Che cos'è la gestione documentale?
La gestione documentale è il processo di acquisizione, tracciamento e archiviazione di documenti elettronici, come documenti di testo, PDF, presentazioni, fatture, immagini scansionate di documenti cartacei e altri documenti aziendali.
I sistemi di gestione documentale fanno risparmiare tempo e denaro a un'azienda fornendo archiviazione centralizzata, controllo degli accessi e permessi, sicurezza dei documenti, tracciabilità degli audit e flussi di lavoro semplificati.
Alcune aziende utilizzano software di gestione documentale per salvare, recuperare e organizzare documenti consentendo agli stakeholder di accedervi facilmente. Il software migliora i flussi di lavoro di revisione e approvazione, aumentando l'efficienza dei team amministrativi.
I sistemi standard di gestione documentale includono funzionalità come l'archiviazione dei documenti, il controllo delle versioni, la ricerca full-text e l'analisi. Queste funzionalità supportano i flussi di lavoro di imprese, istituzioni governative ed educative e altre autorità che lavorano con grandi volumi di documenti cartacei o digitali.
Tipi di gestione documentale
Le esigenze e i requisiti aziendali variano. Le organizzazioni scelgono un particolare tipo di gestione documentale in base a questi.
- Gestione dei contenuti aziendali (ECM): I sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM) facilitano il processo di acquisizione, archiviazione e organizzazione dei contenuti non strutturati in un repository centralizzato. L'ECM è spesso un termine ombrello che si colloca al di sopra di sistemi di gestione documentale più specifici, poiché si riferisce all'archiviazione di qualsiasi tipo di informazione aziendale—documenti cartacei scansionati, file digitali, email, presentazioni, fogli di calcolo, ecc.
- Gestione della conoscenza: Il software di gestione della conoscenza supporta un approccio integrato per identificare, acquisire, recuperare e condividere asset informativi che si concentrano fortemente su come svolgere un compito, gestire una situazione, come funziona un processo e come portare a termine un lavoro. Offrire ai dipendenti la possibilità di accedere alle informazioni giuste al momento giusto consente di prendere decisioni migliori e di essere più efficienti.
- Gestione dei contenuti nel cloud: La gestione dei contenuti nel cloud è il processo di archiviazione di vari tipi di contenuti nel cloud, rendendo possibile per i team accedere alle informazioni da qualsiasi luogo e abilitando la collaborazione.
- Gestione dei record preserva i dati e consente agli stakeholder di recuperarli quando necessario. Le organizzazioni legali, mediche e governative impiegano principalmente sistemi di gestione dei record.
- Automazione dei flussi di lavoro consente alle aziende di automatizzare compiti ripetitivi nel processo di gestione documentale, riducendo gli errori e risparmiando tempo.
- Imaging dei documenti converte i documenti cartacei in file e dati elettronici.
Vantaggi della gestione documentale
La gestione documentale migliora l'efficienza e la sicurezza complessiva per le organizzazioni che elaborano grandi volumi di dati. Di seguito sono riportati alcuni vantaggi che la gestione documentale svela per le organizzazioni.
- Risparmio di tempo: La gestione documentale migliora drasticamente la velocità di recupero dei documenti, dato l'enorme volume di contenuti che circolano in un'azienda. I metadati, il tagging e le funzionalità di ricerca nei sistemi di gestione documentale consentono un recupero facile e accurato.
- Sicurezza: I sistemi di gestione documentale consentono agli amministratori di impostare regole di accesso e permessi per una condivisione più sicura dei documenti aziendali.
- Riduzione di spazio e risorse: Digitalizzare i documenti cartacei e archiviarli in questi sistemi riduce i costi di carta, stampa e archiviazione.
- Unica fonte di verità: I contenuti vengono costantemente replicati e modificati, rendendo difficile tenere traccia delle informazioni più recenti e accurate. I sistemi di gestione documentale forniscono una cronologia completa delle versioni, così gli utenti sanno di accedere ai contenuti più aggiornati.
- Miglioramenti del flusso di lavoro: Alcune soluzioni sono dotate di funzionalità di estrazione e analisi dei dati, consentendo alle informazioni di fluire automaticamente in altri processi aziendali, ottimizzando così l'uso delle informazioni archiviate.
- Aumento della collaborazione: La gestione documentale libera i contenuti dai loro silos e li condivide in tutta l'azienda, consentendo agli utenti di visualizzare, modificare, commentare e annotare gli stessi contenuti.
Flusso di lavoro della gestione documentale
Il flusso di lavoro della gestione documentale può essere diverso per le aziende poiché gestiscono registri diversi.
Di seguito è riportato un flusso di lavoro standard per gestire i documenti che i team possono utilizzare come base per creare il proprio.
- Crea un documento: Il processo di creazione del documento implica la comprensione dei suoi obiettivi, procedure, ruoli e responsabilità. Potrebbe essere necessario collaborare con scrittori o designer in questa fase.
- Valuta e approva il documento: In questa fase, il team invia il documento ai propri manager, che ne controllano il contenuto e danno le approvazioni.
- Carica il documento: Il team carica il documento con il maggior numero possibile di tag in un sistema di gestione documentale.
- Condividi il documento: Una volta caricato nel DMS, gli stakeholder interni ricevono una notifica per la revisione. Il team esegue tutte le revisioni prima di pubblicare il documento.
Elementi di base della gestione documentale
I sistemi di gestione documentale forniscono molteplici funzionalità, ciascuna con il proprio set di vantaggi per le organizzazioni. Con l'abbondanza di tali funzioni, le organizzazioni hanno bisogno di aiuto per decidere le funzionalità indispensabili e quelle opzionali. Ecco alcuni elementi generali che sono fondamentali per pratiche efficaci di gestione documentale:
- Acquisizione dei documenti: La gestione documentale inizia con la scansione dei documenti cartacei o l'importazione di file digitali nel repository centrale. Il software OCR viene spesso utilizzato per analizzare e organizzare automaticamente i documenti acquisiti.
- Archiviazione: Le aziende spesso hanno una quantità schiacciante di dati e contenuti, quindi uno spazio di archiviazione adeguato e capacità di archiviazione sono essenziali per la gestione documentale.
- Opzioni di ricerca aiutano gli utenti a localizzare i file attraverso una vasta gamma di capacità di ricerca, come la ricerca per parole chiave, data dell'ultima modifica e tipo di file.
- Flusso di lavoro: Oltre a semplicemente archiviare documenti, i sistemi di gestione documentale spesso hanno la capacità di automatizzare l'instradamento dei documenti a varie persone e processi, eliminando i colli di bottiglia e semplificando i flussi di lavoro aziendali.
- Distribuzione: La gestione documentale aiuta a fornire le informazioni giuste alle persone giuste. I sistemi efficaci regoleranno la condivisione e la distribuzione di documenti e cartelle di documenti alle persone autorizzate.
- Controlli di accessibilità consentono solo agli utenti autorizzati di accedere facilmente ai file. I controlli di accesso possono essere impostati in base a una persona, progetto, ruolo lavorativo e qualsiasi criterio rilevante per la tua organizzazione.
- Integrazioni consentono agli amministratori di connettere i sistemi di gestione documentale con altri software aziendali come gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e client di posta elettronica.
- Compatibilità mobile consente ai dipendenti di archiviare e recuperare file da remoto o in movimento.
Casi d'uso della gestione documentale
Le aziende adottano la gestione documentale per vari scopi. Di seguito sono riportati alcuni dei casi d'uso della gestione documentale nelle organizzazioni.
- Manuali di prodotto: Ogni azienda fornisce un manuale per i servizi o i prodotti che offre. Vengono in diverse forme e dimensioni. Questi manuali mirano a educare gli utenti interni ed esterni sul prodotto.
- Linee guida: Le migliori pratiche di gestione dei progetti includono linee guida di branding, requisiti di conformità e standard di design. La prima fase della maggior parte dei progetti prevede l'istituzione di linee guida e l'identificazione di un punto di accordo. Gli strumenti di collaborazione documentale aiutano nella creazione di politiche.
- Registri del personale: I requisiti di sicurezza variano a seconda del documento. I registri dei dipendenti sono privati e dovrebbero essere accessibili solo ai membri approvati della direzione superiore e del team delle risorse umane. Un sistema di gestione documentale efficace utilizza il controllo degli accessi per garantire che solo gli utenti autorizzati possano vedere le informazioni riservate.
- Protocolli: Un protocollo è un insieme di azioni o comportamenti che un'organizzazione utilizza per svolgere un'attività specifica. Ad esempio, per gestire un progetto di marketing, è necessario definire obiettivi e scopi e le politiche e procedure necessarie per raggiungerli.
- Documenti legali: Ogni documento legale dovrebbe essere tracciabile. Ad esempio, un contratto che non è stato consultato per diversi anni deve comunque essere conservato per essere utilizzato quando c'è un conflitto tra le parti che lo hanno firmato.
Migliori pratiche di gestione documentale
Adottare le seguenti migliori pratiche consente alle aziende di implementare pratiche efficaci di gestione documentale:
- Strutture di denominazione chiare e coerenti per cartelle e documenti: Una denominazione coerente aiuta gli utenti a trovare ciò che cercano e riduce i documenti duplicati, riducendo il tempo trascorso a cercare file e la confusione e frustrazione complessive.
- Regole per il controllo delle versioni: Lo scopo della gestione documentale è organizzare i contenuti in modo da ridurre il disordine e portare i contenuti giusti alle persone giuste. Avere regole stabilite su quando una nuova versione di un documento dovrebbe e non dovrebbe essere creata aiuta a mantenere il sistema organizzato ed efficace.
- Imposta l'automazione del flusso di lavoro: Dare priorità ai processi da automatizzare dovrebbe dipendere da quali processi sono critici per il business e più allineati con gli obiettivi aziendali. Il passo successivo è impostare regole di automazione e informare gli utenti di questi flussi di lavoro.
Gestione documentale vs. gestione dei contenuti vs. gestione dei record
La gestione documentale gestisce dati strutturati, come documenti di testo, PDF, presentazioni, ecc., principalmente per scopi di conformità e gestione dei flussi di lavoro. Traccia e gestisce documenti digitali e immagini scansionate di documenti cartacei. Generalizza un processo di creazione di documenti e automatizza l'approvazione e l'assicurazione della qualità, migliorando l'efficienza complessiva dei dipartimenti con grandi volumi di documenti.
La gestione dei contenuti, utilizzando software di gestione dei contenuti, gestisce sia dati strutturati che non strutturati, come contenuti web (file HTML e PDF) e file digitali per lo scopo principale di archiviazione, recupero e pubblicazione di contenuti web.
La gestione dei record si occupa tipicamente di documenti che sono prove di una transazione o di una decisione. Impone obblighi legali a un'organizzazione. Le richieste di assicurazione o un contratto legale possono essere classificati come un record.
Scopri di più sulla gestione dei record e comprendi come contribuisce al successo di un'organizzazione.
Priya Patel
Priya is a Senior Research Analyst at G2 focusing on content management and design software. Priya leverages her background in market research to build subject matter expertise in the software space. Before moving back to Chicago in 2018, Priya lived in New Zealand for several years, where she studied at the University of Auckland and worked in consulting. In her free time, Priya enjoys being creative, whether it’s painting, cooking, or dancing.
