Che cos'è il libro paga?
Il libro paga è il processo di un'azienda per gestire la retribuzione dei dipendenti. Il termine può anche riferirsi all'elenco delle persone che un'azienda paga.
Il processo del libro paga è spesso complesso, poiché i dipendenti devono ricevere i loro pagamenti a intervalli prevedibili, ma possono avere salari diversi, ore di straordinario e detrazioni. Le grandi organizzazioni spesso esternalizzano il libro paga per risparmiare tempo e garantire la conformità.
Il software per il libro paga aiuta le aziende a organizzare e gestire il pagamento dei loro dipendenti, inclusa la stampa degli assegni o l'effettuazione di depositi diretti. Con questi strumenti, le aziende mantengono anche registri di pagamento accurati per scopi contabili e di tenuta dei libri.
Tipi di libro paga
Le aziende hanno diverse opzioni quando si tratta di gestire il libro paga. La scelta dipende dal loro settore e dalla dimensione dell'azienda. I modi più comuni per elaborare il libro paga sono:
- Manuale. Le aziende più piccole possono optare per l'elaborazione manuale. I dipendenti consegnano cartellini o fogli di presenza, e il proprietario o il contabile calcola i guadagni di ciascun individuo e scrive i loro assegni. Questo metodo richiede alle aziende di rimanere organizzate, orientate ai dettagli e disciplinate per mantenere registri accurati e pagare i lavoratori in tempo.
- Software. Il software per il libro paga semplifica i processi del dipartimento delle risorse umane (HR) e memorizza in modo sicuro i dati dei dipendenti. Il software memorizza le informazioni identificative dei dipendenti, i salari e le detrazioni, quindi calcola i loro guadagni ed emette i pagamenti. I dipartimenti HR e contabilità possono contare su un calcolo dati affidabile e flussi di lavoro più semplici.
- Esternalizzazione. Questa opzione è popolare tra le aziende di qualsiasi dimensione che desiderano la tranquillità di sapere che un professionista dedicato sta gestendo il loro libro paga. Queste aziende assumono un fornitore di servizi di libro paga esterno per supervisionare tutti i processi e fornire loro rapporti regolari.
Elementi di base del libro paga
Innanzitutto, ogni tipo di libro paga richiede alcune informazioni essenziali. Le organizzazioni devono raccogliere i seguenti documenti e dati:
- Moduli dei dipendenti. Negli Stati Uniti, il governo richiede ai datori di lavoro di raccogliere determinati moduli dai loro nuovi assunti prima di aggiungerli al libro paga. Un modulo W-4 fornisce informazioni di base, tra cui nome, indirizzo e numero di previdenza sociale, e consente ai dipendenti di selezionare le loro ritenute fiscali. Un altro documento, il modulo I-9, verifica l'idoneità al lavoro del lavoratore.
- Frequenza di pagamento. Le aziende devono selezionare intervalli per il pagamento dei dipendenti. Le opzioni standard includono settimanale, bisettimanale, semimensile e mensile.
- Salario e stipendi. Alcuni dipendenti guadagnano uno stipendio annuale, che viene diviso per il numero di assegni per l'anno. Altri possono ricevere un salario orario, che viene moltiplicato per il numero di ore lavorate nel periodo di pagamento. Il pagamento deve includere anche le ore di straordinario lavorate dai dipendenti, spesso a una tariffa più alta. A seconda della posizione di un dipendente, possono guadagnare bonus, come pagamento per merito, o commissioni per alcuni periodi di pagamento.
- Detrazioni e ritenute. Il salario lordo di un lavoratore non è l'importo che riceve su un assegno o tramite deposito diretto. Invece, l'azienda deve applicare detrazioni e ritenute. Ad esempio, la maggior parte dei dipendenti ha denaro detratto dai loro assegni per le imposte sul reddito, la previdenza sociale e Medicare.
- Salario netto. Una volta che un'azienda ha effettuato tutte le detrazioni dall'assegno di un dipendente, l'importo rimanente è chiamato salario netto. Questo importo, che l'azienda deve segnalare al servizio delle entrate interne (IRS) insieme al salario lordo, è l'importo totale che il dipendente riceve come pagamento per i suoi servizi.
Migliori pratiche per il libro paga
Tenere il passo con il libro paga è un'impresa enorme e una spesa per la maggior parte delle aziende. Per garantire che il processo vada liscio, le organizzazioni dovrebbero concentrarsi sui seguenti aspetti:
- Garantire la conformità. Il libro paga è un processo fortemente regolamentato con leggi complesse. Le persone incaricate del libro paga, inclusi i dipendenti interni o le agenzie esterne, devono conoscere tutte le linee guida statali e federali. Le aziende dovrebbero fare ricerche per garantire che stiano pagando il salario minimo statale, fornendo straordinari ai dipendenti quando richiesto e pagando i dipendenti entro il termine legale stabilito dal loro stato.
- Creare una guida al libro paga. Solidificare e chiarire tutte le politiche per iscritto assicura la comprensione a livello aziendale, soprattutto nelle organizzazioni più grandi con ampi dipartimenti HR e contabilità è cruciale. Le aziende dovrebbero includere una lista di controllo per i nuovi assunti per iniziare nel sistema.
- Solidificare le pratiche di tenuta dei registri. Il Fair Labor Standards Act (FLSA) detta quali registri le aziende devono conservare. La maggior parte dovrebbe conservare i registri del libro paga per almeno tre anni e i registri delle imposte sul libro paga per almeno quattro. Se un'azienda ha un gran numero di dipendenti, questo equivale a pagine di documentazione. Le aziende che gestiscono il libro paga manualmente dovrebbero sviluppare un piano dettagliato e un flusso di lavoro per conservare in modo sicuro i registri. Se si utilizza un software, le organizzazioni hanno bisogno di un piano per scaricare e archiviare digitalmente i documenti, anche.
- Impostare promemoria per le scadenze. Il Dipartimento del Lavoro (DOL) stabilisce e applica le scadenze per le aziende per presentare i documenti e i pagamenti fiscali dei dipendenti. I dipartimenti HR dovrebbero impostare promemoria elettronici per garantire che consegnino tutta la documentazione e i pagamenti in tempo per evitare multe.
Vuoi adottare un approccio più distaccato al libro paga? Considera l'esternalizzazione a un fornitore di servizi di libro paga per risparmiare tempo e garantire l'accuratezza.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
