O que é Gerenciamento de Integração de Projetos? Como Implementá-lo

Um gerente de projeto precisa desempenhar múltiplos papéis enquanto equilibra tempo, custo e qualidade para manter as coisas funcionando sem problemas. Isso é incrivelmente complicado quando os projetos são interdepartamentais. Cada departamento segue um conjunto diferente de metodologias, estratégias e expectativas.

Além de usar software de gerenciamento de projetos, as empresas precisam de uma abordagem sistemática para sincronizar os diversos esforços e processos de um projeto. Isso é o que torna a necessidade de gerenciamento de integração de projetos crítica para o sucesso.

À medida que um projeto avança em seu ciclo de vida, o gerenciamento de integração de projetos garante a conclusão e execução oportunas das atividades que permitem a execução suave de cada fase. Ele capacita os gerentes a se manterem no controle dos processos enquanto garantem a sincronização de cada elemento.

O progresso de um projeto pode parar sem a implementação adequada do gerenciamento de projetos integrado. A prática permite que os gerentes avaliem recursos, façam as compensações necessárias e atendam às expectativas das partes interessadas prontamente.

Por que o gerenciamento de integração de projetos é importante?

Devido à complexidade do projeto, acompanhar tudo é desafiador. Os gerentes de projeto também devem garantir o sucesso do projeto enquanto equilibram as expectativas das partes interessadas e as necessidades dos clientes.

Com o gerenciamento de projetos integrado, os elementos de um projeto são sincronizados para alcançar os objetivos definidos. Um processo de gerenciamento de integração de projetos bem-sucedido aumentará a produtividade e a eficiência. Ele listará todas as funções e tarefas, alocará responsabilidades, compartilhará recursos e gerenciará cronogramas sobrepostos.

Como os objetivos e responsabilidades serão claramente definidos, o PIM também aumentará a responsabilidade da equipe e melhorará o fluxo de comunicação.

Exemplo de gerenciamento de integração de projetos

A ideia por trás do PIM é fazer com que seus clientes se sintam como se fossem destinatários de entregas de alta qualidade de uma única marca, em vez de um grupo de indivíduos. Suponha que você tenha dois projetos em andamento, X e Y.

O Projeto X requer documentação para um cliente de duas equipes separadas. Você deve garantir que elas combinem em tom, estilo e formatação. Nesse caso, uma solução PIM será usar o mesmo editor ou software de criação de conteúdo para garantir a consistência nas entregas.

Da mesma forma, no meio da fase de execução do projeto, você percebe que o Projeto Y tem um escopo mais amplo e requer mais recursos. Então, você acaba transferindo alguns recursos do Projeto X para o Y. Agora, o que isso significa para o Projeto X? Seria melhor ter um roteiro para garantir que ambos os projetos sejam concluídos de forma eficiente e no prazo.

Com o PIM, você pode definir o fluxo de trabalho certo para garantir que os recursos não se esgotem. Você também pode gerenciar tarefas em ambos os projetos para evitar sobreposição de cronogramas.

7 etapas do gerenciamento de integração de projetos

O processo de PIM pode ser longo, mas também é testado e comprovado. Essas sete etapas ajudam os gerentes de projeto a aderir ao orçamento do projeto, entregar na mais alta qualidade e evitar ficar sem recursos ao longo do ciclo de vida do projeto.

1. Carta do projeto

A carta do projeto é um tipo comum de documentação que afirma que uma equipe tem permissão dos executivos para prosseguir com o trabalho. A carta descreve quem está fazendo o quê, para que não haja discrepâncias ao longo do processo.

Uma carta de projeto deve ser distinta de um plano de negócios. É um documento formal criado após a aprovação de um projeto. Este documento pode ser consultado em caso de confusão ou desacordos sobre os objetivos ou metas do projeto.

2. Declaração de escopo do projeto

A declaração de escopo define o tamanho do impacto de um projeto. É responsável por delinear as entregas específicas de um projeto em vez de metas genéricas. Uma declaração de escopo pode dizer que a entrega do projeto é "desenvolver e construir um abrigo para desabrigados que possa abrigar até 500 residentes".

Isso diferiria de uma meta: "Desenvolver um abrigo para desabrigados que possa abrigar com segurança pessoas que enfrentam deslocamento ou qualquer variedade de fatores."

3. Direcionar e gerenciar a produção

Na próxima etapa do PIM, os gerentes de projeto são responsáveis por direcionar o trabalho real. Isso significa contratar trabalhadores da construção e arquitetos e informá-los sobre como o projeto será realizado.

Isso também pode ser referido como execução do projeto, uma fase do ciclo de vida do projeto. Simplificando, esta é a fase onde as coisas são feitas.

4. Gerenciar o conhecimento do projeto

No gerenciamento de projetos, é imperativo documentar processos e quaisquer lições aprendidas. Ao longo da execução do projeto, é essencial manter um registro de todo o conhecimento associado.

Algumas perguntas a serem consideradas durante esta etapa são: Quais ferramentas foram usadas? Quais processos foram usados para chegar a prazos específicos? Algum especialista foi trazido que ajudou o restante da equipe a entender melhor seus objetivos?

Para esta etapa, considere obter software de gerenciamento de conhecimento. Esta ferramenta mantém todas as informações aprendidas organizadas e acessíveis para referência futura.

5. Monitorar e controlar a produção

Além de direcionar e gerenciar as etapas do projeto, um gerente de projeto deve verificar regularmente o progresso e garantir que as coisas estejam funcionando conforme o planejado. Um projeto que perde prazos nem sempre é considerado um sucesso.

Monitorar e controlar a produção pode ajudar a garantir que os gerentes atendam a todas as suas metas de projeto delineadas na carta do projeto. Isso é especialmente verdadeiro no PIM, onde os membros da equipe do projeto são de vários departamentos dentro da empresa.

É fácil perder o controle do que uma equipe contribui, o que desorganiza toda a produção. Monitorar proativamente a produção é uma maneira de reduzir o risco de perder o controle.

6. Realizar controle integrado de mudanças

Alguns membros da equipe podem não estar acostumados a trabalhar juntos. Portanto, descobrir como cooperar com colegas totalmente novos pode ser chocante. Os gerentes de projeto que implementam o PIM também devem estar familiarizados com a gestão de mudanças e saber como conduzir um projeto através de mudanças com as quais possam não estar confortáveis.

Idealmente, você tem uma equipe de funcionários talentosos e flexíveis que estão abertos a construir uma super equipe. Mas mesmo os funcionários mais ágeis podem achar a mudança complicada. Os gerentes de projeto devem ser uma força positiva e ouvir seus funcionários sobre as dificuldades de um projeto que integra várias equipes, enquanto também são capazes de liderá-los ao sucesso.

7. Encerramento do projeto

O encerramento do projeto é um processo em si. Envolve revisar os vários elementos do projeto para descobrir se foi um sucesso. Foi concluído dentro do orçamento? Verifique. Foi concluído dentro do prazo pretendido? Verifique. O cliente está satisfeito com os resultados? Verifique.

Todas essas perguntas são respondidas no encerramento do projeto, juntamente com a atualização do registro de aprendizados finais. Lembre-se de colocar os aprendizados finais na base de conhecimento que você criou para este projeto.

Principais softwares de gerenciamento de projetos com capacidades de PIM

Com comunicação integrada da equipe, atualizações de projeto em tempo real, organização de tarefas individuais e uma base de conhecimento central, o software de gerenciamento de projetos é a ferramenta perfeita para auxiliar os esforços de PIM da sua organização.

O software de gerenciamento de projetos rastreia o progresso, mede a produtividade e melhora a eficiência definindo cronogramas individuais para cada colaborador. Ele também suporta a alocação de recursos conforme a demanda e disponibilidade.

O trabalho em equipe faz o sonho funcionar

Todo projeto é construído sobre uma visão e múltiplos processos que devem estar em sincronia para garantir o sucesso. Quando essas tarefas estão espalhadas por diferentes equipes, alinhá-las com o PIM tornará seu projeto imune a mudanças imprevistas.

O PIM permite fácil adaptação e realocação de recursos enquanto mantém a coesão, dando a você a vantagem de cumprir seus compromissos.

Descubra como um estudo de viabilidade pode aprimorar sua integração de projetos.

Este artigo foi publicado originalmente em 2019. Foi atualizado com novas informações.