Más Información Sobre Software de Gestión de Prácticas Legales
¿Qué es el Software de Gestión de Prácticas Legales?
El software de gestión de prácticas legales gestiona todos los aspectos de un bufete de abogados. Las aplicaciones en esta categoría contienen una amplia gama de funcionalidades y actúan como el centro neurálgico para todas las actividades del bufete. El software de gestión de prácticas legales no debe confundirse con el software de operaciones legales, que es utilizado por departamentos legales internos para gestionar las operaciones diarias. El software de gestión de prácticas legales típicamente proporciona a los usuarios almacenamiento y compartición de documentos, mensajería, gestión de contactos, programación y capacidades de generación de informes. Algunas soluciones en esta categoría también contienen herramientas de gestión de casos para que todas las tareas relacionadas con los casos puedan llevarse a cabo en una sola aplicación.
Beneficios Clave del Software de Gestión de Prácticas Legales
- Gestión de clientes más fácil
- Mejor seguimiento del tiempo y facturación
- Mejor organización
- Consolidación de datos y mejor colaboración
¿Por qué Usar el Software de Gestión de Prácticas Legales?
Mejorar la Eficiencia — El software de gestión de prácticas legales está diseñado para aumentar la eficiencia en todos los aspectos de una práctica legal. Los abogados pueden usar el software para almacenar, recuperar y compartir todos los documentos relevantes. Esto agiliza el proceso de construcción de casos y la colaboración con otros abogados o personal legal. Los administradores pueden usar el software como el centro neurálgico para todas las operaciones del bufete. Aunque ciertas brechas en la funcionalidad pueden requerir el uso de una categoría adicional de software legal, como el software de facturación legal o el software de eDiscovery, las soluciones de gestión de prácticas legales proporcionan integraciones para que los datos puedan compartirse entre plataformas.
Consolidar Datos Legales — La consolidación de datos y documentos legales en una sola plataforma hace que la recuperación y organización de esos archivos sea mucho más fácil. Se acabaron los días de innumerables hojas de papel obstruyendo los archivadores y haciendo casi imposible encontrar algo rápida y fácilmente. Ahora, usando el software de gestión de prácticas legales, los profesionales legales pueden encontrar documentos con un clic. Tener una única fuente de verdad facilita el seguimiento de los cambios realizados en los documentos.
Mejorar la Colaboración — La colaboración está en el corazón de muchos casos legales. Los abogados a menudo trabajan juntos en casos más grandes, empleando la ayuda de asistentes legales y paralegales también, para abordar casos que requieren análisis e interacción con miles de documentos. Las herramientas de calendario legal dentro de las soluciones de gestión de prácticas legales ofrecen una manera fácil de coordinar todos esos horarios en competencia, mientras que las capacidades de compartición de archivos de estas aplicaciones facilitan la colaboración en documentos reales. La mejor visibilidad a través de los horarios y las herramientas colaborativas que proporcionan las soluciones de gestión de prácticas legales son fundamentales para aumentar la facilidad del trabajo en equipo legal.
Mejorar la Gestión de Clientes — Los clientes son el aspecto más importante de una práctica legal. Sin un flujo constante de clientes, no hay trabajo para el bufete. Mantener relaciones sólidas con los clientes es una parte importante de la gestión de una práctica legal. El software de gestión de prácticas legales facilita el mantenimiento de esas relaciones al contener un único repositorio de información del cliente y permitir que todas las actividades relacionadas con el cliente se programen dentro de la aplicación.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Prácticas Legales?
El software de gestión de prácticas legales es utilizado exclusivamente por bufetes de abogados. Sin embargo, dentro de esos bufetes, hay varios grupos de usuarios distintos. Estos son abogados, paralegales y administradores legales. Cada grupo usa el software de una manera diferente, dependiendo de sus deberes.
Abogados — La primera y más obvia base de usuarios cuando se trata de software de gestión de prácticas legales es la de los abogados. Los abogados están constantemente interactuando con documentos legales, teniendo reuniones con clientes y facturando horas. Aunque pueden no manejar la logística administrativa, particularmente en un bufete más grande, pueden usar el sistema de gestión de prácticas como su centro de actividad, confiando en él para el acceso a documentos, mantenerse al tanto de todas sus reuniones, interactuar con otros miembros del personal legal, y más.
Paralegales — Los paralegales y asistentes legales son esenciales para una práctica legal. Se les asignan tareas como investigación, realización de entrevistas con clientes, redacción de documentos y algo de administración. Debido a esto, probablemente usen la gama más amplia de características dentro de un sistema de gestión de prácticas legales.
Administradores — Los profesionales administrativos de prácticas legales tienen la tarea de asegurar que las operaciones del bufete funcionen sin problemas. El software de gestión de prácticas legales les permite hacerlo proporcionando una sola aplicación a través de la cual se lleva a cabo una gran parte del negocio.
Características del Software de Gestión de Prácticas Legales
El software de gestión de prácticas legales a menudo incluye, pero no se limita a, las siguientes características:
Automatización de Formularios Legales — Creación automatizada de documentos legales diseñada para eliminar errores durante el proceso de redacción de documentos. Esta característica introduce automáticamente información y ayuda con la creación de nuevos formularios para que el proceso sea indoloro y más eficiente.
Seguimiento del Tiempo — Seguimiento automático de actividades relacionadas con asuntos legales. Estas actividades podrían ser cualquier cosa, desde redactar un correo electrónico a un cliente hasta el análisis de documentos.
Facturación Legal — Existen soluciones de facturación legal separadas, pero algunos software de gestión de prácticas legales vienen con funcionalidad de facturación legal incorporada. Las características de facturación legal incluyen la creación y distribución de facturas, informes sobre actividades facturables e integraciones con pasarelas de pago para facilitar cobros más fáciles.
Calendario Legal — Proporciona un calendario colaborativo que todo el personal puede ver. La función de calendario centralizado asegura que nadie pierda citas o reuniones, porque actúa como una única fuente de verdad para el bufete. Los bufetes más grandes pueden usar múltiples calendarios para evitar confusiones.
Almacenamiento de Documentos Legales — Almacenamiento seguro de documentos legales. Esta característica impulsa la consolidación de datos y documentos, ya que permite que un único repositorio de documentos albergue todos los documentos relevantes del bufete.
Movilidad — Algunas soluciones contienen una aplicación móvil a través de la cual los abogados y el personal pueden acceder fácilmente a la plataforma y a todos los documentos que se encuentran en la plataforma. Como los profesionales legales, particularmente los litigantes, a menudo se encuentran en movimiento, la mayor movilidad es un activo valioso para la práctica.
Características Adicionales del Software de Gestión de Prácticas Legales
Comunicaciones Internas — Las soluciones de gestión de prácticas legales pueden contener herramientas de mensajería o comunicaciones internas. Los empleados pueden usarlas para comunicarse entre sí.
Seguimiento de Clientes Potenciales — Ciertas aplicaciones en esta categoría ofrecen características de seguimiento de clientes potenciales que permiten a los usuarios analizar sus esfuerzos de marketing y rastrear clientes potenciales a lo largo de todo el ciclo de vida.
Gestión de Asuntos — Mientras que el software de gestión de casos legales está dedicado a la gestión de asuntos (casos), las soluciones de gestión de prácticas legales a menudo contienen al menos un par de características diseñadas para rastrear casos individuales.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Prácticas Legales
Automatización Impulsada por Inteligencia Artificial (IA) — Las tareas administrativas no son horas facturables, por lo que mantenerlas al mínimo a través de la automatización de tareas repetitivas va a seguir siendo un punto particular de énfasis para los bufetes de abogados. Las soluciones de gestión de prácticas legales ya ofrecen cierta automatización para tareas como el ensamblaje de documentos, pero el rango de aplicaciones de automatización aumentará en los próximos años. eDiscovery fue la primera sección de la industria en aplicar IA de manera significativa y ha allanado el camino para que los proveedores en otras categorías de software legal hagan lo mismo.
Comunicación con el Cliente — Los clientes quieren más interacción con los abogados que nunca antes, y las soluciones de gestión de prácticas legales están haciendo posible un nivel de interacción aumentado. Las soluciones están ofreciendo más herramientas de comunicación con el cliente integradas para hacer que los abogados sean más accesibles.
La Nube Legal — Al igual que en la mayoría de las industrias, la industria legal está haciendo la gran migración a la nube. Las soluciones de gestión de prácticas legales son cada vez más ofertas en la nube, y el número de ofertas en las instalaciones está disminuyendo. Las aplicaciones en la nube son más fáciles y baratas de ejecutar, y a menudo se integran con muchas más soluciones que una aplicación en las instalaciones. Debido a la gran cantidad de beneficios que ofrece la nube, más bufetes de abogados están reconociendo que una aplicación en la nube es el camino a seguir. La industria de gestión de prácticas legales está entregando eso.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Prácticas Legales
Hay una variedad de tipos de software legal, la mayoría de los cuales interactúan entre sí de alguna manera. El software de gestión de prácticas legales se integra con algunas otras categorías de soluciones porque es un centro de actividad tan central.
Software de Gestión de Casos Legales — Las aplicaciones de gestión de prácticas legales a menudo contienen funcionalidades similares al software de gestión de casos legales, pero las aplicaciones de gestión de casos son más robustas. El software de gestión de casos legales alberga datos y documentos relacionados con casos individuales, que los abogados usan para gestionar sus cargas de trabajo.
Software de Facturación Legal — Si una solución de gestión de prácticas no ofrece características de facturación, se integrará con una solución de facturación legal para completar la funcionalidad.
Software de Pasarela de Pago — Practicar la abogacía por amor al arte está muy bien, pero un bufete de abogados necesita que le paguen. El software de gestión de prácticas legales generalmente se integra con soluciones de facturación y pasarelas de pago para cerrar el ciclo y ofrecer a los clientes una manera fácil y eficiente de pagar sus honorarios legales.
Software de eDiscovery — eDiscovery se ha convertido en un aspecto cada vez más importante de las operaciones de los bufetes de abogados. Las aplicaciones de gestión de prácticas legales típicamente contienen integraciones incorporadas con al menos algunas soluciones de eDiscovery. El objetivo del software de gestión de prácticas legales es proporcionar una aplicación todo en uno para la gestión de las operaciones de la práctica legal, y el descubrimiento es una parte integral de eso, por lo que las integraciones con esas aplicaciones son importantes.
