El software de gestión de subvenciones ayuda a los otorgantes y solicitantes de subvenciones a gestionar el proceso de propuesta y adjudicación de subvenciones desde diferentes perspectivas. Aunque se utiliza predominantemente en el sector sin fines de lucro por fundaciones otorgantes, estas herramientas también tienen aplicaciones para agencias gubernamentales y organizaciones de investigación científica. Ciertas herramientas están mejor diseñadas para gestionar las complejidades de la financiación pública, incluidas las regulaciones gubernamentales y el cumplimiento, en contraposición a la financiación privada. El software de gestión de subvenciones agiliza la convocatoria de presentaciones al proporcionar creación de formularios, automatización de tareas y soporte de revisión. Los financiadores utilizan estas herramientas para rastrear sus presupuestos de adjudicación, monitorear el progreso de todos los beneficiarios y medir el éxito a lo largo del tiempo para determinar si las prioridades de financiación necesitan cambiar. Desde una perspectiva de gestión de proyectos, este tipo de software ayuda a los usuarios a monitorear las actividades necesarias que ocurren en diferentes etapas de cada solicitud de subvención, desde antes de la adjudicación hasta después de la adjudicación.
Por otro lado, el software de gestión de subvenciones diseñado para solicitantes de subvenciones permite a las organizaciones buscar oportunidades de subvenciones abiertas basadas en criterios seleccionados, y proporciona herramientas para ayudar con la preparación y presentación de propuestas. Estas herramientas apoyan la anexión de documentos, almacenan archivos y respuestas comúnmente utilizados, y ayudan a los otorgantes y solicitantes de subvenciones a comunicarse de manera más efectiva. Los beneficiarios pueden medir su progreso en comparación con las métricas propuestas a lo largo del tiempo y corregir el rumbo según sea necesario, y pueden generar informes para rastrear conjuntos de datos más grandes relacionados con el éxito de la financiación o programático.
Algunos software de recaudación de fondos y software de gestión de donantes apoyan funciones básicas de gestión de subvenciones, permitiendo gestionar fechas límite importantes y elementos de acción, información de relaciones, y propuestas e informes. Además, la mayoría de las herramientas de gestión de subvenciones se integran con software de contabilidad para gestionar la contabilidad de fondos y asegurar que los gastos de subvenciones se alineen con el presupuesto contratado.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Subvenciones, un producto debe:
Gestionar el flujo de oportunidades de subvenciones desde la perspectiva de un solicitante o otorgante de subvenciones
Proporcionar herramientas de comunicación para que las organizaciones interactúen con sus financiadores
Crear asignaciones de tareas para acciones requeridas a lo largo del proceso de pre y post adjudicación
Rastrear las asignaciones de subvenciones para monitorear la salud del portafolio de financiación o asegurar el cumplimiento del beneficiario
