções de Trabalho Incorporadas, Capacidades de Captura de Imagem e Vídeo, Capacidades de OCR
Problemas Potenciais com Software de Automação de Formulários Móveis
Escolher um software excessivamente complexo — Dependendo do tamanho de uma organização e do escopo de seus projetos, é importante que eles selecionem uma solução que melhor atenda às suas necessidades e não seja excessivamente complicada ou muito vasta em sua funcionalidade. Se houver mais campos de formulário do que o necessário, isso pode fazer com que os funcionários percam tempo classificando dados irrelevantes, o que derrota o propósito de usar software de automação de formulários móveis.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Automação de Formulários Móveis
Software de gerenciamento de fluxo de trabalho — O software de gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda as empresas a definir e gerenciar sequências de atividades e tarefas de negócios. Este tipo de software é usado para melhorar a produtividade dos funcionários e otimizar a utilização de recursos. Também aumenta a colaboração entre equipes e departamentos. O software de gerenciamento de fluxo de trabalho é usado principalmente por gerentes para definir fluxos de negócios inter e intra-departamentais.
Software de automação de processos digitais (DPA) — O software DPA é um mercado emergente de ferramentas que contém recursos encontrados em muitas tecnologias, incluindo várias tecnologias de automação de processos e desenvolvimento rápido de aplicativos. Essas ferramentas ajudam as empresas a desenvolver soluções de casos e processos completamente automatizadas, de ponta a ponta. As plataformas DPA fornecem as ferramentas necessárias para construir aplicativos, acionar integrações e gerenciar os processos associados a praticamente qualquer fluxo de trabalho digital.
Software de gerenciamento de processos de negócios — O software de gerenciamento de processos de negócios (BPM) ajuda a definir, automatizar e relatar processos que visam ajudar a otimizar empresas para cumprir metas da empresa. Os sistemas BPM são usados para definir claramente processos que abrangem todas as operações de uma empresa e, em seguida, monitorar esses processos. Essas ferramentas também são usadas para ajudar a automatizar processos ou, em alguns casos, construir aplicativos digitais para diferentes etapas do processo. A força dos sistemas BPM é que eles olham para o grande quadro de toda a empresa e podem ser usados por qualquer departamento, mas são comumente selecionados por equipes de operações.
