Was ist Arbeitsauftragsmanagement?
Das Arbeitsauftragsmanagement umfasst die Prozesse und Strategien, die erforderlich sind, um Arbeitsaktivitäten in einem Unternehmen zu planen und zu überwachen. Arbeitsauftragsmanagementverfahren helfen, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und die Qualität der vom Unternehmen gelieferten Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen.
Arten des Arbeitsauftragsmanagements
Obwohl jedes Unternehmen Prinzipien des Arbeitsauftragsmanagements anwenden kann, gibt es je nach Komplexität der Unternehmensabläufe unterschiedliche Ansätze zur Arbeitsplanung.
- Fertigung: Arbeitsaufträge in der Fertigungsindustrie werden durch Produktionspläne und Hauptproduktionspläne definiert. Abhängig von der Anzahl der Produkte und ihrer Komplexität können Produktionspläne in Arbeitsaufträge unterteilt werden, sodass jeder Mitarbeiter für eine bestimmte Operation verantwortlich ist.
- Wartung: Ein Arbeitsauftrag für Wartungsarbeiten fasst mehrere Aufgaben zusammen, die erforderlich sind, um Aktivitäten wie Reparaturen oder Kalibrierungen durchzuführen. Ein Reparaturauftrag umfasst beispielsweise die folgenden Schritte: das Problem und seine Ursache identifizieren, eine Lösung finden und dann die Reparatur durchführen.
- Professionelle Dienstleistungen: Während Anbieter professioneller Dienstleistungen in der Regel die Arbeit mit Projektmanagement-Software verfolgen, können Arbeitsaufträge für einmalige Aktivitäten verwendet werden.
Vorteile des Arbeitsauftragsmanagements
Das Arbeitsauftragsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, wobei die wichtigsten sind:
- Erhöhte Produktivität: Mitarbeiter, die genau wissen, was sie zu tun haben, wann es fällig ist und wie es zu tun ist, sind am effizientesten, da weniger Zeit damit verschwendet wird, herauszufinden, worin ihre Arbeit besteht. Leerlaufzeiten und Fehler können durch das Management von Arbeitsaufträgen ebenfalls erheblich reduziert werden.
- Verbesserte Qualität: Arbeitsaufträge weisen Aufgaben basierend auf den Qualifikationen, Erfahrungen und der Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu. Dies verhindert, dass unqualifizierte Mitarbeiter mit komplexen Aktivitäten wie Fertigungs- oder Wartungsarbeiten betraut werden. Dadurch wird jede Aktivität von den am besten qualifizierten Mitarbeitern durchgeführt. Dies hilft, ein hohes Qualitätsniveau der vom Unternehmen bereitgestellten Produkte und Dienstleistungen aufrechtzuerhalten.
- Bessere Verantwortlichkeit: Die Überwachung von Arbeitsaufträgen ermöglicht es Unternehmen, zu identifizieren, was funktioniert und was nicht, sowie wer für Probleme wie die Verwaltung fehlerhafter Produkte und minderwertiger Dienstleistungen verantwortlich ist. Mit diesen Informationen können Manager Korrekturmaßnahmen ergreifen, um die potenziellen Schäden von minderwertigen Operationen zu begrenzen.
Grundlegende Elemente des Arbeitsauftragsmanagements
Das Arbeitsauftragsmanagement umfasst die folgenden wesentlichen Elemente:
- Vorlagen: Da die meisten Arbeiten tendenziell wiederkehrend sind, benötigen Unternehmen Arbeitsauftragsvorlagen für verschiedene Aktivitäten, die wiederverwendet und umfunktioniert werden können, anstatt jedes Mal von vorne zu beginnen, wenn neue Aufträge erstellt werden.
- Workflows: Während einfache Arbeiten unkompliziert sind, erfordern komplexe Prozesse Workflows, um Aufgaben mehreren Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen und Teams zuzuweisen.
- Planung: Es besteht ein Bedarf an Planung, wenn es um Arbeitsaufträge geht, da sie mit den Mitarbeitern und ihrer Verfügbarkeit auf die von jeder Unternehmensabteilung durchgeführten Aktivitäten abgestimmt werden müssen.
- Überwachung: Die Verfolgung von Arbeitsaufträgen in Echtzeit ermöglicht es Managern, die Effizienz ihrer Mitarbeiter zu analysieren und festzustellen, ob jede Person die ihr zugewiesenen Aufgaben erfüllt.
- Kommunikation: Alle Informationen, die zur Ausführung von Arbeitsaufträgen erforderlich sind, müssen den verantwortlichen Mitarbeitern mitgeteilt werden. Außerdem müssen Mitarbeiter über Änderungen an Arbeitsaufträgen informiert werden, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Aktivitäten zur richtigen Zeit ausführen.
- Analytik: Die Analyse von Arbeitsaufträgen liefert Einblicke in das, was gut funktioniert, und hilft Unternehmen, Probleme und Trends zu identifizieren.
Best Practices für das Arbeitsauftragsmanagement
Um sicherzustellen, dass das Arbeitsauftragsmanagement optimale Ergebnisse bringt, sollten Unternehmen die folgenden Best Practices in Betracht ziehen:
- Engpässe identifizieren und verwalten: Historische Arbeitsauftragsdaten können verwendet werden, um Probleme zu identifizieren, die häufig auftreten und vom Unternehmen angegangen werden sollten. Engpässe, wie ineffiziente Mitarbeiter oder fehlende Ressourcen, können den Betrieb verlangsamen und sich negativ auf Produktivität und Qualität auswirken. Korrekturmaßnahmen sind oft erforderlich, um diese Herausforderungen zu bewältigen, wie z.B. die Neuzuweisung von Mitarbeitern oder die Umverteilung von Ressourcen.
- Aufträge anpassen und Arbeit neu zuweisen: Es wird immer Ausnahmen und unvorhersehbare Änderungen geben, egal wie gut Manager die Arbeit planen. Da diese einen Welleneffekt haben und andere Operationen beeinflussen können, müssen sie so schnell wie möglich identifiziert und schnell angegangen werden. Dazu können Manager Aufträge spontan ändern und Ressourcen neu zuweisen. Zum Beispiel kann ein kranker Mitarbeiter durch einen Kollegen mit den gleichen Qualifikationen ersetzt werden.
- Ziele und Leistungskennzahlen (KPIs) festlegen: Um die Effektivität von Arbeitsaufträgen besser analysieren zu können, müssen Unternehmen klare und realistische Ziele erstellen. KPIs sind messbare Werte, die zeigen, wie effektiv ein Unternehmen Arbeitsaufträge verwaltet. KPIs vergleichen das vordefinierte Ziel mit der tatsächlichen Leistung, um Abweichungen zu identifizieren. Beispielsweise könnte eine Wartungsabteilung anstreben, 50 Reparaturen pro Tag durchzuführen, aber nur 45 abschließen, was bedeutet, dass ihre Leistung unter den Erwartungen liegt.
Bereit, Ihre Wartungsoperationen zu optimieren? Beginnen Sie noch heute mit der Nutzung der besten CMMS-Software.
Gabriel Gheorghiu
Gabriel’s background includes more than 15 years of experience in all aspects of business software selection and implementation. His research work has involved detailed functional analyses of software vendors from various areas such as ERP, CRM, and HCM. Gheorghiu holds a Bachelor of Arts in business administration from the Academy of Economic Studies in Bucharest (Romania), and a master's degree in territorial project management from Université Paris XII Val de Marne (France).
