Le logiciel de gestion de documents capture, stocke, gère et partage de manière sécurisée les documents de l'entreprise. Ces solutions stockent des documents électroniques, tels que des documents Word, des PDF, des présentations, des factures et des images numérisées de documents papier, dans un emplacement centralisé. Le logiciel de gestion de documents est conçu pour contrôler le cycle de vie complet des documents, y compris la conservation, la création et l'accessibilité des documents. Ils gèrent également les pistes d'audit, l'indexation, la gestion des versions et les flux de travail. En général, les organisations disposent d'un système central de gestion de documents qui stocke les documents à l'échelle de l'entreprise, mais il est également courant que différentes équipes aient leurs propres systèmes de stockage. Ce logiciel aide les organisations à réduire le temps nécessaire pour rechercher et accéder aux documents, à minimiser le besoin de stockage physique de documents, à réduire le risque de non-conformité et de violations de sécurité, et à améliorer la collaboration et les flux de travail.
Bien que la gestion de documents puisse exister en tant que solution autonome, elle est souvent un module inclus dans les applications logicielles d'entreprise, telles que les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et les logiciels de collaboration de contenu en nuage.
Pour être inclus dans la catégorie Gestion de Documents, un produit doit :
Stocker du contenu structuré à travers divers types de fichiers dans un référentiel centralisé
Permettre aux utilisateurs de trouver et de gérer des documents grâce à des capacités de recherche et de filtrage et de balisage avancées
Offrir un contrôle de version pour garder une trace des différentes versions des documents
Définir des droits d'accès pour les individus ou les départements en utilisant des structures de permissions
