Mejor Software de Gestión de Propiedad Intelectual
Destacado Software de Gestión de Propiedad Intelectual de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Gestión de Propiedad Intelectual
¿Qué es el Software de Gestión de Propiedad Intelectual?
El software de gestión de propiedad intelectual (IPMS) ayuda a las empresas y bufetes de abogados a gestionar su cartera de propiedad intelectual (PI) y las entidades legales diseñadas para proteger su PI, que incluye marcas registradas, derechos de autor y patentes. Las soluciones de gestión de propiedad intelectual centralizan todas las tareas relacionadas con la PI y actúan como sistemas de registro para las presentaciones de PI. Las herramientas han facilitado el cambio de hojas de cálculo a sistemas integrales para la gestión de patentes, derechos de autor y marcas registradas. Las empresas y bufetes de abogados utilizan herramientas de gestión de PI para el registro de PI, para presentar solicitudes de patentes, construir flujos de trabajo de PI, agilizar el proceso de proteger legalmente una idea y almacenar todos los documentos relacionados con la PI.
Por ejemplo, el departamento de investigación y desarrollo de una empresa propone una idea que consideran única. La empresa usaría IPMS para almacenar documentos relacionados con la idea o invención y solicitar protección de PI en forma de derecho de autor, marca registrada o patente. El software también se encargará de todas las tareas relacionadas con la gestión de la solicitud y el almacenamiento de información relacionada con la idea o invención una vez que obtenga protección legal.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Propiedad Intelectual?
Las siguientes son algunas características principales dentro del software de gestión de propiedad intelectual que pueden ayudar a los usuarios a gestionar su cartera de PI:
Almacenamiento de documentos: Este software almacena documentos relacionados con la PI, incluidas las solicitudes de patentes y la información relacionada con las invenciones.
Gestión de activos de PI: IPMS actúa como un repositorio para todos los activos relacionados con la propiedad intelectual de la empresa o bufete de abogados.
Automatización: El software de gestión de PI automatiza procesos y tareas manuales repetitivas, incluyendo el envío de recordatorios y alertas relacionadas con los plazos de las solicitudes.
Registro: IPMS centraliza todos los calendarios de propiedad intelectual, incluidas las fechas clave y los plazos legales. La Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos (USPTO) o el organismo equivalente de emisión de patentes en un país determinado puede tardar años en decidir sobre una solicitud de patente. Las empresas con grandes carteras de PI y múltiples solicitudes utilizan la funcionalidad de registro en las soluciones de gestión de PI para cumplir con los plazos y gestionar eficazmente su solicitud de PI.
Gestión de tareas: Esta característica del software asigna y rastrea tareas relacionadas con las solicitudes de patentes, marcas registradas y derechos de autor.
Informes: Con esta característica, IPMS produce informes preconstruidos utilizando datos alojados en el sistema de gestión de PI.
Integraciones: Este software se integra con otras herramientas para proporcionar soluciones de extremo a extremo para gestionar cada paso del ciclo de vida de la PI. La integración más común es con soluciones de búsqueda de patentes, que ayudan a navegar por bases de datos de patentes existentes.
Colaboración con clientes: Esta característica proporciona acceso a los clientes, generalmente a través de un portal, para que los clientes puedan tener una vista en tiempo real de las solicitudes en proceso y el estado de su PI.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Propiedad Intelectual?
Los siguientes son algunos de los beneficios del software de gestión de propiedad intelectual.
Consolidar tareas relacionadas con la PI: Los sistemas de gestión de PI proporcionan a los usuarios una única fuente de verdad para todas las actividades y documentos relacionados con los activos de PI. Desde el registro hasta la gestión de documentos y la centralización de los detalles de las invenciones, las soluciones de gestión de PI agilizan el proceso de gestión de carteras complejas de diversos activos de PI.
Aumentar la eficiencia: Las soluciones de gestión de PI ayudan a introducir eficiencia en el proceso de gestión de carteras de PI. Múltiples partes pueden colaborar dentro de un IPMS, y los flujos de trabajo específicos de las necesidades de una empresa o bufete de abogados pueden ayudar a organizar todos los activos de PI y asegurar una vista única de una cartera o una solicitud específica.
Impulsar la colaboración con los clientes: Para los bufetes de abogados que gestionan solicitudes de PI para múltiples clientes, IPMS les permite colaborar con esos clientes en tiempo real y darles actualizaciones de estado, solicitar información adicional y cerrar la brecha entre el cliente y el bufete de abogados para que todas las partes trabajen hacia el mismo objetivo. Los departamentos legales internos utilizan IPMS para impulsar la colaboración dentro de sus respectivas empresas.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Propiedad Intelectual?
Abogado de patentes: Los abogados de propiedad intelectual, específicamente los abogados de patentes, utilizan el software de gestión de PI para manejar las carteras de PI de sus clientes y gestionar eficazmente el proceso de solicitud de protecciones de PI en nombre de sus clientes.
Inventores: Los inventores, personas que crean nueva propiedad intelectual, utilizan el software de gestión de PI para rastrear el estado de sus solicitudes de protección de PI y carteras de marcas registradas.
Corporaciones: El personal de investigación y desarrollo en las empresas utiliza soluciones de gestión de PI para manejar sus carteras de PI. Estas soluciones se utilizan junto con herramientas de investigación y análisis de patentes para proporcionar una imagen precisa del panorama actual de PI.
Desafíos con el Software de Gestión de Propiedad Intelectual
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos. Aquí hay algunos relacionados con el software de gestión de propiedad intelectual:
Integración: Las soluciones de gestión de PI necesitan datos precisos para mejorar el proceso de gestión de PI. Un IPMS dado puede no tener un conjunto robusto de integraciones preconstruidas que se ajusten al conjunto tecnológico de un bufete de abogados o una empresa. Un comprador potencial debe evaluar las integraciones nativas dentro de cualquier solución potencial para evitar dificultades relacionadas con sistemas incompatibles.
Seguridad de datos: La seguridad de los datos, particularmente para invenciones y posibles marcas registradas que aún no están protegidas por la ley, es vital para un IPMS. Las soluciones SaaS deben ser gestionadas cuidadosamente, y la superficie atacable reducida y protegida para proteger la valiosa PI.
Cómo Comprar Software de Gestión de Propiedad Intelectual
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Propiedad Intelectual
La lista de requisitos de cada empresa o bufete de abogados será ligeramente diferente, pero hay algunas funcionalidades básicas que permanecerán iguales. El registro, los flujos de trabajo y la gestión de carteras de PI deben estar incluidos en cualquier solución de software de gestión de PI. Uno de los principales beneficios del software de gestión de PI es agilizar los flujos de trabajo relacionados con la PI. Para realizar este beneficio particular, los compradores potenciales deben tener una comprensión clara de dónde y cómo una solución potencial se ajustará a su conjunto tecnológico existente, así como cuán robustas son las integraciones con bases de datos de patentes. Las soluciones con integraciones nativas deben estar en la parte superior de la lista, mientras que las soluciones puntuales con interoperabilidad limitada deben estar más abajo en cualquier lista larga.
Ciertas herramientas de gestión de PI ofrecen funcionalidades más allá del conjunto de características básicas que un comprador podría esperar ver en cada solución de la categoría. Ciertas empresas con un objetivo estrecho y una cantidad significativa de recursos de investigación y desarrollo pueden valorar más la funcionalidad de análisis e informes personalizables que otras y deben agregar eso a la lista de consideraciones. Para los bufetes de abogados, las características de colaboración con los clientes, preferiblemente en forma de paneles de control únicos y comprensibles, deben estar en la lista de requisitos.
Comparar Productos de Software de Gestión de Propiedad Intelectual
Crear una lista larga
Los compradores potenciales de software de gestión de propiedad intelectual deben crear una lista larga de candidatos potenciales basándose en la lista de requisitos que han compilado. La lista larga debe incluir soluciones que cumplan con todos los criterios básicos y herramientas que proporcionen funcionalidades más allá del conjunto de características básicas.
Crear una lista corta
La lista corta debe incluir soluciones que el equipo de selección considere candidatos genuinos para la compra. Los equipos de seguridad de la información y privacidad de datos deben evaluar la lista y considerar todas las integraciones en esta etapa. Si una solución no se integra bien con el conjunto tecnológico existente, la gestión de PI puede ser más difícil.
Realizar demostraciones
El proceso de demostración debe involucrar preguntas preconstruidas específicas para las necesidades de la organización. Si el equipo va a trabajar con una docena de clientes diferentes simultáneamente, el equipo de selección debe pedir que la demostración se configure para mostrar cuán fácil es gestionar esas docenas de carteras dentro de la herramienta.
Selección de Software de Gestión de Propiedad Intelectual
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección debe estar compuesto por personas que usarán el software, a saber, abogados, asistentes legales y profesionales de investigación y desarrollo dentro de la organización. El departamento de TI debe estar involucrado en el proceso de selección para opinar sobre la interoperabilidad del software y cómo integrar mejor la herramienta en el conjunto tecnológico de la empresa.
Decisión final
La decisión final debe ser colaborativa y tener en cuenta el tamaño de la cartera de PI junto con cualquier crecimiento previsto, los tipos de usuarios que utilizarán el software, el número de activos de PI, el punto de precio y cualquier consideración de interoperabilidad.
