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Che cos'è il software di controllo dell'inventario?
Il software di controllo dell'inventario ottimizza la quantità economica di ordine (EOQ) delle aziende. L'EOQ è l'inventario ottimale che un'azienda dovrebbe acquistare per minimizzare i costi di ordinazione e stoccaggio. Questo tipo di software aiuta a regolare l'inventario immagazzinato nel magazzino, a capire come massimizzare la disposizione dell'inventario e a garantire che ci sia abbastanza prodotto da vendere in ogni momento.
Il software di controllo dell'inventario rientra nella categoria generale della gestione dell'inventario, che include anche software che aiutano a organizzare i magazzini, a scansionare i codici a barre e a stampare etichette di spedizione. Le soluzioni di controllo dell'inventario, o di gestione delle scorte, automatizzano il processo di evasione degli ordini e di spedizione, permettendo così ai venditori di concentrarsi invece sulla massimizzazione dei livelli di inventario.
L'obiettivo finale della gestione dei livelli di scorte è eliminare qualsiasi inefficienza che possa comportare costi economici per i venditori o causare inconvenienti per i consumatori. Un controllo efficace delle scorte offre alle aziende un vantaggio competitivo per snellire un processo di spedizione rapido. Per le aziende con inventario deperibile, gestire l'inventario è particolarmente importante per prevenire il deterioramento con l'implementazione di una politica "primo entrato, primo uscito". Inoltre, queste soluzioni prevengono l'accumulo di scorte morte (o inventario invendibile) e quantità eccessive di un prodotto che potrebbe non essere mai venduto.
Quali tipi di software di controllo dell'inventario esistono?
Sistemi di inventario con codici a barre
I sistemi di inventario con codici a barre aggiornano i livelli di inventario in tempo reale al punto vendita quando i lavoratori scansionano un articolo. Con la tecnologia dei codici a barre, i responsabili dell'inventario possono eliminare errori di dati che richiedono tempo e che si verificano frequentemente con sistemi manuali o cartacei per il conteggio dell'inventario.
Sistemi di inventario con identificazione a radiofrequenza (RFID)
I sistemi di inventario RFID utilizzano lettori di tag fissi per il tracciamento dell'inventario. Simili ai sistemi a codici a barre, i tag RFID aggiornano i livelli di inventario in tempo reale quando vengono scansionati. Tuttavia, la differenza tra i sistemi RFID e quelli a codici a barre è che con i primi, più prodotti possono essere contati contemporaneamente, mentre con i sistemi a codici a barre i prodotti possono essere contati solo uno alla volta. Sebbene i sistemi tecnologici RFID possano essere più costosi, sono notevolmente più veloci della scansione a codici a barre e possono essere molto utili per gestire grandi inventari.
Quali sono le caratteristiche comuni dei software di controllo dell'inventario?
Di seguito sono riportate le caratteristiche chiave del software di controllo dell'inventario che aiutano a rifornire l'inventario fisico in tempo reale, eliminare inefficienze e ottimizzare la soddisfazione del cliente:
Codici a barre: I codici a barre sono una caratteristica essenziale che può aiutare a massimizzare l'efficienza delle tecniche di gestione dell'inventario. Etichettando i codici a barre su ogni prodotto, i responsabili dell'inventario possono scansionare un prodotto, che lo categorizza automaticamente e lo contabilizza nell'inventario. L'altra opzione è contare manualmente ogni prodotto, che non solo richiede tempo ma può anche comportare errori umani.
Ordini automatici: I sistemi di gestione dell'inventario possono rilevare automaticamente quando un particolare prodotto sta esaurendo le scorte e aggiorneranno istantaneamente la quantità del prodotto per l'inventario. Di conseguenza, il software solleciterà il riordino di nuove scorte. Questo può aiutare le aziende a mantenere l'inventario giusto e rispondere alle esigenze dei clienti se un particolare prodotto è molto richiesto.
Gestione degli ordini: I rivenditori possono gestire tutte le loro vendite e acquisti all'interno del software. Questo consente ai rivenditori di creare pacchetti e spedizioni e può persino inviare aggiornamenti di consegna ai clienti tramite il software.
Reportistica: Il software di controllo dell'inventario può fornire alle aziende report su quali prodotti sono i più redditizi, quanto velocemente i lavoratori stanno rifornendo i prodotti e con quale frequenza gli ordini di acquisto vengono evasi in tempo. Questi report possono indicare eventuali inefficienze nel magazzino o nella catena di approvvigionamento.
Previsione: Una corretta gestione dei livelli di inventario aiuta a prevedere quando i prodotti saranno esauriti e quando ci sarà un'abbondanza. Metriche di previsione adeguate consentono una spesa efficiente delle risorse di un'azienda.
Tracciamento dei numeri di serie: Il tracciamento dei numeri di serie consente ai responsabili dell'inventario di associare un codice a ciascun prodotto e monitorarne il movimento dal punto di acquisto fino al momento della vendita. Se gli ordini sono in ritardo o un cliente desidera sapere dove si trova la sua spedizione, questa funzione può fornire loro informazioni e rassicurazioni che la spedizione è in arrivo.
Assemblaggio di prodotti: L'assemblaggio di prodotti è il processo di raggruppamento di articoli di inventario separati in un unico pacchetto. Il software di controllo dell'inventario può aiutare a identificare ogni articolo che deve essere confezionato insieme per formare il pacchetto e assegnare quei kit confezionati in una posizione centrale all'interno del magazzino. Questo fa risparmiare molto tempo ai lavoratori del magazzino, evitando di dover camminare in diverse aree del magazzino per confezionare questi articoli insieme.
Gestione dell'inventario basata su cloud: La gestione dell'inventario basata su cloud è un modo per tracciare l'inventario tramite un browser web. Un sistema di scorte che può essere gestito tramite il cloud consente alle aziende di accedere all'inventario su qualsiasi dispositivo. L'accesso in tempo reale alla quantità di inventario migliora il coordinamento tra il personale per decisioni aziendali rapide e intelligenti.
Integrazioni dell'Internet delle cose (IoT): La connessione di dispositivi consumer con macchine di produzione aiuta le catene di approvvigionamento a eccellere. Il software di controllo dell'inventario consente alle aziende di generare approfondimenti, intelligenza aziendale e strategie convenienti. Ad esempio, i dispositivi IoT possono essere posizionati su inventario reale o etichette RFID.
Apprendimento automatico e intelligenza artificiale (AI): I chatbot di e-commerce condividono la disponibilità dei prodotti con gli acquirenti. Questi agenti virtuali utilizzano algoritmi per informare i clienti delle carenze di scorte e raccomandare altri prodotti in base ai loro carrelli.
Quali sono i vantaggi del software di controllo dell'inventario?
Il software di controllo dell'inventario migliora la gestione dell'inventario attuale ed elimina eventuali inefficienze importanti nella catena di approvvigionamento. Contabilizzando accuratamente ogni prodotto, le aziende possono ridurre i costi, accelerare l'evasione e migliorare la produzione complessiva.
Ottimizzare i livelli di inventario in ogni momento: Avere scorte in eccesso costa alle aziende una somma considerevole. I magazzini possono combattere questo problema utilizzando il software di gestione dell'inventario per acquistare prodotti solo quando sono molto richiesti. L'alternativa è utilizzare manodopera manuale per contare ogni prodotto e fare congetture su se ordinare più scorte.
Tracciare i numeri di inventario con precisione: Gli aggiornamenti in tempo reale dei livelli di inventario consentono report più precisi sulle scorte disponibili. La scansione dei codici a barre e i sistemi RFID rendono questo processo senza soluzione di continuità.
Evadere gli ordini in tempo per aumentare la soddisfazione del cliente: Problemi come registri di inventario imprecisi possono causare tempi di consegna più lunghi, che si traducono in una risposta più lenta alla domanda. Una volta che ciò accade, l'inventario delle scorte si esaurisce e i clienti non possono effettuare ordini. Questo può causare disapprovazione da parte dei clienti e persino una perdita di affari. Il software di controllo dell'inventario eliminerà questo problema avvisando automaticamente i responsabili dell'inventario quando le scorte stanno esaurendo, oltre a rifornire automaticamente questi prodotti. Pertanto, tempi di consegna più brevi faranno ottenere più clienti i loro prodotti in tempo e aumenteranno l'approvazione complessiva dei clienti.
Identificare vendite e perdite tracciando i modelli di vendita: Tracciare le scorte è uno dei modi migliori per tenere traccia dei modelli di vendita. Questo software fornisce una panoramica di quali prodotti sono molto richiesti e quali prodotti non stanno vendendo altrettanto bene. Questo permetterà alle aziende di rispondere alla domanda dei clienti fornendo più articoli che vengono acquistati frequentemente e potenzialmente interrompendo articoli che stanno danneggiando il risultato finale dell'azienda.
Chi utilizza il software di controllo dell'inventario?
Rivenditori: I rivenditori utilizzano il software di controllo dell'inventario per categorizzare i prodotti, importare i codici a barre degli articoli e gestire i punti prezzo degli articoli nel loro inventario. Gestire i livelli di prodotto fornirà anche ai rivenditori analisi su quali prodotti stanno performando bene e sono molto richiesti. Queste analisi avviseranno i rivenditori di riempire automaticamente gli ordini su articoli che stanno vendendo rapidamente in modo che il prodotto sia sempre disponibile. Inoltre, se un prodotto è sovraccarico in un altro punto vendita, il software può suggerire trasferimenti di scorte in modo che ogni punto vendita possa avere un livello di inventario più equilibrato.
Produttori: Il controllo dell'inventario è uno strumento critico per le operazioni quotidiane nell'industria manifatturiera. Quando un cliente ordina una spedizione in blocco di un certo prodotto, i produttori devono valutare se hanno abbastanza materie prime in magazzino per completare l'ordine. Spesso, questi ordini consistono in una varietà di materie prime che il produttore deve combinare per creare un prodotto finale. Un ordine potrebbe richiedere al produttore di ottenere più scorte da una varietà di altri fornitori in modo che possa essere completato.
Storicamente, i produttori avrebbero preso l'inventario tramite fogli di calcolo, che era un sistema molto rudimentale spesso soggetto a errori. Tuttavia, con software specializzati, ogni articolo ha un codice a barre associato che è collegato al software. Il produttore può quindi valutare accuratamente se ha abbastanza materiale, tracciare gli ordini dai fornitori e evadere gli ordini in modo più tempestivo.
Venditori di e-commerce: Il controllo delle scorte è importante per le aziende che vendono prodotti tramite mercati online. I venditori di e-commerce utilizzano soprattutto il software per gestire i resi, automatizzare il riassortimento, la spedizione e l'inventario virtuale.
Distributori all'ingrosso: I grossisti che utilizzano canali di distribuzione online utilizzano il software di controllo delle scorte per tracciare l'inventario in blocco, gestire fornitori e clienti e automatizzare il processo di evasione. I grossisti utilizzano frequentemente funzionalità software come l'assemblaggio, l'ordine di vendita e l'evasione del magazzino, il tracciamento dei lotti per i prodotti deperibili e la gestione dei contenitori.
Software correlati al software di controllo dell'inventario
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di controllo dell'inventario includono:
Software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP): Integrare il software di controllo dell'inventario con un sistema ERP è fondamentale per massimizzare il suo potenziale. L'integrazione tra questi due sistemi consentirà ai responsabili di vedere tutti i dati relativi alla produzione, alla catena di approvvigionamento e alla spedizione in un unico posto. Questo porterà infine a una maggiore visibilità di come i processi aziendali sono collegati.
Software di contabilità: Integrare il software di gestione dell'inventario con software di contabilità consentirà alle aziende di presentare accuratamente l'inventario nei report finanziari. Documenti importanti come le dichiarazioni fiscali possono quindi riflettere accuratamente il valore dell'inventario. Se le attività dichiarate dal magazzino non corrispondono alla contabilità, l'azienda può essere sottoposta a revisione. Il modo migliore per mantenere l'integrità finanziaria di un magazzino è integrare il sistema di controllo dell'inventario con il software di contabilità.
Software di gestione del magazzino: La visibilità nelle operazioni quotidiane del magazzino di un'azienda è fornita tramite il software di gestione del magazzino. Tale visibilità include il monitoraggio del movimento dei prodotti tra i magazzini per migliorare le procedure di spedizione e gestione.
Software di codici a barre: I codici a barre sono i mattoni del processo di spedizione, quindi il software di codici a barre è necessario per stampare codici unici per ogni prodotto. Ogni paese e azienda può richiedere stili di codici a barre diversi, e il software dedicato a questo servizio consentirà stili personalizzabili per l'identificazione delle etichette.
Software di stampa etichette: Le etichette sono una necessità logistica per il processo di evasione. Il software di stampa etichette aiuta le aziende a stampare etichette uniche per i prodotti per garantire un trasferimento accurato dei prodotti durante il processo di spedizione.
Piattaforme di e-commerce: Integrare il software di controllo dell'inventario con la piattaforma di e-commerce di un'azienda è fondamentale per tenere traccia dell'inventario. Senza di esso, i responsabili devono invece tracciare manualmente gli ordini sulla loro piattaforma di e-commerce e quindi regolare le scorte in un foglio di calcolo. Quando questi due sono integrati, ogni vendita effettuata online sarà automaticamente riflessa nel software di gestione dell'inventario. Il risultato è una maggiore visibilità e precisione, che si tradurrà in meno errori di inventario.
Sfide con il software di controllo dell'inventario
Nessun software è privo di sfide, e i prodotti di controllo dell'inventario presentano le loro difficoltà.
Mancanza di funzionalità della catena di approvvigionamento: Alcuni sistemi sono ridotti rispetto ai sistemi ERP o ad altri sistemi di catena di approvvigionamento. Il software di controllo dell'inventario può mancare di supporto quando si tratta di funzioni come l'approvvigionamento e l'ottimizzazione dei percorsi. In questo senso, la maggior parte del software di livello di scorte avrà bisogno di integrazioni aggiuntive per renderlo uno strumento più completo che possa aiutare nella gestione della catena di approvvigionamento. Gli utenti dovrebbero esserne consapevoli prima di acquistare questo software.
Complessità: Imparare a utilizzare questo software può richiedere innumerevoli ore di formazione. Sebbene alcune funzioni siano più intuitive di altre, ci vorrà comunque una formazione specializzata e pazienza per padroneggiare funzioni come il tracciamento RFID e l'assemblaggio dei prodotti.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software di controllo dell'inventario?
Distributori alimentari: Quando i beni deperibili sono un elemento fondamentale del portafoglio prodotti di un'azienda, la gestione dell'inventario è cruciale per prevenire il deterioramento dei beni. Le politiche "primo entrato, primo uscito" consentono di vendere il cibo a rischio di scadenza prima di altri prodotti.
E-commerce: I rivenditori online si affidano fortemente al controllo dell'inventario poiché l'acquisto di beni avviene esclusivamente su internet. Gli aggiornamenti in tempo reale dell'inventario sono necessari per prevenire esaurimenti, transazioni per prodotti che non sono effettivamente in magazzino e per avvisare i clienti delle soglie di scorte basse. La gestione automatizzata dell'inventario consente aggiornamenti istantanei dei livelli di scorte per garantire un funzionamento fluido e affidabile dei processi aziendali.
Beni di consumo: Per i rivenditori fisici di beni di consumo confezionati, il controllo delle scorte è necessario quando ci sono prodotti stagionali che possono complicare il processo di previsione. Un software di gestione dell'inventario efficace aiuta a semplificare questo processo e a fornire previsioni più accurate.
Come acquistare il software di controllo dell'inventario
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di controllo dell'inventario
Quando si cerca il software di controllo dell'inventario giusto, è importante creare una lista lunga basata su prodotti che contengono alcune delle caratteristiche più necessarie per un sistema di gestione delle scorte funzionante. Dopo che il pool disponibile è stato segmentato in base alle caratteristiche cruciali, si può quindi ordinare in base a elementi desiderabili, extra e requisiti software specifici del settore.
Confrontare i prodotti di software di controllo dell'inventario
Creare una lista lunga
Per creare una lista lunga, gli acquirenti devono assicurarsi che i prodotti presi in considerazione soddisfino questi criteri fondamentali:
- Il software è compatibile con la propria tecnologia e i programmi informatici
- Il sistema dovrebbe importare ed esportare facilmente dati da utilizzare per il software di ordinazione e contabilità, ad esempio, se un'azienda utilizza fogli di calcolo, dovrebbe essere in grado di esportare dati in formato .csv o .xlsx
- La disponibilità della funzione "punto di riordino" che attiva il riordino automatico quando le scorte raggiungono una certa soglia
- Un sistema di aggiornamento perpetuo per piccoli produttori
- Opzioni per etichettatura RFID o a codici a barre
Creare una lista corta
Una volta creata una lista lunga basata su caratteristiche fondamentali, una lista corta dovrebbe essere ulteriormente ristretta in base a necessità specifiche del settore, elementi desiderabili e extra. Le seguenti caratteristiche affrontano caratteristiche obbligatorie uniche per alcune aziende e semplificano il processo di spedizione con funzionalità tecnologiche avanzate:
- Software compatibile con un sistema "primo entrato, primo uscito" per i venditori di prodotti deperibili
- Interfaccia intuitiva
- Apprendimento automatico e AI
- Configurabilità
- Infrastruttura cloud
- Dropshipping
Condurre dimostrazioni
Gli acquirenti devono programmare chiamate con i fornitori nella lista corta per assicurarsi che il loro prodotto sia adatto. Il modo più infallibile per prendere la decisione giusta è testare effettivamente il software. È importante chiedere ai fornitori come il loro prodotto affronta le esigenze più urgenti dell'azienda.
Selezione del software di controllo dell'inventario
Scegliere un team di selezione
I fornitori porteranno il loro team più forte per concludere l'affare con un potenziale cliente. Pertanto, è importante presentarsi al processo di negoziazione con domande e direttive su alcune considerazioni chiave. Queste includono approvvigionamento, legale e contratti, esigenze aziendali interne, sviluppo di applicazioni, finanza e contabilità e sicurezza delle informazioni. Gli acquirenti devono porre domande sui costi totali e le tariffe associate all'acquisto, all'implementazione e all'utilizzo del prodotto. Per evitare sorprese in seguito, è cruciale assicurarsi che i termini e le condizioni siano letti per intero e discussi.
Negoziazione
Durante il processo di negoziazione, l'acquirente avrà bisogno di una chiara comprensione dei prezzi per utente e delle tariffe associate a hosting, aggiornamenti, supporto e manutenzione e formazione del personale su come utilizzare il software. Inoltre, sarà necessaria una previsione sui costi di mantenimento del sistema di gestione dell'inventario su più anni. L'obiettivo di questo processo è ricevere tutte le informazioni necessarie sui prezzi e le caratteristiche per assistere nella decisione finale.
Decisione finale
Potrebbe essere utile creare un modello di punteggio che misuri le varie caratteristiche menzionate nella lista lunga e corta, nonché le note dalle chiamate tra l'organizzazione di vendita e il fornitore.
Quanto costa il software di controllo dell'inventario?
Questa categoria di software costa in media circa 100 dollari al mese. Un'opzione di base o senza fronzoli è spesso disponibile a un costo molto inferiore, ma le caratteristiche necessarie per gestire un'azienda efficiente potrebbero mancare.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Il ROI misura il tempo necessario affinché un investimento si ripaghi e, più importante, porti alla massimizzazione dei ricavi aziendali. Diversi fattori aiutano a determinare il ROI per il software di controllo dell'inventario. Quando si restringe la lista corta per fare la scelta finale, i seguenti fattori dovrebbero essere quantificati in numeri concreti per prendere la decisione migliore:
- Risparmi sul lavoro
- Risparmi sui veicoli
- Riduzioni dell'inventario
- Costi di spedizione inferiori
- Meno addebiti da parte dei clienti
- Meno necessità di strutture di stoccaggio (e il costo associato al mantenimento di queste strutture)
- Risorse aumentate per concentrarsi sulla crescita aziendale
- Aumento della soddisfazione del cliente
Secondo i dati di G2 del 25 agosto 2021, il ROI tende a essere raggiunto nei seguenti incrementi per questa categoria.
- Entro 6 mesi, il 52,8% ha raggiunto il ROI
- Entro 7 a 12 mesi, un altro 24,19% ha raggiunto il ROI
- Entro 13 a 24 mesi, un altro 11,21% ha raggiunto il ROI
- Nel complesso, quasi tutti i rispondenti hanno riportato di aver raggiunto il ROI entro 48 mesi
Implementazione del software di controllo dell'inventario
Come viene implementato il software di controllo dell'inventario?
Prima di implementare il sistema di gestione dell'inventario, è importante avere un processo di gestione dell'inventario forte ed esistente. Una volta che quel processo è codificato, gli acquirenti devono lavorare con il nuovo fornitore per formare il personale sull'utilizzo del nuovo software. L'adesione del personale al prodotto è essenziale per una transizione fluida che riduca l'errore umano.
Chi è responsabile dell'implementazione del software di controllo dell'inventario?
Gli esperti del settore del fornitore assisteranno nel processo di implementazione del nuovo software, così come i team leader e il personale IT che hanno partecipato al processo di acquisto.
Come appare il processo di implementazione per il software di controllo dell'inventario?
I dati di G2 del 25 agosto 2021 mostrano un calendario generale su cui avviene l'implementazione di questo tipo di software:
- Il 67,3% delle aziende riporta l'implementazione in meno di un mese
- Il 18,3% riporta l'implementazione entro tre mesi
- Il 6,4% riporta l'implementazione entro sei mesi
- Il 4,4% riporta l'implementazione entro 12 mesi
Tendenze del software di controllo dell'inventario
Analisi dei big data
I siti di e-commerce hanno enormi volumi di dati che sono relativamente non strutturati e sottoutilizzati dai responsabili dell'inventario. Il comportamento degli acquirenti può aiutare a prevedere la domanda dei clienti e rivelare modelli più nascosti che possono essere utili per i responsabili dell'inventario. Con l'analisi dei big data, i responsabili dell'inventario possono strutturare questi dati e renderli più applicabili ai casi d'uso nella gestione dei livelli di scorte. Si può prevedere una maggiore integrazione dell'analisi dei big data con il software di controllo dell'inventario in futuro.
