Meilleur Logiciel de gouvernance numérique
Meilleur Logiciel de gouvernance numérique en un coup d'œil
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Qu'est-ce que le logiciel de gouvernance numérique ?
La gouvernance numérique est un concept utilisé par les entreprises pour décrire la gestion de leurs environnements numériques tout en garantissant la conformité, la sécurité et l'accessibilité. Les solutions de gouvernance numérique ont émergé pour fournir un contrôle centralisé sur les différentes normes qu'une entreprise utilise concernant l'expérience numérique et la sécurité de sa base d'utilisateurs.
Beaucoup de ces outils aident les entreprises à partir de zéro en fournissant des cadres qui définissent les responsabilités liées à la gouvernance et déterminent un responsable pour chaque processus ou tâche. Une fois les cadres développés, des stratégies et des politiques doivent être définies pour garantir que toutes les normes sont respectées et que les processus opérationnels se déroulent sans heurts. Ces politiques prennent de nombreuses formes. Les politiques de sécurité aident à protéger les utilisateurs et leurs données. Les politiques de conformité et d'accessibilité garantissent que tous les individus peuvent utiliser un produit et que toutes les normes réglementaires sont respectées. D'autres politiques courantes de gouvernance numérique incluent l'alignement de la marque, la protection de la propriété intellectuelle (PI), la gestion des domaines et les directives des médias sociaux.
Quelles sont les caractéristiques communes des logiciels de gouvernance numérique ?
Les logiciels de gouvernance numérique offrent une large gamme de fonctionnalités, et voici quelques-unes des plus courantes sur le marché.
Surveillance des médias numériques : Les fonctionnalités de surveillance aident les utilisateurs à gérer les messages et à garantir que les normes sont respectées dans les campagnes de publicité numérique.
Surveillance de la conformité : Des fonctionnalités de surveillance supplémentaires sont souvent conçues pour surveiller les exigences de conformité en matière de données, de confidentialité et d'accessibilité.
Surveillance des médias sociaux : Les fonctionnalités de surveillance des médias sociaux enregistrent l'activité sur les réseaux sociaux, garantissant que le sujet reste pertinent par rapport aux objectifs de l'entreprise.
Gestion des utilisateurs, des rôles et des accès : Les fonctionnalités de gestion des identités individuelles permettent aux administrateurs d'accorder l'accès à certaines données, fonctionnalités, objets, etc., en fonction des utilisateurs, des rôles d'utilisateur, des groupes, etc.
Politiques et contrôles : L'application des politiques offre la possibilité de contrôler l'accès aux fichiers et dossiers par utilisateur ou groupe, les autorisations de partage externe, les politiques d'édition, les restrictions de localisation des appareils, le partage par appareil, etc.
Sécurité : Les fonctionnalités de sécurité permettent aux administrateurs de définir des normes pour la gestion des actifs et des risques.
Rapports : Les fonctionnalités de rapport offrent la possibilité de créer des rapports qui répondent à des exigences commerciales particulières.
Cohérence du design de la marque : Cette fonctionnalité surveille les actifs de la marque pour garantir que le contenu est cohérent avec le design du site.
Normes SEO : Les normes SEO peuvent se référer à la pagination, aux en-têtes et titres de page, aux balises méta et à la structure des URL qui contribuent bien au référencement du site.
Internationalisation : L'internationalisation permet aux organisations multinationales d'utiliser ces outils efficacement dans plusieurs langues et devises.
Accessibilité web : Les fonctionnalités d'accessibilité sont utilisées pour garantir la disponibilité des outils d'accessibilité et pour fournir des informations sur la façon dont les individus utilisent les outils d'accommodement pour interagir avec le site.
Quels sont les avantages des logiciels de gouvernance numérique ?
Gérer un site web, une application, une communauté en ligne ou tout autre environnement numérique est désormais beaucoup plus compliqué qu'auparavant. Les solutions de gouvernance numérique fournissent une structure pour les organisations qui ne savent pas comment déléguer les tâches et appliquer des politiques cohérentes à travers la visibilité en ligne d'une entreprise. Ces responsabilités partagées doivent être prises en compte si une entreprise ou une équipe souhaite garantir l'accessibilité et l'utilisabilité à long terme de leurs offres disponibles en ligne.
Les entreprises qui ont du mal à gérer un site web, par exemple, pourraient améliorer leur efficacité si des normes sont établies pour le contenu, les médias, les liens et la structure du site. Elles doivent également être conscientes et tenir compte des différentes normes réglementaires en matière de sécurité, de confidentialité et d'accessibilité. Les solutions de gouvernance numérique aident les entreprises à développer ces processus et à déléguer la responsabilité à des individus, mais aussi à permettre un entretien continu et à garantir que les normes de qualité sont respectées en tout temps.
Alignement interfonctionnel : L'impact opérationnel des solutions de gouvernance numérique offre un niveau significatif d'alignement inter-départemental et inter-équipes. Lorsque des flux de travail sont mis en place, des alertes ou des déclencheurs informent les individus des tâches qu'ils doivent accomplir. Par exemple, une entreprise a un site web stockant des informations sensibles. La fonctionnalité de surveillance de la plateforme de gouvernance numérique découvre les données exposées et alerte l'administrateur. Cela déclenche une tâche pour l'individu responsable du chiffrement des données sensibles. Cet individu découvre qu'il s'agit d'un problème d'intégration et communique avec l'équipe responsable de cela. Les membres de l'équipe discutent collaborativement du problème et suivent les étapes nécessaires pour résoudre le problème décrites dans le cadre de gouvernance.
Normes et conformité : Les normes et la conformité se réfèrent à la posture d'une entreprise pour respecter à la fois les normes internes et celles définies dans les réglementations gouvernementales. Les entreprises peuvent utiliser des solutions de gouvernance numérique pour définir et appliquer des normes liées à la publication, à la qualité des données, aux besoins techniques ou à tout autre élément pour lequel l'entreprise établit une norme. Les besoins en matière de conformité concerneront généralement la protection des informations personnelles, la dissimulation des données sensibles et le respect des exigences fiscales. Les plateformes de gouvernance numérique permettent aux utilisateurs de définir et de prioriser les exigences, puis d'appliquer ces politiques et de surveiller en continu les environnements pour garantir que les normes sont respectées.
Utilisabilité et accessibilité : Les entreprises utilisent des solutions de gouvernance numérique pour améliorer l'expérience utilisateur (c'est-à-dire l'expérience directe d'un individu avec un produit). Avec des normes en place, les équipes peuvent définir des alertes pour les liens brisés, les médias défaillants, les performances lentes, et plus encore. Lorsque des problèmes liés à ces normes émergent, les équipes sont informées et les processus de résolution déclenchent des tâches pour les individus concernés. Respecter les exigences d'accessibilité aide à permettre aux personnes ayant des capacités différentes d'utiliser des logiciels ou de naviguer sur des sites web. Les outils de gouvernance numérique garantissent que les individus ayant des déficiences visuelles, auditives et motrices, ainsi que ceux qui parlent différentes langues, peuvent utiliser les produits ou le site web d'une entreprise.
Qui utilise les logiciels de gouvernance numérique ?
Les solutions de gouvernance numérique sont conçues pour permettre aux équipes de collaborer entre départements et de garantir que les écosystèmes numériques respectent les normes à tous les niveaux. Voici quelques exemples d'utilisateurs typiques de la gouvernance numérique.
Personnel informatique : Le personnel informatique peut être responsable d'un certain nombre de tâches de gouvernance. Le cas d'utilisation le plus courant ici est de garantir la qualité des données et d'éliminer les problèmes techniques affectant l'utilisabilité. Ces individus peuvent également être responsables d'alerter d'autres équipes, d'établir des normes numériques et de maintenir la plateforme de gouvernance numérique elle-même.
Équipes opérationnelles : Les équipes opérationnelles peuvent être chargées de mettre en œuvre le logiciel de gouvernance numérique et de définir des normes. Elles participent souvent à la conception des flux de travail et des transferts opérationnels. Elles peuvent également être responsables de la gestion du logiciel elles-mêmes.
Équipes de sécurité : Les équipes de sécurité ont probablement un rôle plus tangentiel en ce qui concerne la gouvernance numérique. Ces équipes peuvent être alertées des risques de sécurité ou des données exposées et il leur est demandé de remédier au problème. Dans les petites entreprises, ces équipes peuvent également être chargées de faire respecter plusieurs normes de conformité en matière de confidentialité des données.
Équipes de médias numériques : Les équipes de médias numériques peuvent généralement être impliquées à la fin des flux de travail pour corriger les problèmes de grammaire, les liens brisés, les médias qui ne se chargent pas, et d'autres problèmes non techniques liés au texte, à la vidéo et au contenu audio.
Logiciels liés aux logiciels de gouvernance numérique
Les familles de technologies suivantes sont soit étroitement liées aux solutions de gouvernance numérique, soit il existe un chevauchement significatif entre les fonctionnalités des produits.
Logiciel de surveillance de l'expérience numérique (DEM) : Les solutions DEM sont conçues pour surveiller les utilisateurs finaux et garantir que les applications sont disponibles. La surveillance est l'une des fonctionnalités des logiciels de gouvernance numérique, mais elle ne fournira généralement pas le même niveau d'analyse individuelle. Si une application est en panne, le produit de gouvernance numérique fournira plutôt une alerte aux individus responsables de la réparation de l'application.
Plateformes d'expérience numérique (DXP) : DXP offre les mêmes fonctionnalités que les solutions DEM et bien plus encore. Ces solutions ont la fonctionnalité de gérer le contenu et de stocker les médias, de créer des applications simples et d'intégrer des données. Cela est beaucoup plus complet qu'une solution de gouvernance numérique.
Logiciel de gouvernance, risque et conformité (GRC) : Les solutions GRC générales fournissent une analyse des risques et aident les entreprises à respecter la conformité dans tous les secteurs. Ces plateformes sont conçues pour faciliter chaque partie des processus de conformité liés aux opérations commerciales générales et aux besoins de conformité spécifiques à l'industrie verticale, tandis qu'une solution de gouvernance numérique informe simplement les équipes qu'un composant de leur écosystème numérique n'est pas conforme.
Test d'accessibilité des sites web et logiciel d'accessibilité des sites web : Les solutions d'accessibilité des sites web sont spécialement conçues pour tester et maintenir l'accessibilité des sites web. Cependant, ces solutions n'aideront généralement pas les équipes à créer des flux de travail interfonctionnels, à attribuer des responsabilités ou à faciliter les flux de travail pour répondre à ces besoins d'accessibilité.
Quel est le coût des logiciels de gouvernance numérique ?
La plupart des solutions de logiciels de gouvernance numérique offriront une licence typique de logiciel en tant que service (SaaS), ce qui signifie que les clients paient un montant variable en fonction de l'utilisation. L'utilisation peut se référer au nombre de comptes individuels qu'un client peut avoir, ou à divers indicateurs de mesure de l'utilisation de la bande passante.
Retour sur investissement (ROI)
Le ROI peut être quelque peu difficile à mesurer pour ces outils car la plupart des avantages ne sont pas centrés sur les revenus. Cependant, il peut être garanti que les clients préféreraient de loin les fournisseurs qui présentent du contenu en ligne de manière cohérente et sans erreur plutôt qu'un fournisseur moins organisé. Donc, si le contrôle de la qualité en ligne est un domaine de concentration pour une entreprise, le ROI sera rapidement atteint.
Comment acheter un logiciel de gouvernance numérique
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gouvernance numérique
La première étape pour acheter un logiciel de gouvernance numérique est de définir les options et de développer un cadre pour définir les normes numériques. À partir de là, les acheteurs de logiciels doivent identifier les outils qui fournissent une combinaison de fonctionnalités destinées à appliquer les normes choisies par l'utilisateur.
Comparer les produits de logiciels de gouvernance numérique
Créer une liste longue
Les entreprises doivent définir les différents supports en ligne qu'elles souhaitent gouverner et identifier les outils qui prennent en charge tous les environnements requis. De plus, les entreprises doivent être sûres de la combinaison de fonctionnalités dont elles auront besoin, telles que la surveillance de la cohérence, la surveillance de l'accessibilité et la surveillance de la conformité.
Créer une liste courte
Une fois la liste longue créée, les acheteurs peuvent la raccourcir en fonction de divers facteurs. Ces facteurs peuvent inclure des informations disponibles à partir de véritables avis d'utilisateurs, d'analystes de l'industrie, ainsi que de pairs. À ce stade, des informations sur les prix peuvent être recueillies et les produits hors de la gamme de l'acheteur peuvent être éliminés.
Effectuer des démonstrations
Pour les produits avec toutes les fonctionnalités souhaitées qui correspondent au budget de l'acheteur, ils peuvent contacter les fournisseurs pour planifier une démonstration. C'est leur moment pour convaincre l'acheteur. Ils doivent amener tout le personnel pertinent impliqué dans l'outil et sa mise en œuvre pour garantir une évaluation bien équilibrée.
Sélection du logiciel de gouvernance numérique
Choisir une équipe de sélection
Pour choisir une équipe de sélection, les décideurs doivent impliquer des experts en la matière de toutes les équipes de l'entreprise qui utiliseront le système. Lors de l'achat d'un logiciel de gouvernance numérique, cette équipe de sélection implique principalement des responsables informatiques, des créateurs de contenu et du personnel de marketing numérique. Tout responsable ou chef de département doit également inclure les individus gérant toute solution avec laquelle le produit sera intégré.
Négociation
Selon la maturité de l'entreprise, la séniorité de l'équipe de négociation lors de l'achat de solutions peut varier. Il est conseillé d'inclure les directeurs ou responsables pertinents dans les départements marketing, produit et informatique ainsi que dans tout autre département interfonctionnel qui pourrait être impacté.
Décision finale
Bien que la décision repose probablement entre les mains d'une ou deux personnes, les opinions de chaque partie concernée doivent être prises en compte.