Rechnungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen, Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung zu automatisieren. Wenn Unternehmen oder Buchhaltungsabteilungen Rechnungen erhalten, durchlaufen diese in der Regel einen Genehmigungsprozess, nach dem ihre Informationen mit Verkaufs- und Bestellaufträgen sowie Zahlungen abgeglichen werden. Rechnungsverwaltungssoftware optimiert diesen Arbeitsablauf, indem sie Rechnungen scannt, Daten in das System einliest und Zahlungen elektronisch überträgt. Einige Lösungen bieten eine mobile Anwendung für die Fernansicht und -genehmigung, zusätzlich zur Zahlungszuordnung und Kontenauswahl für jede Zahlung. Sobald Rechnungen verarbeitet sind, werden sie entweder in der Cloud oder vor Ort gespeichert, um später leicht zugänglich zu sein. Diese Tools ermöglichen oft die manuelle Dateneingabe für Rechnungen zusätzlich zur automatischen Datenerfassung.
Diese Softwarelösungen kommen Buchhaltungsabteilungen zugute, indem sie die Notwendigkeit von Papierunterlagen, manueller Dateneingabe und dem Versenden von Schecks eliminieren. Eine Reihe von Rechnungsverwaltungstools bieten auch Funktionen von oder integrieren sich mit anderen Arten von Software, einschließlich Abrechnungssoftware, Beschaffungssoftware und Buchhaltungssoftware.
Um in die Kategorie Rechnungsverwaltung aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Rechnungen aus anderer Software oder durch Scannen und OCR einlesen
Rechnungsdateien zusammen mit Genehmigungs- und Zahlungshistorie speichern
Mehrere Rechnungen konsolidieren oder eine Rechnung in mehrere aufteilen
Standard-Genehmigungsworkflows bereitstellen, die von Benutzern angepasst werden können
Rechnungen mit Käufen und Verkaufsaufträgen sowie mit Zahlungen abgleichen
Mit Unternehmenskonten synchronisieren, um Zahlungen für genehmigte Rechnungen zu überweisen
Verschiedene Zahlungsarten wie Einzahlungen oder Teilzahlungen verfolgen
Mehrere Zahlungen auf eine Rechnung oder eine Zahlung auf mehrere Rechnungen anwenden
Fälligkeitstermine und verspätete Zahlungen für AR- und AP-Rechnungen überwachen
