Mejor Software de Gestión de Alumnos
El software de gestión de exalumnos ayuda a las empresas e instituciones educativas a conectarse con exalumnos. Estas soluciones también ayudan a las empresas, colegios y universidades a gestionar la información de contacto de los exalumnos y organizar eventos relacionados. Los equipos de relaciones con exalumnos, los miembros de la administración de educación superior y los reclutadores de empresas pueden beneficiarse de la creación de eventos de networking para exalumnos a través de este software, lo que en última instancia ayuda a sus objetivos de reclutamiento y compromiso para la universidad y la empresa. El software de gestión de exalumnos les permite acceder a la información de contacto de los exalumnos e incluye plataformas de comunicación para organizar el evento de exalumnos.
Algunos productos de gestión de exalumnos están diseñados específicamente para empresas. Estos productos permiten a los reclutadores, gerentes de recursos humanos y otros administradores construir redes de exalumnos para que pueda haber una fuente potencial de nuevas contrataciones. Las soluciones de gestión de exalumnos permiten a las empresas tener acceso a graduados contratables y sus contactos que serían adecuados para un puesto dentro de la empresa. También permite a los usuarios corporativos organizar eventos, mantener contactos de exalumnos y establecer sesiones de reclutamiento. Otros productos de gestión de exalumnos están diseñados específicamente para instituciones de educación superior. Estos productos permiten a los trabajadores de compromiso con exalumnos y empleados de gestión organizar esfuerzos de donación y recaudación de fondos de exalumnos. Las soluciones de gestión de exalumnos permiten a las universidades y colegios mantenerse en contacto entre sí y fomentar oportunidades para ideas de negocios, oportunidades laborales y más. Esto fortalece la comunidad de la institución de educación superior para alentar a más estudiantes a inscribirse en su institución.
El software de gestión de exalumnos comparte muchas de las mismas características que el software CRM, el software CRM para organizaciones sin fines de lucro, el software de recaudación de fondos y el software de gestión de donantes, pero está diseñado específicamente para empresas y organizaciones educativas que buscan mantener relaciones con exalumnos de la escuela. Las soluciones de gestión de exalumnos también pueden integrarse con sistemas de información estudiantil de educación superior si una organización de educación superior utiliza el programa de gestión de exalumnos.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Exalumnos, un producto debe:
Mantener registros de exalumnos e información de contacto Facilitar eventos de networking y reclutamiento para exalumnos Facilitar la comunicación con exalumnos, tanto en masa como individualmenteDestacado Software de Gestión de Alumnos de un vistazo
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Más Información Sobre Software de Gestión de Alumnos
¿Qué es el Software de Gestión de Alumnos?
Encontrar formas efectivas de comunicarse con los exalumnos es más importante que nunca para las instituciones educativas. El software de gestión de alumnos ofrece a colegios y universidades una solución integral para interactuar con los exalumnos, ayudando a las oficinas de relaciones con exalumnos a construir relaciones sólidas con los graduados y alentarlos a donar a la institución.
Beneficios Clave del Software de Gestión de Alumnos
- Optimiza el proceso de recopilación, almacenamiento y actualización de datos sobre los exalumnos
- Mejora la comunicación con los exalumnos
- Facilita las donaciones de exalumnos
¿Por qué Usar el Software de Gestión de Alumnos?
Optimiza la gestión de datos de exalumnos — Tener datos precisos y actualizados sobre la comunidad de exalumnos de una escuela es crucial para poder mantenerse en contacto con ellos y mantener una relación sólida entre cada exalumno y su alma mater. Pero mantener esos datos de membresía puede ser difícil cuando los exalumnos se mudan o cambian de trabajo y no actualizan su información. El software de gestión de exalumnos puede organizar datos importantes sobre cada exalumno, como información de contacto, ocupación, trabajo actual, perfil académico e historial de donaciones, y hacer que esos datos sean accesibles para los principales interesados. Tener esta información disponible en un directorio de miembros puede ayudar a los coordinadores de exalumnos a determinar a qué exalumnos contactar en una situación dada. Muchos sistemas también pueden integrarse con otras soluciones de software, permitiendo al personal evitar ingresar los mismos datos varias veces en diferentes sistemas.
Mejora los esfuerzos de comunicación con exalumnos — Las funciones de mensajería sofisticadas en el software de gestión de exalumnos hacen posible enviar comunicaciones dirigidas a miles de exalumnos. Estas herramientas pueden llegar a los miembros de una asociación de exalumnos a través de múltiples canales — incluyendo correo electrónico, llamadas telefónicas y redes sociales — para informarles sobre noticias del campus, invitarlos a un próximo evento o pedir una donación. Las funciones de planificación de eventos permiten a los administradores universitarios notificar a los exalumnos sobre eventos como recaudaciones de fondos o reuniones, y luego dirigirlos a un calendario en línea o página de registro donde pueden inscribirse y pagar por el evento. Estas comunicaciones e interacciones pueden ser rastreadas y analizadas, ayudando a las oficinas de relaciones con exalumnos a enfocar mejor sus esfuerzos. Algunas plataformas también ofrecen características de networking como bolsas de trabajo, que pueden ayudar a crear una comunidad en línea más fuerte de exalumnos.
Impulsa las donaciones de exalumnos — Las donaciones de exalumnos son una fuente de financiamiento esencial para cualquier institución de educación superior. Con el software de gestión de exalumnos, el personal universitario puede mantener una base de datos completa de donantes exalumnos y automatizar el envío de mensajes a los donantes durante una campaña de donación. Los portales web para donantes creados con la ayuda del software de gestión de exalumnos permiten a los donantes enviar dinero a la institución de manera rápida y fácil a través de pagos en línea. Estas donaciones pueden ser rastreadas usando software similar a CRM, lo que puede informar futuros acercamientos a esos donantes. Las herramientas de informes pueden consolidar los datos de donaciones en informes analíticos que pueden ser utilizados para dar forma a la estrategia general de recaudación de fondos de la universidad.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Alumnos?
Generalmente, el software de gestión de exalumnos es utilizado por profesionales responsables de las relaciones con exalumnos en una institución educativa. Aunque los colegios y universidades son los principales usuarios del software de gestión de exalumnos, algunas escuelas K-12 también pueden usarlo.
Personal de relaciones con exalumnos de colegios y universidades — El software de gestión de exalumnos es más comúnmente utilizado por empleados en las oficinas de desarrollo de colegios y universidades. Esto incluye a los coordinadores de relaciones con exalumnos, quienes son generalmente responsables de cultivar relaciones con los exalumnos de la institución y aprovechar esas relaciones para cumplir con los objetivos de recaudación de fondos. El personal responsable de la recaudación de fondos puede usar el software de gestión de exalumnos para mantener datos de exalumnos, buscar donaciones de exalumnos y comunicar noticias sobre la escuela o información sobre eventos especiales, como reuniones.
Personal de escuelas K-12 — Los administradores de escuelas K-12 también pueden usar el software de gestión de exalumnos, particularmente en instituciones privadas que dependen de la matrícula y las donaciones para financiar sus operaciones. Los consejeros académicos de K-12 pueden usar el software de gestión de exalumnos para rastrear a dónde van los graduados a la universidad y si se gradúan, lo que podría ayudar a identificar qué indicadores estudiantiles son más predictivos del éxito universitario.
Características del Software de Gestión de Alumnos
Para ayudar al personal de relaciones con exalumnos en su trabajo, el software de gestión de exalumnos puede tener algunas de las siguientes características:
Gestión de datos de exalumnos — Las características de base de datos en el software de gestión de exalumnos ayudan a los administradores a recopilar datos clave sobre los exalumnos, como información de contacto, historial profesional, estado de membresía y patrones de donación. Estos datos pueden permitir esfuerzos de alcance más efectivos y pueden ayudar al personal de relaciones con exalumnos a determinar a quién contactar y cuándo.
Sitio web de donaciones — Algunas soluciones de gestión de exalumnos pueden ayudar a las escuelas a configurar portales de donación personalizados. Las instituciones pueden agregar su propia marca a estos sitios web, permitiendo que se integren perfectamente con los otros activos en línea de la organización. Estos sitios web pueden ser compartidos en redes sociales para ayudar a aumentar la visibilidad de las campañas de recaudación de fondos.
Procesamiento de donaciones en línea — Las herramientas de procesamiento de pagos integradas en muchas plataformas de gestión de exalumnos permiten un procesamiento de donaciones optimizado. Los pagos en línea pueden facilitar el mantenimiento de registros y reducir el papeleo que viene con el seguimiento de donaciones enviadas por correo. Los donantes también pueden configurar pagos recurrentes, proporcionando potencialmente un flujo de donaciones más predecible.
Bolsas de trabajo y foros en línea — Otro canal para mantener a los exalumnos comprometidos son las bolsas de trabajo en línea, que pueden ser configuradas a través de algunas plataformas de gestión de exalumnos. Los exalumnos pueden usar estos foros para publicar oportunidades o solicitar ayuda de otros exalumnos en el mismo campo y construir sus redes profesionales, incluyendo a través de integraciones con plataformas de redes sociales. Además de las bolsas de trabajo, algunas plataformas ofrecen comunidades en línea donde los exalumnos pueden compartir historias o publicar fotos. Construir redes en línea puede ayudar a crear un mayor sentido de comunidad entre los exalumnos.
Integraciones con redes sociales — Las integraciones con plataformas de redes sociales como Facebook y LinkedIn permiten al personal de exalumnos más canales para conectarse con posibles donantes exalumnos. Especialmente para los estudiantes más recientes que se gradúan, las plataformas de redes sociales son formas indispensables de ponerse en contacto. Estas herramientas también pueden recopilar datos de las redes sociales para ayudar a mantener actualizadas las bases de datos de exalumnos.
Gestión de eventos — Cada etapa de la planificación de eventos de exalumnos como reuniones, encuentros regionales y reuniones en el campus puede ser gestionada en muchas plataformas de software, desde el envío de invitaciones para el evento hasta el procesamiento de registros y pagos en línea. Un proceso de planificación de eventos efectivo puede contribuir en gran medida a crear una comunidad de exalumnos más fuerte.
Notificaciones — Las herramientas de comunicación dirigida permiten a las oficinas de exalumnos enviar mensajes a grupos específicos de exalumnos, basándose en características como el año de graduación, trayectoria profesional o ubicación geográfica. Los mensajes también pueden dirigirse a ciertos grupos de donantes, como personas que han donado una cantidad específica durante el último año, o exalumnos que asistieron a un evento pero no donaron. Las características de comunicación similares a las que se encuentran en software de marketing por correo electrónico permiten a las oficinas de exalumnos rastrear el rendimiento de diferentes mensajes y comprender mejor cómo los exalumnos están interactuando con sus comunicaciones.
Informes — La generación de informes puede ayudar al personal a dar sentido a los grandes volúmenes de datos que los colegios y universidades recopilan sobre sus exalumnos. Las instituciones pueden analizar las interacciones con los donantes, rastrear cómo han fluctuado las donaciones a lo largo del tiempo e informar sobre donaciones planificadas para predecir mejor el éxito de las próximas campañas.
Compatibilidad móvil — Muchos productos de software de gestión de exalumnos ofrecen soporte para múltiples dispositivos para que las comunicaciones y los portales de donantes creados por el software puedan ser vistos cómodamente independientemente de si el exalumno está usando un teléfono celular, computadora portátil o tableta.
Tendencias Relacionadas con el Software de Gestión de Alumnos
Alcance personalizado a donantes — Al igual que la personalización se ha convertido en un elemento importante en ventas y marketing, los profesionales de relaciones con exalumnos están intentando más que nunca dirigir sus comunicaciones a la comunidad de exalumnos de manera más precisa. Un mensaje que está personalizado para una audiencia determinada — por ejemplo, miembros de la clase de 2009 en el área de Boston — puede ver más participación que un mensaje genérico que se envía a toda la membresía de una asociación de exalumnos. Usando herramientas similares a los productos de software CRM utilizados por profesionales de ventas, el personal universitario puede rastrear la participación de los exalumnos e interacciones con cada exalumno, permitiendo comunicaciones más personalizadas. Las instituciones están enfocadas en proporcionar una mejor experiencia al donante, y agregar un toque más personal es una estrategia que un número creciente de instituciones está implementando.
Participación a través de plataformas — Un número creciente de empresas de software de mensajería para exalumnos ha reconocido que intentar llegar a los exalumnos a través de un solo canal ya no es suficiente. El software de gestión de exalumnos ofrece amplias capacidades de mensajería para ponerse en contacto con los graduados de su institución a través de una serie de vías de comunicación — correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, publicaciones en redes sociales y sitios web. Difundir mensajes a través de diferentes plataformas permite a las instituciones llegar a los exalumnos incluso si un exalumno individual no usa todas esas plataformas de comunicación. Algunos ofrecen una integración de datos más profunda con plataformas de redes sociales, permitiendo que el software extraiga información de redes sociales como LinkedIn para mantener actualizada la información de los exalumnos.
Problemas Potenciales con el Software de Gestión de Alumnos
Dilución del mensaje — El desafío de llegar a una audiencia objetivo se ha vuelto más desalentador dado la enorme cantidad de información con la que las personas interactúan hoy en día. A pesar de las capacidades de comunicación del software de gestión de exalumnos, los usuarios deben ser estratégicos en cómo envían mensajes y a quién se los envían, con el objetivo de cortar el resto del ruido. Especialmente cuando las instituciones están pidiendo donaciones, las solicitudes enviadas usando el software de gestión de exalumnos pueden ser ineficaces en ausencia de una estrategia más integral para llegar a los exalumnos y alentarlos a donar.
Precisión de los datos — Actualizar tu información de contacto en el sitio web de la asociación de exalumnos de tu alma mater no es necesariamente una prioridad para la mayoría de las personas. Para las instituciones, eso significa que mantener registros precisos sobre los exalumnos puede ser un desafío a medida que sus exalumnos se mudan, cambian de trabajo y cambian de número de teléfono y direcciones de correo electrónico. Los colegios y universidades deben considerar cómo mantendrán los datos en su plataforma de gestión de exalumnos para asegurarse de que puedan llegar efectivamente a sus exalumnos.
Software y Servicios Relacionados con el Software de Gestión de Alumnos
Los productos de software de gestión de exalumnos a veces se integran con otros productos de software que ayudan a las organizaciones a recaudar dinero, como software de recaudación de fondos y software de gestión de donantes. También pueden integrarse con el sistema de información estudiantil (SIS) de la institución o software de asesoramiento académico para facilitar una transferencia eficiente de datos sobre los estudiantes a medida que se gradúan y se convierten en exalumnos.
