Wissensdatenbank-Software speichert und organisiert Informationen über Unternehmen und deren Produkte, Dienstleistungen und Prozesse in einem zentralen Repository, das für den Rest der Organisation zugänglich ist.
Unternehmen nutzen Wissensdatenbanken, um Informationen aus verschiedenen Quellen, wie internen Kommunikationsplattformen oder E-Mail-Software, in eine Selbstbedienungs-Digitallibrary zu bringen, die als einzige zuverlässige Informationsquelle dient. Unternehmen können bestimmen, welche Inhalte sie in der Wissensdatenbank sammeln möchten, wie sie genutzt werden und wer auf die Informationen zugreifen oder sie bearbeiten kann. Die Inhalte können von Schulungsdokumentationen und Projektzeitplänen bis hin zu Besprechungsnotizen und Aktionspunkten reichen.
Wissensdatenbanken ermöglichen es Benutzern, Informationen effektiv zu organisieren und bieten leistungsstarke Suchfunktionen, die den Mitarbeitern helfen, Informationen effizient zu finden und darauf zu vertrauen, dass sie korrekt sind. Wissensdatenbanken können von einem großen Publikum genutzt werden, werden jedoch typischerweise von einer begrenzten Anzahl von Mitwirkenden verwaltet. Zu den Mitwirkenden gehören in der Regel Personen mit mehr Fachwissen oder Aufsicht über bestimmte Themen, wie Fachexperten (SME), Teamleiter und Projektmanager.
Wiki-Produkte sind ebenfalls in dieser Kategorie enthalten, unterscheiden sich jedoch in einigen Punkten von Wissensdatenbank-Tools. Erstens umfasst der in Wikis gespeicherte Inhalt ein breiteres Spektrum an Geschäftsthemen als eine Wissensdatenbank, die sich auf Produkte, Dienstleistungen und Prozesse konzentriert. Darüber hinaus bieten Wikis einen flexiblen Arbeitsbereich, in dem Mitarbeiter zusammenarbeiten können, um Ideen auszuarbeiten, was sie kollaborativer macht. In der Regel hat jeder Mitarbeiter die Freiheit, Inhalte in einem Wiki beizutragen oder zu bearbeiten, im Gegensatz zu Wissensdatenbanken, die nur wenige engagierte Mitwirkende und Redakteure haben, die die Inhalte aktiv verwalten.
Viele Wissensdatenbanklösungen nutzen jetzt KI, um die Wissensbereitstellung und -verwaltung zu verbessern. KI-gestützte Lösungen liefern intelligente Empfehlungen und heben proaktiv relevante Artikel und Informationen hervor, indem sie den Kontext und die Benutzerabsicht effizient verstehen. Diese KI-fähigen Wissensdatenbanken sind dynamisch und können auch in den täglichen Arbeitsablauf des Benutzers über andere Kollaborationstools eingebettet werden.
Einige Wissensdatenbanken werden als Wissensdatenbank-Software für Kontaktzentren eingesetzt, um Kundenservice-Mitarbeitern zu helfen, klare und genaue Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) zu finden. Wissensdatenbank-Softwareprodukte können auch mit Enterprise Content Management (ECM) Systemen integriert werden, um Benutzern die Suche nach und den Zugriff auf Materialien in verschiedenen Repositories zu ermöglichen.
Um in die Kategorie Wissensdatenbank aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Benutzern ermöglichen, entweder bearbeitbare Artikel zu erstellen oder verschiedene Dateitypen hochzuladen, wie Audio- und Videodateien, Bilder und externe Links, oder in einigen Fällen beides unterstützen
Cloud-Speicherplatz für Inhalte bereitstellen
Benutzern ermöglichen, nach spezifischen Inhalten zu suchen
Die Inhaltsorganisation rationalisieren und Artikel durch Methoden wie Tagging, Taxonomiesysteme, Ordner oder KI-gestützte Kategorisierung sortieren
