Migliori Software di automazione per moduli mobili
Il software di automazione dei moduli mobili digitalizza la raccolta dei dati automatizzando il processo di creazione e gestione dei moduli digitali. Questo tipo di software consente la creazione di una varietà di moduli, spesso utilizzando un costruttore di moduli drag-and-drop, come liste di controllo, contratti, sondaggi, ordini di lavoro, registri interni dell'azienda e documenti rivolti ai clienti. Questo software può semplificare i flussi di lavoro utilizzati praticamente da qualsiasi team in un'organizzazione, tuttavia, è più spesso utilizzato dai team sul campo per scopi di sondaggi sul campo, ispezioni dei siti, sondaggi di manutenzione e altro ancora. Le soluzioni di automazione dei moduli mobili consentono alle organizzazioni di raccogliere dati importanti in modo accurato ed efficiente, che possono essere integrati nei database e nei flussi di lavoro esistenti per garantire che le operazioni quotidiane si svolgano senza intoppi. Oltre ai benefici di risparmio di costi e tempo dei moduli digitali, questo software fornisce anche analisi utili dai dati recuperati, offrendo alle organizzazioni approfondimenti che possono alimentare i cruscotti.
Il software di automazione dei moduli mobili è spesso applicazioni autonome, tuttavia, può anche essere offerto come parte di soluzioni più complete, come software di gestione dei servizi sul campo, software per la salute e sicurezza ambientale, e software di gestione dei flussi di lavoro.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Automazione dei Moduli Mobili, un prodotto deve:
Consentire la creazione e distribuzione di moduli digitali utilizzando un editor di moduli e modelli personalizzabili Archiviare i moduli in un repository centralizzato e ricercabile Offrire capacità di integrazione con database e applicazioni esistenti Impostare regole e permessi per assegnare diritti di accesso alla creazione, modifica e approvazione a diversi utentiSoftware di automazione per moduli mobili in evidenza a colpo d'occhio
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Che cos'è il software di automazione dei moduli mobili?
Il software di automazione dei moduli mobili assiste i lavoratori sul campo e i loro manager nella creazione di documenti, moduli e dati trasferibili che possono essere accessibili da remoto o in altro modo. Indipendentemente dalla posizione di un cantiere, questo software aiuta a raccogliere dati in tempo reale e a supportare le organizzazioni con dipendenti sul campo a semplificare la raccolta dei dati. Spesso consente all'utente di connettersi offline, permettendo ai team remoti di creare aggiornamenti più frequenti e accurati dei dati. Il software di automazione dei moduli mobili crea quindi analisi dai dati che vengono utilizzati per creare dashboard e compilare e inviare moduli come ispezioni, audit e report direttamente da un dispositivo mobile. Questo tipo di software consente alle aziende di migliorare il processo decisionale, ridurre i costi, accedere a dati importanti in tempo reale e semplificare i flussi di lavoro. Questi flussi di lavoro notificano agli utenti le modifiche e aiutano i team a rimanere aggiornati su compiti, ordini di lavoro e altre assegnazioni. Quando integrato con il sistema IT di un'azienda, i documenti cartacei possono essere rapidamente e facilmente convertiti in moduli digitali, sia online che offline, e archiviati in modo sicuro nel cloud o nell'archiviazione in sede di un'azienda.
Vantaggi chiave del software di automazione dei moduli mobili
- Digitalizza moduli e documenti per eliminare i record cartacei
- Cattura dati dai dipendenti sul campo elettronicamente
- Consente la condivisione di moduli digitalizzati con clienti e dipendenti
- Automatizza compiti, notifiche di scadenze e altri avvisi
- Raccoglie e analizza dati con vari dashboard e report
Perché utilizzare il software di automazione dei moduli mobili?
La funzione principale del software di automazione dei moduli mobili è creare e trasferire documenti da remoto, sia online che offline. Tuttavia, ci sono diversi altri motivi per cui le organizzazioni decidono di investire in questo software, alcuni dei quali sono elencati di seguito:
Produttività migliorata – Il software di automazione dei moduli mobili aiuta ad automatizzare i processi di raccolta, reportistica e archiviazione delle informazioni, consentendo al dipendente di compilare e completare questi moduli praticamente ovunque. Questo, a sua volta, riduce il multitasking, permettendo ai dipendenti di lavorare su compiti più complessi lasciando le mansioni di routine al software di automazione dei moduli mobili.
Collaborazione del team – Questo software invia ordini di lavoro a tutto il team mentre raccoglie informazioni dai dipendenti coinvolti nel progetto. Raccoglie rapidamente e facilmente le informazioni necessarie e le archivia in modo sicuro, consentendo ai lavoratori di trovare rapidamente i file che stanno cercando.
Riduzione del tempo nella raccolta dati – I moduli mobili consentono ai team di raccogliere dati rilevanti nel modo più veloce possibile e, di conseguenza, i dati vengono accessibili rapidamente e in modo più efficiente.
Chi utilizza il software di automazione dei moduli mobili?
Qualsiasi azienda o organizzazione con dipendenti che lavorano sul campo o gestiscono proprietà o progetti remoti può utilizzare il software di automazione dei moduli mobili. All'interno di queste organizzazioni, sia il dipendente che il datore di lavoro possono sfruttare i vantaggi di questo software.
Aziende di trasporto – Le aziende di trasporto utilizzano principalmente il software di automazione dei moduli mobili per le ispezioni dei veicoli. Il software aiuta a raccogliere e proteggere rapidamente i dati per creare moduli per le agenzie di regolamentazione dei trasporti, come il Dipartimento dei Trasporti degli Stati Uniti (DOT) o la Federal Aviation Administration (FAA). I moduli mobili possono anche essere utilizzati dai manager per rivedere il lavoro dei dipendenti in tempo reale e garantire che seguano le istruzioni durante le ispezioni.
Manager di progetti di costruzione – I manager di progetti di costruzione utilizzano questo software per automatizzare la documentazione coinvolta in tutti i processi di costruzione. Questi documenti includono fogli di presenza, contratti, rapporti di ispezione e qualsiasi altro tracciamento dei contratti. I moduli mobili aiutano i manager a semplificare e controllare il flusso di lavoro di tutta la documentazione.
Aziende di gestione delle strutture — Qualsiasi azienda che ha varie proprietà che riportano all'ufficio principale può utilizzare questo software per raccogliere dati. Il software di automazione dei moduli mobili archivia numerosi report in un'unica posizione centralizzata, dando ai dipendenti facile accesso ai dati. Alcuni di questi report possono includere contratti immobiliari, rapporti di ispezione, ordini di lavoro o stime dei costi.
Aziende di servizi pubblici — Le aziende di servizi pubblici, come gas, energia e acqua o fognature, beneficiano di questo software attraverso l'automazione dei loro numerosi rapporti di conformità normativa, ordini di lavoro, rilievi del terreno, foto e video. I moduli mobili aiutano a semplificare la raccolta e la condivisione di questi dati sul campo.
Tipi di software di automazione dei moduli mobili
Esistono vari moduli mobili supportati dal software di automazione dei moduli mobili. Variano in base a fattori come l'ambito delle funzionalità, il prezzo e la semplicità. Alcuni dei tipi più popolari sono elencati di seguito:
Modulo web — Questo è il tipo di modulo più semplice perché ci sono solo pochi campi da compilare. Il suo principale vantaggio è la semplicità, ma può mancare di altre funzionalità, come reportistica, gestione dei flussi di lavoro e notifiche. Nella maggior parte delle organizzazioni, sono solo moduli di testo con diversi campi.
PDF — Il PDF è probabilmente il modulo mobile più popolare perché è il più compatibile e i moduli sembrano il modulo originale utilizzato nel flusso di lavoro. Il principale vantaggio del modulo è che sembra un documento con marchio con il logo dell'azienda, lo schema dei colori e la dimensione del carattere. Se sono necessari calcoli specifici, menu a discesa o impostazioni di sicurezza all'interno del modulo, il software potrebbe dover essere personalizzato e queste funzionalità devono essere implementate, il che non è sempre facile o economico. Le aziende potrebbero aver bisogno di risorse e tempo aggiuntivi per adattare il modulo ai loro requisiti specifici.
Documenti Word e fogli di calcolo — Questi moduli sono anche popolari perché sono creati utilizzando documenti ampiamente compatibili. Questi moduli possono essere facilmente creati e modificati, ma a volte mancano di funzionalità, come il design del modulo e l'archiviazione centralizzata, oltre ad avere potenziali problemi di sicurezza.
Caratteristiche del software di automazione dei moduli mobili
Tra i molti vantaggi e caratteristiche del software di automazione dei moduli mobili, le seguenti sono alcune caratteristiche comuni tipicamente presenti in questo tipo di software:
Applicazione mobile — I dipendenti spesso devono utilizzare questo software sui loro dispositivi mobili, inclusi smartphone e tablet. Un'interfaccia mobile è essenziale per svolgere il lavoro in movimento e in caso di necessità.
Avvisi — Email di notifica o avvisi di sistema vengono inviati non appena un passaggio del flusso di lavoro è pronto per il prossimo dipendente, consentendo all'utente di completare il compito più rapidamente.
Gestione dei compiti — Perché i dipendenti siano automaticamente notificati sugli avvisi, le escalation e qualsiasi follow-up, i flussi di lavoro possono essere semplificati e creati al volo.
Reportistica & Dashboard di analisi — Report personalizzati e dashboard possono essere creati e distribuiti a liste di contatti definite utilizzando dati popolati e filtrati dal software. Questi set di dati possono quindi essere approfonditi per ulteriori analisi.
Integrazioni — Il software si integra perfettamente con altre piattaforme, come fogli di calcolo, sistemi CRM o strumenti di marketing per inviare e ricevere dati.
Funzionalità offline — Il software di automazione dei moduli mobili funziona offline, cattura dati e compila automaticamente i moduli anche quando un dispositivo non ha connessione a Internet. Una volta ripristinata la connessione a Internet, il software inizia automaticamente ad aggiornare i moduli.
Flussi di lavoro — Una volta che i moduli e i compiti sono aggiornati e completati, vengono consegnati al prossimo dipendente per l'input o a un manager per la risoluzione dei problemi o l'approvazione seguendo le regole specifiche del flusso di lavoro dell'azienda.
Altre caratteristiche del software di automazione dei moduli mobili: Capacità di costruzione API, Capacità di istruzioni di lavoro incorporate, Capacità di cattura di immagini e video, Capacità OCR
Problemi potenziali con il software di automazione dei moduli mobili
Scegliere un software eccessivamente complesso — A seconda delle dimensioni di un'organizzazione e dell'ambito dei loro progetti, è importante che scelgano una soluzione che si adatti meglio alle loro esigenze e non sia eccessivamente complicata o troppo vasta nelle sue funzionalità. Se ci sono più campi del modulo del necessario, potrebbe causare ai dipendenti di perdere tempo a ordinare dati irrilevanti, il che vanifica lo scopo di utilizzare il software di automazione dei moduli mobili.
Software e servizi correlati al software di automazione dei moduli mobili
Software di gestione dei flussi di lavoro — Il software di gestione dei flussi di lavoro aiuta le aziende a definire e gestire sequenze di attività e compiti aziendali. Questo tipo di software viene utilizzato per migliorare la produttività dei dipendenti e ottimizzare l'utilizzo delle risorse. Aumenta anche la collaborazione tra team e dipartimenti. Il software di gestione dei flussi di lavoro è utilizzato principalmente dai manager per definire i flussi aziendali inter- e intra-dipartimentali.
Software di automazione dei processi digitali (DPA) — Il software DPA è un mercato emergente di strumenti contenenti funzionalità trovate in molte tecnologie, inclusi numerosi software di automazione dei processi e di sviluppo rapido delle applicazioni. Questi strumenti aiutano le aziende a sviluppare soluzioni completamente automatizzate, end-to-end per casi e processi. Le piattaforme DPA forniscono gli strumenti necessari per costruire applicazioni, attivare integrazioni e gestire i processi associati a praticamente qualsiasi flusso di lavoro digitale.
Software di gestione dei processi aziendali — Il software di gestione dei processi aziendali (BPM) aiuta a definire, automatizzare e riportare sui processi che sono destinati ad aiutare a ottimizzare le aziende per raggiungere gli obiettivi aziendali. I sistemi BPM vengono utilizzati per definire chiaramente i processi che coprono tutte le operazioni di un'azienda e quindi monitorare quei processi. Questi strumenti vengono anche utilizzati per aiutare ad automatizzare i processi o, in alcuni casi, costruire applicazioni digitali per diversi passaggi nel processo. La forza dei sistemi BPM è che guardano al quadro generale dell'intera azienda e possono essere utilizzati da qualsiasi dipartimento, ma sono comunemente selezionati dai team operativi.
