Más Información Sobre Software de Control de Inventario
¿Qué es el Software de Control de Inventario?
El software de control de inventario optimiza la cantidad económica de pedido (EOQ) de las empresas. La EOQ es el inventario óptimo que una empresa debe comprar para minimizar el costo de pedido y almacenamiento. Este tipo de software ayuda a regular el inventario almacenado en el almacén, entender cómo maximizar la disposición del inventario y asegurar que haya suficiente producto para vender en todo momento.
El software de control de inventario se encuentra bajo la categoría general de gestión de inventario, que también incluye software que ayuda a organizar almacenes, escanear códigos de barras e imprimir etiquetas de envío. Las soluciones de control de inventario, o control de existencias, automatizan el proceso de cumplimiento de pedidos y envío, permitiendo así a los vendedores centrarse en maximizar sus niveles de inventario.
El objetivo final de gestionar los niveles de existencias es eliminar cualquier ineficiencia que pueda incurrir en costos económicos para los vendedores o causar inconvenientes a los consumidores. Un control de existencias efectivo da a las empresas una ventaja competitiva para agilizar un proceso de envío rápido. Para las empresas con inventario perecedero, gestionar el inventario es particularmente importante para prevenir el deterioro con la implementación de una política de primero en entrar, primero en salir. Además, estas soluciones previenen la acumulación de existencias muertas (o inventario invendible) y cantidades excesivas de un producto que puede que nunca se venda.
¿Qué Tipos de Software de Control de Inventario Existen?
Sistemas de inventario con código de barras
Los sistemas de inventario con código de barras actualizan los niveles de inventario en tiempo real en el punto de venta cuando los trabajadores escanean un artículo. Con la tecnología de códigos de barras, los gerentes de inventario pueden eliminar errores de datos que consumen tiempo y que ocurren frecuentemente con sistemas manuales o en papel para conteos de inventario.
Sistemas de inventario de identificación por radiofrecuencia (RFID)
Los sistemas de inventario RFID utilizan lectores de etiquetas fijos para el seguimiento de inventario. Similar a los sistemas de código de barras, las etiquetas RFID actualizan los niveles de inventario en tiempo real cuando se escanean. Sin embargo, la diferencia entre los sistemas RFID y los de código de barras es que con el primero, se pueden contar múltiples productos simultáneamente, mientras que los productos solo se pueden contar uno a la vez con los sistemas de código de barras. Aunque los sistemas de tecnología RFID pueden ser más costosos, son dramáticamente más rápidos que el escaneo de códigos de barras y pueden ser muy útiles para gestionar grandes inventarios.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Control de Inventario?
A continuación se presentan las características clave del software de control de inventario que ayudan a reponer el inventario físico en tiempo real, eliminar ineficiencias y optimizar la satisfacción del cliente:
Códigos de barras: Los códigos de barras son una característica esencial que puede ayudar a maximizar la eficiencia de las técnicas de gestión de inventario. Al etiquetar códigos de barras en cada producto, los gerentes de inventario pueden escanear un producto, lo que automáticamente categoriza el producto y lo contabiliza en el inventario. La otra opción es contar manualmente cada producto, lo cual no solo consume tiempo sino que también puede resultar en errores humanos.
Pedido automatizado: Los sistemas de gestión de inventario pueden detectar automáticamente cuando un producto en particular está quedando bajo en existencias y actualizarán instantáneamente la cantidad del producto para el inventario. Como resultado, el software solicitará el reordenamiento de nuevo stock. Esto puede ayudar a las empresas a mantener el inventario adecuado y responder a las necesidades del cliente si un producto en particular está en alta demanda.
Gestión de pedidos: Los minoristas pueden gestionar todas sus ventas y compras desde dentro del software. Esto permite a los minoristas crear paquetes y envíos, e incluso puede enviar actualizaciones de entrega a los clientes a través del software.
Informes: El software de control de inventario puede proporcionar a las empresas informes sobre qué productos son los más rentables, qué tan rápido los trabajadores están almacenando productos y con qué frecuencia se cumplen los pedidos de compra a tiempo. Estos informes pueden señalar cualquier ineficiencia en el almacén o la cadena de suministro.
Pronóstico: La gestión adecuada de los niveles de inventario ayuda a pronosticar cuándo los productos se agotarán y cuándo hay una abundancia. Las métricas de pronóstico adecuadas permiten un gasto eficiente de los recursos de una empresa.
Seguimiento de números de serie: El seguimiento de números de serie permite a los gerentes de inventario adjuntar un código a cada producto y monitorear su movimiento desde el punto de compra hasta el momento de la venta. Si los pedidos se retrasan o un cliente desea saber dónde está su envío, esta característica puede darles información y tranquilidad de que el envío está en camino.
Kit de productos: El kit de productos es el proceso de agrupar artículos de inventario separados en un solo paquete. El software de control de inventario puede ayudar a identificar cada artículo que necesita ser empaquetado junto para formar el paquete y asignar esos kits empaquetados en una ubicación central dentro del almacén. Esto ahorra mucho tiempo a los trabajadores del almacén al no tener que caminar por diferentes áreas del almacén para empaquetar estos artículos juntos.
Gestión de inventario en la nube: La gestión de inventario en la nube es una forma de rastrear el inventario a través de un navegador web. Un sistema de existencias que se puede gestionar a través de la nube permite a las empresas acceder al inventario en cualquier dispositivo. El acceso en tiempo real a la cantidad de inventario mejora la coordinación entre el personal para decisiones comerciales rápidas e inteligentes.
Integraciones de Internet de las cosas (IoT): La conexión de dispositivos de consumo con máquinas de fabricación ayuda a las cadenas de suministro a sobresalir. El software de control de inventario permite a las empresas generar información, inteligencia empresarial y estrategias rentables. Por ejemplo, los dispositivos IoT se pueden colocar en el inventario real o en las etiquetas RFID.
Aprendizaje automático e inteligencia artificial (IA): Los chatbots de comercio electrónico comparten la disponibilidad de productos con los compradores. Estos agentes virtuales utilizan algoritmos para informar a los clientes sobre la escasez de existencias y recomendar otros productos en función de sus carritos.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Control de Inventario?
El software de control de inventario mejora la gestión del inventario actual y elimina cualquier ineficiencia importante en la cadena de suministro. Al contabilizar con precisión cada producto, las empresas pueden reducir costos, acelerar el cumplimiento y mejorar la producción general.
Optimizar los niveles de inventario en todo momento: Tener exceso de existencias cuesta a las empresas una suma considerable. Los almacenes pueden combatir este problema utilizando software de gestión de inventario para comprar productos solo cuando están en alta demanda. La opción alternativa es utilizar mano de obra manual para contar cada producto y usar conjeturas sobre si se debe pedir más stock.
Rastrear los números de inventario con precisión: Las actualizaciones en tiempo real de los niveles de inventario permiten informes más precisos sobre el stock disponible. El escaneo de códigos de barras y los sistemas RFID hacen que este proceso sea fluido.
Cumplir los pedidos a tiempo para aumentar la satisfacción del cliente: Problemas como registros de inventario inexactos pueden causar tiempos de entrega más largos, lo que resulta en una respuesta más lenta a la demanda. Una vez que esto sucede, el inventario se agota y los clientes no pueden realizar pedidos. Esto puede causar desaprobación del cliente e incluso una pérdida de negocio. El software de control de inventario eliminará este problema al alertar automáticamente a los gerentes de inventario cuando el stock esté bajo, así como al reabastecer automáticamente estos productos. Por lo tanto, tiempos de entrega más cortos harán que más clientes reciban sus productos a tiempo y aumenten la aprobación general del cliente.
Identificar ventas y pérdidas rastreando patrones de ventas: Rastrear el stock es una de las mejores maneras de seguir los patrones de ventas. Este software proporciona una visión general de qué productos están en alta demanda y cuáles no se están vendiendo tan bien. Esto permitirá a las empresas responder a la demanda del cliente suministrando más artículos que se compran con frecuencia y potencialmente descontinuando artículos que están perjudicando el resultado final del negocio.
¿Quién Usa el Software de Control de Inventario?
Minoristas: Los minoristas utilizan software de control de inventario para categorizar productos, importar códigos de barras de artículos y gestionar puntos de precio de artículos en todo su inventario. Gestionar los niveles de producto también proporcionará a los minoristas análisis sobre qué productos están funcionando bien y están en alta demanda. Estos análisis alertarán a los minoristas para rellenar automáticamente pedidos de artículos que se están vendiendo rápidamente para que el producto siempre esté en stock. Además, si un producto está sobrestockado en otro punto de venta, el software puede sugerir transferencias de stock para que cada punto de venta pueda tener un nivel de inventario más equilibrado.
Fabricantes: El control de inventario es una herramienta crítica para las operaciones diarias en la industria manufacturera. Cuando un cliente ordena un envío a granel de un cierto producto, los fabricantes deben evaluar si tienen suficientes materias primas en stock para completar el pedido. A menudo, estos pedidos consisten en una variedad de materias primas que el fabricante debe combinar para crear un producto final. Un pedido puede requerir que el fabricante obtenga más stock de una variedad de otros proveedores para que pueda completarse.
Históricamente, los fabricantes tomaban inventario mediante hojas de cálculo, lo cual era un sistema muy rudimentario a menudo propenso a errores. Sin embargo, con software especializado, cada artículo tiene un código de barras adjunto que está vinculado al software. El fabricante puede entonces evaluar con precisión si tiene suficiente material, rastrear pedidos de proveedores y cumplir pedidos de manera más oportuna.
Vendedores de comercio electrónico: El control de existencias es importante para las empresas que venden productos a través de mercados en línea. Los vendedores de comercio electrónico especialmente utilizan software para manejar devoluciones, automatizar el reabastecimiento, el envío y el inventario virtual.
Distribuidores mayoristas: Los mayoristas que utilizan canales de distribución en línea utilizan software de control de existencias para rastrear inventario a granel, gestionar proveedores y clientes, y automatizar el proceso de cumplimiento. Los mayoristas utilizan frecuentemente características de software como kits, pedidos de venta y cumplimiento de almacén, seguimiento de lotes para productos perecederos y gestión de contenedores.
Software Relacionado con el Software de Control de Inventario
Las soluciones relacionadas que se pueden usar junto con el software de control de inventario incluyen:
Software de planificación de recursos empresariales (ERP): Integrar el software de control de inventario con un sistema ERP es clave para maximizar su potencial. La integración entre estos dos sistemas permitirá a los gerentes ver todos los datos relacionados con la fabricación, la cadena de suministro y el envío en un solo lugar. Esto finalmente conducirá a una mayor visibilidad de cómo están conectados los procesos comerciales.
Software de contabilidad: Integrar el software de gestión de inventario con software de contabilidad permitirá a las empresas presentar con precisión el inventario en los informes financieros. Documentos importantes como las declaraciones de impuestos pueden reflejar con precisión el valor del inventario. Si los activos declarados del almacén no coinciden con la contabilidad, entonces la empresa puede ser auditada. La mejor manera de mantener la integridad financiera de un almacén es integrando el sistema de control de inventario con el software de contabilidad.
Software de gestión de almacenes: La visión sobre las operaciones diarias del almacén de una empresa se proporciona a través del software de gestión de almacenes. Tal visibilidad incluye el monitoreo del movimiento de productos entre almacenes para mejorar los procedimientos de envío y manejo.
Software de código de barras: Los códigos de barras son los bloques de construcción del proceso de envío, por lo que el software de código de barras es necesario para imprimir códigos únicos para cada producto. Cada país y empresa puede exigir diferentes estilos de código de barras, y el software dedicado a este servicio permitirá estilos personalizables para etiquetas de identificación.
Software de impresión de etiquetas: Las etiquetas son una necesidad logística para el proceso de cumplimiento. El software de impresión de etiquetas ayuda a las empresas a imprimir etiquetas únicas para los productos para asegurar una transferencia precisa de productos durante el proceso de envío.
Plataformas de comercio electrónico: Integrar el software de control de inventario con la plataforma de comercio electrónico de una empresa es crítico para llevar un seguimiento del inventario. Sin él, los gerentes deben en su lugar rastrear manualmente los pedidos en su plataforma de comercio electrónico y luego ajustar el stock en una hoja de cálculo. Cuando estos dos están integrados, cada venta realizada en línea se reflejará automáticamente en el software de gestión de inventario. El resultado es más visibilidad y precisión, lo que se traducirá en menos errores de inventario.
Desafíos con el Software de Control de Inventario
Ningún software está libre de desafíos, y los productos de control de inventario vienen con su propio conjunto de dificultades.
Falta de funcionalidad de la cadena de suministro: Algunos sistemas están reducidos en comparación con los sistemas ERP u otros sistemas de cadena de suministro. El software de control de inventario puede carecer de soporte cuando se trata de funciones como la adquisición y la optimización de rutas. En este sentido, la mayoría del software de nivel de existencias necesitará integraciones adicionales para convertirlo en una herramienta más completa que pueda ayudar a gestionar la cadena de suministro. Los usuarios deben ser conscientes de esto antes de comprar este software.
Complejidad: Aprender a operar este software puede llevar incontables horas de capacitación. Si bien algunas funciones son más intuitivas que otras, aún se necesitará capacitación especializada y paciencia para dominar funciones como el seguimiento RFID y el kit de productos.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Control de Inventario?
Distribuidores de alimentos: Cuando los bienes perecederos son un elemento básico del portafolio de productos de una empresa, la gestión de inventario es crucial para prevenir el deterioro de los bienes. Las políticas de primero en entrar, primero en salir permiten que los alimentos en riesgo de caducidad se vendan antes que otros productos.
Comercio electrónico: Los minoristas en línea dependen en gran medida del control de inventario ya que la compra de bienes ocurre exclusivamente en internet. Las actualizaciones en tiempo real en el inventario son necesarias para prevenir agotamientos, transacciones de productos que no están realmente en stock y para alertar a los clientes sobre umbrales bajos de stock. La gestión automatizada de inventario permite actualizaciones instantáneas en los niveles de stock para asegurar un funcionamiento fluido y confiable de los procesos comerciales.
Bienes de consumo: Para los minoristas físicos de bienes de consumo empaquetados, el control de existencias es necesario cuando hay productos estacionales que pueden complicar el proceso de pronóstico. El software de gestión de inventario efectivo ayuda a simplificar este proceso y proporcionar predicciones más precisas.
Cómo Comprar Software de Control de Inventario
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Control de Inventario
Al buscar el software de control de inventario adecuado, es importante crear una lista larga basada en productos que contengan algunas de las características más necesarias para un sistema de gestión de existencias funcional. Después de que el grupo disponible haya sido segmentado en función de características cruciales, uno puede luego clasificar en función de lo que sería bueno tener, campanas y silbatos, y requisitos de software específicos de la industria.
Comparar Productos de Software de Control de Inventario
Crear una lista larga
Para crear una lista larga, los compradores deben asegurarse de que los productos que se están considerando cumplan con estos criterios básicos:
- El software es compatible con la tecnología y los programas informáticos de uno
- El sistema debe importar y exportar datos fácilmente para ser utilizados en software de pedidos y contabilidad, es decir, si una empresa utiliza hojas de cálculo, debe poder exportar datos en un formato .csv o .xlsx
- La disponibilidad de la función "punto de reorden" que desencadena el reordenamiento automático cuando los inventarios alcanzan un cierto umbral
- Un sistema de actualización perpetua para pequeños fabricantes
- Opciones para etiquetado RFID o de código de barras
Crear una lista corta
Una vez que se crea una lista larga basada en características básicas, una lista corta debe ser aún más reducida en función de necesidades específicas de la industria, lo que sería bueno tener, y campanas y silbatos. Las características a continuación abordan características obligatorias únicas para ciertos negocios y simplifican el proceso de envío con características tecnológicas avanzadas:
- Software compatible con un sistema de primero en entrar, primero en salir para vendedores de productos perecederos
- Interfaz intuitiva
- Aprendizaje automático e IA
- Configurabilidad
- Infraestructura en la nube
- Dropshipping
Realizar demostraciones
Los compradores deben programar llamadas con los proveedores en la lista corta para asegurarse de que su producto sea el adecuado. La forma más infalible de tomar la decisión correcta es probar realmente el software. Es importante preguntar a los proveedores cómo su producto aborda las necesidades más urgentes del negocio.
Selección de Software de Control de Inventario
Elegir un equipo de selección
Los proveedores traerán a su equipo más fuerte para cerrar el trato con un cliente potencial. Por lo tanto, es importante llegar al proceso de negociación con preguntas y directrices sobre ciertas consideraciones clave. Estas incluyen adquisiciones, aspectos legales y contratos, necesidades comerciales internas, desarrollo de aplicaciones, finanzas y contabilidad, y seguridad de la información. Los compradores deben hacer preguntas sobre los costos y tarifas totales asociados con la compra, implementación y uso del producto. Para prevenir sorpresas más adelante, es crucial asegurarse de que los términos y condiciones se lean en su totalidad y se discutan.
Negociación
Durante el proceso de negociación, el comprador necesitará una comprensión clara de los precios de asientos de usuario y las tarifas asociadas con alojamiento, actualizaciones, soporte y mantenimiento, y capacitación del personal sobre cómo usar el software. Además, se necesitará un pronóstico sobre el costo de mantener el sistema de gestión de inventario a lo largo de varios años. El objetivo de este proceso es recibir toda la información necesaria sobre precios y características para ayudar en la decisión final.
Decisión final
Podría ser útil crear una plantilla de puntuación que mida las diversas características mencionadas en la lista larga y corta, así como notas de las llamadas entre la organización de ventas y el proveedor.
¿Cuánto Cuesta el Software de Control de Inventario?
Esta categoría de software cuesta en promedio alrededor de $100 por mes. Una opción básica o sin adornos a menudo está disponible a un costo mucho más bajo, pero las características necesarias para ayudar a operar un negocio eficiente pueden faltar.
Retorno de la Inversión (ROI)
El ROI mide el tiempo que tarda una inversión en pagarse y, más importante, en llevar a la maximización de los ingresos del negocio. Varios factores ayudan a determinar el ROI para el software de control de inventario. Al reducir la lista corta para tomar la decisión final, los siguientes factores deben cuantificarse en números concretos para tomar la mejor decisión:
- Ahorro de mano de obra
- Ahorro en vehículos
- Reducciones de inventario
- Costos de envío más bajos
- Menos devoluciones de cargo de clientes
- Menor necesidad de instalaciones de almacenamiento (y el costo asociado de mantener estas instalaciones)
- Más recursos para centrarse en el crecimiento del negocio
- Mayor satisfacción del cliente
Según datos de G2 del 25 de agosto de 2021, el ROI tiende a lograrse en los siguientes incrementos para esta categoría.
- Dentro de 6 meses, el 52.8% logró ROI
- Dentro de 7 a 12 meses, otro 24.19% logró ROI
- Dentro de 13 a 24 meses, otro 11.21% logró ROI
- En general, casi todos los encuestados informaron haber logrado ROI dentro de 48 meses
Implementación del Software de Control de Inventario
¿Cómo se Implementa el Software de Control de Inventario?
Antes de implementar el sistema de gestión de inventario, es importante tener un proceso sólido y existente de gestión de inventario. Una vez que ese proceso esté codificado, los compradores deben trabajar con el nuevo proveedor para capacitar al personal en el uso del nuevo software. La aceptación del producto por parte del personal es esencial para una transición fluida que reduzca el error humano.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Control de Inventario?
Los expertos en la materia del proveedor ayudarán en el proceso de implementación del nuevo software, así como los líderes de equipo y el personal de TI que participaron en el proceso de compra.
¿Cómo es el Proceso de Implementación del Software de Control de Inventario?
Los datos de G2 del 25 de agosto de 2021 muestran un cronograma general sobre el cual ocurre la implementación de este tipo de software:
- El 67.3% de las empresas informa implementación en menos de un mes
- El 18.3% informa implementación dentro de tres meses
- El 6.4% informa implementación dentro de seis meses
- El 4.4% informa implementación dentro de 12 meses
Tendencias del Software de Control de Inventario
Análisis de grandes datos
Los sitios de comercio electrónico tienen grandes volúmenes de datos que están relativamente desestructurados y subutilizados por los gerentes de inventario. El comportamiento de los compradores puede ayudar a pronosticar la demanda del cliente y revelar más patrones ocultos que pueden ser útiles para los gerentes de inventario. Con el análisis de grandes datos, los gerentes de inventario pueden estructurar estos datos y hacerlos más aplicables a casos de uso al gestionar los niveles de existencias. Se puede esperar más integración del análisis de grandes datos con el software de control de inventario en el futuro.
