Scopri di più su Software di proposta
Che cos'è il software per proposte?
Il software per proposte offre funzionalità che semplificano il processo di scrittura, gestione e invio di proposte commerciali. In termini di aiuto nella scrittura delle proposte, il software per proposte offre interfacce di creazione di documenti semplici che rendono le proposte visivamente attraenti e facili da leggere e seguire. Alcune aziende trascorrono innumerevoli ore a costruire manualmente proposte, mentre il software per proposte riduce quel tempo fornendo modelli di proposte e funzionalità di trascinamento per aggiungere immagini e contenuti visivamente attraenti. Il software per proposte include anche integrazioni per firme elettroniche che consentono ai clienti di scansionare rapidamente il documento e trovare le aree in cui devono firmare.
In termini di aiuto nella gestione delle proposte, il software per proposte generalmente fornisce funzionalità di analisi e notifica che possono aiutare gli utenti a monitorare come i clienti interagiscono con una proposta. Questo consente agli utenti di vedere quante volte un cliente ha aperto, visualizzato o commentato una proposta. Inoltre, sia il cliente che l'azienda che invia la proposta possono commentare nella proposta se ci sono domande da parte del cliente. Questo consente di avere una conversazione facile piuttosto che scambi di email avanti e indietro.
Quali tipi di software per proposte esistono?
Software per proposte basato su cloud
I prodotti cloud operano spesso sotto un modello SaaS e sono eseguiti su Internet (nel cloud). Questi sono generalmente venduti come abbonamento e richiedono un pagamento ricorrente, più spesso come pagamenti mensili o annuali. Il software per proposte basato su cloud offre il grande vantaggio della collaborazione in tempo reale con il cliente. In questo modo un'azienda può condividere la propria proposta via Internet, quindi il cliente può commentare in tempo reale e l'azienda può rispondere con risposte. L'alternativa è scaricare la proposta e questo può richiedere molte conversazioni avanti e indietro via email o telefonata.
Software per proposte on-premise
Un software per proposte on-premise è spesso un pagamento una tantum per una licenza perpetua. Questo tipo di soluzione sta diventando meno comune tra la maggior parte dei fornitori di software poiché i modelli di abbonamento stanno prendendo il sopravvento. Tuttavia, per alcune aziende, una soluzione on-premise può avere senso. Ad esempio, le soluzioni on-premise danno alle aziende la sicurezza che i loro server siano protetti e non devono fidarsi di un'altra azienda con i loro dati privati. Questo può rendere le proposte più sicure se i dati vengono condivisi solo tra l'azienda che invia e riceve la proposta.
Quali sono le caratteristiche comuni del software per proposte?
Le seguenti sono alcune caratteristiche principali all'interno del software per proposte che possono aiutare gli utenti in vari modi:
Interfaccia di creazione documenti: Il software per proposte consente agli utenti di cercare facilmente e aggiungere funzionalità a una proposta con un'interfaccia di creazione documenti. Questo include la personalizzazione della proposta con diversi modelli, branding e persino media. Questo può essere un fattore enorme nel mostrare il valore di un'azienda. Ad esempio, per un'azienda di paesaggistica o design d'interni, sarà estremamente utile fornire video e immagini che mostrano quanto sia efficace il loro lavoro. Questo rende la proposta più chiara e professionale per altre aziende.
Collaborazione: Spesso, una proposta avrà bisogno di membri di vari team per intervenire e fornire competenze dove necessario. Il software per proposte consente a più utenti di lavorare sullo stesso documento, il che fornisce maggiore visibilità e supporto per ogni proposta. Gli utenti possono anche creare, modificare e collaborare facilmente su documenti supplementari, nonché tracciare le modifiche direttamente all'interno del software per proposte.
Flussi di lavoro di assemblaggio e approvazione: Un grande vantaggio del software per proposte è la gestione dei compiti e del team. Questo consente alle aziende di automatizzare i flussi di lavoro indirizzando i documenti alle persone corrette per l'aggiunta di contenuti e l'approvazione.
Analisi: Il software per proposte fornisce alle aziende una varietà di strumenti di analisi. Con le funzionalità di tracciamento dell'engagement, i team possono monitorare chi sta guardando la loro proposta, quanto spesso o per quanto tempo. Le aziende possono anche utilizzare report sull'efficacia delle proposte. Questo consente agli utenti di vedere quali contenuti stanno performando meglio e fornisce all'utente report personalizzati e dashboard sul volume delle proposte e sull'accettazione. Questi strumenti di analisi aiuteranno gli utenti a creare proposte più efficaci in futuro.
Altre caratteristiche del software per proposte: Integrazioni API, Integrazioni CPQ, Capacità di tracciamento dell'engagement, Capacità di report sull'efficacia delle proposte
Quali sono i vantaggi del software per proposte?
Accelera il tempo delle proposte: Le proposte sono spesso un processo lungo e prolungato che può richiedere mesi per essere completato dalle aziende. Il software per proposte riduce il tempo necessario per completare una proposta automatizzando molte attività ripetitive all'interno del processo complessivo della proposta. Questo include risposte predefinite a domande RFP familiari, modelli di proposte preesistenti e quotazioni di prezzo automatiche. Queste funzionalità, tra le altre, consentono alle aziende di trascorrere meno tempo su compiti tediosi e concentrarsi sulla qualità complessiva della loro proposta.
Collaborazione migliorata: Oltre all'automazione, il software per proposte aiuta nella gestione dei contenuti, nella collaborazione del team e nella gestione dei flussi di lavoro. Con il software per proposte, i dipendenti possono lavorare sul documento con i loro colleghi, assegnare compiti ai team pertinenti e monitorare le scadenze delle proposte.
Chi utilizza il software per proposte?
Team di vendita: I team di vendita sono una parte fondamentale del processo di proposta. Sono spesso quelli che devono comunicare efficacemente il valore del lavoro di un'azienda e, facendo ciò, devono rispondere agli RFP con risposte efficaci. Il software per proposte consente al team di vendita di collaborare in tempo reale su una proposta, il che consente a tutti di aggiungere la propria esperienza. Il software per proposte consente anche ai team di vendita di accelerare l'intero processo di vendita dando all'azienda richiedente la possibilità di firmare la proposta online. Inoltre, il software per proposte si integra con il software CRM, che contiene tutte le informazioni di contatto necessarie che devono essere incluse nella proposta. Questo aiuta a identificare i principali stakeholder da includere nella proposta.
Team di marketing: Una proposta è uno strumento di marketing importante per la maggior parte delle aziende. Il software per proposte consente ai team di marketing di prendere il controllo del branding e utilizzare modelli personalizzabili per presentare proposte con un aspetto chiaro e professionale. Il software per proposte offre una varietà di modelli che possono essere utilizzati per valorizzare i punti di forza di un'azienda. Questo include modelli che promuovono il SEO di un'azienda, i social media, il content marketing, la produzione video e molto altro.
Manager delle proposte: I manager delle proposte possono utilizzare il software per proposte per guidare gli sforzi del team durante il processo di proposta. All'interno del software per proposte, i manager delle proposte possono utilizzare strumenti di gestione dei progetti per assegnare compiti e monitorare l'avanzamento della proposta. Questo aiuta a mantenere i team concentrati e consapevoli delle scadenze di completamento delle proposte.
Quali sono le alternative al software per proposte?
Software CPQ: Il software di configurazione, prezzo, quotazione (CPQ) aiuta le aziende ad automatizzare il ciclo di vita del processo di quotazione e proposta, a partire dal momento in cui un cliente fornisce le proprie esigenze nell'offerta di un'azienda e termina con l'invio di un preventivo dettagliato al cliente o al potenziale cliente. Questo può essere utilizzato come alternativa al software per proposte poiché il software CPQ offre molte delle stesse funzionalità oltre a funzionalità di prezzo.
Software correlato al software per proposte
Soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software per proposte includono:
Software CRM: Molte soluzioni di software per proposte possono integrarsi con il software CRM. Se un'azienda utilizza un CRM, può ricercare strumenti di proposta per una potenziale integrazione con quel CRM. Assicurarsi che il software per proposte si integri bene con i sistemi attuali o espandere la ricerca a sistemi più complessi che possono gestire le proposte è fondamentale per scegliere il software giusto.
Software CPQ: Il software per proposte funziona in sinergia con il software CPQ. Quando le aziende stanno creando le loro proposte, spesso hanno bisogno di inviare preventivi dettagliati in linea con ciò che stanno offrendo. Il software CPQ aiuta le aziende a ottenere preventivi accurati e aiuta a rendere il processo di proposta molto più fluido.
Software per firme elettroniche: Il software per firme elettroniche offre agli utenti la possibilità di raccogliere firme su documenti condivisi elettronicamente, eliminando la necessità di documenti fisici per registrare le firme. Questo è un ottimo strumento da integrare con il software per proposte poiché la maggior parte delle proposte richiede firme dall'azienda richiedente
Sfide con il software per proposte
Passaggio da sistemi legacy: Il software per proposte può memorizzare documenti nel loro formato nativo, come Microsoft Word ed Excel, PDF o HTML. Il modo in cui i sistemi esistenti di un'azienda gestiscono questi tipi di file e il loro tipo di documento preferito possono essere un potenziale ostacolo quando si passa all'uso del software per proposte.
Quali aziende dovrebbero acquistare il software per proposte?
Praticamente ogni azienda che ha un team di vendita aziendale invierà, prima o poi, una proposta a un'altra azienda. Per questo motivo, il software per proposte può essere veramente utilizzato da aziende in quasi tutti i settori che devono personalizzare le proposte di vendita per un cliente. Mentre alcuni software per proposte sono creati per determinati settori come costruzioni, istruzione, sanità o servizi finanziari, la maggior parte dei software per proposte sono agnostici rispetto al settore e possono essere utilizzati in qualsiasi settore che abbia un team di vendita aziendale.
Come acquistare il software per proposte
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software per proposte
La raccolta dei requisiti per il software per proposte è fondamentale per garantire che l'azienda stia implementando un prodotto che soddisfi tutte le loro esigenze. Mentre alcune aziende sono più concentrate sulla presentazione estetica delle loro proposte, altre aziende potrebbero essere più concentrate sull'integrazione con il software per firme elettroniche. Qualunque siano i requisiti di un'azienda, è sempre meglio creare un elenco delle funzionalità indispensabili che l'azienda deve considerare per l'acquisto del software per proposte.
Confrontare i prodotti di software per proposte
Creare una lista lunga
Le liste lunghe vengono create eliminando le opzioni software che non forniscono funzionalità critiche. Per creare una lista lunga per il software per proposte, un acquirente dovrebbe esaminare le seguenti funzionalità e stabilire quali prodotti forniscono la funzionalità necessaria:
- Firma elettronica
- Creazione di modelli
- Supporto multimediale per immagini, audio e video
- Analisi
- Collaborazione
- Gestione delle quotazioni
- Gestione dei contratti
- Integrazioni di pagamento
- Flussi di lavoro di assemblaggio e approvazione
Creare una lista corta
Una volta che un acquirente ha ristretto la propria lista dalle funzionalità sopra, è importante preparare requisiti ancora più specifici. Ad esempio, se un'azienda è in un determinato settore, dovrebbe assicurarsi che ci sia una funzionalità che potrebbe aiutarla a creare proposte per quel settore. Allo stesso modo, se un'azienda utilizza un determinato CRM, dovrebbe assicurarsi che il software per proposte si integri con quel CRM.
Condurre dimostrazioni
Le dimostrazioni sono una delle fasi più importanti nel percorso di acquisto. Questo consente a un acquirente di assistere a una dimostrazione reale del prodotto e vedere se il prodotto soddisfa tutti i requisiti. Per assicurarsi che la dimostrazione si svolga senza intoppi, gli utenti devono garantire che il fornitore abbia tutti i requisiti in anticipo in modo da poter mostrare correttamente le loro funzionalità.
Selezione del software per proposte
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione per il software per proposte dovrebbe includere almeno un membro del team di vendita aziendale, del team di successo del cliente e del team di marketing. Questi sono plausibilmente i team che utilizzeranno il software per proposte più spesso e, come tali, dovrebbero avere il maggior input sulle funzionalità desiderate del software per proposte.
Negoziazione
Durante la negoziazione nella fase di acquisto, il team di selezione dovrebbe sempre cercare di includere le spese di implementazione e supporto continuo nel costo. In questo modo, se è necessario un supporto continuo, le aziende possono sempre contattare il loro rappresentante del successo del cliente o del supporto.
Decisione finale
Dopo che la fase di negoziazione è stata condotta, la decisione finale richiede l'approvazione di tutti i membri del team di selezione. È importante mettere tutti sulla stessa pagina per garantire che tutti i requisiti siano soddisfatti e che la decisione finale sia supportata da tutti i coinvolti.
Quanto costa il software per proposte?
Come per qualsiasi acquisto di software, il prezzo del software per proposte può variare in base a molte cose. La prima cosa che influenzerà il prezzo è il numero di licenze o posti che un'azienda deve acquistare. Questo significa essenzialmente il numero di utenti che hanno accesso al software con i propri login. Per il software per proposte, questo può variare da $19 per utente al mese fino a $70 per utente al mese. Più posti un utente vuole acquistare, più dovrà pagare.
La ragione della vasta gamma di prezzi per posto può essere basata su una varietà di fattori. Ad esempio, alcuni software per proposte sono eseguiti su un modello in cui l'utente viene addebitato in base al numero di proposte che desidera utilizzare al mese. Mentre i piani più basilari consentono agli utenti di avere cinque proposte attive alla volta, i piani più costosi generalmente consentono agli utenti di inviare un numero illimitato di proposte al mese.
Un altro fattore che contribuisce al prezzo del software per proposte sono le funzionalità incluse. I piani di livello più basso possono includere funzionalità di base come la firma elettronica e le proposte modulate, mentre i piani più costosi includono integrazioni con altri software, analisi e moduli di input del cliente.
Ritorno sull'investimento (ROI)
Di seguito è riportata la suddivisione del tempo stimato per il ROI secondo i dati delle recensioni su G2 al 18 dicembre 2020:
- Il 55% degli acquirenti vede un ROI in 6 mesi o meno
- Il 28% degli acquirenti vede un ROI in 7-12 mesi
- Il 10% degli acquirenti vede un ROI in 13-24 mesi
- Il 7% di tutti gli altri acquirenti vede un ROI da 24 mesi in poi
Implementazione del software per proposte
Come viene implementato il software per proposte?
L'implementazione del software per proposte è generalmente un processo semplice. Secondo i dati delle recensioni su G2 al 18 dicembre 2020, il 68% degli utenti è stato in grado di implementare e avviare il software per proposte in meno di un mese. Generalmente, questo processo è suddiviso in alcune fasi chiave:
- Installazione del software
- Revisione del processo e analisi delle esigenze
- Progettazione, configurazione e integrazioni
- Formazione
- Supporto post-implementazione
Durante questo processo, alcuni utenti possono trovare un rallentamento nei tempi di implementazione quando si tratta di integrazioni software. Alcuni utenti amano implementare il loro software per proposte con altri prodotti nel loro stack software, inclusi CRM, sistemi di gestione dei contenuti, elaborazione dei pagamenti e altro. Questo può essere un processo lungo, quindi le aziende devono essere preparate per tempi di implementazione più lunghi se seguono questa strada.
