Qu'est-ce qu'un HRIS ?
Un système d'information des ressources humaines (HRIS) est un type de logiciel utilisé par les équipes des ressources humaines pour gérer les données des employés ainsi que les politiques et procédures organisationnelles. Selon le type de modules inclus, ces systèmes gèrent des processus tels que les informations sur les rôles des employés, les données démographiques, les taux de rémunération, les structures organisationnelles, l'administration des avantages sociaux et la paie via des intégrations.
De nombreuses équipes de ressources humaines utilisent des logiciels de ressources humaines de base pour gérer les informations des employés au sein d'une base de données centralisée et facilement accessible. Les solutions de ressources humaines de base aident les équipes RH à stocker des informations, à gérer les données des employés et à s'intégrer à d'autres applications RH tierces pour simplifier les flux de travail associés.
Types de HRIS
La plupart des formes de HRIS incluent des fonctionnalités de base de données et d'automatisation pour assister divers processus. En plus de ces attributs, différents types de HRIS servent des objectifs distincts.
- HRIS opérationnel met l'accent sur le soutien des procédures opérationnelles telles que le stockage des détails des postes des employés, l'enregistrement des informations de gestion de la performance, et le reporting sur les promotions et les changements de poste internes. Ce type de HRIS facilite les fonctions manuelles et permet aux RH de suivre et de stocker des données critiques sur les employés.
- HRIS tactique est le meilleur choix pour les processus liés aux ressources. Ce HRIS inclut des fonctionnalités pour des composants tels que le recrutement, la rémunération, et la formation. Par exemple, les équipes peuvent utiliser un HRIS tactique pour prendre des décisions sur l'allocation et le développement des ressources.
- HRIS stratégique est un choix approprié pour les organisations qui ont besoin de soutien pour la prise de décisions stratégiques et la planification future. Ces systèmes s'alignent avec les entreprises cherchant à prendre des décisions basées sur les données à mesure qu'elles se développent et s'étendent.
- HRIS complet est une combinaison des styles mentionnés ci-dessus. C'est une solution tout-en-un pour les équipes de ressources humaines et offre une gamme de fonctionnalités opérationnelles, tactiques et stratégiques.
Composants de base d'un HRIS
Lorsqu'une entreprise sélectionne un logiciel, elle doit prendre en compte plusieurs composants. Certains des plus populaires incluent :
- Gestion de base de données. Un HRIS est une base de données qui stocke et gère les informations des employés. Les professionnels des RH doivent pouvoir saisir rapidement et facilement les informations du personnel dans le système.
- Gestion du temps et du travail. Les départements RH utilisent le HRIS pour gérer les congés payés (PTO) et les demandes de congé, en plus des présences et des journaux de travail. Ce composant doit être intuitif et simple à naviguer pour offrir la meilleure expérience aux employés.
- Paie. Utiliser un HRIS pour suivre le temps et le travail aide à gérer les efforts de paie. Le bon HRIS facilite le téléchargement et le chargement des données de travail des employés et de l'historique des paiements précédents.
- Gestion des avantages sociaux. Avec le bon HRIS, les organisations peuvent s'occuper de l'inscription aux avantages sociaux. Les professionnels des RH doivent déterminer si la fonctionnalité du module des avantages est suffisante pour la taille de leur organisation.
- Libre-service des employés. Certaines solutions HRIS permettent aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles, telles que leur adresse ou leur statut marital, via des portails de libre-service des employés. Cela facilite l'obtention d'informations à jour par les RH sans avoir à contacter chaque individu.
Avantages d'un HRIS
Le bon HRIS profite à l'équipe des ressources humaines et à tous les membres d'une organisation. Certains des principaux avantages de l'utilisation d'un HRIS incluent :
- Organisation rationalisée. Un HRIS peut consolider les données des employés et le stockage des fichiers, éliminant le besoin de multiples feuilles de calcul et dossiers de documents. Les professionnels des RH peuvent passer plus de temps à recueillir des données de qualité qu'à les localiser.
- Conformité facilitée. De nombreuses lois et réglementations sont impliquées dans la conformité RH, et un HRIS peut faciliter l'adhésion et la conformité des organisations aux règles changeantes. De plus, le stockage centralisé des informations liées aux employés simplifie l'accès aux matériaux nécessaires pour les audits et les affaires juridiques.
- Intégration plus fluide. Lorsqu'un employé commence un nouvel emploi, le bon HRIS peut simplifier son expérience d'intégration et rendre les informations plus facilement disponibles. Avec des fonctionnalités d'intégration automatisée des employés, les organisations réussiront l'expérience d'intégration dès le départ, conduisant à une meilleure satisfaction des employés dans l'ensemble.
- Automatisation. Un HRIS automatise divers processus RH et réduit le temps passé sur des tâches administratives manuelles sujettes aux erreurs humaines. Par exemple, les organisations peuvent utiliser un HRIS pour lister les offres d'emploi au lieu de les publier manuellement, une par une.
- Meilleures perspectives pour l'entreprise. Peu importe le type de HRIS qu'une entreprise choisit, ces solutions fournissent des perspectives précieuses pour l'entreprise. Les rapports sur l'absence, le roulement du personnel et les données démographiques dressent un tableau de l'état de bien-être d'une organisation.
Meilleures pratiques pour la mise en œuvre d'un HRIS
La mise en œuvre d'un HRIS peut sembler intimidante et accablante, mais elle ne doit pas l'être. Pour maximiser les chances de succès, les organisations devraient envisager les meilleures pratiques suivantes.
- Comparer différentes solutions HRIS. Les professionnels des RH devraient faire des recherches pour comparer les options de solutions et identifier celle qui fonctionnera le mieux pour leur entreprise. Une liste courte de fonctionnalités et de fonctionnalités indispensables déterminera quels outils s'alignent avec quels besoins commerciaux.
- Mettre en œuvre le HRIS par étapes. Les équipes peuvent faire beaucoup avec un HRIS. Une approche de déploiement par étapes réduit la surcharge et le manque d'adoption. Les équipes devraient déployer en premier les fonctionnalités et les fonctionnalités les plus prioritaires pour l'organisation.
- Continuer la formation et recueillir des retours au fil du temps. Un HRIS n'est pas un outil à installer et à oublier. Les organisations devraient former les membres de l'équipe et demander des retours pour s'assurer que le HRIS répond aux besoins de l'entreprise.
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Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
