Les entreprises utilisent des logiciels de facturation pour créer et envoyer des factures aux clients afin de demander le paiement des produits et services qu'elles fournissent. En utilisant ce type de logiciel, les entreprises peuvent réduire le temps et les efforts nécessaires pour gérer les factures et améliorer la précision de leurs processus de facturation. Les entreprises peuvent choisir parmi une variété d'outils de logiciels de facturation qui offrent des fonctionnalités telles que l'automatisation, la personnalisation et l'intégration avec des plateformes comptables.
Ce type de logiciel est généralement utilisé par les professionnels de la comptabilité, mais peut également être utilisé par les commerciaux ou les chefs de projet pour fournir aux clients des devis ou des factures pro forma. Les logiciels de facturation aident les entreprises à gérer la facturation pour différents types de produits ou services, tels que la facturation de projet pour les services professionnels et la facturation récurrente pour les services publics.
Les logiciels de facturation s'intègrent aux logiciels de comptabilité et aux solutions ERP ou CRM où sont stockées les informations sur les clients et les produits ou services qu'ils ont acquis. La dernière étape du processus de facturation (lorsque les paiements sont reçus) est généralement effectuée à l'aide d'un logiciel de comptabilité ou d'un module d'une solution plus large comme l'ERP.
Pour être inclus dans la catégorie des logiciels de facturation, un produit doit :
Fournir des fonctionnalités pour créer plusieurs types de factures
Être capable de consolider plusieurs factures en une seule ou de diviser une facture
Inclure des modèles pour les factures et d'autres documents
Permettre aux utilisateurs d'envoyer des factures dans différents formats (PDF, MS Word) par divers canaux de communication (email, efax)
Offrir des rapports et des analyses sur le statut de chaque facture
Inclure des notifications d'alerte de paiement
S'intégrer avec des solutions logicielles telles que ERP, CRM et packages comptables
