Más Información Sobre Herramientas de gestión de Office 365
¿Qué son las herramientas de gestión de Office 365?
Las herramientas de gestión de Office 365 son soluciones SaaS basadas en la nube que ayudan a monitorear y obtener visibilidad en la suite de Microsoft Office 365. Estos paquetes de software comprenden las mismas funcionalidades básicas que las versiones tradicionales de Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, y dependiendo del plan suscrito, también pueden incluir otras aplicaciones y servicios como Planner, Publisher, Exchange, OneDrive, SharePoint, Access, Yammer, Skype y Microsoft Teams.
Implementar software de gestión de Office 365 permite a una organización gobernar su infraestructura de TI de manera más eficiente al proporcionar funciones de seguridad, análisis de datos y comunicación en tiempo real, mejorando así la productividad organizacional en general.
La solución de gestión de Microsoft 365 ayuda con tareas administrativas a un nivel granular que típicamente involucra la configuración de dispositivos de empleados, otorgar permisos de usuario y crear alertas para tareas críticas, además de las funciones de monitoreo que ofrece.
Contratar a un proveedor de consultoría de Microsoft Office 365 puede ayudar a proporcionar información adicional a las empresas que aún están contemplando si la implementación de una herramienta de gestión de Office 365 será beneficiosa.
¿Cuáles son las características comunes de las herramientas de gestión de Office 365?
La eficiencia es crucial para las empresas. Tener la capacidad de crear, colaborar y comunicarse sin problemas y acceder a herramientas que permiten a los trabajadores realizar sus trabajos de manera más efectiva promueve la agilidad y hace que la organización sea más competitiva en su sector.
El software de gestión de Office 365 aumenta la productividad de una organización. Aquí están las características comunes que ofrece:
Gestión centralizada: Las herramientas de gestión de Office 365 facilitan la gestión centralizada de diversas aplicaciones, incluyendo todo, desde correo electrónico y chat hasta gestión de proyectos y tareas, automatización y configuraciones de seguridad empresarial a través de un único panel de control.
Soporte administrativo: Con la ayuda de la solución O365, las tareas administrativas se delegan a un nivel granular para asistir al personal de soporte y otros usuarios no relacionados con TI a través de la delegación basada en roles. Ayuda con la auditoría de todas las actividades de usuario en SharePoint Online, Azure Active Directory (AD) y Exchange Online a través de la integración con la API de Gestión de Actividades de Microsoft 365.
Búsqueda segura: El software permite a los administradores de TI buscar y gestionar usuarios nativos o permisos de grupo directamente a través de Microsoft 365 Groups, SharePoint Online y OneDrive for Business. Además, ayuda a examinar correos electrónicos con búsqueda de contenido automatizada para detectar posibles hackeos de información personal y ataques de spear-phishing.
Otorgar permisos: El software permite a los usuarios administradores asignar permisos temporales a usuarios individuales o grupos dentro de Microsoft 365 y auditar todas las acciones administrativas.
Migración de alta velocidad: La gestión de Office 365 facilita el movimiento o replicación masiva de contenido sin problemas a través de instancias de Microsoft 365 para consolidación interna o migración de inquilino a inquilino.
Despliegue granular: El software permite a los usuarios seleccionar objetos y personalizaciones de SharePoint según sea necesario, lo que incluye colecciones de sitios, sitios, listas, carpetas, elementos, configuraciones, elementos de diseño, configuraciones de seguridad, configuraciones del servicio de metadatos administrados, partes web, flujo de trabajo y formularios. Estas personalizaciones pueden enviarse a otra ubicación y se despliegan a un nivel granular.
Generación de informes: La suite de gestión de Office 365 ayuda a generar informes sobre configuraciones y seguridad globales de Microsoft 365 SharePoint Online, OneDrive for Business y sitios de equipos de grupos para detectar cualquier cambio no autorizado y tomar medidas en consecuencia. También admite la generación de informes de auditoría para el último tiempo de acceso, cambios en el tipo de contenido, ciclo de vida de los elementos, acceso al sitio, acceso a listas, eliminación de listas, cambios de permisos y ciclo de vida de usuarios en todo el entorno de Microsoft 365.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de gestión de Office 365?
Respaldo y recuperación: Una falacia general entre las masas es que los datos creados y almacenados en la nube no requieren respaldo. Microsoft opera bajo el modelo de responsabilidad compartida, es decir, mientras ellos mantienen su infraestructura, la organización debe asumir la responsabilidad de recuperar sus datos. Cuando los datos se eliminan o corrompen, las empresas corren el riesgo de incurrir en pérdidas debido a la pérdida de información sensible. La pérdida de datos puede ocurrir por varias razones, ya sea error humano, ciberataques o mantenerse al día con nuevas medidas de cumplimiento, lo que puede costar tiempo y recursos valiosos. Las herramientas de gestión de Office 365 ayudan a respaldar y proteger los datos de la organización de manera efectiva y a descargar la gestión de procesos rutinarios. Más allá de las capacidades nativas de recuperación de Microsoft, estas soluciones ahorran tiempo y eliminan el estrés al facilitar la localización y restauración de los archivos y carpetas que se necesitan rápidamente. Las funciones de restauración rápida y granular ayudan a recuperar archivos y carpetas perdidos directamente en la cuenta de un usuario o descargarlos directamente en la computadora o dispositivo.
Cumplimiento en la nube: El cumplimiento en la nube es el principio de que los sistemas entregados en la nube deben estar de acuerdo con los estándares que sus clientes necesitan. Las soluciones de gestión de Office 365 aseguran que los datos estén seguros, recuperables y protegidos. Proporciona controles de datos y herramientas de monitoreo, incluyendo archivado de registros de datos de auditoría, SLA de tiempo de actividad y disponibilidad, y capacidades de exportación para cumplir con los requisitos de cumplimiento de los clientes empresariales.
Analítica y gobernanza: Este software proporciona a la organización una visión profunda para medir resultados. Ofrece visibilidad total a través del software de Microsoft Office 365 con informes habilitados para acciones y facilita la gestión a través de administración delegada y automatización. Ofrece un panel de control unificado para que los usuarios cambien sin problemas entre tareas como el cálculo de cargos, la prevención de violaciones de datos, la incorporación de nuevos empleados y más.
Eficiencia mejorada: Las soluciones de gestión de Office 365 optimizan las tareas y los datos con los que los empleados necesitan interactuar todos los días. Sus capacidades de gestión de usuarios permiten a los administradores de TI cambiar permisos de usuario fácilmente, proporcionar a los usuarios las licencias y privilegios correctos de manera rápida y gestionar buzones de correo de manera eficiente.
¿Quién usa las herramientas de gestión de Office 365?
Industria de TI: Los equipos de TI de diversas empresas pueden aumentar su productividad con herramientas como Word, Excel, Exchange, Teams, SharePoint y más. Dado que Office 365 está basado en la nube, es accesible desde cualquier ubicación y en cualquier dispositivo, siempre que haya una conexión a internet estable. Sin embargo, resolver problemas de visibilidad e informes puede ser un desafío recurrente. El software de gestión de Office 365 proporciona una manera fácil de gestionar completamente las herramientas de Microsoft 365, reforzando la seguridad y el cumplimiento, ayudando así a los usuarios finales a aprovechar al máximo todas las aplicaciones de Microsoft 365.
Industria de la salud: Las herramientas de Office 365 ayudan al sector de la salud facilitando una atención efectiva al paciente y reduciendo los costos operativos al mejorar la colaboración entre el personal de salud y especialidades independientes, equipos de salud y profesionales de la salud en hospitales. Sin embargo, sin implementar software de gestión de Office 365, los hospitales pueden perder millones de dólares en tarifas de licencias no deseadas, enfrentar vulnerabilidades de seguridad y no maximizar su ROI en herramientas de productividad de Office 365.
Industria de servicios financieros: El uso de herramientas de Office 365 ayuda a la industria bancaria, financiera y de seguros a optimizar su productividad. Implementar el software para gestionarlas ayuda a abordar diversos problemas relacionados con la gobernanza como visibilidad, gestión de licencias, adopción, aprovisionamiento y desaprovisionamiento, y más.
Industria minorista: Office 365 ha ayudado a los establecimientos minoristas a agilizar procesos, facilitar una comunicación efectiva entre el personal, ofrecer una excelente experiencia al cliente y asegurar su negocio. Implementar una herramienta de gestión de Office 365 proporciona gobernanza basada en características para obtener visibilidad y monitorear los componentes de Microsoft 365. Ayuda a identificar quién tiene acceso a qué entorno para abordar problemas de seguridad que surgen debido a diferentes accesos de usuario en buzones de correo, OneDrive y otras herramientas.
Desafíos con las herramientas de gestión de Office 365
Microsoft Office 365 no es una sola aplicación sino una suite completa, por lo que los equipos de TI enfrentan varios desafíos cuando se trata de gestionar estas herramientas. Para las grandes empresas, estos desafíos se amplifican ya que enfrentan complicaciones que las organizaciones más pequeñas no tienen que enfrentar. Aquí hay algunos desafíos con el software de gestión de Office 365 a tener en cuenta:
Adopción de usuarios: Office 365 es una herramienta poderosa. Consiste en varias aplicaciones y servicios con un conjunto extenso de funcionalidades, por lo que no es inusual que haya cierto cruce en características entre diferentes aplicaciones. Este cruce es uno de los factores que hacen que la gestión de Office 365 sea desafiante, ya que puede llevar a confusión. Crear aceptación por parte de los usuarios finales y llevar un seguimiento de la adopción de las aplicaciones de M365 puede ser complejo y agotar los recursos de TI, especialmente al pasar de una solución local. Si los servicios de M365 no se adoptan completamente, también puede crear problemas cuando el equipo de TI tiene que mostrar el ROI de esta solución. Aunque las herramientas administrativas nativas de Microsoft 365 pueden dar a TI alguna información sobre la adopción, aún puede ser desafiante comprender el panorama completo en toda la suite de Office 365.
Utilización del personal de TI: Con una variedad de aplicaciones y consolas de administración correspondientes, el método más productivo y sistemático para gestionar Microsoft 365 puede no estar claro, especialmente para equipos de TI pequeños, a menudo reducidos debido a la subcontratación a servicios en la nube. Un equipo ideal involucraría a un experto en cada aplicación o área temática, pero esto puede incurrir en grandes costos incluso para grandes empresas. Independientemente del tamaño, cada equipo de TI enfrenta el desafío adicional de gestionar la implementación existente de MS Office 365 de la organización mientras también intenta mantenerse al día con nuevas soluciones y características lanzadas por Microsoft.
Monitoreo de problemas de rendimiento: Simplemente implementar la suite de gestión de Microsoft 365 no es suficiente, ya que el sistema debe ser monitoreado regularmente para rastrear problemas de rendimiento, inconsistencias y uso. La mayoría de las veces, el monitoreo del rendimiento es un problema relacionado con el ancho de banda para TI.
Cómo comprar herramientas de gestión de Office 365
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de gestión de Office 365
Si una empresa está comenzando y busca comprar su primera herramienta de gestión de Office 365, o tal vez una organización necesita actualizar soluciones de gestión de oficina heredadas, donde sea que una empresa esté en su proceso de compra, g2.com puede ayudar a seleccionar la mejor solución de gestión de Office 365 para el negocio.
Organizaciones de todo el mundo han adoptado Microsoft 365 como una solución de comunicación y flujo de trabajo para su personal. Sin embargo, gestionar un gran inquilino de Microsoft 365 no es un paseo. Con tantos proveedores de servicios de gestión de O365 disponibles, se ha vuelto más complejo para las empresas seleccionar un proveedor que se adapte a sus objetivos y estrategia organizacional.
Tomar una visión general completa del negocio, qué herramientas se están utilizando para llevar a cabo el negocio e identificar puntos de dolor puede ayudar al equipo a producir un RFI, una lista de una página con puntos precisos que describen lo que se necesita de la solución de gestión de Office 365.
Esta lista de verificación sirve como una guía que ayuda a determinar tanto las características necesarias como las deseables, incluyendo características de presupuesto, número de usuarios, integraciones, requisitos de seguridad y más.
Comparar productos de software de gestión de Office 365
Crear una lista larga
Se crea una lista inicial de posibles proveedores de software de gestión de Office 365 eliminando las opciones que no están en línea con la estrategia empresarial de la organización. La evaluación de proveedores también depende de las herramientas de Microsoft Office 365 implementadas y del tipo de funcionalidad de gestión que la organización está buscando. La evaluación de proveedores ayuda a preparar una lista consistente de preguntas sobre necesidades y preocupaciones específicas para hacer a cada proveedor.
Crear una lista corta
Después de haber creado una lista larga, es realista mirar cada producto con más detalle para determinar si cumplirá con las necesidades de la organización para reducir la lista. Esto debería incluir la evaluación de características adicionales y más sofisticadas de cada producto, más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional haría que la gestión del entorno de Microsoft 365 sea más fácil.
Realizar demostraciones
Las demostraciones proporcionan una oportunidad a los compradores para ver cómo una solución de gestión de Office 365 es efectiva en el monitoreo y resolución de una serie de problemas dentro de las herramientas de Office 365. Aunque las demostraciones pregrabadas están disponibles en el sitio web del proveedor, es útil solicitar al proveedor una demostración en vivo para ver cómo el software ayudará a proporcionar información sobre el conjunto de Office 365 de la organización y gestionar las herramientas.
Selección de software de gestión de Office 365
Elegir un equipo de selección
Al elegir un software de gestión de Office 365, es importante involucrar a cualquier parte interesada relevante que pueda estar usando el producto para asegurar que el software cumplirá con las necesidades de todos. Esto probablemente incluye a la gerencia y al equipo de TI que será responsable de opinar sobre las preocupaciones técnicas con los productos.
Negociación
Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar la tarifa de licencia y el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual o anual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos usuarios estarían utilizando el producto. Además, el comprador puede considerar negociar un descuento a cambio de contratos de varios años.
Decisión final
Las partes involucradas en la toma de decisiones deben considerar si el software es fácil de implementar, mejora la eficiencia operativa y permite un mejor monitoreo del entorno de O365. Es pragmático examinar los términos y condiciones del soporte del producto y los acuerdos de licencia o SLA para lograr los objetivos organizacionales dentro del presupuesto definido. Es esencial capturar y monitorear los riesgos de implementación y operación y las oportunidades de mejora temprano para que sea posible modificar los planes cuando sea necesario. Siempre que se implemente una nueva tecnología, es bueno idear planes de retroceso o alternativas cuando las suposiciones y los resultados cambian. Debe asegurarse de que la solución seleccionada sea adaptable a los requisitos futuros de la empresa.
