Che cos'è la gestione delle buste paga?
La gestione delle buste paga è un processo amministrativo in cui i dipendenti vengono compensati finanziariamente per il lavoro che hanno completato. I registri finanziari come i guadagni lordi dei dipendenti, le detrazioni salariali e le responsabilità fiscali sono anch'essi gestiti dai sistemi di gestione delle buste paga.
La maggior parte dei team delle risorse umane (HR) utilizza software per le buste paga per gestire questi processi in modo che i dipendenti ricevano i loro pagamenti guadagnati in tempo e per l'importo corretto. Una volta che i dipendenti sono stati integrati, le buste paga sono tipicamente automatizzate attraverso questo software per mantenere precisione ed efficienza.
Tipi di gestione delle buste paga
Indipendentemente dalle dimensioni, tutte le aziende dovrebbero considerare l'uso di soluzioni di gestione delle buste paga per pagare i propri dipendenti in modo accurato e per soddisfare i requisiti di conformità normativa. Il personale delle buste paga utilizza quattro diversi tipi di gestione.
- Gestione interna. Per le piccole aziende, occuparsi della gestione delle buste paga internamente può essere l'opzione migliore. Questo comporta più lavoro manuale rispetto ad altre soluzioni ma può avere successo per piccoli team.
- Gestione professionale. Contabili e commercialisti certificati (CPA) possono supervisionare le buste paga per aziende più grandi o per quelle senza personale interno. Esternalizzare la gestione delle buste paga a esperti può prevenire discrepanze o problemi fiscali.
- Gestione tramite software. Un approccio più distaccato alla gestione interna delle buste paga, le opzioni di gestione tramite software hanno tipicamente portali online che eseguono automaticamente le buste paga. Tuttavia, possono verificarsi discrepanze senza una supervisione regolare e diventare problemi più grandi nel tempo.
- Agenzie di servizi per le buste paga. A differenza di un contabile o di un CPA, un'agenzia di buste paga si occupa solo di questo singolo aspetto di un'azienda. Per le aziende con un contabile interno, questa rappresenta una buona opzione.
Elementi di base della gestione delle buste paga
In tutte le forme di gestione delle buste paga, devono essere considerati alcuni elementi.
Questo è il caso per team di tutte le dimensioni per quanto riguarda il mantenimento della conformità e l'assicurazione che i dipendenti siano pagati ciò che è loro dovuto al momento giusto.
- Calcolare i salari dei dipendenti. Fogli di presenza e orari possono far parte del software di gestione delle buste paga o, se non inclusi, dovrebbero integrarsi in questi strumenti. Questo calcola ciò che un dipendente non esente è dovuto in base alle ore di lavoro. Tiene conto del tempo libero retribuito. Il software di gestione delle buste paga registra anche eventuali detrazioni volontarie su ogni busta paga, come contributi a piani pensionistici o quote sindacali.
- Elaborare le tasse sulle buste paga. Le tasse statali, federali e locali sono tipicamente trattenute dai salari dei dipendenti dai datori di lavoro. Tutto questo è registrato ed elaborato attraverso il sistema di gestione delle buste paga.
- Mantenere i registri delle buste paga. I registri devono essere mantenuti per ogni dipendente. Questo include informazioni critiche come il numero di previdenza sociale, la tariffa oraria o il salario lordo, le ore di lavoro settimanali, le detrazioni salariali e le tasse trattenute. Le informazioni fiscali per i dipendenti come i W-4 o i certificati di ritenuta statale devono essere anch'essi conservati nei sistemi di gestione delle buste paga.
- Fornire rapporti al momento delle tasse. Oltre a mantenere i registri dei pagamenti dei dipendenti, una funzione cruciale della gestione delle buste paga è generare rapporti trimestrali o annuali per i datori di lavoro e i dipendenti da utilizzare per scopi fiscali. Questi rapporti dovrebbero delineare i salari pagati per il periodo dato, le trattenute fiscali e qualsiasi dettaglio su ciò che un dipendente potrebbe dover pagare in tasse.
Vantaggi della gestione delle buste paga
Pagare i dipendenti è una delle responsabilità più importanti del team HR. Sistemi di gestione delle buste paga efficaci significano che:
- I dipendenti sono più coinvolti. Le persone vogliono essere pagate per il lavoro che fanno. La gestione delle buste paga è essenziale per tracciare ciò che è dovuto ai dipendenti e processare quei pagamenti in tempo. La coerenza e l'accuratezza nelle buste paga aiutano a soddisfare i dipendenti, quindi è più probabile che rimangano interessati al loro lavoro a lungo termine.
- Gli errori nelle buste paga sono ridotti. L'inserimento manuale ripetitivo dei dati può portare a informazioni inaccurate e diventare rapidamente difficile da affrontare. Gestire le buste paga attraverso software dedicati può prevenire il verificarsi di questi errori e segnalare potenziali incongruenze per il team HR da esaminare.
- Le informazioni personali sono più sicure. I dettagli delle buste paga contengono informazioni altamente sensibili e personalmente identificabili sui dipendenti. Utilizzando software di gestione delle buste paga dedicati con misure di sicurezza come crittografia, i dati dei dipendenti e dell'azienda rimangono al sicuro da violazioni dei dati e furti.
Migliori pratiche nella gestione delle buste paga
Sebbene la gestione delle buste paga cambi frequentemente man mano che il software diventa più sofisticato, ci sono pratiche migliori in corso che le aziende dovrebbero cercare di incorporare nei loro processi di buste paga.
- Creare politiche e procedure standardizzate. La gestione delle buste paga può diventare complessa molto rapidamente. Aderendo a una politica standard in tutta l'azienda, le aziende rimangono conformi e semplificano l'elaborazione delle buste paga.
- Aggiungere notifiche prima delle scadenze importanti. Ogni stato e paese ha diversi requisiti fiscali che devono essere soddisfatti. Costruire avvisi prima di queste scadenze mantiene i team HR organizzati e aggiornati.
- Rivedere regolarmente la classificazione del lavoro. A causa del loro status legale riguardo ai pagamenti fiscali, i dipendenti a tempo pieno e part-time e i lavoratori autonomi devono essere classificati diversamente all'interno del sistema di gestione delle buste paga. Le aziende possono affrontare significative sanzioni fiscali se i dipendenti sono classificati erroneamente e devono ricevere un pagamento aggiuntivo o trattenere tasse aggiuntive.
- Automatizzare le funzioni frequenti delle buste paga. Non solo automatizzare i compiti fa risparmiare tempo, ma significa anche che i team possono evitare errori umani durante il processo di gestione delle buste paga.
Assicurati che i dipendenti siano pagati ciò che è loro dovuto per il tempo che lavorano con software di tracciamento del tempo dedicato.
Holly Landis
Holly Landis is a freelance writer for G2. She also specializes in being a digital marketing consultant, focusing in on-page SEO, copy, and content writing. She works with SMEs and creative businesses that want to be more intentional with their digital strategies and grow organically on channels they own. As a Brit now living in the USA, you'll usually find her drinking copious amounts of tea in her cherished Anne Boleyn mug while watching endless reruns of Parks and Rec.
