Entrega de Servicios de RRHH: Tipos, Beneficios y Mejor Software

Los recursos humanos (RRHH) están haciendo el trabajo de Dios.

La etapa inicial de su trabajo consiste en adquirir el talento adecuado para su empresa. Pero el trabajo no se detiene ahí. Diseñar procesos de entrevistas, subir descripciones de trabajo y resúmenes de la empresa en diferentes portales de empleo, y asignar lugares para entrevistas son parte de la prestación de servicios de RRHH. Y esta prestación de servicios de RRHH no es fácil, por decir lo menos.

Incluso para consultas sobre beneficios como tiempo libre pagado o recordar algo específico sobre una política, los empleados buscan la orientación del equipo de RRHH porque creen en la prestación de servicios de RRHH.

Para aliviar la presión sobre los equipos de RRHH, una plataforma unificada como el software de prestación de servicios de RRHH automatiza rondas repetitivas o alertas, supervisa la incorporación de empleados y gestiona las consultas de los empleados.

Debido a la rapidez con la que los entresijos de la gestión de empleados pueden cambiar y afectar los niveles de productividad, es esencial entender cómo la prestación de servicios de RRHH puede ayudar.

La prestación de servicios de RRHH se trata de optimizar los procesos del departamento de RRHH, desde la contratación de un empleado hasta su salida de la organización, pasando por todo el ciclo de vida del empleado. Hay tanto que los recursos humanos son responsables de gestionar: incorporación, gestión de beneficios para empleados, nóminas y más. La práctica de proporcionar todos estos servicios básicos es la prestación de servicios de RRHH, que ofrece al equipo de RRHH una forma de crear la mejor estrategia a lo largo de todo el ciclo de vida de la fuerza laboral, gracias a la automatización.

Tipos de modelos de prestación de servicios de RRHH

Cada departamento de RRHH sigue un protocolo estándar para controlar las operaciones de los empleados y monitorear los flujos de trabajo de nóminas sin superposiciones entre ningún proceso. Los modelos de prestación de servicios de RRHH se dividen en dos tipos: tradicional y multinivel.

Prestación de servicios de RRHH tradicional

Las empresas que emplean el modelo tradicional de prestación de servicios de RRHH utilizan un personal de RRHH descentralizado y generalista. Esto significa que reportan y satisfacen las necesidades de cada departamento proporcionando un servicio personalizado y práctico para ejecutivos, gerentes y empleados.

Las organizaciones más pequeñas utilizan más comúnmente este método con un personal más consolidado. Si una empresa más grande adoptara este método, los gerentes de RRHH se quemarían mientras trabajan en interminables tareas administrativas para un número tan alto de empleados. Además, los empleados se frustran porque no obtienen un tiempo de respuesta rápido del equipo de RRHH a sus preguntas o inquietudes.

Prestación de servicios de RRHH multinivel

El modelo de prestación de servicios de RRHH multinivel fue desarrollado por David Ulrich, quien lo denominó el modelo de taburete de tres patas. En este modelo, los problemas de los empleados son manejados por tres grupos de profesionales de RRHH, cada uno con un conjunto de habilidades único.

• Servicios compartidos: Este equipo de líderes de RRHH es el primer punto de contacto para empleados y gerentes, ya que son responsables de las preguntas, solicitudes e inquietudes diarias. Por lo general, los empleados tienen acceso a un portal de autoservicio para empleados para estas solicitudes, que generalmente se encuentra en sus dispositivos móviles.
• Centros de excelencia: Un equipo de especialistas en RRHH maneja situaciones más complejas o desafiantes. También les corresponde gestionar programas y políticas centradas en compensación y beneficios, capacitación, dotación de personal y gestión del rendimiento.
• Socios de negocio de RRHH: Profesionales de RRHH de alto nivel encargados de problemas de personas que podrían afectar el resultado final de un negocio. Este equipo maneja programas para el proceso de reclutamiento, planificación de sucesiones y más.

Estos tres grupos se dividen luego en cuatro niveles que explican más a fondo los niveles que crean este modelo de prestación de servicios de RRHH.

• Soporte de nivel 0: Consiste en servicios compartidos de RRHH ya que proporciona a los empleados y gerentes de nivel inferior tecnología de autoservicio. Estas herramientas aseguran que los empleados puedan encontrar información sin contactar directamente a los representantes de RRHH.
• Soporte de nivel 1: Manejado por el equipo de servicios compartidos de RRHH cuando los empleados no pueden encontrar lo que buscan o no tienen un portal o tecnología de RRHH disponible para el acceso de los empleados. Un empleado envía una solicitud, que luego se envía a un miembro del equipo de RRHH que puede responder. Si el problema dentro del ticket es demasiado complicado, se mueve al nivel 2.
• Soporte de nivel 2: Consiste en expertos en la materia dentro del departamento de gestión de recursos humanos (HRM) que tienen conocimiento especializado de interacciones complejas y situaciones de gestión de casos.
• Soporte de nivel 3: Reservado para relaciones con empleados fuera de la base de conocimiento estándar que necesita interacción cara a cara con un líder estratégico de RRHH.

Es cada vez más común en una fuerza laboral más moderna utilizar un enfoque multinivel para los sistemas de RRHH. Combinar esto con la tecnología adecuada puede aumentar la satisfacción de los empleados, crear procesos comerciales más optimizados y promover un mejor cambio en la gestión.

Beneficios del modelo de prestación de servicios de RRHH

Una organización puede experimentar muchos beneficios al adoptar un modelo de prestación de servicios de RRHH. Al implementar la tecnología y las iniciativas adecuadas de prestación de servicios de RRHH, algunos de estos beneficios son:

• Mejora de la experiencia del empleado: Debido a que RRHH impacta todo el ciclo de vida de un empleado, tener intercambios positivos respecto a preguntas o inquietudes con información precisa puede promover una mejor experiencia del empleado y una cultura empresarial general mientras mejora el compromiso de los empleados.
• Mejores análisis y reportes de RRHH: El software de prestación de servicios de RRHH cuenta con la funcionalidad de rastrear y analizar datos y métricas centradas en problemas de empleados. Tener estos datos facilita a los equipos de RRHH tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar los procesos y procedimientos internos relacionados con la gestión de servicios para empleados. Estas herramientas también pueden monitorear y rastrear interacciones de empleados para que el equipo de RRHH siempre pueda acceder a casos de empleados.

• Aumentar la productividad de los empleados: Usar tecnología para automatizar la comunicación enviando la solicitud correcta al miembro adecuado del equipo de RRHH optimiza el flujo de trabajo. Cuando los empleados obtienen una respuesta rápida a su consulta, pueden volver a sus tareas diarias más rápido. Además, el departamento de RRHH puede proporcionar servicios de manera más eficiente y responder a más solicitudes.
• Más rentable y eficiente: RRHH se convierte en un departamento más rentable ya que la tecnología puede optimizar la prestación de servicios de RRHH y la velocidad a la que se procesan y manejan todas las consultas. Gracias a procedimientos estandarizados, respuestas y resoluciones más rápidas a las preguntas de los empleados significan que no se pierde tiempo y se utiliza de manera óptima. Esto también significa que el equipo de RRHH pasa menos tiempo manejando tickets y más tiempo trabajando en formas de asegurar que la empresa y sus empleados sean un éxito.

Mejores prácticas de prestación de servicios de RRHH

Al implementar modelos de prestación de servicios de RRHH dentro de una organización, se deben tener en cuenta prácticas y procesos específicos.

Utiliza la tecnología adecuada

En su núcleo, la prestación de servicios de RRHH se trata de asegurar que el departamento de RRHH tenga las herramientas adecuadas dentro de su pila tecnológica. La plataforma adecuada puede ser de gran ayuda para diseñar el flujo de trabajo correcto, ayudar a resolver casos rápidamente y construir una base de conocimiento de recursos para empleados. Es bueno elegir un software que se ajuste al tamaño de una organización pero que también pueda escalarse cuando se espere crecimiento.

Habilita el autoservicio para empleados

Cuando se utiliza un portal de autoservicio para empleados, el personal puede buscar los formularios o políticas que necesitan sin tener que clasificar grandes cantidades de información no relevante para sus inquietudes o preguntas. Este portal debería ser su lugar de referencia para las respuestas que necesitan sin incomodar al equipo de RRHH.

Tener esta información disponible al alcance de la mano es especialmente conveniente para trabajadores remotos o aquellos que están frecuentemente fuera de la oficina por motivos de viaje.

Ten transparencia

Cuando las solicitudes de los empleados se envían al miembro correcto del equipo de RRHH, asegúrate de actualizar al empleado sobre su progreso. De esta manera, los empleados estarán al tanto de cuán rápido obtendrán una respuesta y qué miembro del departamento les estará asistiendo con sus necesidades. Esta transparencia también ayuda si su ticket o solicitud está siendo escalada a un nivel diferente para obtener más ayuda. Se trata de mantener al empleado sintonizado con el flujo de trabajo.

Sé personal

Si bien la prestación de servicios de RRHH se centra en la tecnología, no significa que RRHH deba perder el toque personal. Aunque los empleados pueden acceder a mucha información en línea, algunos asuntos aún necesitan ser resueltos con una persona real. Después de todo, RRHH se trata de trabajar con personas para que no se queden al margen.

No hay sustituto para la interacción humana y la comunicación abierta, especialmente en RRHH.

Los 5 mejores software de prestación de servicios de RRHH

El software de prestación de servicios de RRHH es una excelente adición para las empresas que necesitan ayuda para simplificar operaciones complejas de RRHH. Estas herramientas combinan tecnología de centro de servicios y mesa de ayuda para estandarizar cómo los profesionales de RRHH interactúan con los empleados, ayudando tanto al equipo de RRHH como a los empleados a enviar, revisar y responder a tickets o solicitudes.

Para ser incluido en la categoría de prestación de servicios de RRHH, el software debe:

• Proporcionar un portal de autoservicio para empleados
• Monitorear y gestionar interacciones de todos los empleados
• Enviar consultas al departamento o empleado correcto
• Facilitar solicitudes de RRHH relacionadas con nóminas, información de empleados, administración de beneficios y más

*A continuación se presentan los cinco principales software de prestación de servicios de RRHH del Informe Grid® de Verano 2023 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP ayuda a las pequeñas empresas con todas sus necesidades de RRHH. Esta solución de nóminas y RRHH para pequeñas empresas fue creada para ayudar a los equipos a ahorrar tiempo, mantenerse en cumplimiento y gestionar un equipo con facilidad. Además de las nóminas, RUN cuenta con grandes funcionalidades como evaluar necesidades de contratación, proporcionar formas de gestionar beneficios para empleados y mucho más.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“Esta herramienta cuenta con un gran servicio al cliente. Es muy fácil de usar y personalizar según las necesidades de tu negocio. Me lleva unos 30 minutos menos que cuando usaba QuickBooks. Estoy obteniendo mucho más por mi dinero con ellos en comparación con mi proveedor de servicios anterior. Este sistema de nóminas es muy fácil de usar en comparación con otros. También hemos incorporado algunos de sus otros servicios, que fueron fáciles y no complicados para mis empleados ni para mí.

Ahora estamos usando el seguro de compensación laboral a través de ADP, lo cual ha sido genial. Se basa en números reales de mi nómina, por lo que no más auditorías tediosas de seguros de compensación laboral. También hemos incorporado el plan 401k a través de ellos, y fue fácil para mis empleados configurarlo, y yo no tengo mucho trabajo que hacer tampoco.”

-Reseña de RUN Powered by ADP, Kaija J.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Una cosa que no me gusta es que solo podemos designar una clase de compensación laboral a un empleado. Si trabajan en diferentes capacidades que caen bajo diferentes clasificaciones, no podemos dividir su pago para que se informe a L & I bajo las clasificaciones correctas. Como ejemplo, si un empleado trabaja bajo la clase 0603-00 de manera regular pero trabaja un día bajo la clase 0508-09, solo puedes designar un departamento a cada tasa de pago y no reportarlo bajo cada clasificación de L & I. También tengo problemas para encontrar algunos informes de impuestos bajo el nuevo Centro de Informes que estaban incluidos en las listas de informes anteriores. En general, hay muy poco que no me guste de ADP Run.”

-Reseña de RUN Powered by ADP, Michelle M.

2. SAP SuccessFactors

Los usuarios que necesitan una suite de gestión de experiencia humana (HXM) no deben buscar más allá de SAP SuccessFactors. Reinventa toda la experiencia del empleado, haciendo que las transacciones tradicionales de RRHH sean más atractivas, gracias a la tecnología inteligente. Cubre la gestión de RRHH, desde soluciones de RRHH y nóminas básicas hasta la incorporación y planificación de sucesiones.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“SAP SuccessFactors es un sistema realmente útil y de funcionamiento fluido que es fácil de usar. Es muy fácil de navegar y muestra información relevante en el perfil de cada empleado. Puede ser utilizado en toda la empresa y generalmente es una experiencia agradable para el usuario.”

-Reseña de SAP SuccessFactors, Journey W.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Algunas integraciones se vuelven agotadoras a veces si no tienes acceso a personas técnicas de SAP. Si no obtienes ayuda profesional, seguro que tendrás dificultades con ello, y lleva días hacer que los cambios se realicen. Aparte de eso, no soy fanático de la plataforma de aprendizaje y desarrollo de SAP, que ofrece opciones limitadas para usar algo de creatividad. La plataforma te permite crear contenido, usar plantillas, generar formularios y descargar informes, pero las limitaciones son no tener opciones, características o botones para hacer que el contenido sea interesante.”

-Reseña de SAP SuccessFactors, Km N.

3. Leena AI

Leena AI hace posible que las empresas empresariales construyan una experiencia de empleado de primer nivel utilizando una plataforma conversacional habilitada por IA. Puede responder consultas de empleados en tiempo real y optimizar las operaciones diarias del equipo de RRHH, todo mientras resuelve tickets de empleados y gestiona solicitudes de empleados. Leena AI también puede crear informes analíticos para la alta dirección, proporcionando mayor visibilidad en las consultas de empleados.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“El bot de Leena AI tiene una gran herramienta de tickets y un panel para impulsar el uso. La interfaz de usuario podría ser más creativa y las funciones de reconocimiento de voz mejoradas, pero en general es una buena y útil plataforma. Nos permite interactuar con los empleados y reducir los esfuerzos de RRHH.”

-Reseña de Leena AI, Nilam C.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“La experiencia de usuario/interfaz de usuario puede mejorarse, y deberían añadirse más características de utilidad de la aplicación. Habilitar comandos de voz en el bot dará a los usuarios una experiencia de alto nivel.”

-Reseña de Leena AI, Soumya R.

4. Personio

Las pequeñas y medianas empresas con hasta 2,000 empleados recurren a Personio para realizar sus procesos de RRHH más rápido. Esta solución de software permite a los gerentes de RRHH centrarse en las necesidades de los empleados en lugar de quedar atrapados en tareas tediosas.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“De todas las herramientas que he usado e implementado en el pasado, con Personio, tuve el mayor apoyo durante la implementación. Me encanta que puedas asignar diferentes horarios de trabajo a diferentes empleados, lo que hace que sea mucho más fácil calcular los días de vacaciones para todos correctamente. También me encanta que todas las configuraciones generales sean configuraciones de mejores prácticas, que son perfectas para comenzar de inmediato.”

-Reseña de Personio, Leonie H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Desafortunadamente, hay bastantes fallos en el módulo de rendimiento, y se puede sentir que es bastante nuevo en el ecosistema. Funciona, pero se beneficiaría enormemente de una revisión de la experiencia del usuario. En segundo lugar, la aplicación móvil es bastante básica y no ofrece muchas características además de reservar vacaciones y bajas por enfermedad.”

-Reseña de Personio, Sebastian K.

4. OnBase

OnBase es una herramienta operativa de procesos que ayuda a convertir los desafíos recurrentes de una empresa en flujos de trabajo accionables para construir estrategias de RRHH. También se conecta a una plataforma LOB completa como Workday HCM para apoyar tareas críticas y gestión de contenido. OnBase trabaja hacia la creación de proyectos de RRHH personalizables y rentables que van más allá de TI y ofrecen un retorno de inversión más rápido.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"OnBase tiene muchas herramientas o características útiles listas para usar que proporcionan un marco para soluciones dirigidas a muchas industrias. Creo que el módulo o herramienta que más destaca es OnBase Workflow. Tiene muchas opciones de configuración que se pueden aprovechar para resolver un problema empresarial de cualquier escala, ya sea un proceso de aprobación para aprobar tiempo libre o un flujo de trabajo mucho más integrado con otra aplicación de línea de negocio como un ERP o un EHR."

-Reseña de OnBase, Mark B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Con la cantidad de módulos y cambios de configuración, es posible perderse en los detalles técnicos al ajustar la solución. Aprovechar al máximo las capacidades de integración de OnBase requiere desarrolladores de software con conocimientos. Esta necesidad se reduce si tu organización tiene una inversión en otras soluciones para su industria, con las que OnBase tiene integraciones de primera parte."

-Reseña de OnBase, Andy B.

Preguntas, respuestas y mucho más

Los empleados recurren al equipo de RRHH con muchas preguntas e inquietudes. Cuando la prestación de servicios de RRHH está en funcionamiento, puede elevar a cualquier organización, especialmente con el software adecuado para optimizar políticas y procedimientos.

Ahora que los empleados tienen un lugar al que acudir para sus preguntas sobre sus beneficios, implementa una administración de beneficios adecuada para que tu organización ofrezca lo que los empleados más necesitan.