Il software di gestione dei contratti automatizza la creazione, il monitoraggio e il controllo dei contratti. I professionisti, come i venditori o i rappresentanti commerciali, che sono coinvolti nell'aspetto negoziale della contrattazione, sono incaricati di definire i termini e gli accordi sui livelli di servizio, modificare gli accordi ed eseguire i contratti. I dipartimenti legali di entrambe le parti di un accordo partecipano al processo di contrattazione per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti, nonché alle regole interne dell'azienda.
Il software di gestione dei contratti semplifica questi processi consentendo agli utenti di creare, archiviare, gestire, revisionare e condividere contratti aziendali complessi. Questo tipo di software aiuta a eliminare i colli di bottiglia nel processo di negoziazione dei contratti, permettendo alle organizzazioni di ottimizzare le operazioni di vendita e collaborare durante la creazione dei contratti. Il miglior software di gestione dei contratti si inserisce tipicamente in un portafoglio di strumenti utilizzati per gestire le relazioni complessive con i fornitori o i contraenti e si integra comunemente con software CRM, software per proposte, software di contabilità e software di firma elettronica.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione dei Contratti, un prodotto deve:
- Includere un archivio di documenti che possono essere memorizzati in diverse categorie per ciascun tipo di contratto
- Offrire modelli che possono essere personalizzati dagli utenti coinvolti nella creazione di contratti aziendali
- Fornire la possibilità di creare, modificare, condividere e collaborare facilmente sui contratti internamente (con altri dipendenti) ed esternamente (con clienti o partner)
- Consentire agli utenti di inviare notifiche per traguardi significativi, come la scadenza o il rinnovo del contratto
- Rispettare i requisiti legali aziendali così come le regole aziendali interne delle parti coinvolte nel contratto
