Beste Buchhaltungssoftware
Buchhaltungssoftware ist darauf ausgelegt, finanzielle Transaktionen, Ausgaben, Einnahmen und Cashflows innerhalb einer Organisation zu verwalten. Diese Dienste automatisieren Verbindlichkeiten und Forderungen, Buchungseinträge, Hauptbücher und Finanzberichte für Buchhaltungs- und Finanzprozesse, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Renten, Investitionen und Budgetprognosen in verschiedenen Organisationen.
Unternehmen nutzen die beste Buchhaltungssoftware, um finanzielle Aktivitäten zu registrieren und Finanzanalysen durchzuführen, um Investitionsentscheidungen zu treffen. Diese Software integriert sich mit Finanzdienstleistungssoftware, Abrechnungssoftware, Budgetprognosesoftware und ERP-Systemen. Sie bietet auch branchenspezifische Funktionen wie Projektbuchhaltung, AP-Automatisierung für professionelle Dienstleistungsunternehmen und Kosten- und Fondsbuchhaltung für gemeinnützige Organisationen.
Buchhaltungssoftware hilft, die aktuellen Finanzen zu verwalten und die Verarbeitung von Bargeld und die Zuweisung von Einnahmen zu analysieren. Mit Buchhaltungssoftware können Sie Geschäftstransaktionen, Rechnungen, Belege, Verbindlichkeiten, einbehaltene Gewinne, Steuern und Compliance, Cashflows, Schuldenrückzahlungen, Amortisation oder Abschreibung verfolgen. Sie kann auch Daten mit Zahlungsabwicklungssoftware oder Kernbankensoftware austauschen.
Um in die Kategorie Buchhaltung aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Das Hauptbuch und den Kontenplan eines Unternehmens führen Funktionen zur Automatisierung von Forderungen und Rechnungsstellung bieten Workflows für Verbindlichkeiten zur Zahlungsabwicklung und Bestellungen automatisieren Benutzern ermöglichen, Buchungseinträge zu erstellen, um Transaktionen und Kontensalden anzupassen Kosten und Einnahmen verfolgen sowie die Rentabilität der vom Unternehmen verkauften Produkte und Dienstleistungen bestimmen Bargeld, Bankkonten und Zahlungsmethoden (Scheck, Kreditkarte, ACH usw.) verwalten Benutzern beim Finanzabschlussprozess am Ende jedes Abrechnungszeitraums helfen Standardberichte wie Finanzberichte und Dashboards zur Verfolgung finanzieller KPIs liefernBeste Buchhaltungssoftware auf einen Blick
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Mehr über Buchhaltungssoftware erfahren
Was ist Buchhaltungssoftware?
Buchhaltungssoftware hilft Einzelpersonen und Unternehmen, ihre finanziellen Transaktionen, Aufzeichnungen und Prozesse zu verwalten. In größeren Unternehmen wird Buchhaltungssoftware auch verwendet, um HR- und Gehaltsabrechnungsoperationen, rechtliche Operationen, Rechnungserstellung, Hauptbuch und Entwurf zu optimieren.
Mit dem Aufkommen von Buchhaltungssoftware hat sich die Nutzung von Excel-Tabellen und Kassenbüchern zur Speicherung von Finanzdaten verringert. Die Software integriert sich auch mit HRM-Software, Gehaltsabrechnung, Budgetierung und Prognosen, Bankabstimmung, AP-Automatisierung und Rechnungssoftware, um dem Benutzer Klarheit über seine erwirtschafteten Einnahmen zu verschaffen.
Mit Buchhaltungssoftware können Benutzer auch Gehaltsabrechnungen, Steuerformulare, Cashflow-Rechnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Quittungen erstellen, um Stakeholder-Dienste, Lieferantendienste und Partnerschaftsvereinbarungen zu regulieren.
Große kommerzielle und nicht-kommerzielle Branchen sind auf Buchhaltungssoftware umgestiegen, um ihre Geschäftsausgaben zu verwalten und alles auf Papier zu halten. Es verhindert "unter der Hand"-Aktivitäten, indem es Zahlungserinnerungen, Genehmigungen und ausstehende Quittungen im Mainframe-Dashboard anzeigt. Es unterstützt auch grenzüberschreitende Transaktionen, Devisen, Tarifkontrolle und Lieferkettenausgaben für Unternehmen, um Bestellungen, Inventar- und Rohstoffkosten sowie Lagerhausoperationen zu automatisieren.
Warum Buchhaltungssoftware verwenden?
Unternehmen verwenden Buchhaltungssoftware hauptsächlich, weil Geschäftsinhaber und Kapitalisten sich keine Nachlässigkeit in den finanziellen Operationen eines Unternehmens leisten können. Die Geschäftsinhaber müssen über den Kassenbestand, die einbehaltenen Gewinne, implizite und explizite Ausgaben, Schulden und Überweisungen informiert sein.
Buchhaltungssoftware erstellt Buchungssätze darüber, was auf ein Konto eingeht (Kredit) und was von einem Konto abgeht (Debit), um Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zu verwalten. Die Software führt mathematische und statistische Operationen durch, um Vorhersagen über die besten Investitionsbereiche für die Zukunft zu erstellen. Sie hilft auch bei der Berechnung von Days Inventory Outstanding (DIO), Days Sales Outstanding (DSO), Umsatzerlösen, COGS und Betriebskapital zur Stabilisierung des Nettogewinns.
Während sich Unternehmen darauf konzentrieren, mehr Bestellungen zu unterzeichnen und Waren zu transportieren, listet die Buchhaltungssoftware ihre Lieferquittungen, Landekosten, Durchschnittskosten und Mitarbeiterlöhne für die Produktionsverantwortlichen auf. Durch die Berechnung dieser Beträge können Benutzer ihre Auszahlungen sortieren, Steuern registrieren und darauf hinarbeiten, ein profitables Geschäft aufzubauen.
Buchhaltungssoftware automatisiert die Buchung von Aufzeichnungen, unabhängig davon, für wen sie sind. Es kann für einen Verbraucher, Lieferanten, Partner, Stakeholder oder implizite Ausgaben des Unternehmens sein. Die Software überwacht auch das Management von Finanzanlagen, um einen klaren Überblick über aktuelle, feste und abschreibende Vermögenswerte zu geben.
Arten von Buchhaltungssoftware
Es gibt verschiedene Buchhaltungssysteme, aus denen man je nach Unternehmensgröße und Zyklus des Finanzdatenmanagements wählen kann.
- Desktop-Buchhaltungssoftware: Die allgemeine Software, die auf Mainframe-Computern innerhalb einer Organisation installiert ist, um Kassenaufzeichnungen zu speichern, zu ändern, hinzuzufügen und zu löschen. Beispiele sind Quickbooks Desktop Pro, Sage 50 und Tally. Sie kann von Buchhaltungs- und Finanzmitarbeitern auf Junior-Ebene verwendet werden, um Tally-Aufzeichnungen einzugeben, Kassenjournale zu erstellen und gute Rechnungen zu verwalten.
- Cloud-basierte Buchhaltungssoftware: Die meisten neuen Buchhaltungstools wurden in der Cloud geboren; ihre Preismodelle basieren normalerweise auf der Anzahl der Benutzer. Cloud-basierte Lösungen sind einfach zu implementieren, erfordern keine Hardware-Investitionen und ermöglichen es Benutzern, im Laufe der Zeit basierend auf der Nutzung zu zahlen. Oft haben Cloud-Tools Schwierigkeiten, robuste Offline-Funktionalitäten bereitzustellen, die es Benutzern ermöglichen, Aktionen abzuschließen und auf Konten zuzugreifen, während sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Die Cloud ist normalerweise eine bessere Option für die Buchhaltung von Kleinunternehmen aufgrund ihrer geringeren Kosten.
- Enterprise Resource Planning (ERP)-System: Mit einem ERP-System können Sie Buchhaltungssoftware mit funktionaler Software wie HRM, Gehaltsabrechnung, Vertrieb, Mehrwertsteuer-Compliance und Zeiterfassung integrieren, um Ihre Workflows besser zu verwalten und Aufzeichnungen sofort anzuzeigen. Die Software zentralisiert Daten über verschiedene Vertikalen hinweg und verbessert die Benutzererfahrung. Beispiele sind SAP ERP, Dynamics 365 und Oracle Netsuite.
- Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen: Für ein kleines Unternehmen mit einer bescheidenen Anzahl von Mitarbeitern reduziert die Investition in Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen den manuellen Aufwand für die Gehaltsabrechnung, automatisiert Geldtransaktionen und verwaltet Unternehmensausgaben über Abteilungen hinweg. Beispiele sind Keka, Zoho Books und Wave.
- Open-Source-Buchhaltungssoftware: Open-Source-Buchhaltungssoftware ist eine kostenlose, serverkompatible Version, die über jeden App-Marktplatz wie den Play Store oder den App Store installiert werden kann. Sie hat einen kostenlosen Installationsprozess und kann grundlegende Buchhaltungs- und Finanzprozesse wie Rechnungsstellung, Finanzanalyse und Berichterstattung sowie Dateneingabe abwickeln.
- Freemium-Buchhaltungssoftware: Die Freemium-Buchhaltungssoftware bietet eine Standardplattformversion kostenlos an, berechnet jedoch Gebühren für Add-ons. Unternehmen können auf die Basisversion zugreifen, die für Standardberechnungen und -aussagen verwendet werden kann, müssen jedoch zusätzliche Kosten für erweiterte Funktionen zahlen.
- Branchenspezifische Buchhaltungssoftware: Buchhaltungssysteme können sich je nach Art der Branche, die sie bedienen, unterscheiden. Steuercodes, Vorschriften und bewährte Verfahren variieren je nach Branche. Käufer müssen feststellen, ob ein Produkt, das den Standards ihrer Branche entspricht, die beste Lösung ist oder vielseitig genug ist, um an ihre Bedürfnisse angepasst zu werden.
- Online-Rechnungssoftware: Diese Software generiert Quittungen für Bestellungen, hilft bei der Verwaltung von Lieferanten- und Kundenzahlungen und ermöglicht es Benutzern, ihre Rechnungen mit vordefinierten Vorlagen zu gestalten. Einige Beispiele sind Hiveage und Invoicely.
- Buchhaltungssoftware für Selbstständige: Ein Freiberufler, Unternehmer oder Verkäufer, der Finanzen, Inventar und weitere Investitionen verwalten muss, kann sich für Buchhaltungssoftware für Selbstständige entscheiden, die hilft, neue Geschäftsstrategien vorherzusagen. Beispiele sind QuickBooks Self-employed oder FreshBooks.
- Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen: Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen richtet sich an gemeinnützige Organisationen und NGOs, die in kritische Projekte investieren und allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) oder Fondsbuchhaltungsgrundsätze befolgen, während sie Finanzen analysieren.
- Mobile Buchhaltungs-Apps: Diese Buchhaltungssoftware bietet eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche, die Ihnen hilft, Rechnungen zu erstellen, Ausgaben zu verfolgen, Genehmigungen zu erhalten oder Ihre Konten unterwegs einzurichten. Beispiele sind ZohoBooks und Xero Mobile.
Hauptmerkmale der besten Buchhaltungssoftware
Neben der Erfassung von Finanztransaktionen erleichtert Buchhaltungssoftware das Leben von Mitarbeitern, Investoren und Stakeholdern durch die folgenden Funktionen.
- Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz: Die Software bewertet die Kosten der Waren, Vermögenswerte, Umsatzerlöse, Gewinne vor Steuern, Verbindlichkeiten, Forderungen und Nettogewinne für jeden Monat. Diese Daten helfen beim Erstellen von Gewinn- und Verlustrechnungen und Bilanzen zum Nutzen der Eigentümer und Investoren.
- Margenschätzung: Diese Software hilft bei der Analyse von in die Betriebsforschung und -entwicklung (F&E) investierten Geldern und berechnet variable, Brutto- und Nettogewinnmargen. Die Bewertung von Margen mit Buchhaltungssoftware erhöht den Erfolg von Investitionen.
- Abschreibung und Amortisation von Vermögenswerten: Der Wert von Vermögenswerten (ob fest oder aktuell) muss explizit in der Gewinn- und Verlustrechnung angegeben werden. Der Wert des Vermögenswerts nimmt im Laufe der Zeit ab, und ein gewisser Return on Investment muss durch Umsatzerlöse erzielt werden. Das Buchhaltungssystem berechnet den abgeschriebenen Wert von Vermögenswerten und zieht den Wert vom Nettoumsatz ab. Es hilft auch bei der Amortisation von Vermögenswerten und hilft Benutzern, ihre Darlehenszahlungen für den Kauf von Vermögenswerten über die Zeit zu verteilen.
- Inventar und ausstehende Verkäufe: Mit Buchhaltungssoftware können Benutzer ihre Stücklisten (BOM), Lagerumschlag und ausstehende Verkäufe (Forderungen) verwalten. Es informiert Benutzer über ihre ausstehenden Zahlungen, Herstellungskosten und Lagerbestände innerhalb ihres Ausgabenverfolgungsmoduls.
- Einbehaltene Gewinne und Dividenden: Während Investoren Eigenkapital verwässern oder Darlehen aufnehmen, um das Geschäft auszubauen, berechnet die Buchhaltungssoftware, wie viel Gewinn in einem bestimmten Monat einbehalten wurde. Einbehaltene Gewinne sind entweder Dividenden, die Eigentümer und Investoren untereinander verteilen können, oder sie werden in das Geschäft reinvestiert.
- Gewinn und Verlust: Buchhaltungssoftware digitalisiert Forderungen und bewertet, wie viel Gewinn oder Verlust ein Unternehmen in einem bestimmten Finanzquartal erzielt hat. Die integrierten Berichts- und Analysefunktionen beschreiben erzielte Gewinne und Verluste sowie die mögliche Ursachenanalyse für niedrige Einnahmen.
- Berechnung der Gewinne vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen (EBIT): Buchhaltungssoftware verfügt über vorgefertigte Kennzahlen und Metriken zur Bewertung des EBIT. EBIT ist das Maß für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Sein Wert wird berechnet, indem fällige Zinsen, Abschreibungskosten und Steuern von den erzielten Umsatzerlösen abgezogen werden.
- Devisen und Zölle: Mit Buchhaltungssoftware können Benutzer internationale Zahlungen optimieren. Es unterstützt die Umrechnung von mehreren Währungen, Tarifraten und Parität, um faire Handelspraktiken sicherzustellen. Die Lösung ist für internationale Banküberweisungen, weiße Transaktionen und sofortige Rückerstattungen konzipiert.
- Integrationsfähigkeiten: Buchhaltungssoftware integriert sich oft mit Banksoftware oder Bankfeeds für den automatisierten Import und Export von Transaktionsaufzeichnungen. Die Integration zeigt, dass Finanzen aktualisiert sind, Geldzuflüsse und -abflüsse genau sind und Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen keine Ausreißerwerte aufweisen.
- Anpassung und Skalierbarkeit: Sie können Buchhaltungs- und Finanzberichte basierend auf Ihren Anwendungsfällen und Geschäftsanforderungen anpassen. Es bietet anpassbare Vorlagen zum Erstellen von Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Rechnungen oder Hauptbuchblättern mit dem Briefkopf des Unternehmens und dem Thema der Marke.
- Eigenkapitalfinanzierung: Buchhaltungssoftware verwaltet Eigenkapitalemissionen, individuelle Aktionärskonten und Kapitalinvestitionen. Die Lösung bietet tiefgehende Einblicke in den jährlichen wiederkehrenden Umsatz (ARR), den Nettowiederkehrenden Umsatz (NRR), den Net Promoter Score (NPS) und andere Finanzkennzahlen, um Stakeholder über die neuesten umsatzbasierten Prozesse auf dem Laufenden zu halten.
- Verhältnisberechnung: Das System berechnet auch Verhältnisse wie NPV, Bruttogewinnmarge, Betriebsmarge usw. basierend auf den eingegebenen Daten. Diese Datenpunkte tragen zur Analyse der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens bei.
- Prüfungspfad und Investorenbeziehungen: Die Lösung gibt nicht nur Papier nach Papier aus, sondern hält auch ein Repository für alle rechtlichen und finanziellen Dokumente, die von einem Unternehmensstakeholder verwendet werden. Es integriert sich auch mit Software für Investorenbeziehungen, um Aktien und Schuldverschreibungen zu verwalten.
- Internationalisierung: Die Internationalisierung ermöglicht es Benutzern, Geschäfte mit demselben Inhalt in mehreren Sprachen und Währungen zu sehen und abzuwickeln. Manchmal können lokale oder bundesstaatliche Vorschriften spezifische Formate und detaillierte Informationen erfordern, die auf Rechnungen und anderen Finanzdokumenten enthalten sein müssen.
- Multi-Entity oder Konsolidierung: Diese Funktion ermöglicht Multi-Ledger- und Multi-Tenant-Architekturen, automatisierte Konsolidierungen, Inter-Entity-Transaktionen und Eliminierungen.
- Bankabstimmungen: Transaktionen werden aus Quellsystemen importiert, und automatisierte Abgleichsfunktionen stimmen die meisten Transaktionen ab. Dies umfasst benutzerflexible, benutzerdefinierte Abgleichs- und Gruppierungsregeln, um die Zeit zu reduzieren, die benötigt wird, um genaue Abstimmungen zu erstellen.
Was sind die Vorteile von Buchhaltungssoftwaresystemen?
Verschiedene Vorteile von Buchhaltungssoftware können genutzt werden, um einen genauen, Echtzeit-Einblick in die Finanzen eines Unternehmens zu erhalten. Es enthält auch Funktionen wie automatische Rechnungsstellung, die Zeit spart, indem sie mühsame Buchhaltungsaufgaben automatisiert, sowie fortgeschrittenere Funktionen oder Add-ons wie Gehaltsabrechnung, Versandinventar und Projektmanagement, die andere Aspekte eines Unternehmens optimieren können.
Hier sind die Vorteile von Buchhaltungssoftware:
- Datengenauigkeit: Die Software erhöht die Datengenauigkeit, indem sie das Risiko menschlicher Fehler beseitigt. Die Software ist mit robusten mathematischen und statistischen Bibliotheken und Softwarepaketen ausgestattet, um jede Programmfunktion aufzurufen, um Zahlen und Metriken zu berechnen.
- Zeiteffizienz: Die Automatisierung von Finanztabellen spart Zeit und ermöglicht es Buchhaltern und Finanzbuchhaltern, sich auf den Aufbau strategischer Initiativen zu konzentrieren.
- Echtzeit-Finanzeinblicke: Benutzer können den Inhalt eines Finanzberichts ändern, und die Änderungen werden in kürzester Zeit reflektiert. Die Software aktualisiert Finanzkennzahlen, Werte und Prozentsätze in Echtzeit.
- Finanzberichterstattung: Die Software generiert anpassbare Rechnungen, Berichte, Finanzabschlüsse und Finanzzusammenfassungen, damit Benutzer ihre finanzielle Gesundheit weise analysieren können, um kritische Investitionsentscheidungen zu treffen.
- Compliance und Prüfungsbewusstsein: Buchhaltungssoftware hält die staatliche Compliance ein. Sie hält die Steuerintegrität aufrecht und zeigt genaue weiße Transaktionen, um Diskrepanzen in den Zahlen zu beseitigen.
- Funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Die Software verbessert die Zusammenarbeit, indem sie Benutzern hilft, Dateien mit internen oder externen Teams zu teilen. Sie erstellt auch benutzerdefinierte Berichte und Metriken, auf die jeder autorisierte Manager zugreifen oder sie ändern kann.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Buchhaltungssoftware passt sich der sich ändernden Mitarbeiterzahl, Investitionen und Geschäftserweiterungen an. Sie kann große Mengen an Finanzdaten verarbeiten und finanzielle Komplexität vereinfachen.
Wer verwendet Buchhaltungsprogramme?
Buchhaltungssoftware wird von Buchhaltern, Controllern, Chief Financial Officers (CFOs) und anderen Mitgliedern von Buchhaltungsabteilungen verwendet.
Die Buchhaltungsabteilung variiert je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Operationen. Sie kann eine Person umfassen, die für alles verantwortlich ist, oder viele Mitarbeiter, die für spezifische Finanzoperationen wie AP, AR, Cash-Management oder Ausgabenmanagement zuständig sind.
- Buchhalter: Buchhalter verwenden Buchhaltungssoftware für Finanzberichterstattung, wie Prognosen, Gewinn- und Verlustberichte, Bilanzen und Cashflow-Rechnungen.
- Buchhaltungsfirmen: Buchhaltungsfirmen verwalten Finanzen für ihre Kunden. Externe Buchhalter können ihre Software verwenden, um Kunden zu helfen, oder sie müssen die Software des Kunden verwenden.
- Controller: Controller verwenden diese Software, um Buchhaltungsaktivitäten zu überwachen und sicherzustellen, dass Hauptbücher genau das Geld widerspiegeln, das in das Unternehmen ein- und ausgeht.
- CFO und Manager: Führungskräfte verwenden Buchhaltungssoftware, um sicherzustellen, dass Kontrollen in die Art und Weise eingebaut sind, wie ihr System Daten zusammenstellt und die finanzielle Situation des Unternehmens bewertet. Führungskräfte müssen normalerweise auf Finanzberichte und Dashboards zugreifen und verwalten selten Transaktionen oder andere Buchhaltungsaktivitäten.
- Startup-Gründer und Freiberufler: Individuen wie diese verwenden Buchhaltungssoftware, um ihre Investitionen zu erfassen, den ROI zu berechnen und Gehaltsinformationen zu verwalten.
- Regierungsbehörden: Regierungsbehörden müssen öffentliche Gelder verwalten, Free-Rider-Probleme reduzieren und Steueraufwendungen prognostizieren. Sie verwenden Buchhaltungssoftware, um bargeldbasierte Operationen zu überwachen.
- Einzelhändler und E-Commerce-Unternehmen: Online- oder Offline-Einzelhändler und E-Commerce-Marken erfassen jede Kunden Transaktion, Inventarausgaben, Kosten der Waren und Umsatzerlöse mit Buchhaltungssoftware. Monatliche, vierteljährliche und jährliche Gewinn- und Verlustrechnungen, die mit Buchhaltungssoftware erstellt werden, helfen bei der Analyse ihrer Konten und Cash-Nachfüllungsniveaus.
- Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen verwenden Buchhaltungssoftware, um Zuschüsse, Spenden und gemeinnützige Treuhandoperationen zu verwalten, um sicherzustellen, dass das Geld weise ausgegeben wird.
- Bildungseinrichtungen: Bildungseinrichtungen verwenden spezifische Software wie SAP oder Tally, um Schülern die Grundlagen der Buchhaltung und Finanzen beizubringen.
ERP vs. Buchhaltungssoftware
ERP-Systeme sind abteilungsspezifische Software-Stacks, die Prozesse und Workflows über Abteilungseinheiten hinweg verwalten. Diese Software wird verwendet, um Vertrieb und Marketing, Kundenbeziehungsmanagement, Recht und Steuern, HR und Gehaltsabrechnung, Mitarbeiter-Onboarding und bestehende sowie andere Geschäftsprozesse zu optimieren. Es umfasst Apps, die sich an jede vertikale des Unternehmens richten. Buchhaltungssoftware ist ein Teil der gesamten ERP-Infrastruktur und teilt Daten mit anderer Software unter demselben Dach.
Buchhaltungssoftware ist eine dedizierte Lösung, die die Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Buchhaltungsoperationen eines Unternehmens automatisiert. Die Lösung verfolgt Ausgaben, erstellt Finanzberichte und ordnet Einkommen in Gewinn- und Verlustrechnungen oder Bilanzen an. Sie ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die Aufzeichnungen und Rechnungen für Zahlungen erstellen und ihre finanzielle Wartung bewerten möchten.
Wie viel kostet Buchhaltungssoftware?
Die Kosten für Buchhaltungssoftware hängen von der Größe und der Art der Branche Ihres Unternehmens ab. Für kleine Unternehmen ist eine einfach zu bedienende, intuitive und grundlegende Buchhaltungssoftware eine gute Wahl. Dieses Tool bietet Funktionen wie Gehaltsabrechnungsverarbeitung, Prüfungspfade, Banküberweisungen und Finanzberichterstattung.
Die Preisspanne variiert von kostenlosen Plänen (oder kostenlosen Stufen) bis zu 50 $ pro Monat für umfassendere und komplexere Buchhaltungssoftware. Mittelgroße bis große Unternehmen benötigen normalerweise mehr Funktionen wie Währungsumrechnung, Mehrbenutzerunterstützung, Entitätensupport, Devisen und Zölle, Zeit- und Inventarverfolgung, globale Buchhaltung, Kern-HR und detaillierte Analysen.
Die meisten Buchhaltungssoftware für mittelgroße bis große Unternehmen bieten kostenlose Testversionen an. Es ist jedoch am besten, den Softwareanbieter direkt für ein individuelles Angebot zu kontaktieren. Die Preisspanne kann von 50 $ bis 300 $ und mehr variieren.
Diese Software kann basierend auf einem der angebotenen Pläne gekauft werden. In der Regel umfassen die Abonnementpläne Optionen wie kostenlos oder Freemium, monatliches Abonnement, jährliches Abonnement, Pay-as-you-go und gestaffelte Preise.
Software im Zusammenhang mit Buchhaltungssoftware und -tools
Verwandte Software und Dienstleistungen schließen die Lücke in den Funktionen und der Funktionalität von Buchhaltungssoftware und helfen, zusätzliche Effizienz in einem Geschäftsumfeld zu erreichen. Hier ist eine Liste von Software, die Buchhaltungs- und Finanzteams zusammen mit Buchhaltungssoftware verwenden können.
- Budgetierungs- und Prognosesoftware: Diese Software ist mit prädiktiven Modellierungs- und Regressionsfähigkeiten ausgestattet, um die finanziellen Anforderungen des Unternehmens in der Zukunft zu bewerten. Sie wird verwendet, um die aggregierte Produktnachfrage zu analysieren und die richtigen Geschäftsressourcen für diese Nachfrage zuzuweisen.
- AP-Automatisierungssoftware: AP-Automatisierungssoftware wird von Buchhaltern und Finanzmanagern verwendet, um die Kreditorenbuchhaltung zu automatisieren, manuelle Arbeit zu reduzieren und Rechnungen zu verarbeiten. Sie überprüft Unternehmensverbindlichkeiten und erstellt AP-Rechnungen, um Zahlungsoverheads zu klären.
- Forderungssoftware: Forderungssoftware speichert, passt an und aktualisiert Kunden Zahlungen und Rechnungen im Buchhaltungssystem. Die Lösung kann Zahlungserinnerungen an Kunden oder Lieferanten senden und die Klärung im System zusammen mit dem DSO (Days Sales Outstanding) eingeben. DSO ist eine Kennzahl, die dem Benutzer die durchschnittlichen Tage angibt, die benötigt wurden, um eine Kunden Zahlung zu erhalten.
- Finanzrisikomanagement-Software: Diese Lösung schützt Finanzdaten vor Datenverletzungen, Schwachstellen oder unbefugtem Benutzerzugriff. Sie bietet auch andere Funktionen wie Kreditkontrolle, Risikokontrolle und Szenariosimulationen, um die besten Investitionsangebote für Stakeholder innerhalb eines Unternehmens zu bieten.
- Cashflow-Management-Software: Diese Software listet die Geldzuflüsse und -abflüsse innerhalb eines Unternehmens in einem Finanzzeitraum auf. Sie berechnet, ob der Cashflow in einem bestimmten Monat negativ oder positiv war. Sie analysiert zukünftige Cashflows basierend auf vergangenen Transaktionen und historischen Daten.
- Finanzanalytik-Software: Finanzanalytik-Software arbeitet mit Investitionsdatensätzen und korreliert relevante Metriken, um robuste Investitionsportfolios zu erstellen. Sie generiert fortgeschrittene Finanzberichte und identifiziert die besten Investitionsmöglichkeiten, um die Rentabilität eines Dienstes zu steigern.
- Corporate Performance Management-Software: Unternehmen verwenden CPM-Software, um Geschäftsstrategien und -initiativen umzusetzen und Einblicke in die Mitarbeiterzahl, Produktivität, Ziele und Zielvorgaben spezifischer Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zu erhalten. Sie wird oft mit ERP-Systemen, CRM-Software, Lieferketten- und Logistiksoftware sowie Governance-, Risiko- und Compliance-Software integriert, um die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) eines Unternehmens zu überwachen und wie effizient sie bisher erreicht wurden.
Herausforderungen mit Unternehmensbuchhaltungssoftware
Geschäftsinhaber und Führungskräfte, die nach Buchhaltungstools suchen, sollten sich einiger der möglichen Herausforderungen und Einschränkungen dieser Art von Software bewusst sein:
- Internationalisierung: Nicht alle Buchhaltungsdienste können Operationen außerhalb eines Landes abwickeln. Wenn ein Unternehmen Transaktionen in anderen Währungen oder Sprachen durchführt, muss es seine Suche auf Systeme eingrenzen, die effizient internationalisiert wurden.
- Compliance: Es gibt viele Buchhaltungsstandards und Finanzvorschriften; nicht alle Buchhaltungssysteme decken sie ab. Grundlegende Finanzabschlüsse und Berichte für Compliance-Zwecke sind normalerweise enthalten, aber Käufer müssen sicherstellen, dass die finanziellen Compliance-Funktionen spezifisch für die Branche abgedeckt sind.
- Konsolidierung: Wenn Buchhaltungssysteme an mehreren Standorten verwendet werden, müssen alle Finanzinformationen konsolidiert werden, um auf Unternehmensebene verarbeitet zu werden. Dies ist kein Problem, wenn alle Benutzer eine einzige Buchhaltungslösung verwenden. Es wird jedoch zu einer Herausforderung, wenn separate Lösungen oder verschiedene Versionen derselben Software verwendet werden.
- Zugriff auf sensible Daten: Buchhaltungssysteme speichern persönliche und geschäftliche Finanzdaten wie Bankkonten und Kreditkarteninformationen sowie andere vertrauliche Informationen, einschließlich Sozialversicherungsnummern. Es ist daher wichtig sicherzustellen, dass nur eine begrenzte Anzahl von Benutzern auf diese Art von Informationen zugreifen kann und dass sie vor externen Bedrohungen wie Viren oder Hackerangriffen geschützt sind. Eine bedeutende Herausforderung, die Anbieter angehen müssen, ist der Trend zum Mitbringen eigener Geräte, was bedeutet, dass Benutzer auf Buchhaltungs-Apps auf ihren persönlichen mobilen Geräten zugreifen, die nicht immer sicher oder vor Viren geschützt sind.
- Integrationen: Ein Großteil der in Buchhaltungssoftware verwalteten Informationen wird mit größeren ERP-Systemen geteilt und kann von diesen genutzt werden; oft bieten diese Systeme ihre Buchhaltungsmodule an. Sicherzustellen, dass Buchhaltungsinformationen gut mit aktuellen Systemen integriert sind, oder die Suche auf komplexere Systeme auszuweiten, die die Ressourcen des Unternehmens verwalten, kann der Schlüssel zur Auswahl der richtigen Software sein.
Welche Unternehmen sollten Buchhaltungssoftware kaufen?
Buchhaltungssoftware gibt es in allen Formen und Größen. Sie ist für kleine Unternehmen bis hin zu großen Unternehmen und gemeinnützigen Organisationen konzipiert.
- Kleine Unternehmen: Buchhaltungssoftware ist in der Regel benutzerfreundlicher und bietet Add-on-Funktionen wie Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung. Kleine Unternehmen können eine erhöhte finanzielle Sichtbarkeit finden und Bankabstimmungen leichter aufzeichnen, wenn sie von Tabellenkalkulationen auf Buchhaltungssoftware umsteigen.
- Unternehmen: Große Organisationen, die oft international tätig sind, können von Buchhaltungssoftware profitieren, da sie regulatorische und steuerliche Compliance mit unterschiedlichen Anforderungen verwalten müssen. Unternehmensbuchhaltungssoftware wird oft mit ERP-Software integriert und hilft, viele der finanziellen Aufgaben eines Unternehmens zu automatisieren und zu konsolidieren, einschließlich Rechnungsstellung, Budgetierung und Prognosen sowie Berichterstattung.
- Gemeinnützige Organisationen: Buchhaltungssoftware für gemeinnützige Organisationen, auch als Fondsbuchhaltung bezeichnet, hilft gemeinnützigen Unternehmen bei der Verwaltung von steuerfreien Transaktionen, Zuschüssen und Berichterstattung. Neben Standardbuchhaltungswerkzeugen hilft diese Art von Software auch gemeinnützigen Organisationen, Spenden anzunehmen und zu erfassen, Treuhandfonds zu verwalten und die Compliance aufrechtzuerhalten.
- Buchhaltungsfirmen: Unternehmen, die Buchhaltungsdienstleistungen anbieten, sollten auch Buchhaltungssoftware kaufen. Software für Buchhaltungsfirmen hilft Buchhaltungsfachleuten, die Produktivität zu steigern und ihre Beziehungen zu Kunden zu verbessern. Diese Softwareprodukte können im gesamten Unternehmen implementiert und verwendet werden, sind jedoch am vorteilhaftesten für unabhängige Buchhalter.
Wie wählt man die beste Buchhaltungssoftware aus?
Die Auswahl einer Buchhaltungssoftware ist knifflig, da sie Einblicke in den Kassenbuchhaltungsprozess, die Hauptbuchpflege, die Rechnungserstellung und die Investitionsoperationen erfordert.
Anforderungserfassung (RFI/RFP) für Buchhaltungssoftware
Bei der Auswahl von Buchhaltungssoftware ist es wichtig, zunächst zu betrachten, wie das Unternehmen arbeitet, und sich dann mit den verschiedenen verfügbaren Softwaretypen vertraut zu machen. Es gibt verschiedene Optionen für Buchhaltungssoftwareprodukte, einschließlich solcher, die für die Geschäftsanforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt wurden.
Vergleichen Sie Buchhaltungssoftwareprodukte
Je nach Branche möchte der Käufer möglicherweise eine lange Liste von Software erstellen, die Unternehmen in der jeweiligen Branche helfen soll. Zum Beispiel gibt es Plattformen, die speziell für Unternehmen im Einzelhandel, Hersteller, Restaurants usw. sowie für viele andere Arten von kommerziellen Organisationen entwickelt wurden.
Ein weiterer Faktor, den es bei der Erstellung dieser Liste zu berücksichtigen gilt, ist, wie benutzerfreundlich die Software bei der Buchhaltung und Abstimmung ist. Obwohl Buchhaltungssoftware bestimmte Aufgaben erleichtern kann, erfordert sie dennoch ein gewisses Maß an finanziellem Verständnis. Oft ist Buchhaltungssoftware, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, benutzerfreundlicher, hat jedoch weniger Funktionen als Unternehmenssoftware.
Erstellen Sie eine Shortlist
Nach der Überprüfung und Recherche der Software auf der langen Liste kann der Käufer diese Liste basierend auf dem Budget eingrenzen. Buchhaltungssoftware ist für alle Budgets verfügbar, und einige allgemeine Buchhaltungsanwendungen können kostenlos heruntergeladen oder zu einem niedrigeren Preis im Handel gekauft werden.
Käufer müssen jedoch daran denken, dass je spezialisierter eine Software ist, desto teurer wird sie. Dies liegt daran, dass die Benutzerbasis für spezialisierte Software in der Regel relativ klein ist. Wenn das Unternehmen etwas Spezifisches für seine Branche oder individuell für das Geschäft möchte, sollte es bereit sein, einen Aufpreis zu zahlen.
Führen Sie Demos durch
Als Faustregel sollten Unternehmen alle Produkte auf ihrer Shortlist vorführen. Während der Demos sollten Käufer spezifische Fragen zu den Funktionen stellen, die ihnen am wichtigsten sind. Zum Beispiel könnte man bitten, durch alle Buchhaltungsfunktionen geführt zu werden, wie man Berichte erstellt oder wie man Finanzdaten aus anderen Systemen importiert.
Auswahl der Buchhaltungssoftware
Die Buchhalter, die diese Software verwenden, müssen in den Auswahlprozess einbezogen werden. Der Buchhalter könnte eine Anwendung bevorzugen, die mit denjenigen kompatibel ist, die er derzeit verwendet. Jedes Unternehmen ist anders, und der Buchhalter ist in der besten Position, um eine fundierte Meinung über die beste Wahl für die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zu bieten. Der Buchhalter könnte sogar dem Unternehmen helfen, die ausgewählte Software zu installieren und einzurichten.
Nach der Auswahl der Software müssen Käufer daran denken, dass sie nicht für immer an diese Auswahl gebunden sind; die meisten Plattformen erlauben Add-ons oder Modifikationen. Diese Entscheidung sollte jedoch nicht leichtfertig getroffen werden, da unabhängig davon, welche Software gewählt wird, es eine große Zeit- und Geldinvestition sein wird. Um einen ROI zu sehen, können Käufer nicht ein paar Monate später ihre Meinung ändern und die Software erneut wechseln.
Verhandlung
Das Aushandeln eines Softwarevertrags ist wichtig, um das Risiko zu minimieren, sei es in Bezug auf Leistungsschutz, Sicherheitsschutz oder einfach um sicherzustellen, dass beide Parteien sich darüber einig sind, was sie voneinander erwarten.
Wenn das Unternehmen den Cashflow hat, könnte es um einen Rabatt im Gegenzug für eine jährliche Vorauszahlung bitten, und viele Softwareanbieter sind bereit, diesen Deal zu machen. Alternativ kann ein Softwareanbieter unbegrenzte Nutzung anbieten, wenn die Käufer im Voraus zahlen, anstatt einen monatlichen oder vierteljährlichen Paketpreis.
Käufer sollten auch bestimmen, ob sie Hilfe bei der Implementierung oder Integration der Buchhaltungssoftware mit einem anderen System benötigen. Normalerweise wird das erste Angebot eines Softwareanbieters Implementierungsdienste in einem bestimmten Zeitrahmen enthalten. Käufer können darum bitten, diese Dienste zu entfernen, wenn sie es selbst verwalten können oder wenn ein Dritter es zu einem günstigeren Preis tun kann.
Sie müssen auch entscheiden, wie lange sie diese Software benötigen werden. Wenn das Unternehmen die Software über Jahre hinweg nutzen wird, kann der Käufer längere Laufzeiten aushandeln, was manchmal zu günstigeren Preisen führt.
Endgültige Entscheidung
Die endgültige Entscheidung sollte auf allen zuvor gesammelten Informationen basieren. Unternehmen sollten Prioritäten setzen und die Lösung auswählen, die die meisten, wenn nicht alle, ihrer Anforderungen erfüllt. Unternehmen müssen daran denken, dass es keine perfekte Software gibt, aber es gibt eine, die am besten für ihr Geschäft geeignet ist.
Käufer müssen ein Pilotprogramm mit einer kleineren Benutzergruppe durchführen, um zu beurteilen, wie gut die Software angenommen wird. Wenn die Plattform hohe Bewertungen erhält, können sie mit mehr Vertrauen kaufen. Wenn das Tool ineffizient ist oder nicht wie erwartet funktioniert, könnte es an der Zeit sein, eine andere Software zu testen.
Trends in der Buchhaltungssoftware
Mit dem Aufstieg von Cloud-Computing und KI sind Buchhaltungssysteme fortschrittlicher geworden und in der Lage, mit finanziellen Komplexitäten umzugehen. Die folgenden Trends werden innerhalb des Softwaresektors beobachtet und übernommen:
- Cloud-basierte Lösungen: Die zunehmende Akzeptanz von Cloud-basierter Buchhaltungssoftware hat Buchhaltungsdaten von virtuellen privaten Servern zu Cloud-Containern verschoben. Benutzer können sicher Daten Elemente von hybriden Cloud-Servern zu einem Bruchteil der Kosten traditioneller Datenspeicherung bearbeiten, ändern und abrufen.
- Integration von künstlicher Intelligenz (KI): Die Integration von KI kann die Glaubwürdigkeit von Finanzprognosen erhöhen, die Entscheidungsfindung verbessern und bessere Investitionsstrategien für das Unternehmen entwickeln.
- Blockchain-Technologie: Es ist ein weiterer kürzlich entwickelter Trend, der es Unternehmen ermöglicht, nicht-fungible Token (NFTs) zu kaufen und zu handeln. NFTs sind Vermögenswerte, die mit dem Buchhaltungssystem analysiert und bewertet werden können.
- Mobile Buchhaltungs-Apps: Nicht nur bietet eine mobile Buchhaltungs-App Zugriff auf Bankfeeds und Daten unterwegs, sondern sie verfolgt auch automatisch Änderungen, bietet Flexibilität und erleichtert die Benutzererfahrung mit responsiven Grafiken.
- Datensicherheit und Compliance: Ein verstärkter Fokus auf Datensicherheit hat Buchhaltungssysteme risikokonform und selbstverwaltend gemacht. Dieses System bewahrt die Datenintegrität und hält sensible Daten vertraulich.
Geschrieben und recherchiert von Nathan Calabrese
Überprüft und bearbeitet von Jigmee Bhutia
