Was ist Dokumentenzusammenarbeit?
Dokumentenzusammenarbeit ist der Prozess der Nutzung von Software, um in Echtzeit an Projekten, Aufzeichnungen und Aufgaben zusammenzuarbeiten. Teammitglieder können gemeinsam im selben Büro oder von überall auf der Welt arbeiten, was diese Tools für den Erfolg von verteilten oder Remote-Teams unverzichtbar macht.
Dokumentenzusammenarbeit erfolgt innerhalb einer Datei, die mehrere Benutzer gleichzeitig bearbeiten können. Diese Teamarbeit führt zu einem endgültigen Dokument anstelle mehrerer Versionen. Die Datei kann ein Word-Dokument, eine Tabelle, eine Präsentation, ein PDF, ein Bericht, ein Video oder ein Grafikdesign sein. Dokumentenerstellungssoftware wird häufig verwendet, wenn Teams und Abteilungen ihre Arbeit anpassen, bearbeiten und teilen möchten.
Vorteile der Dokumentenzusammenarbeit
Dokumentenzusammenarbeit optimiert Projektabläufe. Anstatt am Ende verschiedene Elemente zusammenzufügen, arbeiten die Benutzer gleichzeitig, um das Endprodukt ohne Verzögerung zu erreichen. Teams können die folgenden Vorteile erwarten:
- Aktivitätsbasiertes Arbeitsumfeld: Wenn Benutzer zusammenarbeiten, liegt der Fokus nicht mehr auf individueller Anstrengung. Stattdessen wird die gemeinsame Verantwortung für eine Aufgabe und das Arbeiten im Team priorisiert.
- Erhöhte Beteiligung: Wenn Teams kontinuierlich kommunizieren und gemeinsam Probleme lösen, werden sie engagierter.
- Bessere Produktivität: Kollaborative Tools optimieren alltägliche Prozesse. Mitarbeiter können kommunizieren und ihre Arbeit an einem zusammenhängenden Ort erledigen. Ressourcen sind zentralisiert, was Zeit spart und die Produktivität verbessert.
- Sofortige Kommunikation: Unmittelbare, in-Dokument-Kommunikationsmethoden ermöglichen es Mitarbeitern, effektiver zusammenzuarbeiten. Brainstorming wird einfacher, und Fragen können schneller gestellt und beantwortet werden, alles innerhalb der Datei, um die kollaborative Projektplanung zu verbessern.
Grundlegende Elemente der Dokumentenzusammenarbeit
Da es so viele Kollaborationstools gibt, können einige Unternehmen Schwierigkeiten haben, Software zu finden, die den Bedürfnissen ihres Teams effektiv entspricht. Bei der Suche nach dem richtigen Kollaborationstool oder Projektkollaborationssoftware sind einige Funktionen, auf die man achten sollte:
- Automatisches Speichern: Für nahtlose Arbeitsabläufe müssen Dokumente Daten automatisch speichern. Wenn dies geschieht, arbeiten alle Teammitglieder mit der aktuellsten Version der Aufgabe.
- Echtzeit-Kommentare: Dokumente sollten eine Funktion haben, bei der Mitarbeiter das Projekt während der Arbeit diskutieren können. Kommentarfunktionen sind besonders nützlich, da sie es Benutzern ermöglichen, bestimmte Bereiche des Dokuments, die Aufmerksamkeit erfordern, mit einer persönlichen Notiz zu kennzeichnen.
- Versionsüberprüfung: Wenn mehrere Personen an derselben Datei arbeiten, ermöglicht die Versionsüberprüfung den Benutzern, frühere Versionen anzusehen. Dies kann nützlich sein, wenn ein Benutzer einen Abschnitt gelöscht hat, der wieder hinzugefügt werden muss. Teammitglieder können die vorherige Version erneut aufrufen und den gelöschten Abschnitt kopieren.
- Benutzerberechtigungskontrollen: Berechtigungskontrollen sind wichtige Sicherheitsmaßnahmen, insbesondere für Teams, die mit Freiberuflern, Kunden und Anbietern arbeiten. Diese Kontrollen geben spezifische Berechtigungen und Zugriff auf ihre Arbeit.
- Mobile Fähigkeiten: Mobile Fähigkeiten sind für die Dokumentenzusammenarbeit unerlässlich, insbesondere für das Remote-Arbeiten. Dies ermöglicht es Benutzern, von mobilen Geräten wie Telefonen und Tablets auf Projekte zuzugreifen und diese zu bearbeiten. Offline-Zugriff ist auch hilfreich für Teams, die unterwegs arbeiten, sodass Benutzer die Aufgabe offline aktualisieren und ihre Änderungen im Originaldokument speichern können, sobald eine Internetverbindung besteht.
- Änderungsverlauf: Teams, die zusammenarbeiten, möchten möglicherweise nachverfolgen, wer welchen Teil des Dokuments bearbeitet hat. Der Änderungsverlauf erstellt eine historische Prüfspur, die zeigt, wer die Änderungen vorgenommen hat und wann.
Best Practices für die Dokumentenzusammenarbeit
Dokumentenzusammenarbeit ist am effektivsten, wenn alle Benutzer auf derselben Seite sind. Hier sind einige Best Practices, die Unternehmen verwenden können, um die Zusammenarbeit zu optimieren und sensible Informationen zu schützen:
- Klare Trennung der Rollen: Identifizieren Sie, welche Benutzer das Dokument besitzen, bearbeiten, anzeigen und kommentieren werden, um die Berechtigungen entsprechend festzulegen. Spezifische Benutzerrollen und Zugriffsverwaltung verhindern unerwartete Bearbeitungen durch diejenigen, die nur die Aufgaben überprüfen sollten.
- Festlegung von Zeitrahmen: Klare Zeitpläne sollten festgelegt werden, die zwischen Entwurfs- und Bearbeitungsphasen unterscheiden. Es sollten keine Bearbeitungen vorgenommen werden, bis die Benutzer mit dem Entwurf des Inhalts fertig sind.
- Kommentieren, bevor gelöscht wird: Anstatt Inhalte zu überschreiben, sollten Benutzer Kommentare und Vorschläge machen, um eine nahtlose Zusammenarbeit ohne Datenverlust zu gewährleisten.
- Einschränkung sensibler Dokumente: Einige Dokumente sollten eingeschränkt werden, um zu verhindern, dass Benutzer sie kopieren oder auf persönliche Geräte speichern.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
